Table of Contents

Почему растут почасовые юридические расходы и что клиенты могут с этим сделать

Юридические сборы являются одним из самых непредсказуемых расходов, с которыми может столкнуться бизнес или физическое лицо. Почасовой выставление счетов, в частности, создает прямую связь между потраченным временем и причитающимися деньгами, что означает, что каждая электронная почта, телефонный звонок и сессия обзора документов несет расходы. Без продуманной стратегии клиенты часто в конечном итоге платят за неэффективность, увольнения и недопонимание, которые не имеют ничего общего с качеством юридического результата.

Хорошая новость заключается в том, что сокращение почасовых судебных издержек не означает урегулирование для меньшего представительства. Это означает приближение к отношениям адвокат-клиент с той же строгостью и стратегическим мышлением, которые вы применяете к своему собственному бизнесу или личным делам. Понимая, как работает юридический биллинг, четко общаясь, используя технологии и правильно структурируя взаимодействие, вы можете достичь значительной экономии, все еще получая первоклассного адвоката.

Ниже мы разбивываем действенные стратегии, которые помогают клиентам контролировать законные расходы, не жертвуя содержанием или калибром выполненной работы.

Понять модель часового биллинга и ее скрытых водителей

Прежде чем вы сможете сократить расходы, вам нужно понять, за что вы платите. Почасовой выставление счетов компенсирует юридическую фирму за время, потраченное на ваше дело, как правило, разбивается на шестиминутные приращения. Хотя концепция звучит просто, несколько факторов завышают часы сверх того, что ожидают клиенты:

  • Фрагментация задачи. Одна задача может быть выставлена с несколькими небольшими приращениями, распределенными по дням или неделям, даже если фактическое время работы минимально.
  • Внутренняя координация. Встречи между партнерами и партнерами, внутренние обзоры и административные проверки — все это считается оплачиваемым временем.
  • Кривая обучения. Если ваш адвокат не знаком с вашей отраслью или конкретной юридической областью, вам выставлен счет за раннее исследование.
  • Ненужная сложность. Без четкого указания адвокаты могут чрезмерно исследовать или чрезмерно документировать проблемы, которые не требуют глубокого анализа.

Первым шагом в снижении затрат является осведомленность. Когда вы понимаете эти драйверы, вы можете активно управлять ими. Спросите своего адвоката о том, как было потрачено время на предыдущие вопросы, и используйте эту информацию для выявления закономерностей, где вы можете вмешаться.

Начните с подробного письма об участии и объема работы

Каждое юридическое обязательство должно начинаться с письменного соглашения, которое определяет не только структуру вознаграждения, но и точный объем работы. Хорошо составленное письмо о привлечении действует как дорожная карта, снижая вероятность ползучести сферы — постепенное расширение работы за пределы того, что первоначально предполагалось.

Что включает в себя сильный диапазон

  • Конкретные результаты. Вместо расплывчатых формулировок, таких как “контракт на рецензирование, ”уточнить “обзор и красная линия Соглашения об основных услугах, уделяя особое внимание возмещению ущерба, ограничениям ответственности и правам на прекращение. ”
  • Исключая работу. Перечислите то, что не включено, например, переговоры с другой стороной, выступления в суде или дополнительные исследования.
  • Миляпы и сроки. Определите, когда каждый этап работы будет завершен, чтобы обе стороны оставались на пути.
  • Процесс изменения заказа. Установить четкую процедуру запроса дополнительной работы, включая смету затрат до начала работы.

Когда вы ограничиваете сферу только тем, что важно, вы устраняете серые зоны, которые приводят к неожиданным счетам. Многие клиенты считают, что 10-минутный разговор заранее экономит несколько часов небюджетного времени адвоката позже.

Переговоры об альтернативных тарифах с самого начала

Почасовая оплата является дефолтом, но это не единственный вариант. Многие юридические фирмы открыты для альтернативных механизмов оплаты (AFA), особенно для клиентов, которые приносят последовательный объем или четко определенные вопросы. В начале отношений поднимайте тему AFA и будьте конкретны в том, что вы хотите.

Общие альтернативные модели оплаты

  • Плата за плоский прокат. Лучше всего подходит для повторяющихся или предсказуемых работ, таких как регистрация товарных знаков, обзоры основных контрактов или планирование недвижимости.
  • Списанные сборы. Фирма взимает стандартную почасовую ставку, но соглашается с тем, что общая сумма сборов не превысит установленный потолок.В любое время за пределами лимита поглощается фирмой.
  • Фиксированная плата с бонусом за успех. Обычная в судебных или транзакционных вопросах. Базовая плата покрывает основную работу, и бонус выплачивается только в том случае, если достигается конкретный результат (например, выгодное урегулирование или закрытие).
  • Смешанная ставка. Вместо отдельных ставок для партнеров, партнеров и помощников юристов фирма взимает единую почасовую ставку для всего персонала. Это упрощает бюджетирование и устраняет стимул назначать высококлассных партнеров для рутинных задач.
  • Объем скидок. Если у вас есть несколько вопросов, договоритесь о дисконтированной почасовой ставке в обмен на обязательство по минимальному количеству часов или вопросов в год.

При обсуждении AFA, приготовьтесь с данными. Покажите фирме свои исторические расходы на подобные вопросы и объясните, что вы готовы заплатить за определенный результат. Фирмы, которые ценят долгосрочные отношения с клиентами, часто будут работать с вами, чтобы структурировать сделку, которая выравнивает стимулы.

Общайтесь с целью, а не частотой

Нецелевой 15-минутный телефонный звонок в “проверить в ” стоит вам четверть часа по полной ставке адвоката. В течение многомесячного взаимодействия эти небольшие сборы накапливаются значительно.

Практические коммуникационные стратегии

  • Использовать пакетное общение. Вместо отправки трех отдельных электронных писем в течение двух дней составьте свои вопросы и обновления в одно сообщение. Некоторые клиенты назначают один день в неделю для всей несрочной юридической корреспонденции.
  • Напишите четкие строки темы. Что-то вроде “Срочный: Ответ, необходимый сегодня 5 вечера на выставке Красная линия” помогает адвокату расставить приоритеты без необходимости последующего звонка.
  • Приготовьтесь к встречам. Отправьте повестку дня за 24 часа. Приложите все соответствующие документы. Изложите решение, которое вам нужно от адвоката, а не только справочную информацию.
  • Уважайте не подлежащие ведению бумажной волокиты границы. Обычные административные вопросы (например, “Вы получили мое электронное письмо?”) часто могут обрабатываться помощником юриста или юристом по более низкой ставке или клиентом непосредственно через клиентский портал.

Многие юридические фирмы сейчас предлагают клиентские порталы, позволяющие загружать документы, отслеживать ход дела и отправлять структурированные сообщения. Использование этих инструментов может сократить количество оплачиваемых звонков и электронных писем при одновременном повышении ясности общения.

Работайте с низкой сложностью самостоятельно или с помощью технологий

Не каждая юридическая задача требует квалифицированного адвоката. Многие рутинные действия могут быть обработаны клиентом или программными инструментами, которые стоят доли почасовой ставки. Обрабатывая “товар ” задачи самостоятельно, вы освобождаете время адвоката для высокоценных судебных решений, которые действительно требуют юридической экспертизы.

Задачи, которыми часто могут управлять клиенты

  • Организация документов. Сортируйте, маркируйте и индексируйте свои собственные документы, прежде чем передавать их адвокату. Создайте четкую структуру папок с согласованными соглашениями об именах.
  • Управление календарём. Отслеживайте сроки, даты суда и требования к подаче документов с помощью собственной системы. Подтвердите даты с адвокатом, но не платите им за ввод информации в свой календарь.
  • Основные правовые исследования. Для некритических вопросов используйте авторитетные ресурсы самопомощи, такие как веб-сайты ассоциаций адвокатов штата, библиотеки юридической помощи или инструменты, такие как ресурсы общественного образования Американской ассоциации адвокатов.
  • Сборка документов. Для стандартных контрактов или форм (например, NDA, письма о намерениях, простые завещания) используйте автоматизированное программное обеспечение для сборки документов. Многие платформы теперь включают ИИ, чтобы предлагать положения и отмечать несоответствия. Просмотрите выход с вашим адвокатом, а не имея их черновик с нуля.
  • Фильтрация E-discovery. Если вы участвуете в судебных разбирательствах, используйте инструменты электронного обнаружения для идентификации и пометки соответствующих документов перед отправкой их адвокату. Это может сократить время рассмотрения адвокатом на 40 процентов или более. Такие платформы, как Относительность и Everlaw, предлагают интуитивно понятные интерфейсы для неюридических команд.

Будьте прозрачны с вашим адвокатом в отношении того, что вы планируете делать сами. Они могут посоветовать, что безопасно делегировать, и что все еще требует их прямого надзора, предотвращая дорогостоящие ошибки, которые могут позже потребовать исправления.

Подготовка полной и организованной документации с первого дня

Один из самых дорогих моментов в юридической ангажированности - первая неделя, когда адвокат должен собрать факты, просмотреть существующие документы и понять полную картину. Клиенты, которые появляются с организованной документацией, могут сократить этот этап вдвое - или больше.

Как подготовиться, прежде чем обратиться к адвокату

  • Создать график соответствующих событий. Перечислить даты, вовлеченные стороны, ключевые сообщения и поворотные точки.Использовать пулевые точки или простую электронную таблицу.
  • Соберите все письменные сообщения. Электронные письма, письма, текстовые сообщения и записки должны быть собраны в одном месте. Удалите дубликаты и организуйте хронологически.
  • Определите недостающие данные. Составьте список документов, которые, как вы знаете, актуальны, но не имеют. Вашему адвокату нужно будет запросить их у третьих лиц, что требует времени и денег.
  • Составьте список свидетелей или контактов. Включите полные имена, названия, номера телефонов и адреса электронной почты.
  • Проект резюме. Напишите 2-3 страницы, объясняющие, кто участвует, что произошло и какой результат вы ищете. Это дает адвокату контекст и уменьшает количество предварительных встреч.

Один час вашего времени, потраченного на организацию, может сэкономить от трех до пяти часов времени адвоката, что означает чистую экономию сотен или даже тысяч долларов, в зависимости от ставки выставления счетов.

Приоритетность стратегических задач и делегирование остальных

Не вся юридическая работа имеет одинаковый вес. Некоторые задачи являются критически важными и выигрывают от решения самого старшего адвоката. Другие являются рутинными, повторяющимися или чисто административными. Будучи стратегическим в отношении того, кто что делает, вы можете резко сократить свой счет.

Рамки приоритетности задач

  • Высокая ценность, высокая сложность. Это задачи, требующие глубокой юридической экспертизы, творческой стратегии или оценки рисков. Примеры: составление диспозитивных предложений, переговоры по ключевым условиям контракта, оценка предложений по урегулированию. Назначение партнеру или старшему партнеру с соответствующим опытом.
  • Высокая ценность, низкая сложность. Задачи, которые важны, но следуют установленным правилам или прецедентам. Примеры: подача стандартных заявлений, выполнение рутинной должной осмотрительности, рассмотрение несущественных разделов контракта. Назначение на ассоциированного сотрудника среднего уровня или параюриста по более низкой ставке.
  • Низкое значение, любая сложность. Задачи, которые напрямую не продвигают вашу юридическую позицию или которые могут быть автоматизированы. Примеры: корректура, форматирование документов, базовый ввод данных, планирование. Обработка внутри или использование программных инструментов.

Когда вы обсуждаете план дела со своим адвокатом, прямо спросите: “ Какие части этой работы могут быть выполнены помощником юриста или младшим сотрудником? ” Многие фирмы имеют системы рычагов - партнеры, партнеры, помощники юристов и сотрудники - все по разным ставкам.

Мониторинг счетов в реальном времени и задавать вопросы

Ожидание до конца месяца, чтобы пересмотреть свой законный законопроект, - это рецепт удивления и разочарования. К этому моменту время было потрачено, и единственный вариант - спорить о его ценности. Вместо этого налаживайте процесс постоянного мониторинга.

Лучшие практики для Билла Оверсайта

  • Запрос промежуточных счетов еженедельно или раз в две недели. Большинство платежных программ могут генерировать промежуточные счета-фактуры по любому графику. Просмотрите их в течение 48 часов и пометьте любые записи, которые неясны или кажутся чрезмерными.
  • Использовать бюджет для фактического отслеживания.] Если вы согласились на бюджет в 10 000 долларов для обнаружения, отследите фактические расходы по сравнению с этой цифрой по мере продвижения. Когда вы достигнете 75 процентов, поговорите о том, является ли оставшаяся работа необходимой.
  • Спорные расплывчатые записи сразу. Запись, как “Исследования и обзор” в течение 3,5 часов ничего не говорит. Спросите подробную разбивку: что было исследовано, зачем это было необходимо, каков был результат? Адвокаты, которые знают, что вы тщательно проверяете счета, как правило, более дисциплинированы в отношении временных записей.
  • Спросите об эффективности. Если задача заняла больше времени, чем ожидалось, спросите, почему. Была ли кривая обучения? Была ли работа более сложной, чем ожидалось? Можно ли сделать это по-другому в следующий раз?

Этот уровень надзора не наносит ущерба отношениям адвоката и клиента, когда они выполняются профессионально. Это показывает, что вы являетесь вовлеченным клиентом, который уважает время фирмы, но ожидает от нее ценности взамен.

Построение долгосрочных отношений для повышения ставок и эффективности

Юридические фирмы инвестируют в клиентов, которых они ожидают сохранить. Если вы возвращаетесь в одну и ту же фирму неоднократно, даже по мелочам, вы создаете институциональные знания, которые каждый раз устраняют дорогостоящий этап. Фирма, которая знает ваш бизнес, вашу терпимость к риску и ваши предпочтения, может обеспечить более качественную работу за меньшее время.

Как повторно использовать клиентскую выгоду

  • Дисконтированные ставки. Многие фирмы предпочитают ценообразование для клиентов для тех, кто берет на себя обязательства по минимальному годовому объему.
  • Сниженная кривая обучения. Адвокат уже понимает вашу организационную структуру, ключевой персонал и юридическую историю.
  • Процессы, ориентированные на поток. Со временем вы можете разработать стандартные операционные процедуры для общих вопросов, таких как рассмотрение контрактов или трудовые споры, которые уменьшают ненужные шаги.
  • Лучшее согласование стимулов. Фирма, которая знает, что вы являетесь долгосрочным клиентом, с меньшей вероятностью переусердствует с персоналом в течение какого-либо времени. Они хотят, чтобы вы были удовлетворены и вернулись.

Подумайте о консолидации своей юридической работы с одной основной фирмой или небольшой группой фирм, которые вы используете регулярно. Вы все равно получите объективные советы, но вы также выиграете от эффективности, которая исходит из глубоких, постоянных отношений.

Контроль затрат без компромисса в отношении качества — это навык, который вы можете изучить

Снижение почасовых судебных издержек не связано с тем, чтобы никель-и-диминг ваш адвокат или сокрытие информации, чтобы избежать оплаты за анализ. Речь идет о том, чтобы быть информированным, организованным и стратегическим клиентом. Когда вы понимаете модель выставления счетов, четко общаться, обрабатывать то, что вы можете, и активно контролировать прогресс, вы создаете партнерство, которое обеспечивает лучшие результаты при более низкой стоимости.

Стратегии, изложенные здесь, - плотная работа по скупке, переговоры об альтернативных сборах, подготовка документации, использование технологий, определение приоритетов задач и построение прочных отношений - все это проверенные способы сокращения юридических расходов. Каждый из них требует некоторых предварительных усилий, но эти усилия многократно погашаются в виде более низких счетов, более быстрых решений и юридической команды, которая рассматривает вас как ценного партнера, а не как источник оплачиваемых часов.

Для получения дополнительных ресурсов по управлению юридическими расходами посетите блог Clio по управлению клиентскими расходами или изучите Ассоциацию корпоративных консультантов ’s ресурсов по управлению внешними консультантами . При правильном подходе вы можете получить юридическое представительство, которое вам нужно, по цене, которая имеет смысл.