Table of Contents

Почему политика разнообразия и интеграции должна быть в вашем руководстве по работе с сотрудниками

Руководство для сотрудников часто является первым официальным документом, с которым сталкивается новый сотрудник. Когда политика DEIB тщательно включена, они достигают нескольких важных целей:

  • Установите четкие поведенческие ожидания: Политика определяет приемлемое поведение и явно запрещает дискриминацию, преследование и возмездие. Сотрудники понимают последствия нарушений и знают, как сообщать о проблемах.
  • Демонстрация организационной приверженности: Включение политики DEIB сигнализирует о том, что разнообразие и интеграция являются не просто лозунгами, но и встроены в культуру и деятельность компании.
  • Поддержка соблюдения законодательства: Федеральные и государственные законы, включая Раздел VII Закона о гражданских правах, Закон об американцах с инвалидностью (ADA) и Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости, требуют от работодателей поддерживать рабочие места свободными от дискриминации. Руководство, в котором излагаются эти меры защиты, помогает выполнять обязательства по соблюдению и может служить доказательством добросовестных усилий в случае требования.
  • Привлечение и удержание лучших талантов: Опрос 2023 Glassdoor показал, что более трех четвертей соискателей и сотрудников считают разнообразную рабочую силу важным фактором при оценке компаний. Четкая политика включения может быть дифференциатором в наборе и удержании сотрудников.
  • Руководящие менеджеры и HR: Политика обеспечивает согласованную основу для рассмотрения жалоб, запросов на размещение и дисциплинарных мер. Это снижает двусмысленность и риск непоследовательного или предвзятого обращения.

Шаг 1: Оцените свою текущую политику и определите пробелы

Перед написанием новой политики просмотрите существующее руководство, чтобы определить, что уже существует в отношении разнообразия, включения, равных возможностей и антидискриминации. Ищите устаревший язык, отсутствующие защищенные категории или расплывчатые заявления, которые не имеют практических указаний. Общие пробелы включают:

  • Отсутствие упоминания о гендерной идентичности, гендерном выражении или сексуальной ориентации (защищено во многих штатах)
  • Пропавшие политики в отношении жилья для инвалидов, религиозных практик или беременности
  • Отсутствие четкой процедуры представления отчетности о преследовании или дискриминации
  • Отсутствие информации о равной оплате труда, инклюзивных встречах или доступных коммуникациях
  • Нет определения ключевых терминов, таких как микроагрессия, бессознательный уклон или принадлежность.

Привлеките к аудиту HR, адвоката и, если возможно, группу ресурсов сотрудников (ERG) или комитет по разнообразию. Их перспективы будут вырисовываться вслепую и обеспечивать, чтобы политика отражала жизненный опыт вашей рабочей силы. Подумайте о проведении конфиденциального опроса сотрудников, чтобы понять, где сотрудники чувствуют себя наиболее уязвимыми или исключенными. Эти данные выявят пробелы, которые должно устранить руководство.

Шаг 2: Определите цели ясного разнообразия, справедливости и инклюзивности

Политика руководства должна соответствовать более широкой стратегии DEIB вашей организации. Начните с формулирования конкретных, измеримых целей. Например:

  • «Увеличение представленности недопредставленных групп на руководящих должностях на 20% в течение трех лет», — говорится в докладе.
  • «Достичь 95%-го уровня удовлетворенности по вопросам включения в ежегодный опрос по вовлеченности сотрудников».
  • «Обеспечьте, чтобы все объявления о вакансиях использовали инклюзивный язык и охватывали различные пулы талантов».
  • Уменьшите время для решения вопросов размещения на 30% в течение 12 месяцев.

Эти цели информируют о политике, которую вы пишете, и помогают сотрудникам понять, «почему» за правилами. Рассмотрите возможность включения преамбулы в справочник, в которой излагается ваше видение DEIB и связывает его с ценностями компании. Сильная преамбула может обрамлять политику не как карательные ограничения, а как обязательства перед культурой, в которой каждый может процветать.

Шаг 3: Напишите инклюзивный, уважительный язык

Языковые вопросы. Политика, написанная на эксклюзивном или устаревшем языке, может оттолкнуть тех самых сотрудников, которых она стремится защитить. Используйте эти руководящие принципы:

  • Используйте гендерно нейтральные термины: Замените «он/она» на «они» или переформулируйте предложения. Вместо «председатель» используйте «председатель» или «председатель».
  • Избегайте эйблистского языка: Такие термины, как «слепой» или «калекой», могут быть вредными.
  • Включите защищенные категории явно: Список расы, цвета кожи, религии, пола (включая беременность, сексуальную ориентацию, гендерную идентичность), национальное происхождение, возраст, инвалидность, генетическую информацию и статус ветерана.
  • Использование языка «первый человек» и языка «первый человек» в зависимости от обстоятельств: Например, «люди с ограниченными возможностями» широко распространены, но некоторые сообщества (например, аутичные люди) предпочитают язык «первый человек»».

Местоимение использования и предпочтительные названия

Явно поддержите использование личных местоимений и выбранных имен в своем руководстве. Заявите, что сотрудники могут делиться своими местоимениями в подписях электронной почты, тегах имен и встречах, и что коллеги должны с уважением использовать эти местоимения. Включите заметку о том, что менеджеры и HR обновят внутренние системы, чтобы отразить предпочтительное имя сотрудника, даже если их юридическое имя остается для заработной платы. Эта небольшая, но мощная политика предотвращает неправильное распределение и подтверждает гендерное разнообразие.

Рассмотрите возможность добавления краткого глоссария ключевых терминов DEIB (разнообразие, справедливость, включение, принадлежность, микроагрессия, бессознательный уклон), чтобы все сотрудники имели общий словарный запас. Глоссарий уменьшает недоразумения и позволяет сотрудникам конструктивно обсуждать темы включения.

Шаг 4: Решение проблемы дискриминации, преследования и возмездия

Надежная политика в области борьбы с дискриминацией и преследованиями является основой любого раздела DEIB.

  • Сильное заявление о нулевой терпимости к дискриминации, домогательствам или возмездию.
  • Широкое определение домогательства, которое включает в себя словесное, физическое, визуальное и электронное поведение.
  • Примеры запрещенного поведения (шутки, шутки, оскорбительные комментарии, нежелательные наступления, угрозы, микроагрессии).
  • Четкие процедуры отчетности с несколькими каналами (например, прямой менеджер, HR, анонимная горячая линия, специальный сотрудник DEIB).
  • Гарантия того, что жалобы будут расследованы быстро и конфиденциально, и что возмездия не будет.
  • Последствия нарушений, включая возможное прекращение и направление в правоохранительные органы, где это уместно.

Явно заявляем, что политика распространяется на всех сотрудников, подрядчиков, поставщиков и посетителей и что она охватывает поведение на связанных с работой мероприятиях, на цифровых платформах и в виртуальных пространствах для встреч. Поскольку удаленные и гибридные рабочие среды могут размыть границы, включайте примеры, такие как преследование комментариев в каналах Slack или во время звонков Zoom.

Микроагрессия и вмешательство наблюдателя

Обучить сотрудников распознавать и устранять микроагрессии — тонкие, часто непреднамеренные нарушения, которые маргинализируют людей. В руководстве опишите микроагрессию (например, «Вы так четко формулируете для кого-то из ...») и уточните, что, хотя они не всегда могут подняться до уровня домогательства, они разрушают включение. Обеспечить основу для их решения: прямая обратная связь, отчетность менеджеру или использование стратегии вмешательства наблюдателя. Проактивный подход к микроагрессиям сигнализирует о том, что организация серьезно относится к тонким предубеждениям.

Шаг 5: Содействие доступности и справедливым возможностям

Включение требует устранения барьеров. В вашем руководстве должны быть подробно описаны условия размещения и справедливый доступ. Включите политики для:

  • Размещение для инвалидов: Ссылка на ADA и объяснить интерактивный процесс запроса разумных помещений. Предоставьте контактную информацию для назначенного координатора. Укажите, что размещение может включать эргономичное оборудование, гибкие графики, переводчики жестового языка или вспомогательные технологии.
  • Религиозные условия проживания: Опишите, как сотрудники могут требовать гибкости для религиозных обрядов, включая изменения в расписании, перерывы или корректировки дресс-кода.
  • Беременность и отпуск по уходу за ребенком: Опишите варианты отпуска, доступ в лактационную комнату и недискриминационные меры защиты для беременных работников. Подчеркните, что к связанным с беременностью условиям следует относиться как к любой временной нетрудоспособности.
  • Расход средств: Выразите свою приверженность справедливой компенсации и наметите процесс, в рамках которого сотрудники должны поднимать вопросы оплаты труда, не опасаясь возмездия.
  • Инклюзивные встречи и коммуникации: Поощряйте использование подписей, доступных документов (например, PDF-файлов с альтернативным текстом) и совместного использования местоимений на встречах. Предоставьте руководство по созданию слайдов, которые разборчивы для дальтоников и, по возможности, с использованием простого языка.

Цифровая доступность

С ростом удаленной работы цифровая доступность имеет решающее значение. В вашем руководстве должно быть указано, что все внутренние и внешние коммуникации - электронные письма, документы, страницы интранета, видео - соответствуют стандартам WCAG 2.1 AA. Это включает в себя предоставление транскриптов для аудиоконтента и обеспечение совместимости инструментов совместной работы с устройствами чтения с экрана. Назначение лидера доступности для регулярного аудита цифровых ресурсов.

Шаг 6: Включить в компенсационные выплаты принцип справедливости и борьбу с дискриминацией

Справедливость выходит за рамки поведения — она включает в себя то, как оплачиваются сотрудники. Многие штаты теперь запрещают работодателям спрашивать об истории заработной платы и требуют прозрачности в отношении диапазонов заработной платы.

  • Утверждают, что решения о компенсации основаны на навыках, опыте и производительности, а не на защищенных характеристиках.
  • Ссылка на любые применимые законы о прозрачности оплаты труда и объяснить, как сотрудники могут получить доступ к диапазонам заработной платы для их роли.
  • Запретить возмездие работникам, которые обсуждают заработную плату (как это предусмотрено Законом о трудовых отношениях во многих контекстах).
  • Опишите процесс подачи жалобы на выплату собственного капитала, включая назначенного контакта в HR или стороннего омбудсмена.

Подумайте о том, чтобы при необходимости связать анализ собственного капитала вашей организации с отчетом о выплатах или обязательствах. Даже краткое заявление о намерении проводить регулярные аудиты заработной платы повышает доверие.

Шаг 7: Ищите вклад заинтересованных сторон во время составления проекта

Политика, созданная в вакууме, часто не учитывается. Вовлекает различные заинтересованные стороны из разных частей организации:

  • HR и юридический: Обеспечить соблюдение федеральных, государственных и местных законов.
  • Группы ресурсов сотрудников: Предоставляют информацию о проблемах сообщества и предпочтительном языке.
  • Менеджеры: Помогают выявить практические проблемы в реализации.
  • Коммуникационная команда: Обеспечить читаемость и согласованность с голосом бренда.
  • Сотрудники Frontline: Проводят фокус-группы или пилотируют политику с небольшой кросс-функциональной командой для проверки понимания и применимости.

Документируйте полученную обратную связь и объясните, как она сформировала окончательную политику. Прозрачность в отношении процесса пересмотра способствует доверию и показывает сотрудникам, что их голоса имеют значение.

Шаг 8: Поезда для руководителей и сотрудников в области политики

Политика является столь же эффективной, как и ее осуществление и понимание. После обновления справочника организуйте обучение, которое охватывает:

  • Содержание новых политик DEIB и почему они важны
  • Как распознать и предотвратить микроагрессию, бессознательные предубеждения и домогательства
  • Правильный порядок представления отчетности по вопросам
  • обязанности менеджера, такие как удовлетворение запросов и моделирование инклюзивного поведения;
  • Как вести уважительные беседы об идентичности и включении

Предлагайте обучение в нескольких форматах (живые, записанные, письменные) и через регулярные промежутки времени - не только во время посадки. Используйте реальные сценарии и ролевые игры для создания навыков. Согласно Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) , наиболее эффективное обучение DEI продолжается и интегрировано в развитие лидерства. Включите модуль специально для менеджеров о том, как реагировать на запросы на размещение и как облегчить инклюзивные встречи в команде.

Шаг 9: Эффективное информирование о политике

Даже самые лучшие написанные политики остаются незамеченными, если они похоронены. Сделайте ваш раздел DEIB простым для поиска и ссылки:

  • Включите таблицу содержимого с четко перечисленным разделом DEIB.
  • Опубликовать отдельное резюме основных процедур по борьбе с дискриминацией и отчетности на одной странице.
  • Разместите руководство (и обновления политики) в своей интрасети и поделитесь PDF-файлом с каждым сотрудником.
  • Во время входа на борт, посвятите встречу, чтобы пройти через политику DEIB и ответить на вопросы.
  • Отправляйте периодические напоминания о процессе отчетности и имеющихся ресурсах, особенно после громкого инцидента или обновления законодательства.
  • Создать карту быстрого доступа с ключевыми контактами и как сообщать о проблемах. Распространить ее в цифровом и печатном виде в общих местах.

Коммуникация не является одноразовым мероприятием. Планируйте объявление в масштабах всей компании, когда политика обновляется, и приглашайте сотрудников задавать вопросы во время живой сессии вопросов и ответов.

Шаг 10: Измерить воздействие и постоянно улучшать

Политика DEIB должна быть живым документом. Установить показатели для отслеживания их эффективности:

  • Количество и тип жалоб на дискриминацию или домогательства (тренды отслеживания)
  • Вопросы опроса сотрудников о принадлежности, справедливости и психологической безопасности
  • Данные о представительстве на разных уровнях и в разных департаментах
  • Стоимость проживания и своевременность выполнения запроса
  • Показатели завершения обучения и удержание знаний
  • Показатели текучести кадров по демографическим группам

Например, Комиссия по равным возможностям в сфере занятости (EQ:1) США часто обновляет рекомендации по предотвращению домогательств и разумным приспособлениям. Включайте эти обновления быстро. Вовлекайте ERG и каналы обратной связи сотрудников, чтобы понять, что работает и что нуждается в пересмотре. Рассмотрите вопрос о выпуске ежегодного публичного отчета DEIB, в котором обобщаются выводы и запланированные улучшения — это демонстрирует подотчетность как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам.

Создание культуры принадлежности к политике вне политики

Письменная политика необходима, но не достаточна для подлинного включения. Для перехода от соблюдения к культуре встраивайте принципы DEIB в повседневную практику:

  • Моделирование лидерства: Старшие лидеры должны ссылаться на политику DEIB на собраниях всех рук и моделируя инклюзивное поведение — используя инклюзивный язык, признавая свои собственные предубеждения и публично поддерживая аккомодации.
  • Программы признания: Празднуйте менеджеров и команды, которые выходят за рамки и создают инклюзивные среды.
  • Циклы обратной связи: Создание регулярных точек соприкосновения — анонимные опросы, прослушивания, круглые столы ERG — для сбора информации о сотруднике об эффективности руководства и о более широкой культуре.
  • Осознание интерсекциональности: Напоминайте сотрудникам, что у людей есть перекрывающиеся идентичности и они могут столкнуться с уникальными проблемами. Политика должна быть достаточно гибкой, чтобы решать сложные сценарии, такие как черная женщина с инвалидностью или небинарный сотрудник, который также нуждается в религиозном размещении.
  • Подотчетность сотрудников: Поощряйте коллег к уважительной ответственности друг перед другом. Предоставьте инструменты для предоставления и получения обратной связи по инклюзивному поведению.

Исследование Harvard Business Review показало, что компании с комплексной политикой DEIB и культурами, которые ее поддерживают, видят более высокие инновации и более низкий оборот. Сами по себе политики недостаточно; они должны быть частью более широкой приверженности справедливости, которая живет каждый день.

Рассмотрение правовых вопросов

Хотя это руководство охватывает многие правовые основы, всегда консультируйтесь с адвокатом по трудоустройству, знакомым с законами в вашей юрисдикции. Ключевые федеральные законы, которые касаются содержания справочника, включают:

  • Раздел VII Закона о гражданских правах 1964 года[11] — запрещает дискриминацию по признаку расы, цвета кожи, религии, пола и национального происхождения
  • Закон США об инвалидах — требует разумных мер и запрещает дискриминацию по признаку инвалидности
  • Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости — защищает работников в возрасте 40 лет и старше
  • Закон о равной оплате труда — мандаты на равную оплату по существу аналогичной работы
  • Закон о дискриминации в отношении беременности — запрещает дискриминацию по признаку беременности, родов или связанных с ними состояний

Государственные и местные законы могут добавлять защищенные категории (например, семейное положение, криминальная история, кредитная история, военный статус) и требовать дополнительной политики (например, оплачиваемый отпуск по болезни, отпуск по голосованию, борьба с издевательствами). Национальная конференция законодательных органов штатов (NCSL) поддерживает актуальную базу данных государственных законов о дискриминации в области занятости. Обзор Обзор дискриминации в области занятости NCSL для отправной точки. Также оставайтесь в курсе с руководством Министерства труда США по разнообразию и включению .

Заключение

Включение политики разнообразия и интеграции в руководство для сотрудников не является одноразовой задачей. Это постоянная приверженность созданию рабочего места, где каждый сотрудник может вносить полный вклад и чувствовать чувство принадлежности. Оценивая существующие пробелы, написав инклюзивный язык, устраняя дискриминацию и доступность, обучая сотрудников, измеряя результаты и регулярно обновляя политику, вы создаете основу для справедливого роста.

Хорошо продуманное руководство с сильной политикой DEIB защищает вашу организацию от юридического риска, привлекает лучших талантов и сигнализирует сотрудникам, что их приветствуют. Начните с этих шагов, но не останавливайтесь на этом. Пусть ваше руководство будет живым документом, который развивается по мере того, как ваша организация учится и растет. Для дальнейшего руководства, проконсультируйтесь с ресурсами из библиотеки политики SHRM для выборочного языка политики. С преднамеренностью и настойчивостью, ваше руководство может стать мощным инструментом для включения, а не просто списком правил.