Что такое фонды-реставраторы?

Средства для хранения - это авансовые платежи, сделанные клиентом адвокату или юридической фирме до того, как будут выполнены какие-либо юридические услуги. Эти средства помещаются на трастовый счет (часто называемый счетом IOLTA) и остаются собственностью клиента до тех пор, пока адвокат не заработает их работой. Ключевое различие: средства для хранения не являются деньгами адвоката - они являются депозитом, хранящимся в сохранности. Только когда адвокат выставляет счета против держателя для фактически оказанных услуг, деньги становятся заработанным доходом.

Цель удержания является двойной. Во-первых, это гарантирует, что адвокат имеет средства для покрытия сборов и расходов по мере их возникновения, снижая риск взыскания. Во-вторых, это создает обязательство от клиента, сигнализируя о серьезном намерении продолжить юридическое представительство. Средства удержания регулируются правилами этики адвокатов штата и во многих юрисдикциях Типовыми правилами профессионального поведения Американской ассоциации адвокатов , особенно правилом 1.15 о сохранности имущества.

Понимание юридической природы сберегателей имеет решающее значение, поскольку неправильное обращение с ними, например, смешивание с фондами юридической фирмы, может привести к снятию с них ответственности, гражданской ответственности или уголовным обвинениям. Для клиентов знание того, что их деньги хранятся на сегрегированном доверительном счете, обеспечивает уверенность в том, что юридическая фирма работает этично. Помимо основ, фонды сберегателей также служат финансовым обязательством, которое согласовывает интересы обеих сторон: адвокат обеспечивает оплату заранее, а клиент обеспечивает внимание и ресурсы адвоката.

Как работают фонды на практике

Когда клиент соглашается на договор о сохранении, средства помещаются на трастовый счет юридической фирмы. Затем фирма отслеживает эти средства с помощью реестра, который регистрирует каждый депозит, выплату и вычет по счетам. Как правило, адвокат отправляет счета-фактуры на ежемесячной или контрольной основе, подробно описывая выполненные услуги и соответствующие сборы. Остаток на балансе уменьшается на сумму каждого счета-фактуры, и клиент получает заявление, показывающее оставшийся остаток.

Если баланс удерживающего средства низкий, юридическая фирма может запросить пополнение. В некоторых соглашениях это происходит автоматически по заранее определенному триггеру. Адвокат должен прекратить работу, если удерживающий инструмент исчерпан, если клиент не предоставит дополнительные средства или не согласится на другой метод выставления счетов. При заключении обязательства требуется быстрое возмещение любой незаработанной части. Этот цикл внесения депозита, выставления счетов, пополнения и возврата формирует ядро управления фондом удерживающего средства.

Виды ретаржей

Не все сберегатели одинаковы. Тип соглашения сберегателя диктует, как хранятся, оплачиваются и потенциально возвращаются средства. Три основные категории - общие сберегатели, специальные сберегатели и сберегатели безопасности.

Генеральный резерватор

Общий фиксатор - это плата, уплаченная для обеспечения доступности адвоката в течение определенного периода. Адвокат соглашается быть доступным для любых юридических вопросов в определенной области, и клиент платит фиксированную сумму - часто невозвратную. Общие фиксанты обычно зарабатывают при получении, потому что адвокат обязуется отказаться от других возможностей. Однако многие юрисдикции по-прежнему требуют, чтобы клиенту было дано четкое объяснение в письменной форме, что плата не подлежит возврату и не является депозитом. Даже тогда суды могут тщательно изучить невозвратные пункты для разумности. Некоторые юрисдикции запрещают невозвратные фиксанты в целом, считая их этически подозрительными.

Специальный кладовщик

Специальные сберегатели (или "истинные сберегатели") являются наиболее распространенными в судебных и транзакционных работах. Клиент вкладывает средства в траст, и адвокат выставляет счета против этого баланса, поскольку услуги выполняются. Сберегательный счет принадлежит клиенту до тех пор, пока не будет заработан, и любая неизрасходованная часть должна быть возвращена после завершения дела или если представление заканчивается. Этот тип сберегательного счета требует тщательного учета, потому что каждый час или задача должны быть зарегистрированы и привязаны к списку с удержания. Если сберегательный счет исчерпан, адвокат должен получить дополнительное согласие от клиента до продолжения работы или нарушения правил оплаты. Специальные сберегатели являются золотым стандартом для этических выставления счетов, потому что они идеально согласуются с принципом, что средства остаются собственностью клиента до тех пор, пока не будет заработано.

Защитник

В отличие от специального держателя, адвокат не выставляет счет против него отдельно, и если клиент не платит, адвокат может (с соответствующим разрешением и правилами бара) применить держателя безопасности для удовлетворения неоплаченного счета. Сберегательные держатели менее распространены в потребительском праве, но используются в корпоративных или сложных вопросах, где риск неплатежа высок. Они также должны быть в доверительном управлении, пока фактически не применено к заработанной комиссии. Адвокаты должны быть осторожны, чтобы получить четкое согласие клиента перед привлечением против держателя безопасности, поскольку преждевременное использование может представлять собой конверсию.

Этика фондов-реставраторов

Этические правила, регулирующие фонды, действующие для защиты клиентов и сохранения общественного доверия к адвокатской профессии. Основной принцип заключается в том, что средства клиентов принадлежат клиенту до тех пор, пока они не будут заработаны, а адвокаты выступают в качестве доверенных лиц. Модельное правило 1.15 ABA устанавливает базовый уровень: адвокаты должны владеть имуществом клиентов отдельно от собственной собственности адвоката, вести полную отчетность и вести оперативный учет. Государства приняли эти правила с местными изменениями, но фидуциарная обязанность является универсальной.

Повторяющаяся этическая ловушка - это искушение рассматривать незаработанные средства в качестве твердого дохода. Даже если клиент вряд ли будет оплачивать будущие счета, адвокат не может применять незаработанные средства к просроченным счетам без явного согласия клиента и четкого соглашения. Это равносильно конвертации. Аналогичным образом, адвокаты должны избегать использования трастовых счетов в качестве личных контрольных счетов. Каждый вывод средств должен быть для конкретного клиента и должным образом документирован. Этическая обязанность распространяется на обязанность защищать средства клиента от кражи, незаконного присвоения или даже случайного неправильного использования.

Что происходит, когда этика нарушается

Нарушения правил доверительного учета могут привести к тяжелым последствиям. Государственные коллегии адвокатов регулярно расследуют жалобы на смешение, присвоение или неучет. Штрафы варьируются от частных выговоров до публичного осуждения, приостановления и отстранения. В крайних случаях могут быть предъявлены уголовные обвинения в краже или мошенничестве. Юридические фирмы также могут столкнуться с гражданской ответственностью за нарушение фидуциарной обязанности, включая утроенный ущерб в некоторых штатах. Репутационный ущерб от нарушения этики может разрушить юридическую практику, делая соблюдение необоротным.

Правильное обращение с фондами ретейлеров

Адвокаты и юридические фирмы должны придерживаться строгих протоколов при управлении фондами сберегателей. Краеугольным камнем надлежащего обращения является ведение отдельного трастового счета , который никогда не смешивается с операционными счетами фирмы. Сберегатели каждого клиента должны быть идентифицированы либо отдельным субсчетом, либо через тщательные записи в реестре.

Счета IOLTA

Большинство штатов требуют, чтобы номинальные или краткосрочные средства клиентов хранились на процентных счетах, при этом проценты выплачиваются государственной программе IOLTA, которая финансирует юридическую помощь и другие инициативы в области государственных услуг. Более крупные или долгосрочные депозиты клиентов могут храниться на процентных счетах, не связанных с IOLTA, с процентами, зачисленными клиенту. Юристы должны консультировать клиентов по этим вариантам и получать решения в письменной форме. Национальный ресурсный центр IOLTA предоставляет руководство по соблюдению во всех юрисдикциях. Неспособность правильно обозначить счета IOLTA может привести к потере процентных доходов для программ юридической помощи и потенциальных дисциплинарных мер.

Ведение учета и аудит

Каждый депозит, выплата и перевод должны быть записаны с датой, именем клиента, материей и суммой. Ежемесячные сверки реестра доверия с банковскими выписками являются обязательными в большинстве юрисдикций. Многие государственные бары проводят случайные проверки трастовых счетов адвокатов, и даже незначительные расхождения могут вызвать расследования. Модель ошибок - даже без преднамеренных нарушений - может привести к санкциям, если она демонстрирует халатность. Многие юридические фирмы теперь используют специализированное программное обеспечение для учета доверия, которое автоматизирует сверки и уменьшает человеческие ошибки.

Заимствование и заимствование из доверия

Комминг — смешение клиентских трастовых фондов с фондами фирмы — является одним из самых серьезных нарушений этики. Даже временное «заимствование» у клиента для покрытия личных расходов запрещено. Трастовые фонды должны использоваться только для дела клиента. Нарушения могут привести к снятию с него обязательств, реституции и уголовным обвинениям. Еще одна распространенная ошибка — использование трастового счета в качестве личного или бизнес-чекового счета, что может привести к непреднамеренному смешению. Адвокаты также должны избегать использования клиентских средств для оплаты накладных расходов фирмы, даже если они намерены возместить позже.

Обвинения против фондов ретейлеров

Обвинение в совершении векселя против держателя требует тщательного согласования с соглашением о вознаграждении и этическими правилами. Сборы должны быть разумными и не чрезмерными. Адвокат обычно отправляет периодические счета-фактуры (ежемесячно или в течение одного этапа), в которых подробно описываются выполненные услуги, затраченное время и понесенные сборы. Затем счет-фактура вычитается из остатка на балансе. Адвокат должен обеспечить, чтобы вычеты соответствовали фактическим услугам, которые были выполнены, и что клиент получает четкое заявление о оставшемся держателе.

Когда хозяин выдохся

Как только баланс удерживающего средства приближается к нулю, адвокат должен прекратить работу, если клиент не пополнит резервного держателя или не согласится на другое соглашение о выставлении счетов. Некоторые юрисдикции требуют письменного согласия, прежде чем продолжать работу за пределами держателя. Адвокаты, которые продолжают работать без достаточных средств, рискуют быть обвиненными в начислении счетов без разрешения. Проактивное общение с клиентом о низких балансах имеет важное значение - многие фирмы отправляют автоматические оповещения, когда удерживающий инструмент падает ниже 20% первоначальной суммы. Клиенты ценят предварительное уведомление, чтобы они могли решить, пополнять или искать альтернативное финансирование.

Возврат неиспользованных хранилищ

После прекращения представительства (будь то клиент, адвокат или заключение дела), любые незаработанные средства сберегателя должны быть возвращены быстро - обычно в течение 30 дней. Невозврат может привести к нарушению фидуциарной обязанности и дисциплинарных мер. Даже если в соглашении говорится, что сберегатель "не подлежит возврату", многие суды постановили, что такие положения не могут переопределить этические обязанности по возврату незаработанных сборов. Самая безопасная практика заключается в структурировании сберегателей в качестве специальных депозитов доверия и счета против них, обеспечивая полную возвратность за незаработанные суммы. Некоторые государства требуют, чтобы письменная политика возврата была включена в соглашение о сборе.

Общие подводные камни и лучшие практики

И адвокаты, и клиенты сталкиваются с повторяющимися подводными камнями с помощью средств на удержание. Следующие передовые методы могут смягчить споры и обеспечить соблюдение.

Четкое письменное соглашение о пошлинах

Каждое соглашение о пополнении должно быть кодифицировано в письменном соглашении о погашении, подписанном клиентом. В соглашении должно быть указано: тип держателя, как будут храниться средства, ставка (ставки), какие расходы включены, как подаются счета-фактуры, процесс пополнения и условия возврата средств. Нечеткие соглашения являются основной причиной жалоб на этику. В идеале соглашение должно также описывать, что происходит, если держатель не пополняется и выплачиваются ли проценты по трастовым счетам клиенту или IOLTA.

Точная и прозрачная запись

Юристы должны использовать профессиональное программное обеспечение для учета доверия, которое автоматически отслеживает балансы клиентов и работает с выверкой банковских счетов. Ручные таблицы подвержены ошибкам и часто не проходят проверку аудита. Клиенты должны получать регулярные отчеты, показывающие начальный баланс, новые депозиты, оплаченные счета и текущий баланс. Прозрачность создает доверие и уменьшает споры по выставлению счетов. Многие юрисдикции требуют, чтобы клиенты получали отчеты по крайней мере ежеквартально, но ежемесячная становится стандартной лучшей практикой.

Регулярное общение с клиентами

Клиенты часто испытывают беспокойство по поводу сберегателей, потому что они беспокоятся о том, что их деньги будут использованы неправильно. Проактивная коммуникация - периодические обновления о ходе дела, уведомления о балансе раз в две недели или месяц и немедленное уведомление, когда сберегатель низкий - облегчает беспокойство и способствует сотрудничеству. Некоторые фирмы используют клиентские порталы, где клиенты могут войти, чтобы просмотреть балансы сберегателей в режиме реального времени и счета. Эта прозрачность не только снижает количество телефонных звонков, но и демонстрирует приверженность фирмы этической практике.

Соблюдение государственных и федеральных правил

У каждого штата есть свои правила, регулирующие трастовые счета, IOLTA и политику возврата средств. Федеральные правила могут также применяться, если юридическая фирма обрабатывает государственные контракты или вопросы банкротства. Юристы должны оставаться в курсе изменений и назначать сотрудника по соблюдению или внешнего аудитора для доверительного учета. Многие ассоциации адвокатов предлагают бесплатные или недорогие курсы по доверительному учету CLE, которые могут быть ценным ресурсом для соблюдения требований.

Соблюдение нормативных требований и этика

Типовые правила профессионального поведения ABA обеспечивают национальную основу, но соблюдение соблюдается на государственном уровне. Правило 1.15 требует, чтобы адвокаты держали имущество клиента отдельно, вели полные записи и оперативно выплачивали или доставляли имущество клиенту. Правило 1.5 предписывает, чтобы сборы были разумными и четко сообщались.

Государственные адвокаты часто публикуют подробные руководящие принципы по учету доверия, такие как ресурсы ABA на трастовых счетах . Многие штаты, включая Калифорнию и Нью-Йорк, требуют непрерывного юридического образования (CLE) по учету доверия каждые несколько лет. Нарушения могут привести к выговору, приостановлению или отстранению от должности, в дополнение к гражданской реституции. Отчеты о дисциплине Калифорнийского государственного адвокатского бюро показывают многочисленные случаи, когда неправильное управление трастовым счетом привело к серьезным штрафам. Адвокаты также должны знать о риске претензий о халатности: если клиент теряет средства из-за ошибок в учете доверия, адвокат может нести личную ответственность за ущерб плюс проценты.

Технологии и управление контейнерами

Современная юридическая практика все больше полагается на технологии для эффективного и этичного управления сберегателями. Облачные платформы для выставления счетов (например, Clio, PracticePanther, MyCase) включают интегрированные модули учета доверия, которые автоматически согласовывают, отправляют клиентские выписки и отмечают низкие балансы. Некоторые платформы предлагают клиентские порталы, где клиенты могут просматривать свой баланс сберегателя в режиме реального времени, уменьшая нагрузку на персонал для основных запросов. Ресурсы трастового учета Clio обеспечивают хороший обзор того, как работают такие инструменты.

Еще одним нововведением является использование автоматизированных систем пополнения резервов, которые автоматически запрашивают дополнительные средства, когда баланс падает ниже заданного порога, с согласия клиента. Это снижает риск истощения средств в середине дела. Однако юристы должны быть осторожны, чтобы не автоматизировать выставление счетов таким образом, чтобы обойти одобрение клиента для каждого счета. Регулярный обзор технологических функций против правил государственной адвокатуры имеет важное значение. Некоторые новые инструменты также предлагают прогнозную аналитику для оценки того, как долго будет длиться резерв на основе моделей выставления счетов, помогая фирмам и клиентам планировать заранее.

Коммуникация с клиентами и прозрачность

Клиенты часто не понимают механику средств на удержание. Адвокат, который требует времени, чтобы объяснить процесс доверительного счета, циклы выставления счетов и политики возврата, демонстрирует добросовестность и снижает вероятность споров. Лучшая практика включает отправку первоначального письма на удержание, в котором объясняется: «Ваш удержатель в размере $X будет депонирован на наш трастовый счет. Вы будете получать ежемесячные отчеты с указанием понесенных сборов и оставшегося остатка. Любая незаработанная часть будет возвращена после завершения дела».

Когда возникают споры по поводу использования удержания, адвокат должен незамедлительно предоставить подробный учет. Отказ от учета средств удержания сам по себе является нарушением этики. Многие государственные бары предлагают посреднические услуги для споров о гонорарах, но предотвращение посредством четкого общения намного лучше. Адвокаты также должны вести учет всей корреспонденции, связанной с удержанием, включая электронные письма и заметки о встречах, чтобы защититься от более поздних обвинений. Одной из эффективных стратегий является проведение краткой сессии по регистрации клиентов, чтобы пройти через соглашение удержания и ответить на любые вопросы - это устанавливает ожидания и строит взаимопонимание с самого начала.

Заключение

Для юристов тщательный учет доверия, четкие соглашения о сборах и прозрачный выставление счетов являются необоротными профессиональными обязательствами. Для клиентов понимание характера держателей позволяет им контролировать расходы и обеспечивать соблюдение своих прав. Придерживаясь принципов, изложенных здесь, и используя доступные технологии и нормативные рекомендации, обе стороны могут создать основу доверия и подотчетности. Юридический выставление счетов не обязательно должно быть состязательным; при надлежащем обращении с фондами держателей это становится логичным, прозрачным процессом, который приносит пользу всем вовлеченным.