Table of Contents

Выход из FMLA и сверхурочные: переход на пересечение двух федеральных законов о занятости

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) представляют собой два наиболее последовательных федеральных закона о занятости, которые работодатели должны ориентироваться. FMLA предоставляет подходящим работникам защищенный от работы неоплачиваемый отпуск для серьезных состояний здоровья, обязанностей по уходу за семьей и потребностей, связанных с военными. FLSA, напротив, устанавливает федеральные требования к минимальной заработной плате и оплате сверхурочных. Эти законы действуют независимо, но часто пересекаются на практике, создавая путаницу для работодателей, которые должны соблюдать оба одновременно. Постоянное недоразумение заключается в том, что время, затрачиваемое на отпуск FMLA, учитывает 40-часовой порог, который вызывает обязательства по сверхурочной работе. Это предположение неверно и может привести к ошибкам в заработной плате, рискам соблюдения и потенциальным судебным разбирательствам. Эта статья обеспечивает четкую, практическую разбивку того, как эти законы взаимодействуют, что работодатели должны отслеживать и как создавать системы, предотвращающие дорогостоящие ошибки.

Закон о семье и медицинском отпуске: основные требования

Кто имеет право на выход из FMLA

Чтобы претендовать на отпуск по программе FMLA, работник должен соответствовать трем условиям: он должен работать на работодателя не менее 12 месяцев (что не обязательно должно быть последовательным), отработать не менее 1250 часов в течение 12 месяцев, непосредственно предшествующих отпуску, и работать в месте, где у работодателя есть не менее 50 сотрудников в радиусе 75 миль. Эти пороги исключают значительную часть рабочей силы, то есть многие сотрудники, которые просят отпуск по медицинским или семейным причинам, на самом деле не имеют права на защиту FMLA. Работодатели должны тщательно оценивать право на получение разрешения, когда запрос сделан.

Квалификационные причины для отпуска

FMLA дает право сотрудникам на неоплачиваемый отпуск продолжительностью до 12 недель в течение 12 месяцев по следующим причинам:

  • Рождение ребенка и уход за новорожденным в течение первого года
  • Помещение ребенка на усыновление или в приемную семью в течение первого года
  • Серьезное состояние здоровья, которое мешает работнику выполнять основные функции своей работы
  • Забота о супруге, ребенке или родителях, у которых есть серьезное состояние здоровья
  • Квалификационные требования, возникающие в связи с действительной военной службой члена семьи
  • Военный попечитель отправляется на службу к военнослужащему с серьезными травмами или болезнями (до 26 недель)

Защита труда и продолжение льгот

Отпуск по FMLA является защищенным от работы, то есть работодатель должен восстановить работника на ту же должность или эквивалентную должность с эквивалентной оплатой, пособиями и условиями труда по возвращении. Работодатели также должны поддерживать групповое медицинское страхование работника во время отпуска на тех же условиях, как если бы работник продолжал работать. FMLA не требует оплачиваемого отпуска; право на неоплачиваемый отпуск, защищенный от работы. Однако работодатели могут потребовать от сотрудников заменить начисленный оплачиваемый отпуск - например, отпуск, больничный или личные дни - для покрытия части или всех периодов FMLA. Ресурсы FMLA Министерства труда США предлагают подробное руководство по приемлемости, сертификации и обязательствам работодателя.

Оплата сверхурочной работы в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах

Исключенная и неисключенная классификация

FLSA требует, чтобы неосвобожденные сотрудники получали сверхурочную оплату по ставке, по крайней мере, в полтора раза превышающей их обычную ставку оплаты за все часы, отработанные за 40 в течение одной рабочей недели. Сотрудники, которые отвечают определенному уровню заработной платы и критериям обязанностей, могут быть классифицированы как освобожденные от сверхурочной работы. Эти категории включают в себя исполнительных, административных, профессиональных, компьютерных и внешних сотрудников продаж. Неправильная классификация является частым источником судебных разбирательств FLSA. Работодатели должны выполнять тщательный анализ работы, чтобы гарантировать, что освобожденные классификации являются юридически оправданными. Одно только название работы не определяет статус освобождения; основные обязанности и заработная плата работника должны удовлетворять применимым тестам.

Что считать часами работы

Для неосвобожденных работников часы работы включают все время, в течение которого работник страдает или ему разрешено работать, независимо от того, запрашивается ли работодателем. Это включает время, затрачиваемое на такие задачи, как проверка и реагирование на рабочие электронные письма вне обычных часов, настройка или уборка рабочих станций, посещение необходимой подготовки и поездка между рабочими местами в течение рабочего дня. Время, когда работник освобождается от обязанностей и свободно заниматься личной деятельностью, обычно не считается отработанным. Сверхурочные работы рассчитываются на основе общего количества часов, фактически отработанных в рабочей неделе. Часы, когда работник физически или конструктивно не выполняет услуги для работодателя, не включены в расчет порогового уровня сверхурочной работы. Страница овертайма и часового отдела предоставляет полную информацию об исключениях, методах расчета и требованиях к учету.

Как FMLA оставляет взаимодействие с расчетами сверхурочных

Часы FMLA не работают

Основной принцип, который должны понимать работодатели, заключается в том, что время отпуска FMLA - независимо от того, оплачивается ли оно или покрывается замещенным оплачиваемым отпуском - не считается часами, отработанными для целей сверхурочной работы FLSA. FLSA проводит четкую грань между временем, затраченным на оказание услуг для работодателя, и временем, когда работник не работает. отпуск FMLA попадает в последнюю категорию. Даже когда работодатель требует, чтобы работник использовал оплачиваемый отпуск (PTO) для покрытия отпуска, эти оплачиваемые часы остаются временем отпуска, а не временем работы. Они подлежат компенсации в том смысле, что работник получает за них оплату, но они не учитываются в отношении 40-часового порога сверхурочной работы.

Рассмотрим неосвобожденного работника, который работает 40 часов в рабочей неделе, а также занимает восемь часов отпуска по программе FMLA, используя начисленный больничный. Сотрудник отработал всего 40 часов. Овертайм не задолжал. Восемь часов оплачиваемого отпуска по болезни являются отдельной компенсацией, а не отработанными часами. Тот же принцип применяется, если работник использует отпускное время или банк PTO для покрытия отпуска.

Замена оплачиваемого отпуска и его последствия

Работодатели могут потребовать или разрешить работникам заменять начисленные оплачиваемые отпуска на неоплачиваемые отпуска по программе FMLA. Эта замена является обычной практикой, но она не изменяет основную классификацию этих часов по FLSA. Платные часы отпуска оплачиваются, но не работают. Работодатели должны обеспечить, чтобы системы начисления заработной платы четко различали рабочие часы и оплачиваемые отпуска, чтобы избежать просчета сверхурочных. Если работник работает 38 часов в неделю и использует два часа оплачиваемого отпуска по болезни для назначения на медицинское обслуживание по программе FMLA, общая продолжительность рабочей недели для целей FLSA остается 38 часов, а не 40. Сверхурочные работы не начисляются, даже если работник получил оплату за сорок часов.

Прерывистые осложнения FMLA и сверхурочные осложнения

Периодический отпуск по программе FMLA, когда работник берет отпуск в отдельные, непоследовательные блоки времени по одной квалификационной причине, вносит дополнительную сложность. Например, работник, проходящий курс лечения, может брать четыре часа отпуска каждый понедельник в течение нескольких месяцев. В недели, когда работник работает полный график плюс дополнительные часы, сверхурочная работа по-прежнему измеряется по сравнению с фактическими отработанными часами. Сами часы FMLA вычитаются из расчета сверхурочной работы, а не добавляются к нему.

Вот конкретный пример: неосвобожденный работник работает 44 фактических часа в рабочей неделе, а также занимает четыре часа прерывистого отпуска FMLA, используя PTO. Работник работал 44 часа, поэтому работодатель должен четыре часа сверхурочной оплаты в полтора раза больше обычной ставки на те 44 рабочих часов. Четыре часа PTO оплачиваются по регулярной ставке работника отдельно и не входят в расчет сверхурочной работы. Работодатель должен убедиться, что система начисления заработной платы правильно применяет премию за сверхурочные только к 44 фактически отработанным часам, а не к общей сумме 48 часов, которая включает отпуск.

Отслеживание и отчетность о лучших практиках

Точный хронометраж необходим. Работодатели должны использовать систему, которая фиксирует две различные категории: фактические отработанные часы и оплачиваемые часы отпуска. Когда отпуск обозначен как FMLA-квалификационный, система должна отмечать эти часы как отпуск FMLA и исключать их из расчета сверхурочных рабочих часов. Последовательное кодирование и четкая отчетность предотвращают ошибки, которые могут привести к недоплате сверхурочных или ненужной оплате сверхурочных в часы отпуска. Персонал заработной платы должен быть обучен просматривать еженедельные отчеты о времени для сотрудников, которые и работали часы и часы отпуска FMLA, чтобы обеспечить правильное вычисление.

Практические стратегии соблюдения

Системы учета, которые отделяют работу от отпуска

Основой соблюдения является надежная система учета рабочего времени, которая различает фактическое время работы и оплачиваемый отпуск. FLSA требует от работодателей вести учет часов, отработанных каждый день, и общего количества часов, отработанных каждую рабочую неделю. FMLA требует отслеживания отработанного отпуска и назначения этого отпуска в качестве FMLA-квалификации. Интеграция этих требований в единую систему снижает риск ошибок. Работодатели должны настроить программное обеспечение для расчета заработной платы, чтобы автоматически исключить часы отпуска FMLA из расчета порога сверхурочных, при этом компенсируя эти часы по соответствующей ставке. Регулярные проверки записей времени могут уловить неверные классификации, прежде чем они станут проблемами.

Четкая письменная политика и общение с сотрудниками

Работодатели должны четко понимать, как работает их оплата, особенно когда перерывы и сверхурочные пересекаются. Работодатели должны включать четкие формулировки в руководствах и политических документах сотрудников, объясняющие, что сверхурочные основаны исключительно на фактически отработанных часах и что оплачиваемые часы отпуска любого рода не учитываются в отношении порога сверхурочных. Образец заявления о политике может гласить: «Оплата сверхурочных рассчитывается на основе общего количества часов, которые вы фактически выполняете для компании в рабочую неделю. Платные выходные, включая отпуск по болезни, отпуск, личные дни и отпуск по FMLA, компенсируются отдельно и не учитываются как часы, отработанные для сверхурочных целей». Эта ясность помогает управлять ожиданиями и снижает вероятность жалоб на заработную плату или недоразумений.

Тренинг менеджера по отпускам и сверхурочной работе

Надзорные и менеджеры часто являются первой точкой контакта, когда сотруднику требуется отпуск. Они должны пройти обучение по основным требованиям как FMLA, так и FLSA, в том числе о том, как распознавать потенциальные ситуации, связанные с квалификацией FMLA, и как избегать заявлений или решений, которые могут создать ответственность. Например, менеджер, который говорит сотруднику работать 44 часа, а также брать четыре часа отпуска FMLA в ту же неделю, создает ситуацию, когда сотрудник ожидает сверхурочных в 44 рабочих часах. Но менеджер, который говорит сотруднику, что отпуск FMLA имеет значение для сверхурочных и что сверхурочные не должны быть должным образом, будет давать неверную информацию, которая может привести к требованию о заработной плате. Менеджеры должны знать, чтобы направлять вопросы, связанные с отпуском, в HR и не должны самостоятельно принимать решения о правомочности на сверхурочные.

Вариации государственного права и многогосударственное соблюдение

Федеральный закон устанавливает пол, а не потолок. Многие штаты приняли свои собственные законы о семейных и медицинских отпусках, которые обеспечивают более широкий охват, более длительный отпуск или оплачиваемые отпуска. В некоторых штатах также действуют законы о сверхурочных, которые отличаются от FLSA, такие как ежедневные сверхурочные по истечении восьми часов или после 12 часов, или более низкие пороги для определенных отраслей. Работодатели, работающие в нескольких штатах, должны соблюдать закон, который обеспечивает большую защиту для сотрудников. Это может создать административную сложность, особенно когда законы о государственных отпусках взаимодействуют с правилами штата о сверхурочных. Ресурсы законодательства о государственных отпусках SHRM обеспечивают отправную точку для определения применимых требований, но работодатели также должны проконсультироваться с юридическим консультантом, знакомым с конкретными юрисдикциями, где у них есть работники.

Общие риски и как их избежать

Пересчет часов FMLA как рабочего времени

Некоторые системы начисления заработной платы или ручные процессы могут непреднамеренно включать оплачиваемые часы отпуска в общее количество часов, используемых для расчета сверхурочных. Это может привести к тому, что работодатель будет платить сверхурочные часы, которые фактически не работали, что, хотя обычно не является юридическим нарушением, растрачивает ресурсы компании и создает неточные записи о заработной плате. Более проблематично, если система недосчета отработанных часов, поскольку часы отпуска ошибочно включены, работодатель может не платить сверхурочные в фактически отработанные часы после 40. Регулярные проверки результатов начисления заработной платы могут выявить и исправить эти ошибки.

Неправильная классификация работников

Классификация работника как освобожденного от сверхурочной работы, когда они не соответствуют тестам заработной платы и обязанностей FLSA, является серьезным нарушением соответствия. Если тот же самый сотрудник также берет отпуск FMLA, работодатель сталкивается с разоблачением по двум фронтам: потенциальная ответственность за невыплаченную заработную плату за сверхурочную работу, ликвидированные убытки и гонорары адвокатов в соответствии с FLSA и потенциальные требования вмешательства или возмездия в соответствии с FMLA. Работодатели должны пересматривать все освобожденные классификации по крайней мере ежегодно и документировать основу для каждого определения.

Риски возмездия

Принятие неблагоприятных мер в отношении работника за использование отпуска по программе FMLA или за беспокойство по поводу оплаты сверхурочных является незаконным возмездием. Претензии в связи с реабилитацией могут привести к восстановлению, оплате за возврат, предоплате, возмещению ущерба от эмоционального стресса и гонорарам адвокатов. Работодатели должны обеспечить, чтобы оценки эффективности, дисциплинарные решения и решения о прекращении были основаны на законных, не возмездных причинах и были хорошо задокументированы. Любые негативные действия, предпринятые вскоре после того, как сотрудник запросит или использует отпуск по программе FMLA, будут подвергаться тщательному изучению.

Недостатки в ведении учета

И FLSA, и FMLA предъявляют конкретные требования к ведению учета. Неспособность вести точные и полные записи может привести к штрафам со стороны Министерства труда и может ослабить позицию работодателя в судебных разбирательствах. Страница FLSA FLSA от FLT:0 предоставляет инструменты и ресурсы, чтобы помочь работодателям оценить их практику ведения учета. Работодатели должны сохранять записи о времени, оставлять записи, оплачивать записи и связанную с ними документацию в течение как минимум трех лет.

Формирование устойчивого и совместимого подхода

Отношения между отпуском по программе FMLA и оплатой сверхурочных регулируются простым принципом: время отпуска не является рабочим временем. Но правильное применение этого принципа в различных трудовых коллективах с различными графиками, моделями отпусков и защитой законодательства штата требует преднамеренного проектирования системы. Работодатели, которые инвестируют в точное отслеживание времени, четкую политику, обучение менеджеров и регулярные аудиты соблюдения, уменьшат свой юридический риск и создадут более справедливое, более прозрачное рабочее место для своих сотрудников. FMLA и FLSA служат различным целям, но они могут сосуществовать на практике, когда работодатели тратят время, чтобы понять, как они взаимодействуют и строят процессы, которые уважают оба набора обязательств.