Как обучать сотрудников точным юридическим процедурам выставления счетов

Введение

Точный юридический биллинг - это не просто административная задача - это краеугольный камень доверия клиентов, прибыльности фирмы и этического соответствия. Каждый раз, когда запись, счет и оплата отражают профессионализм фирмы и внимание к деталям. Тем не менее, ошибки выставления счетов остаются одним из наиболее распространенных источников споров клиентов и утечки доходов. Правильная подготовка персонала по процедурам выставления счетов помогает предотвратить эти ошибки, уменьшает споры и повышает общую эффективность. Хорошо обученная команда может рано улавливать расхождения, придерживаться рекомендаций клиентов и производить чистые счета, которые оплачиваются быстрее. Эта статья предоставляет практические шаги для эффективного обучения вашего персонала точным юридическим процедурам выставления счетов, от основополагающих концепций до постоянного мониторинга и интеграции технологий.

Стоимость ошибок при выставлении счетов

Прежде чем погрузиться в методы обучения, важно понять, что поставлено на карту. Неточный выставление счетов напрямую влияет на прибыль и репутацию юридической фирмы. Общие последствия включают:

Недовольство клиентов и потеря доверия — Клиенты, которые получают запутанные или завышенные счета, с большей вероятностью будут оспаривать их, задерживать оплату или вести свой бизнес в другом месте.
Письменные скидки и снижение рентабельности — фирмы часто записывают или списывают часы, которые не могут быть адекватно оправданы, снижая темпы реализации.
Этические риски и риски соблюдения требований (FLT: 1) — Многие юрисдикции требуют четкого и точного выставления счетов в соответствии с правилами профессионального поведения.Нарушения могут привести к санкциям, конфискации платы или претензиям на халатность.
Пропущенное административное время — Исправление ошибок при выставлении счетов требует времени, которое можно потратить на работу с клиентами или развитие бизнеса.

Для более глубокого изучения этических последствий выставления счетов обратитесь к Типовому правилу 1.5 ABA о сборах и связанным с ним комментариям о разумности и коммуникации.

Выявление распространенных ошибок в биллинге

Эффективное обучение должно учитывать фактические ошибки, которые чаще всего совершают сотрудники. Хотя у каждой фирмы есть свои собственные болевые точки, в законном выставлении счетов повсеместно встречаются следующие проблемы:

Блокировка счетов — объединение нескольких задач в единую временную запись без специфичности (например, «работа над делом» вместо детализации каждого вида деятельности).
Нечеткие или загадочные описания — использование жаргона, акронимов или неполных фраз, которые не передают выполненную работу.
Окружающие ошибки — Время округления приращения больше, чем политика фирмы (например, округление от 6 минут до 15 минут) раздувает счета.
Неправильное применение ставки — Применение неправильной ставки выставления счетов по делу, особенно при работе со смешанными ставками, старшинством уровней или скидками для клиента.
Незаписанное время — неспособность захватить время для телефонных звонков, электронной почты или быстрых задач, которые складываются в течение дела.
Дублирующие записи — Выполнение одной и той же задачи дважды, часто из-за нескольких сотрудников, вводящих перекрывающее время.
Несоблюдение правил выставления счетов клиентам — Многие корпоративные клиенты имеют строгие правила о том, когда задачи могут быть выставлены на счет, требуемые форматы повествования и максимальные приращения.
Неправильное распределение расходов — взимание выплат, которые должны поглощаться в качестве накладных расходов или не получение предварительного письменного согласия на крупные расходы.

Обучение должно включать примеры каждого типа ошибки и практические упражнения для их выявления и исправления. Используйте реальные (анонимизированные) образцы записей из вашей собственной фирмы, чтобы сделать обучение актуальным.

Создание фонда: основные концепции для персонала

Хранение времени лучшие практики

Точный расчет счетов начинается с точного учета времени. Каждый сотрудник, который записывает время, должен понимать важность одновременного ввода - ожидание до конца дня или недели вызывает догадки и упущения. Ключевые методы включают:

Запись времени сразу после выполнения задачи, используя специальное программное обеспечение или таймер фирмы.
Описывая работу простым языком, который мог бы понять кто-то вне правового поля.
Использование согласованных, утвержденных кодов задач (например, кодов СУБД), если это требуется политикой клиента или фирмы.
Разбивка больших блоков времени на отдельные записи для каждого отдельного вида деятельности (например, «обзор 25 ответов на открытие», а не «работает над открытием весь день»).
Понимание минимального увеличения счета и при округлении приемлемо — многие фирмы используют 6-минутные увеличения, но некоторые клиенты требуют 1-минутные увеличения.

Полезным ресурсом в современной практике хронометража является Руководство по отслеживанию времени для юристов , которое предлагает советы по последовательности и точности.

Клиентские Биллинговые соглашения

Персонал должен понимать различные механизмы оплаты, которые использует фирма, и как каждый из них влияет на выставление счетов.

Почасовая оплата — Требует точных временных записей и надлежащего применения согласованной ставки на адвоката / юриста. Персонал должен проверить таблицу тарифов клиента перед входом во время.
Плоские сборы — Время все еще может потребоваться для анализа рентабельности, но не происходит почасовой оплаты. Персонал должен знать, что не следует выставлять счета по фиксированным ставкам на почасовой основе.
Сборы за непредвиденные расходы — выставление счетов откладывается до урегулирования или вынесения решения; персонал должен записывать время и расходы, но не отправлять регулярные счета-фактуры.
Резервисты — Персонал должен различать заработанные сберегатели (депозиты, применяемые к будущим счетам) и незаработанные сберегатели (держатся в доверительном управлении до заработанного).
Фиксированные сборы / альтернативные сборы (AFA) - могут включать бюджеты, оплату за выполнение задач или бонусы за успех. Персонал должен понимать пороговые значения бюджета и когда предупреждать надзорных адвокатов о перерасходах.

Обучение должно включать в себя обзор стандартных писем о сборах и соглашений о сохранении, чтобы сотрудники знали, где найти условия выставления счетов.

Разработка комплексной программы обучения

Оценка уровней квалификации персонала

Подход к обучению в один размер подходит для всех редко работает. Новые сотрудники могут не иметь опыта выставления счетов, в то время как опытный персонал может нуждаться в обновлении обновленного программного обеспечения или рекомендаций для клиентов. Начните с проведения оценки навыков - опросы, короткие викторины или обзор последних данных о точности выставления счетов. Это помогает адаптировать учебную программу для устранения наиболее распространенных пробелов в знаниях.

Подходы смешанного обучения

Взрослые учатся лучше всего, когда информация представлена в нескольких форматах. объедините следующие методы для создания надежного опыта обучения:

Интерактивные семинары — живые, личные или виртуальные сессии, где сотрудники практикуют вход во время, создание предзаписей и запуск отчетов.
Модули электронного обучения — Записанные учебные пособия, охватывающие конкретные темы (например, «Как ввести время для слушания движения» или «Понимание кодов UTBMS»).
Справочные руководства и быстрые руководства — Разработайте справочник по выставлению счетов, который включает пошаговые инструкции для общих задач, резюме рекомендаций клиентов и списки утвержденных кодов задач.
Тренинг один на один — новый или борющийся персонал с наставником по выставлению счетов, который может предоставить персонализированную обратную связь о своих временных записях и счетах-фактурах.
Казные исследования и ролевые сценарии — Представить вымышленный (или анонимный) клиентский вопрос и попросить персонал создать записи, а затем рассмотреть их как группу. Обсудить, на что может быть оспорена каждая запись.
Регулярные викторины и оценки — Короткие тесты после каждого модуля для усиления обучения и определения того, кто нуждается в дополнительной помощи.

Для проверенных методов обучения в профессиональных услугах рассмотрите структуру, изложенную в ресурсах Lorman Education Services о соответствии законным требованиям к выставлению счетов .

Практические упражнения и симуляции

Теория сама по себе не гарантирует точности. Создавайте упражнения, которые имитируют реальные сценарии:

Распределите набор из 20 описаний задач — некоторые подробные, некоторые расплывчатые — и попросите сотрудников переписать расплывчатые.
Предоставьте образец таблицы временных записей, которая содержит ошибки (блокирование выставления счетов, неправильные тарифы и т. Д.), И провести аудит персонала и исправить их.
Моделируйте проверку соответствия требованиям к выставлению счетов клиентам: дайте сотрудникам клиентскую записку с конкретными правилами, а затем партию записей для утверждения или отклонения.
Провести «аудит на неделю», когда записи каждого сотрудника рассматриваются тренером, с обратной связью, предоставленной в течение 24 часов.

Эти упражнения укрепляют уверенность и делают последствия ошибок ощутимыми.

Обучение Биллингу программного обеспечения и технологий

Ключевые особенности Master

Даже самые лучшие сотрудники могут ошибиться, если не знают, как эффективно использовать систему выставления счетов. Убедитесь, что каждый сотрудник чувствует себя комфортно:

Ввод времени — запуск/остановка таймера, ручной ввод, копирование записей с предыдущих дней (с осторожностью), связывание времени с конкретными вопросами и кодами задач.
Предзаявочный обзор — Запуск предзаявочных объявлений, чтение их на предмет ошибок и использование функций программного обеспечения для выявления недостающих описаний или дублирующих записей.
Генерация счетов-фактур — Понимание разницы между предварительным счетом и окончательным счетом-фактурой и как вносить изменения перед отправкой.
LEDES и форматы электронных счетов — Многие клиенты требуют электронного выставления счетов в LEDES 1998B, UTBMS или через центры электронных счетов, такие как Serengeti, Tymetrix или DataCert.
Отчетность — Создание отчетов для бюджетов клиентов, показателей реализации и неизрасходованного времени для раннего решения проблем.

Автоматизация проверок на соответствие

Современное программное обеспечение для выставления счетов может автоматизировать многие проверки соответствия. Обучите персонал включать и использовать встроенные проверки, такие как:

Минимальные требования к длине описания
Максимальное время нарастания оповещений
Правила сопоставления ставок, которые предупреждают, что введенная ставка отличается от согласованной ставки клиента
Двойное обнаружение входа

Хотя автоматизация снижает уровень ошибок, персонал должен все же понимать, почему существует правило, чтобы они не слепо не проверяли валидацию. Подчеркните, что программные флаги являются сетью безопасности, а не заменой тщательного обзора.

Использование отчетности для самоаудита

Поощряйте сотрудников проводить личные резюме времени каждую неделю, чтобы проверить наличие пробелов или несоответствий. Например, сравнение их расчетных часов с бюджетом вопроса или их собственными историческими средними показателями может выявить модели недооценки или переоценки. Органы управления поездами о том, как использовать отчеты о списании / списании для выявления сотрудников, у которых часто есть записи, сокращенные клиентами - явный признак потребностей в обучении.

Текущая подготовка и мониторинг

Регулярные курсы рефракции

Изменятся правила выставления счетов, появятся обновления программного обеспечения и новые сотрудники. Запланируйте обучение по обновлению по крайней мере ежеквартально, охватывая:

Обновления для клиентских рекомендаций или политики фирмы
Новые функции программного обеспечения (особенно если вы переходите на новую систему, такую как Clio, PracticePanther или Aderant)
Тенденции ошибок в выставлении счетов, выявленные в ходе внутренних аудитов
Этические обновления (например, изменения в правилах доверительного учета)

Сделайте эти сессии короткими и целенаправленными — 30-минутный вебинар с сессией вопросов и ответов более эффективен, чем дневное ежегодное обучение, которого боятся сотрудники.

Метрики и аудит производительности

Установить ключевые показатели эффективности (KPI) для точности выставления счетов и регулярно контролировать их:

Скорость реализации — процент отсчитываемого времени, который фактически собирается. Низкая реализация часто коррелирует с ошибками выставления счетов или неудовлетворенностью клиента.
Ставка списания/списания — отслеживайте, какие сотрудники имеют самые высокие показатели корректировки. Обеспечить дополнительную подготовку для тех, кто выше среднего по фирме.
Коэффициент отклонения счета-фактуры — Отслеживайте, как часто клиенты отказываются от счетов-фактур из-за несоблюдения руководящих принципов.
Своевременность ввода — Измерьте среднее время между выполнением задачи и вводом времени.Современный вход должен быть в течение 24 часов.
Аудит точности — Регулярно выбирайте 10-20% счетов каждый месяц для подробного обзора соответствия.

Публикуйте анонимные метрики, чтобы сотрудники могли видеть, как они сравниваются. Признание высокой точности может мотивировать других.

Обратная связь Loops и улучшение

Обучение не является односторонней улицей. Создавайте структурированные каналы для сотрудников, чтобы сообщать о запутанных политиках, ошибках программного обеспечения или неясностях клиентских рекомендаций. Используйте ящики предложений, ежемесячные круглые столы или анонимные опросы. Действуйте по обратной связи - если сотрудники постоянно борются с конкретным центром электронного выставления счетов клиента, предоставляют специализированное учебное пособие или создают чит-лист.

Программы признания

Позитивное подкрепление приводит к изменению поведения.

Премия «Звезда месяца» для сотрудников с нулевым отклонением счетов и постоянным своевременным вводом.
Небольшие бонусы или подарочные карты для достижения высоких показателей точности во время аудита.
Общественное признание на собраниях или в информационных бюллетенях.

Признание не только мотивирует получателя, но и сигнализирует всей фирме, что точность выставления счетов является ценным навыком.

Создание культуры точности выставления счетов

Обязательство руководства

Обучение будет эффективным только в том случае, если партнеры и старшие адвокаты моделируют поведение. Когда лидеры делают свои собственные записи во времени и с подробными рассказами, оно устанавливает стандарт. Поощряйте партнеров избегать блокировки выставления счетов и проводить те же учебные занятия, что и персонал. Лидеры также должны быть прозрачными в отношении финансовых последствий ошибок выставления счетов - разделение сумм списания на партнерских встречах может подчеркнуть серьезность.

Открытое общение

Персонал должен чувствовать себя комфортно, задавая вопросы о выставлении счетов, не опасаясь репрессий. Создайте безопасную среду, в которой бухгалтеры, юристы и партнеры могут сказать: «Я не знаю, как описать эту задачу для клиента X» или «Я думаю, что в таблице ставок есть несоответствие». Регулярно назначайте «рабочие часы» с менеджерами по выставлению счетов или сотрудниками по соблюдению требований для консультаций один на один.

Сотрудничество между Биллингом и адвокатами

Биллинг часто изолирован, но точность улучшается, когда специалисты по административным счетам и юристы работают вместе. Рассмотрим перекрестную подготовку: чтобы сотрудники по выставлению счетов присутствовали на коротком судебном разбирательстве или даче показаний, чтобы понять контекст записей, и адвокаты затеняют отдел выставления счетов, чтобы увидеть последствия неопределенных временных записей. Это взаимопонимание уменьшает трения и улучшает качество повествований.

Заключение

Эффективная подготовка по юридическим процедурам выставления счетов обеспечивает, чтобы сотрудники были осведомлены, уверены и соблюдали. Она превращает выставление счетов из рутинной работы в стратегическую функцию, которая укрепляет доверие клиентов и защищает доходы фирм. Инвестируя в комплексное и постоянное образование - охватывающее основополагающие концепции, практические упражнения, овладение технологиями и постоянный мониторинг эффективности - юридические фирмы могут повысить точность выставления счетов, повысить удовлетворенность клиентов и укрепить их финансовую стабильность. Стоимость обучения ничтожна по сравнению с потерями, вызванными ошибками, которых можно избежать; хорошо подготовленная команда по выставлению счетов является одной из лучших инвестиций, которые фирма может сделать.