Table of Contents

Создание законно обоснованной политики недискриминации и борьбы с домогательствами

Эффективная политика недискриминации и борьбы с домогательствами - это не просто документы о соблюдении, чтобы проверить коробку. Они формируют правовую и культурную основу для безопасного, инклюзивного и продуктивного рабочего места. Хорошо продуманная политика защищает сотрудников от вреда, снижает подверженность организации дорогостоящим судебным разбирательствам и сигнализирует о подлинной приверженности уважению. Но создание политики, которая является юридически осуществимой и практически эффективной, требует тщательного внимания к законодательным требованиям, развивающемуся прецедентному праву и конкретному контексту вашей рабочей силы. Это руководство охватывает правовую базу, основные компоненты политики и стратегии реализации, которые помогут вам построить надежную программу.

Понимание правовых рамок

Законы о недискриминации и борьбе с домогательствами основаны на сложной сети федеральных, государственных и местных законов. В Соединенных Штатах основные федеральные законы включают Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года, Закон об американцах с инвалидностью (ADA), Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости (ADEA) и Закон о равной оплате труда. Эти законы запрещают дискриминацию и домогательства на основе защищенных характеристик, таких как раса, цвет кожи, религия, пол (включая беременность, сексуальную ориентацию и гендерную идентичность), национальное происхождение, инвалидность и возраст (40 и старше). Многие штаты и муниципалитеты расширили защиту, чтобы охватить такие категории, как семейный статус, генетическая информация, статус ветерана, сексуальная ориентация, гендерная идентичность и даже политическая принадлежность - иногда далеко за пределами федерального закона.

Федеральные законы и руководство агентства

Комиссия по равным возможностям в области занятости (EEOC) США обеспечивает соблюдение федеральных законов о борьбе с дискриминацией и выпускает рекомендации по предотвращению домогательств. Согласно рабочей группе EEOC по изучению домогательств на рабочем месте , эффективная политика является критическим компонентом всеобъемлющей стратегии предотвращения. EEOC рекомендует, чтобы политика включала четкое определение запрещенного поведения, несколько каналов отчетности и сильное положение о противодействии возмездию. Для подробных ожиданий обратитесь к Руководству по обеспечению соблюдения EEOC по незаконным домогательствам . Кроме того, Министерство юстиции выпустило руководство по дискриминации по признаку пола в соответствии с федеральным законом, которое можно найти по адресу Justice.gov/crt/sex-дискриминация .

Государственные и местные вариации

Одним из наиболее распространенных юридических ошибок является неспособность учесть законы штатов и местных органов власти, которые налагают более строгие обязательства, чем федеральные законы. Например, Закон Калифорнии о справедливой занятости и жилье (FEHA) запрещает преследование на основе дополнительных характеристик, таких как медицинское состояние, политическая принадлежность, иммиграционный статус и военный / ветеринарный статус. Закон о правах человека в Нью-Йорке аналогичным образом расширяет защиту. Работодатели, работающие в нескольких юрисдикциях, должны обеспечить, чтобы их политика отражала самый высокий применимый стандарт. Хорошая практика заключается в том, чтобы включать «пол защиты», который соответствует федеральным требованиям, добавляя любые государственные или местные обязательства по мере необходимости. Некоторые штаты, такие как Нью-Йорк и Калифорния, также требуют конкретных формулировок определений сексуальных домогательств, процедур отчетности и ежегодных мандатов обучения. Неспособность включить эти требования штата может привести к штрафам и увеличению ответственности.

Эволюционирующее определение преследования

Юридические определения домогательств продолжают развиваться через судебные решения и новые правила. Верховный суд США постановил, что преследование должно быть «серьезным или распространенным» для создания враждебной рабочей среды, но нижестоящие суды разъяснили, что даже один инцидент может быть действительным, если он вопиющий, такой как физическое нападение или серьезная явная угроза. После знаменательного решения 2020 года в Босток против округа Клейтон (590 США ), категория «секс» в соответствии с разделом VII теперь охватывает сексуальную ориентацию и гендерную идентичность. Поэтому политика должна отражать, что преследование включает дискриминационное поведение, основанное на сексуальной ориентации и гендерной идентичности, а не только пол, назначенный при рождении. Кроме того, EEOC и несколько судов признали, что дискриминация на основе беременности, родов или связанных с ними медицинских условий также может представлять собой дискриминацию по признаку пола.

Ключевые элементы эффективной политики

Юридически разумная политика недискриминации и борьбы с домогательствами должна быть больше, чем список запрещенных форм поведения - это должен быть живой документ, который обеспечивает четкое руководство, привносит уверенность в процесс отчетности и демонстрирует нулевую терпимость к возмездию.

Четкое определение запрещенного поведения

Политика должна определять, что представляет собой дискриминацию и домогательства в явных, понятных терминах. Избегайте расплывчатых формулировок, таких как «ненадлежащее поведение». Вместо этого, приведите конкретные примеры: расовые оскорбления, оскорбительные шутки, нежелательные сексуальные домогательства, уничижительные комментарии об инвалидности или распространение оскорбительных изображений. Включите как физическое, так и словесное поведение, и дайте понять, что домогательства могут происходить по электронной почте, в социальных сетях, текстовых сообщениях или других электронных сообщениях. Многие государственные правила требуют, чтобы политика включала конкретные определения сексуальных домогательств. Например, Калифорния требует, чтобы работодатели определяли преследование «quid pro quo» (предлагая пособия по трудоустройству для сексуальных услуг) и «враждебное окружение» домогательства (поведение, которое необоснованно мешает работе человека).

Сфера охвата политики

Укажите, кто охвачен политикой: все сотрудники, руководители, менеджеры, подрядчики, стажеры, волонтеры и третьи стороны, такие как поставщики или клиенты. Дайте понять, что политика применяется не только на физическом рабочем месте, но и на мероприятиях, связанных с работой на месте, поездках, спонсируемых компанией, и взаимодействиях в бизнес-связанных социальных сетях. Если ваша организация имеет удаленную рабочую силу, политика должна явно охватывать виртуальные взаимодействия - видеозвонки, платформы чата и электронную почту - а также любые личные встречи, которые могут произойти. Некоторые политики также касаются не-работников, которые взаимодействуют с организацией, таких как клиенты или персонал доставки. Расширяя сферу деятельности в целом, организация снижает риск домогательств, происходящих в серых областях, которые выходят за рамки традиционных рабочих настроек.

Процедуры отчетности и конфиденциальность

Сотрудники должны точно знать, как сообщать о нарушении, не опасаясь разоблачения. Политика должна предоставлять несколько каналов отчетности - например, назначенный представитель человеческих ресурсов, горячая линия соблюдения, анонимный онлайн-портал и / или руководитель. Подчеркните, что отчеты могут быть сделаны любому из этих лиц и что организация примет быстрые, серьезные меры. Конфиденциальность должна быть четко устранена: в то время как организация будет хранить отчеты как можно более конфиденциальными, она не может гарантировать абсолютную конфиденциальность, потому что расследование может потребовать обмена информацией с ограниченным количеством людей на основе необходимости знать. Убедитесь, что сотрудники будут защищены в той степени, в которой это возможно, и что они не будут подвергаться ответным мерам за создание добросовестного отчета. Также желательно включить раздел, поощряющий сотрудников, которые становятся свидетелями преследования, сообщать об этом - даже если они не являются прямой целью. Это помогает создать культуру совместной ответственности.

Процесс расследования

Опишите шаги, которые организация предпримет после получения доклада. Укажите, что расследования будут быстрыми, тщательными и беспристрастными. Опишите, кто будет проводить расследование (внутренний HR или внешний обученный следователь), типичный график, и что и заявитель, и предполагаемый преследователь будут иметь возможность представить доказательства и свидетелей. Включите обязательство документировать расследование и подготовить письменный отчет. В политике следует также отметить, что организация примет временные меры для защиты заявителя во время расследования, такие как изменения в расписании или оплачиваемый отпуск, если это необходимо. Многие штаты, такие как Нью-Йорк, теперь требуют, чтобы политика расследования домогательств была включена в руководство для сотрудников. Для демонстрации справедливости политика должна объяснить, что организация не будет предвосхищать результат и будет применять стандарт «преобладания доказательств» (т.е. более вероятно, что нарушение политики произошло) при принятии решений.

Дисциплинарные действия

Ясно изложите потенциальные последствия нарушения политики. Это должно варьироваться от устных или письменных предупреждений, обучения и консультирования до и включая прекращение работы. В политике следует указать, что дисциплина может применяться не только к преследователю, но и к менеджерам, которые знали о поведении и не действовали, или к свидетелям, которые участвовали в преследовании. Последовательное применение дисциплинарных мер имеет решающее значение для соблюдения законодательства - несогласованное исполнение может привести к претензиям о разнородном обращении. В политике также следует отметить, что нарушения могут привести к другим средствам правовой защиты, таким как переназначение, потеря надзорного органа или запрет на будущее участие в мероприятиях компании. Может быть полезно включить заявление о том, что организация оставляет за собой право принять любые действия, которые она считает уместными, включая немедленное прекращение в зависимости от тяжести поведения.

Защита от возмездия

Жесткая оговорка против возмездия не подлежит обсуждению. Претензии в отношении возмездия являются наиболее распространенными обвинениями, поданными в EEOC, и часто успешны даже тогда, когда основное требование о дискриминации или преследовании не имеет. Политика должна явно запрещать любые неблагоприятные действия - включая прекращение, понижение в должности, необоснованные негативные отзывы о производительности, угрозы или тонкие изменения в условиях труда - против любого, кто сообщает о нарушении, участвует в расследовании или выступает против незаконной практики. Кроме того, политика должна указывать, что любое лицо, которое, как установлено, участвовало в возмездии, будет подвергаться строгой дисциплине до прекращения. Также разумно предупредить менеджеров и руководителей, что они никогда не должны предпринимать какие-либо действия, которые могут быть восприняты как ответные, даже если они считают, что основной отчет необоснован. Документирование всех оценок производительности и решений о занятости может помочь защитить от претензий о возмездии.

Правовые советы по разработке и реализации политики

Наличие правильного контента - это только половина битвы; то, как разрабатываются, распространяются и применяются политики, определяет их юридическую эффективность. Ниже приведены юридические лучшие практики для создания и поддержания политики, которая выдерживает проверку.

Консультирование экспертов по трудовому праву

Каждая организация должна иметь свою политику недискриминации и борьбы с домогательствами, проверенную адвокатом, имеющим опыт в области трудового права, предпочтительно со знанием конкретных отраслей и государств, где работает организация. Юрист может помочь адаптировать политику к уникальным областям риска, таким как сложные структуры отчетности, профсоюзные среды или многогосударственные операции. Они также могут консультировать по последним судебным решениям или нормативным изменениям, которые могут повлиять на применимость политики. Ежегодные юридические обзоры рекомендуются для поддержания текущей политики. Кроме того, подумайте о том, чтобы ваша политика была рассмотрена консультантом по разнообразию, справедливости и включению (DEI), чтобы обеспечить ее соответствие передовой практике за пределами минимальных правовых требований.

Регулярно обновляйте политику, чтобы отразить изменения в законодательстве

Например, штат Нью-Йорк требует ежегодного обновления своей модели политики предотвращения сексуальных домогательств; Калифорния периодически расширяет свой список защищенных категорий; и федеральные руководящие принципы по домогательствам #MeToo-эры продолжают развиваться. Установить график для пересмотра политики по крайней мере один раз в год и после крупных правовых изменений. При обновлении четко сообщать об изменениях всем сотрудникам и получать подписанные признания. Устаревшие политики могут быть ответственностью - они создают ложное чувство соблюдения и могут использоваться против работодателя в судебных разбирательствах. Например, политика, которая не упоминает гендерную идентичность или сексуальную ориентацию, может быть приведена в качестве доказательства того, что работодатель не намеревался защищать эти группы, даже если федеральный закон теперь требует этого.

Обеспечить комплексное и интерактивное обучение

Распространение политики недостаточно; сотрудники должны понимать это. Обучение должно быть обязательным для всех сотрудников, с отдельными, более подробными сессиями для руководителей и менеджеров, которые имеют дополнительные обязанности по предотвращению и решению проблемы домогательств. EEOC подчеркнул, что обучение должно быть «интерактивным» и «основанным на сценарии», а не одноразовым онлайн-модулем. Включите реальные примеры (анонимизированные) домогательств, обсудите процедуры отчетности и развенчание мифов о возмездии. Некоторые штаты предписывают конкретный учебный контент; например, Калифорния требует, чтобы руководители получали 2 часа обучения по предотвращению сексуальных домогательств каждые 2 года, а Нью-Йорк требует ежегодного обучения для всех сотрудников. Документируйте все учебные занятия, включая записи о посещаемости и предоставленные материалы. Рассмотрите возможность добавления специальных модулей для персонала HR, адвоката и старших руководителей, чтобы убедиться, что они понимают свою повышенную обязанность реагировать.

Сохранение четкой документации по распространению политики и обучению

В случае юридического иска документация является лучшей защитой работодателя. Сохраняйте подписанные подтверждения от каждого сотрудника, подтверждающие получение политики и обучения. Ведите записи о завершении обучения, включая даты, время и содержание. Если возникает расследование, эти записи показывают, что организация предприняла разумные шаги для предотвращения и устранения домогательств. Руководящие принципы EEOC настоятельно рекомендуют работодателям сохранять эти записи в течение как минимум трех лет, а некоторые штаты требуют более длительного хранения. Помимо подписанных подтверждений, вести журнал любых обновлений политики и дату, когда каждая версия была в силе.

Обеспечить доступность политики

Сотрудники не могут соблюдать или извлекать выгоду из политики, которую они не могут найти. Политика должна быть заметно отображена в нескольких местах: размещена в интранете компании, включена в руководство для сотрудников, распространена в пакетах для входа и физически размещена в общих областях, где это разрешено законом. Для организаций с удаленной рабочей силой, обеспечить цифровую доступность - обеспечить политику в форматах, доступных для людей с ограниченными возможностями, таких как совместимые с экраном PDF-файлы или текстовые версии. Некоторые штаты требуют, чтобы политика была переведена на основные языки, на которых говорят сотрудники. Например, Нью-Йорк требует, чтобы политика сексуальных домогательств была предоставлена на английском языке и, если требуется, на других языках. Наилучшая практика - предлагать политику на двух или трех лучших языках, на которых говорят ваши сотрудники.

Создать культуру ответственности и последовательности

Лучшая политика в мире бесполезна, если руководство не обеспечивает ее последовательное выполнение. Непоследовательные меры - например, дисциплинирование низкопоставленного сотрудника за преследование, но предоставление звездному исполнителю возможности уйти с предупреждением - могут создать ответственность и подорвать доверие. Старший менеджмент должен явно отстаивать политику, моделировать уважительное поведение и гарантировать, что все отчеты воспринимаются серьезно независимо от позиции ответчика. Назначение специального сотрудника по соблюдению или создание комитета по культуре на рабочем месте может помочь институционализировать подотчетность. Регулярные обследования климата и циклы обратной связи также могут выявить области, где политика может нуждаться в уточнении. Кроме того, рассмотреть возможность проведения периодических проверок данных жалоб для выявления закономерностей - например, если определенные отделы генерируют больше жалоб, это может указывать на необходимость целенаправленного обучения или более глубокого культурного вмешательства.

Глобальные и межсекторальные соображения

В то время как эта статья фокусируется в первую очередь на законодательстве США, организации с международными операциями также должны соблюдать законы каждой страны, где они работают. Например, Директива Европейского союза о равном обращении и Закон о равенстве Великобритании 2010 года обеспечивают защиту, которая может отличаться от законодательства США. Политика должна быть согласована для удовлетворения самых высоких стандартов во всех местах, при соблюдении местных процессуальных требований. Кроме того, современные претензии на домогательства часто связаны с интерсекциональностью - где сотрудник испытывает дискриминацию на основе комбинации защищенных характеристик, таких как раса и пол, или инвалидность и возраст. Политика, которая касается только дискриминации по одной оси, может не обеспечить адекватную защиту людей, которые сталкиваются с сложными предубеждениями. Обучите следователей распознавать и обрабатывать интерсекциональные претензии надлежащим образом.

Заключение

В современном правовом и социальном ландшафте политика недискриминации и борьбы с домогательствами не является факультативной — они имеют основополагающее значение для организационной целостности, благополучия сотрудников и правовой защиты. Основывая политику в нынешней правовой базе, создавая ее с четкими, всеобъемлющими элементами и реализуя их с продуманным юридическим руководством, организации могут создавать рабочие места, где все люди чувствуют себя уважаемыми и ценными. Регулярный обзор, последовательное соблюдение и открытая коммуникация гарантируют, что эта политика остается эффективной и реагирует на изменение законов и динамики на рабочем месте. В конечном счете, инвестирование в сильную политику является инвестицией в культуру справедливости и уважения, которая приносит пользу всем.

Для получения дальнейших указаний обратитесь к руководству по обеспечению соблюдения EEOC по преследованию , набору инструментов для определения политики SHRM и руководству Министерства труда по дискриминации по признаку пола .