Table of Contents

Почему калифорнийские учебники требуют особого внимания

Законы о занятости в Калифорнии являются одними из самых всеобъемлющих и защищающих работников в Соединенных Штатах. Для работодателей, работающих в штате, руководство для сотрудников - это не просто полезная ссылка - это юридически важный документ, который должен соответствовать обширной сети законов, правил и судебных решений. Неспособность включить в них обязательные правила может подвергнуть компанию судебным разбирательствам, штрафам и административным действиям со стороны таких учреждений, как Калифорнийский департамент справедливой занятости и жилищного строительства (DFEH) и Отдел соблюдения трудовых стандартов (DLSE). Хорошо составленное руководство, рассмотренное лицензированным в Калифорнии консультантом по вопросам занятости, служит как щитом от ответственности, так и основой для справедливого, прозрачного рабочего места.

Это руководство охватывает обязательные правовые компоненты, рекомендуемые передовые практики и развивающиеся области права, которые каждый работодатель в Калифорнии должен включить в свое руководство.Поскольку законодательство штата часто изменяется - с помощью новых законов, обновлений нормативных актов и судебных постановлений - руководства должны пересматриваться и обновляться по крайней мере ежегодно.

Обязательная правовая политика

Закон Калифорнии прямо требует, чтобы в справочниках был включен ряд конкретных правил. Хотя приведенный ниже перечень не является исчерпывающим, он включает наиболее важные положения, которые работодатели должны учитывать, чтобы оставаться совместимыми.

1.Заявление о занятости At-Will

Калифорния подтверждает доктрину занятости по желанию, но в справочниках должно быть четко указано, что занятость не гарантируется в течение какого-либо фиксированного периода. Заявление должно избегать языка, который может создать подразумеваемый контракт - например, такие фразы, как «постоянная занятость» или «вы будете прекращены только по причине».

Примерный язык: «Занятость [название компании] осуществляется по собственному желанию. Это означает, что вы или компания можете прекратить трудовые отношения в любое время, по причине или без причины или заблаговременного уведомления. Ничто в этом руководстве не создает явно выраженного или подразумеваемого договора о найме».

2. Политика в области борьбы с дискриминацией, преследованиями и реабилитацией

Закон Калифорнии о справедливой занятости и жилье (FEHA) запрещает дискриминацию, преследование и возмездие на основе фактических или предполагаемых защищенных характеристик, включая расу, религиозное вероисповедание, цвет кожи, национальное происхождение, происхождение, физическую инвалидность, умственную отсталость, медицинское состояние, генетическую информацию, семейное положение, пол, гендерную идентичность, гендерное выражение, возраст (40 и более), сексуальную ориентацию, военный и ветеранский статус, а также беременность или связанные с ними условия.

  • Определить запрещенное поведение (включая преследование со стороны коллег, руководителей или третьих лиц).
  • Процедуры подачи жалоб в общих чертах — как формальные, так и неофициальные — и определяют несколько каналов представления отчетности.
  • Обеспечить быстрое, беспристрастное расследование и описание дисциплинарных последствий.
  • Включите четкое положение о борьбе с репрессиями.

Закон Калифорнии также предписывает профилактическое обучение в соответствии с AB 1825 (для руководителей) и SB 1343 (для всех сотрудников).

3. Заработная плата, час и политика разрыва

Законы Калифорнии о заработной плате и часах являются одними из самых строгих в стране. В соответствующем руководстве должны быть рассмотрены следующие вопросы:

Минимальная зарплата и сверхурочные

Минимальная заработная плата штата устанавливается законом (в настоящее время 15,50 долларов США / час для работодателей с 26 или более сотрудниками, подлежащих индексации). В некоторых городах и округах более высокая минимальная заработная плата на местном уровне - например, в Сан-Франциско, Лос-Анджелесе и Эмеривилле. В справочниках должна указываться применимая минимальная заработная плата для каждого места. Сверхурочная работа должна быть за часы, отработанные более 8 в день, 40 в неделю или первые 8 часов в седьмой день подряд. Двойное время требуется для часов, отработанных более 12 в день или более 8 в седьмой день подряд. Освобождения от сверхурочной работы более узкие, чем федеральный закон; неправильное классификация является частым источником судебных разбирательств.

Перерывы в еде и отдыхе

Работники, которые работают более 5 часов в день, имеют право на 30-минутный непрерывный период приема пищи, а также второй период приема пищи, если они работают более 10 часов. Отказы допускаются только в ограниченных обстоятельствах. Отдых продолжительностью 10 минут за 4 часа работы (нетто 20 минут за 8-часовую смену) должен предоставляться в максимально возможной степени в середине каждого периода работы. В руководстве следует объяснять, когда перерывы должны быть нерабочими и как они запланированы. Непредоставление полного перерыва требует оплаты одного часа премиальной платы за пропущенный перерыв.

Требования Pay Stub

В соответствии с разделами 226 и 226.3 Трудового кодекса работодатели должны предоставлять подробные отчеты о заработной плате, показывающие валовую и чистую заработную плату, все вычеты, включающие даты периода оплаты труда, имя и адрес работодателя, юридическое имя работника, последние четыре цифры номера социального страхования работника или идентификационного номера работника и почасовую или поштучную ставку.

Финальные зарплаты

Работникам, которые увольняются без уведомления, должна быть выплачена заработная плата в течение 72 часов; тем, кто увольняется или увольняется по крайней мере с уведомлением за 72 часа, должна быть выплачена немедленно.

4. Семейный и медицинский отпуск

В руководстве должны быть четко разъяснены эти положения, поскольку сотрудники могут иметь право на получение нескольких отпусков, которые часто пересекаются с федеральным законом.

  • Закон о правах семьи Калифорнии (CFRA): Предусматривает до 12 недель неоплачиваемого отпуска по месту работы в течение 12 месяцев для связи с новым ребенком или для серьезного состояния здоровья работника или члена семьи. Он охватывает работодателей с 5 или более сотрудниками (более низкий порог, чем правило 50-сотрудников FMLA).
  • Освобождение от инвалидности по беременности (PDL): До 4 месяцев неоплачиваемого отпуска на беременность для инвалидизации. PDL работает одновременно с CFRA для инвалидности, связанной с беременностью, но CFRA также предоставляет отдельный отпуск по связи.
  • Платный отпуск по семейным обстоятельствам (PFL): Государственное страхование по инвалидности, которое обеспечивает частичную замену заработной платы работникам, которые берут отпуск, чтобы связаться с новым ребенком или ухаживать за тяжело больным членом семьи.
  • Новый Закон об отпуске по уходу за ребенком (NPLA): Расширяет права CFRA на более мелких работодателей (20-49 сотрудников) для связывания детей.

В справочниках должно быть указано право работника на получение продолжительных пособий по здоровью во время отпуска, права на восстановление и процесс запроса отпуска (обычно уведомление за 30 дней, если это прогнозируется).

5.Компенсация работникам

Калифорния требует, чтобы каждый работодатель имел страховку компенсации работникам и размещал уведомление на рабочем месте. В справочнике следует информировать сотрудников о том, как сообщать о травме или болезни, где получить медицинское лечение, и о запрете на возмездие за подачу иска. Включить имя страховщика и номер требования перевозчика, если это применимо.

Дополнительные обязательные политики (Калифорния-Специфика)

6.Платный больной отпуск

Согласно Закону о здоровых рабочих местах, здоровых семьях 2014 года, большинство сотрудников начисляют по крайней мере один час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы (или эквивалентное единовременное начисление), с ограничением 48 часов (6 дней) в год. В руководстве должны объясняться начисление, использование (для сотрудника или члена семьи, включая назначенных лиц), требования уведомления и запрет на возмездие. Многие города (например, Беркли, Окленд, Сан-Франциско, Санта-Моника) имеют свои собственные оплачиваемые отпуска по болезни, которые могут быть более щедрыми.

7. Размещение лактации

Раздел 1030 Трудового кодекса требует от работодателей обеспечить частное, чистое место (кроме ванной комнаты) для сотрудников, чтобы выразить грудное молоко, и разумное время перерыва. В руководстве следует описать, как запросить жилье и обязанность работодателя предоставить холодильник и доступ к раковине.

8. Уголовная история и проверка биографии

Калифорнийский закон «Запретить ящик» (AB 1008) запрещает работодателям спрашивать о криминальной истории кандидата до тех пор, пока не будет сделано условное предложение о работе. В руководстве должна быть указана политика компании в отношении проверок биографических данных, включая процесс индивидуальной оценки и право работника на получение копии любого отчета, используемого в неблагоприятном решении. Кроме того, Закон о расследовании агентств по отчетности потребителей (ICRAA) требует письменного раскрытия и разрешения перед проведением расследования потребительского отчета. Любое использование кредитных отчетов для целей трудоустройства сильно ограничено в соответствии с разделами 1024.5 и 1024.6 Трудового кодекса.

9. Политика конфиденциальности

Работодатели могут контролировать электронные коммуникации, использование компьютеров и физические помещения, но Калифорнийское вторжение в Закон о конфиденциальности (CIPA) и Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций требуют раскрытия. В руководстве должно четко указываться, что происходит мониторинг (например, электронная почта, использование Интернета, видеонаблюдение) и что сотрудники не ожидают конфиденциальности в оборудовании, предоставляемом компанией. Для политики тестирования на наркотики законодательство штата устанавливает строгие ограничения - случайное тестирование обычно разрешено только для безопасных позиций.

10. Предупреждение насилия на рабочем месте

В соответствии с SB 553 (вступил в силу в 2024 году), работодатели должны внедрить письменный план предотвращения насилия на рабочем месте и включить его в справочник или в качестве отдельной политики.

Рекомендуемая политика и лучшие практики

Помимо юридических мандатов, некоторые стратегии способствуют соблюдению и ясности. Рассмотрим возможность добавления следующих разделов:

  • Кодекс поведения: Стандарты профессионального поведения, конфликта интересов, подарков и внештатной занятости.
  • Ведение учета времени и посещаемость: Правила для включения/выключения, запроса времени и отсутствия отчетности.
  • Технологии и социальные сети: Допустимое использование устройств компании, конфиденциальность частной информации и руководящие принципы для деятельности в социальных сетях (при защите прав NLRA).
  • Безопасность на рабочем месте: Требования Программы профилактики травматизма и болезней (IIPP) в соответствии с Cal/OSHA, включая чрезвычайные процедуры, отчетность об опасности и средства индивидуальной защиты.
  • Листья отсутствия: Комплексная матрица отпусков, охватывающая обязанности присяжных, обязанности свидетелей, военный отпуск (Закон о правах на трудоустройство и переработку в унифицированных службах, USERRA), отпуск по голосованию, отпуск по школьной деятельности (родители / опекуны) и отпуск по донорству органов / костного мозга.
  • Религиозное жилье: В соответствии с FEHA работодатели должны разумно приспосабливаться к религиозным обрядам, если это не создает чрезмерных трудностей.
  • Защита от разоблачителей: Законы Калифорнии о разоблачителях (разделы 1102.5, 6310 Трудового кодекса) защищают сотрудников, которые сообщают о нарушениях закона.

Специальные соображения для удаленных и гибридных рабочих сил

Многие сотрудники в Калифорнии работают удаленно, часто по линии штатов. В справочниках следует учитывать, как политика применяется к удаленным работникам, в частности, соблюдение правил хронометража, соблюдение правил приема пищи / отдыха, возмещение расходов (требуется в соответствии с разделом 2802 Трудового кодекса для необходимых расходов) и проверки безопасности в домашних офисах. Если сотрудники работают за пределами Калифорнии, работодатели должны знать о законах других штатов, но в руководстве следует отметить, что законодательство Калифорнии регулирует работу сотрудников в Калифорнии.

Язык и доступ

Если 10% или более рабочей силы говорят на языке, отличном от английского, калифорнийское законодательство требует, чтобы обучение по технике безопасности, уведомления о заработной плате и определенные политики были предоставлены на этом языке. Хотя это не строго требуется для всего руководства, предоставление двуязычной версии может избежать претензий о несправедливом обращении. DFEH часто рекомендует, чтобы руководства были доступны на основных языках рабочей силы.

Арбитражные соглашения и отказ от ответственности

Включение арбитражного соглашения в справочник может быть рискованным. Согласно законодательству Калифорнии (как уточняется Верховным судом Калифорнии в деле Viking River Cruises v. Moriana) и последующим поправкам к кодексу), арбитражные соглашения, которые отказываются от представительских претензий PAGA, могут быть неисполнимыми. Если работодатель решает включить арбитражную политику, она должна быть отдельным, автономным документом с взаимным согласием и не может быть условием трудоустройства. В руководстве должно четко указываться, что любое арбитражное соглашение не является частью самого справочника и регулируется его собственными условиями. Отказ от ответственности за то, что руководство не создает контракт, имеет решающее значение.

Аналогичным образом, руководства должны включать отказ от договорных прав на первой странице, указав, что руководство предназначено только для информационных целей, что политики могут быть изменены в любое время, и что сотрудники должны ознакомиться с последней версией.

Реализация и общие подводные камни

Даже соответствующие руководства могут создать ответственность, если они содержат язык, который противоречит законодательству Калифорнии.

  • Заявление о том, что сверхурочная работа требует предварительного одобрения (незаконно; сверхурочная работа основана на отработанных часах, а не на разрешении).
  • Требование использования отпуска до отпуска по болезни (больничный отпуск является охраняемым правом; отпуск должен быть выплачен по окончании отпуска).
  • В том числе политики посещаемости «без вины», которые не учитывают CFRA, PDL или отпуск по инвалидности.
  • Использование широких положений о конфиденциальности, которые могут охладить, защищает согласованную деятельность в соответствии с Законом о национальных трудовых отношениях.
  • Не включение копии последней версии руководства в личное дело каждого сотрудника или неполучение подписанного подтверждения о получении.

Без этого сотрудники могут позже заявить, что они никогда не видели политики. В форме должно быть указано, что руководство не является контрактом и что трудовые отношения по желанию остаются неизменными.

Регулярные обновления и юридический обзор

Законы о занятости в Калифорнии меняют каждую законодательную сессию. Только за последние несколько лет новые законы повлияли на оплачиваемый отпуск по болезни, дополнительный отпуск по COVID-19 (сейчас истек), предотвращение насилия на рабочем месте, расширенный CFRA (сейчас охватывает мелких работодателей) и ограничения на соглашения о неконкурентности и положения о неразглашении. Работодатели должны планировать юридический аудит своего руководства по крайней мере один раз в год и после любых серьезных законодательных изменений. Консультирование лицензированного в Калифорнии адвоката по трудоустройству во время процесса разработки и пересмотра является лучшим способом минимизировать риск.

Ресурсы

Для получения дополнительных рекомендаций работодатели могут ознакомиться с этими официальными источниками:

Тщательное, юридически совместимое руководство для сотрудников является одним из самых ценных инвестиций, которые работодатель может сделать. Решая вышеописанные требования к Калифорнии и регулярно обновляя политику в ответ на правовые изменения, работодатели могут защитить свой бизнес, уважать права сотрудников и создать культуру доверия и подотчетности.