Table of Contents

В последние годы удаленные и виртуальные закрытия недвижимости перешли от нишевого удобства к основным ожиданиям. Движимые достижениями в области технологии цифровой подписи, безопасных платформ видеоконференций и необходимостью гибкости на быстро развивающемся рынке, эти закрытия позволяют покупателям, продавцам и их представителям завершить сделку, не находясь в одной комнате или даже в одном и том же состоянии. Независимо от того, являетесь ли вы впервые покупателем жилья или опытным инвестором, понимание того, как подготовиться к виртуальному закрытию, может сэкономить вам время, уменьшить стресс и обеспечить бесшовную передачу собственности. Это всеобъемлющее руководство проведет вас через каждый этап процесса подготовки, от понимания технологии до рассмотрения документов и координации с вашей командой.

Понимание процесса виртуального закрытия

Закрытие виртуальной недвижимости, также известное как дистанционное закрытие или электронное закрытие, использует электронные подписи, цифровую доставку документов и часто видеоконференцию для выполнения окончательных документов сделки с недвижимостью. В традиционном закрытии все стороны собираются в одном месте - часто титульной компании или адвокатской конторе - для подписания документов лично. В виртуальном закрытии каждый участник подписывает из своего собственного местоположения, с агентом закрытия (или агентом по урегулированию), облегчающим сессию в Интернете.

Большинство виртуальных закрытие полагаются на комбинацию платформ: безопасный инструмент видеоконференций для связи в реальном времени, служба электронной подписи, такая как DocuSign или Adobe Sign для юридически обязывающих подписей и безопасный портал для загрузки и загрузки документов. Процесс закрытия обычно включает в себя следующую последовательность:

  • Покупатель, продавец и агенты получают цифровой пакет закрытия, содержащий все окончательные документы.
  • Запланированная видеоконференция связывает участников с агентом по закрытию, который направляет их через каждый документ.
  • Участники подписывают документы в электронном виде по мере их прохождения, а агент по закрытию подтверждает, что все подписи заполнены правильно.
  • Средства передаются в электронном виде посредством банковского перевода или других цифровых способов оплаты.
  • Сделка записывается в уездном или муниципальном бюро записи, часто в электронном виде.

Такой подход не только устраняет время в пути, но и снижает логистическую сложность координации нескольких графиков, однако цифровой характер процесса требует тщательной подготовки, чтобы избежать технических сбоев, недоразумений или юридических проблем.

Преимущества дистанционного закрытия недвижимости

Понимание преимуществ виртуального закрытия может мотивировать вас тщательно подготовиться. Помимо простого удобства, удаленные закрытия предлагают несколько ощутимых преимуществ:

  • Гибкость в планировании: Поскольку участникам не нужно путешествовать в одно место, вы можете часто закрывать в то время, которое более легко соответствует вашему расписанию, включая вечера или выходные, если ваш агент по закрытию предлагает эти часы.
  • Снижение стресса и стоимости: Избегание путешествий, особенно для покупателей, которые переезжают из другого штата, экономит время и деньги. Нет платы за парковку, расходов на газ или беспокойства о том, что вы опоздаете.
  • Быстрая обработка документов: Цифровые документы могут быть рассмотрены, подписаны и представлены мгновенно.Многие виртуальные закрытия могут быть завершены менее чем за час, по сравнению с традиционным закрытием, которое может занять 90 минут или более из-за личной логистики.
  • Усиление безопасности: Репутационные платформы электронной подписи используют шифрование, аудиторские следы и безопасное хранение. Это часто обеспечивает большую защиту, чем отправка бумажных документов по почте или курьером.
  • Упрощенная координация для сторон, не являющихся государственными: Если продавец уже переехал или покупатель переезжает, виртуальное закрытие устраняет необходимость для них возвращаться в место расположения недвижимости.

Несмотря на эти преимущества, виртуальное закрытие не является автоматическим — оно требует активного участия и подготовки со всех сторон.Остальная часть этого руководства посвящена тому, как обеспечить, чтобы ваше удаленное закрытие продолжалось без сбоев.

Ключевые стороны, участвующие в виртуальном закрытии

Прежде чем погрузиться в этапы подготовки, полезно знать, кто будет участвовать и какова роль каждого человека во время виртуального закрытия. Это осознание позволяет четко сообщать ожидания и избегать путаницы в последнюю минуту.

Покупатель и продавец

Вы являетесь основными подписантами. Как покупатель, вы подпишете кредитные документы, акт доверия или ипотеку, расчетную декларацию (Закрытие Раскрытия) и другие документы о передаче. Как продавец, вы подпишете акт о передаче права собственности, аффидевиты и любые раскрытия. Обеим сторонам необходимо надежное интернет-соединение, устройство с камерой и микрофоном, а также личное пространство для встречи.

Агенты по недвижимости

Агент вашего покупателя и агент по листингу могут присутствовать на закрытии, чтобы ответить на вопросы и обеспечить защиту интересов своего клиента. Во многих виртуальных закрытиях агенты выступают в качестве координаторов - они помогают вам протестировать технологию, просмотреть раскрытие закрытия раньше и убедиться, что все документы в порядке. Они не подписывают документы от вашего имени, но могут предоставить руководство во время видеосессии.

Агент по закрытию или агент по расселению

Это лицо (часто из титульной компании или юридической фирмы) проводит закрытие. Они загружают пакет документов, проводят видеоконференцию, проверяют личности и контролируют процесс подписания. Закрытие агента является центральной точкой контакта и обычно заранее отправляет вам ссылку на встречу, инструкции и ссылку на платформу электронной подписи.

Представитель кредитора

Если вы финансируете покупку, у вашего кредитора будет представитель, часто сотрудник по кредиту или процессор, который гарантирует, что все условия кредита будут выполнены и что окончательные кредитные документы включены в пакет закрытия. Они могут присутствовать во время видеозвонка или доступны по телефону, чтобы уточнить любые вопросы, связанные с кредитом.

Адвокат (если требуется)

В некоторых штатах адвокат должен присутствовать или хотя бы просматривать документы. При виртуальном закрытии адвокат может присоединиться к видеозвонку или просто просмотреть документы в автономном режиме. Проверить с вашим агентом по закрытию, чтобы понять, требуется ли участие адвоката в вашей юрисдикции.

Основные этапы подготовки к гладкому виртуальному закрытию

Правильная подготовка является единственным наиболее важным фактором успешного дистанционного закрытия. Следующие шаги разбивают то, что вам нужно сделать, от задолго до дня закрытия до моментов, предшествующих видеоконференции.

1.Подтвердить, что виртуальное закрытие разрешено

Не все сделки могут претендовать на полностью удаленное закрытие. Некоторые кредиторы, титульные компании или законы штата могут потребовать нотариального заверения определенных документов лично, или они могут санкционировать «гибридное» закрытие, когда покупатель и продавец подписывают в электронном виде, но нотариус появляется физически. Спросите своего агента по закрытию, по крайней мере, за неделю до запланированной даты закрытия, разрешено ли 100% виртуальное закрытие в вашей ситуации. Если нет, вам может потребоваться скорректировать свой план - например, назначить личную встречу для нотариально заверенных документов.

2.Сбор и проверка всех необходимых документов на ранней стадии

Ваш агент по закрытию предоставит список документов, которые вам нужно подписать, но вы также должны собрать свою собственную идентификацию, и любые документы, которые может запросить кредитор или титульная компания.

  • Действительный удостоверение личности с фотографией, выданное правительством (лицензия водителя, паспорт). Многие платформы электронной подписи требуют, чтобы вы загрузили фотографию своего удостоверения личности для проверки личности.
  • Копия договора купли-продажи (для справки).
  • Доказательство страхования домовладельца (покупателей) или доказательство того, что имущество является вакантным (продавцов).
  • Инструкции по передаче проводов от агента по закрытию для вашего первоначального платежа или затрат на закрытие.
  • Если вы являетесь продавцом, любые существующие письма о выплате ипотечных кредитов или документы HOA.

Наличие этих документов, готовых и сохраненных в формате PDF на вашем компьютере, сэкономит время во время закрытия. Кроме того, проверьте, что ваше имя отображается точно так же, как и на вашем идентификаторе, чтобы избежать несоответствий подписи.

3.Выберите и протестируйте свою технологию заранее

Надежная технология является основой виртуального закрытия. Начните с подтверждения вашим агентом закрытия, какую видеоплатформу они будут использовать (например, Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams) и какую службу электронной подписи (DocuSign, Adobe Sign, eOriginal).

  • Интернет-соединение: Используйте проводное соединение, если это возможно, или сядьте рядом с вашим Wi-Fi маршрутизатором. Запустите тест скорости по крайней мере за час до закрытия — вы хотите загрузить и загрузить скорость выше 10 Мбит / с для плавного видео.
  • Веб-камера и микрофон: Проверьте встроенную или внешнюю веб-камеру и микрофон. Убедитесь, что ваше лицо хорошо видно и что ваш звук не приглушен. Закрывающему агенту нужно будет увидеть вас и проверить вашу личность.
  • Программное обеспечение для электронной подписи: Если вы ранее не использовали платформу, создайте учетную запись заранее и практикуйте подписание тестового документа.
  • План обновления: Готовьте смартфон или планшет с теми же установленными приложениями, если ваш основной компьютер не работает.

4. Обеспечить личную, свободную от отвлекающих факторов среду

Выберите тихую комнату, где вас не прервут. Закройте двери, немые уведомления на вашем компьютере и телефоне, и сообщите членам семьи или соседям по комнате, что вы будете находиться в видеозвонке около часа. Обеспечьте адекватное освещение - естественный свет из окна перед вами хорошо работает. Избегайте подсветки, которая бросает ваше лицо в тень. Профессиональный, нейтральный фон (просто стена или аккуратный книжный шкаф) предпочтительнее. Если вы обеспокоены конфиденциальностью, многие видеоплатформы позволяют использовать виртуальный фон, но заранее протестируйте его, чтобы убедиться, что он не сбоит.

5.Проверить ваше раскрытие информации о закрытии и другие ключевые документы

Не менее чем за 48 часов до закрытия вы должны получить цифровую копию вашего Раскрытия о закрытии (для покупателей) или Расчетной декларации (для продавцов). внимательно прочитайте каждую строку. Обратите особое внимание на:

  • Размер кредита, процентная ставка и ежемесячный платеж (для покупателей).
  • Закрытие и любые сборы, которые кажутся неожиданными.
  • Сумма наличных денег, которую вам нужно принести (понижающий платеж + затраты на закрытие минус любые кредиты).
  • Выручка продавцу и любые вычеты за залог или налоги.

Если вы заметили ошибку, немедленно свяжитесь с вашим кредитором или агентом. В виртуальном закрытии гораздо сложнее исправить ошибки на лету, потому что документы часто блокируются в электронном виде после начала сессии. Предварительное утверждение номеров всеми сторонами предотвращает задержки.

6. координировать ваш перевод или оплату провода

Большинство виртуальных закрытий используют банковские переводы для денежных средств, потому что личные чеки не принимаются, а чеки кассира непрактичны для отправки по почте. Получите официальные инструкции по проводке от вашего агента по закрытию, используя проверенный телефонный звонок, а не по электронной почте, поскольку мошенничество с проводами является серьезным риском. Двойная проверка номера счета, номера маршрута и суммы. Вас также могут попросить предоставить копию квитанции или скриншот транзакции. Некоторые титульные компании позволяют финансировать закрытие через ACH или другой безопасный портал; подтвердите принятый метод по крайней мере за неделю.

7. Подтвердить процедуры проверки личности

Во время виртуального закрытия агент по закрытию должен проверить вашу личность, чтобы соответствовать юридическим и страховым требованиям. Как правило, вам будет предложено показать свой идентификатор на камеру и держать его рядом с вашим лицом. Некоторые службы электронной подписи также имеют этап анализа учетных данных, на котором вы отвечаете на вопросы, основанные на знаниях. Убедитесь, что ваш идентификатор не истек и что ваш текущий адрес соответствует тому, который находится на документах закрытия (если нет, то у вас есть готовое объяснение).

8.Проведите репетицию полного платья

За день до закрытия запланируйте короткий 10-минутный тестовый звонок с вашим агентом или агентом закрытия. Используйте то же устройство и интернет-соединение, которое вы будете использовать для фактического закрытия. Откройте видеосвязь, протестируйте аудио и видео и попробуйте открыть образец документа на платформе электронной подписи. Эта генеральная репетиция может выявить любые проблемы совместимости, устаревшее программное обеспечение или блоки брандмауэра, которые могут вызвать проблемы. Это также дает вам уверенность в общем рабочем процессе.

Технологии и соображения безопасности

Поскольку виртуальное закрытие полностью зависит от цифровых инструментов, вы должны помнить о кибербезопасности.

  • Используйте защищенное частное интернет-соединение. Общественные сети Wi-Fi (кафе, отели) недостаточно безопасны для закрытия недвижимости. Если вы должны закрыться из недомашнего местоположения, используйте личную точку доступа с сильным паролем.
  • Включите двухфакторную аутентификацию на вашей электронной подписи и учетных записях электронной почты. Это добавляет дополнительный уровень защиты от несанкционированного доступа.
  • Никогда не делитесь своими учетными данными для входа для платформы закрытия. Каждый участник должен использовать свою учетную запись.
  • Остерегайтесь фишинговых попыток. Мошенники иногда выдают себя за закрытие агентов или титульных компаний для кражи средств банковского перевода. Всегда подтверждайте любые изменения в платежных инструкциях в последнюю минуту, позвонив по известному номеру телефона.
  • Проверяйте обновления вашего программного обеспечения. Проверяйте наличие обновлений в операционной системе, браузере и видеоприложении за несколько дней до закрытия, чтобы избежать принудительных обновлений во время встречи.

Национальная ассоциация риэлторов предоставляет полезное руководство по Руководству по нотариальному заверению и закрытию удаленного интернета , в котором излагаются стандарты безопасности, ожидаемые при профессиональном закрытии.

Общие проблемы и как их избежать

Даже при тщательной подготовке могут возникнуть проблемы. Знание того, что обычно идет не так, может помочь вам принять активные меры.

Технические проблемы во время звонка

Наиболее распространенными проблемами являются отбрасывание видеосоединений, замораживание экранов или задержки аудио.

  • Закройте все другие программы и вкладки браузера, чтобы сохранить пропускную способность.
  • Зарегистрируйте резервное устройство в той же видеозаписи, что и вторичный участник (измененный, выключенный), чтобы вы могли переключаться при необходимости.
  • Если платформа поддерживает его, наберите по телефону для аудио в качестве резервной копии, сохраняя видео на своем компьютере.

Недостающие или неправильные документы

Иногда в закрытом пакете отсутствует документ — возможно, необходимое дополнение или исправленная страница. Чтобы этого не произошло, попросите своего агента по закрытию отправить окончательный пакет документов не менее чем за 24 часа и подтвердите, что каждая страница присутствует. Если требуется пересмотр в последнюю минуту, попросите, чтобы он был повторно загружен на платформу электронной подписи до начала встречи, а не во время.

Проблемы электронной подписи

Не все подписи принимаются одинаково. Некоторые старые платформы требуют, чтобы вы рисовали свою подпись мышью, которая может выглядеть иначе, чем ваша письменная подпись. Другие позволяют вводить или загружать изображение. Практикуйтесь на конкретной платформе, которую использует ваш закрывающий агент. Также имейте в виду, что некоторые документы могут потребовать «мокрую» подпись (физическую) даже в виртуальном закрытии. Ваш закрывающий агент будет отмечать их и организовывать личный визит нотариуса, если это необходимо.

Расписание конфликтов

С несколькими сторонами в разных часовых поясах координация одного времени закрытия может быть сложной. Используйте инструмент планирования, такой как Calendly или Doodle, чтобы найти взаимоудобную слот. Рассмотрите различия часовых поясов при установке времени встречи - например, если агент закрытия находится в Тихоокеанском времени, а вы находитесь на востоке, закрытие ET в 2:00 вечера будет 11:00 утра PT. Отправьте приглашения календаря с правильной информацией о часовом поясе.

Шаги после закрытия: что происходит после подписания

После того, как все документы будут подписаны в электронном виде, закрытие агента или титульной компании будет:

  • Просмотрите подписанные документы на полноту и точность.
  • Выплата средств: деньги покупателя идут продавцу, и любые существующие ипотечные кредиты выплачиваются.
  • Запись акта и ипотеки (или доверительного акта) в офис регистратора графства. Это часто делается в электронном виде в юрисдикциях, которые поддерживают электронную запись.
  • Отправьте окончательные копии всем сторонам. Вы должны получить полностью выполненный PDF-файл заключительного заявления, документа и примечания / ипотеки в течение нескольких рабочих дней.

Как покупатель, вы также должны получить подтверждение того, что действие было записано. Вы можете проверить сайт регистратора графства на наличие зарегистрированного документа, который служит доказательством права собственности. Как продавец, убедитесь, что ваш ипотечный выкуп был обработан и что любые средства условного депонирования (налоги, страхование) были возвращены вам.

После закрытия храните цифровые копии всех документов в защищенном облачном хранилище (например, Google Drive, Dropbox) и рассмотрите возможность печати жесткой копии для ваших личных записей.Если вы использовали банковский перевод, подтвердите в своем банке, что средства были получены или отправлены правильно в течение 24 часов.

Заключение

Подготовка к удаленному или виртуальному закрытию недвижимости проста, когда вы подходите к нему методично. Подтверждая, что виртуальное закрытие разрешено, собирая вашу идентификацию и финансовую информацию на ранней стадии, тестируя вашу технологию и тщательно просматривая документы, вы устраняете наиболее распространенные источники стресса и задержки. Общение с вашим агентом по недвижимости, кредитором и агентом по закрытию имеет важное значение - задавайте вопросы, как только они возникают, а не ожидайте до дня закрытия. Помните, что тот же юридический и финансовый вес применяется в виртуальном закрытии, как и в личном; относитесь к нему с тем же уровнем внимания и серьезности.

Рост цифровых закрытий сделал сделки с недвижимостью более доступными и эффективными. При правильной подготовке вы можете испытать удобство закрытия из своего собственного дома, все еще пользуясь руководством опытных профессионалов. Независимо от того, покупаете ли вы дом своей мечты или продаете инвестиционную недвижимость, хорошо подготовленное виртуальное закрытие не оставит вам ничего, кроме как получить ключи или выручку и двигаться вперед.

Для дальнейшего чтения Американская ассоциация земельных титулов предлагает всеобъемлющий документ об электронном закрытии и записи лучших практик , а Бюро по финансовой защите потребителей публикует образец Раскрытия о закрытии, который вы можете просмотреть здесь .