Table of Contents

Почему прозрачный закон имеет большее значение, чем когда-либо

На конкурентном юридическом рынке доверие является вашей самой ценной валютой. Прозрачная политика выставления счетов является основой этого доверия. Когда новые клиенты точно понимают, за что они платят и как накапливаются сборы, они гораздо реже подвергают сомнению счета или чувствуют, что пользуются. Исследования последовательно показывают, что споры по выставлению счетов являются одним из главных источников неудовлетворенности клиентов и претензий на халатность. Четкая, предварительная политика устраняет двусмысленность и закладывает основу для кооперативных, долгосрочных отношений.

Прозрачность также приносит пользу вашей практике в оперативном плане. Клиенты, которые понимают ваши счета, с большей вероятностью будут платить вовремя, уменьшая бремя дебиторской задолженности. Кроме того, довольные клиенты становятся источниками рефералов. Согласно Американской ассоциации адвокатов , фирмы с прозрачной политикой выставления счетов видят более высокое удержание клиентов и меньше этических жалоб. В эпоху, когда потребители ожидают ясности в каждой сделке, юридические фирмы не могут позволить себе быть непрозрачными в отношении денег.

Основные компоненты прозрачной юридической платежной политики

По-настоящему прозрачная политика выходит далеко за рамки перечисления почасовых ставок. Она охватывает все финансовые отношения с клиентом, от первоначальной консультации до окончательного счета. Ниже приведены основные строительные блоки.

1. подробные тарифные соглашения

Каждое обязательство должно начинаться с письменного соглашения о вознаграждении, которое соответствует правилам этики вашей юрисдикции.

  • Структура вознаграждения: Почасовая, фиксированная плата, непредвиденные обстоятельства или фиксатор. Если использовать фиксатор, объясните, является ли он невозвратным или заработанным при получении.
  • Сфера услуг: В частности, перечислите, какая работа включена. Исключите все, что может привести к дополнительным расходам (например, время в пути, сверхурочные, сторонние расходы).
  • Биллинговые приращения: Укажите, оплачивается ли время с шестиминутным, десятиминутным или пятнадцатиминутным приращениями. Будьте прозрачны в отношении политики округления.
  • Расходы и расходы : Подробные общие расходы из своего кармана, такие как сборы за подачу документов, сборы за репортеров суда, гонорары экспертов-свидетелей и расходы на копирование.

Не полагайтесь на легализованный. Используйте простой язык. Если клиент не может понять соглашение, оно не является по-настоящему прозрачным. Подумайте о добавлении раздела резюме или «ключевых терминов» в поле.

2.Чистый цикл выставления счетов и условия оплаты

Большинство фирм выставляют счета ежемесячно, но некоторые вопросы могут потребовать двухнедельного или ежеквартального выставления счетов. Укажите дату подачи заявок четко (например, нетто 15 или нет 30).

  • Допустимые способы оплаты: кредитная карта, чек, электронный перевод и т.д.
  • Штрафы за просрочку платежа: Процентные ставки, просроченные сборы или приостановление услуг. Проверьте правила вашего штата о взимании процентов (большинство из них требуют раскрытия).
  • Процесс споров: Объясните, как клиенты могут поднимать вопросы по выставлению счетов и как вы будете их обрабатывать.

Образец политики может сказать: «Счета отправляются в первый из каждого месяца за работу, выполненную в предыдущем месяце. Оплата должна быть произведена в течение 15 дней. Если у вас есть вопросы о какой-либо плате, пожалуйста, свяжитесь с нашим отделом выставления счетов в течение 30 дней. Неурегулированные суммы могут начислять проценты в размере 1,5% в месяц».

3. Элементированные счета-фактуры с содержательными описаниями

Счет, который просто говорит «оказание юридических услуг», не является прозрачным. Каждая запись должна включать дату, краткое описание задачи, время, проведенное (если почасовое), и адвоката или помощника юриста, который выполнил работу. Для вопросов с фиксированной комиссией, покажите, как была заработана плата (например, первоначальная консультация, составление документа, судебный внешний вид). Используйте язык, который может понять неадвокат. Вместо «обзорные и пересмотренные заявления» использовать «обзорные и обновленные судебные документы для ходатайства об отклонении».

Многие клиенты ценят возможность видеть баланс, который включает использование удержания и оставшиеся средства. Некоторые фирмы предоставляют портал, где клиенты могут просматривать ожидающие записи до завершения счета. Исследование Bloomberg Law показало, что детализированные счета сокращают время оплаты в среднем на 12 дней.

4. реалистичные оценки затрат и бюджетные ограничения

Новые клиенты часто беспокоятся о расходах. Предоставьте письменную оценку по всему вопросу или для каждого этапа. Включите низкий, средний и высокий диапазон, чтобы клиент понимал переменные. Если вы используете бюджетные ограничения, объясните, что работа прекратится, как только лимит будет достигнут, если клиент не разрешает дополнительные средства. Обновляйте оценку регулярно по мере продвижения дела. Прозрачность означает ранний обмен плохими новостями - если затраты растут, сообщите клиенту до следующего счета-фактуры.

Реализация вашей биллинговой политики в клиентском на борту

Лучшая политика бесполезна, если она не сообщается и не применяется с самого начала. Включите обсуждение выставления счетов в процесс регистрации.

Шаг 1: Введите счет на начальной консультации

Не ждите, пока клиент распишется. Во время первой встречи кратко объясните свою структуру гонорара и спросите, есть ли у них какие-либо опасения. Это задает тон для открытого разговора. Многие клиенты запуганы судебными издержками; ваша готовность обсуждать деньги открыто проявляет уважение.

Шаг 2: Проверяйте соглашение о тарифах вместе

Не просто отправьте по электронной почте соглашение. Запланируйте 15-минутный звонок или встречу, чтобы пройти через каждый пункт. Попросите клиента подтвердить, что они понимают. Это снижает вероятность последующих заявлений о том, что они не читали или не соглашались с условиями. Документируйте обзор (например, последующее электронное письмо, обобщающее обсуждение). Некоторые фирмы используют контрольный список, где обе стороны инициализировали каждый раздел.

Шаг 3: Настройте панель или портал для выставления счетов

Технология упрощает прозрачность. Используйте программное обеспечение для управления практикой, которое дает клиентам 24/7 доступ к своим счетам-фактурам, балансам накладных и истории платежей. Как минимум, отправляйте автоматические напоминания до того, как счета будут выставлены. Клиентский портал также позволяет безопасно обмениваться документами, что снижает административные накладные расходы. Для полного списка опций проверьте сравнение клиентских порталов Law Technology Today .

Распространенные ошибки, подрывающие прозрачность

Даже благонамеренные фирмы могут попасть в ловушки, которые разрушают доверие.

Скрытые платежи и сюрпризы

Клиенты ненавидят неожиданные сборы. Не добавляйте «административные сборы» или «платы за поиск документов» без предварительного раскрытия. Если вы взимаете плату за ксерокопирование, укажите стоимость за страницу в соглашении о сборе. То же самое относится к электронным доплатам за подачу документов, междугородним звонкам и почте. Когда сомневаетесь, включите его.

Неопределенное время входа

Такие записи, как «исследование» или «конференция», бессмысленны. Если клиент не может понять, что вы сделали, они будут подвергать сомнению его ценность. Обучите свою команду писать записи, которые клиент найдет логичными, например, «Спроектированные три абзаца, противоречащие ходатайству истца о принятии решения по делу». Избегайте выставления счетов за блоки (складывание нескольких задач под однократную запись). Большинство ассоциаций адвокатов рассматривают выставление счетов за блоки в спорах о гонорарах.

Непоследовательное осуществление политики

Если у вас есть политика, следуйте ей. Если вы отказываетесь от просроченных платежей за одного клиента, будьте готовы сделать это для всех или рискуйте претензиями на дискриминацию. Последовательность укрепляет доверие. Аналогично, не обещайте подробные счета-фактуры, а затем отправляйте сводные счета. Держите себя подотчетным.

Неспособность справиться с технологическими затратами

Многие фирмы теперь взимают плату за расходы, связанные с электронным открытием, облачным хранилищем или подписками на юридические исследования. Будьте прозрачны в отношении того, сколько стоят эти услуги и ожидается ли, что клиент их возместит. Наилучшая практика заключается в том, чтобы включить оценку стоимости технологии в первоначальное письмо о привлечении.

Лучшие практики для прозрачности

Прозрачность не является единовременным событием. Она должна поддерживаться на протяжении всего представления.

  • Отправьте периодические обновления бюджета: Даже если вы не платите ежемесячно, отправьте краткое электронное письмо, показывающее, как стоит фиксатор и прогнозируемые предстоящие расходы.
  • Регулярно просматривайте данные о выставлении счетов : Анализируйте свои собственные счета. Вы постоянно недозаряжаете или перезаряжаете? Часто ли клиенты задают вопрос о конкретном типе ввода? Используйте эти данные для уточнения своей политики.
  • Запрос обратной связи: После закрытия вопроса спросите клиентов об их платежном опыте. Короткий опрос может выявить возможности для повышения прозрачности.
  • Обучающий персонал по платежному сообщению : Каждый человек, который взаимодействует с клиентами — партнерами, партнерами, помощниками, помощниками юристов, вспомогательным персоналом — должен понимать политику выставления счетов и как ее объяснить.
  • Сохраняйте актуальность с этическими мнениями: Государственные и местные ассоциации адвокатов периодически выдают рекомендации по прозрачности выставления счетов, особенно в отношении расходов на электронное обнаружение и фиксированных сборов.Подпишитесь на обновления от таких организаций, как ABA's Center for Professional Responsibility.

Урегулирование споров с прозрачностью

Независимо от того, насколько ясна ваша политика, могут возникнуть споры. Как вы с ними справляетесь, может либо укрепить, либо разрушить доверие. Принять прозрачный процесс разрешения споров:

  • Признайте беспокойство немедленно . Даже если вы считаете, что обвинение правильно, поблагодарите клиента за то, что он обратил на него внимание.
  • Предоставьте подробное объяснение. Воссоздайте временные записи или объясните стоимость. Если была допущена ошибка, признайте ее, исправьте и скорректируйте счет. Согласно Clio Legal Trends Report, юридические фирмы, которые разрешают споры в течение 24 часов, сохраняют 85% этих клиентов.
  • Предложите кредит или сокращение, когда это уместно . Если у клиента есть заслуга, не стесняйтесь списать спорную сумму. Заработанная добрая воля намного перевешивает потерянный доход.
  • Документируйте решение . Отправьте последующее письмо или электронное письмо с кратким изложением того, что обсуждалось, и результата. Это защищает вас, если клиент позже оспаривает этот вопрос.

Особые соображения по различным тарифным соглашениям

Почасовой биллинг

Почасовая оплата требует самого высокого уровня прозрачности, потому что клиенты часто испытывают беспокойство по поводу работы счетчика. Предоставьте четкую оценку общего количества часов для каждого этапа. Используйте программное обеспечение для отслеживания времени, которое позволяет клиентам видеть записи в режиме реального времени, если это возможно. Некоторые фирмы предлагают «ежемесячное резюме», которое показывает часы по категориям (исследования, составление проектов, судебные выступления), чтобы клиенты могли видеть, куда идут их деньги.

Плоские сборы

Плоские сборы могут быть отличными для прозрачности, потому что клиент знает точную стоимость заранее. Однако вы должны четко определить объем. Если объем расширяется, объяснить необходимость нового фиксированного сбора или изменения почасового выставления счетов. Предоставить письменный список того, что включено, а что нет. Например, фиксированный сбор за неоспоренный развод может включать подготовку петиции и одно судебное выступление, но не переговоры, если дело становится оспариваемым. Поместите это в письменной форме.

хозяйки

Часто не понимаются ритейлеры. Различают «истинный фиксатор» (оплаченный для обеспечения доступности) и «залог на обеспечение» (депозит против будущих сборов). Для фиксантов безопасности предоставляют ежемесячные отчеты, показывающие баланс и то, как привлекаются средства. Не рассматривайте незаработанные фиксированные средства как свои собственные деньги; в большинстве юрисдикций они должны храниться на доверительном счете до тех пор, пока не будут заработаны. Отправьте выписку о выверке в конце каждого месяца.

Оплата непредвиденных расходов

Механизмы оплаты непредвиденных расходов требуют чрезвычайной прозрачности, поскольку клиент может не видеть счет до урегулирования. Раскройте процент, рассчитывается ли он до или после расходов, и какие расходы будут вычтены. Предоставьте периодические обновления о понесенных расходах. Если дело сложное, предоставьте подробный учет времени, затраченного на выполнение задачи, даже если вы не оплачиваете почасовую оплату. Это помогает клиенту увидеть усилия, стоящие за комиссией.

Использование технологий для повышения прозрачности

Современное юридическое программное обеспечение может автоматизировать многие усилия по обеспечению прозрачности, уменьшая ручную работу и человеческие ошибки.

  • Интегрировать отслеживание времени с выставлением счетов: Больше никаких временных листов, транскрибируемых на счета-фактуры. Клиенты видят согласованные данные.
  • Позволяет онлайн-платежным порталам : позволяет клиентам мгновенно оплачивать счета, просматривать историю и загружать квитанции.
  • Отправьте автоматические предварительные просмотры счетов-фактур : Некоторые системы позволяют клиентам видеть ожидающие платежи до завершения счета-фактуры, давая им возможность задавать вопросы.
  • Предоставить балансы в реальном времени: панель инструментов, которая обновляется с течением времени, помогает клиентам управлять своим бюджетом.
  • Создание сметы расходов на основе прошлых вопросов: Используя исторические данные, вы можете предоставить более точные предварительные оценки, ключевой компонент прозрачности.

При выборе программного обеспечения, расставьте приоритеты среди тех, кто имеет сильные клиентские функции. Инструмент, который отлично подходит для фирмы, но непрозрачен для клиента, побеждает цель. Ищите платформы, которые подчеркивают клиентскую коммуникацию и финансовую видимость.

Заключение

Создание прозрачной юридической политики выставления счетов - это не только соблюдение - это стратегическое преимущество. Когда новые клиенты видят, что вы открыты в отношении затрат, они с большей вероятностью будут доверять вам сложные, деликатные вопросы. Это доверие переводится в лояльность, рефералы и более здоровую практику. Усилия, которые вы вкладываете в разработку четких соглашений о платежах, предоставление подробных счетов-фактур и поддержание открытой коммуникации, приносят дивиденды в уменьшенных спорах и более прочных отношениях.

Начните сегодня с проверки ваших текущих платежных документов. Они написаны простым языком? Они охватывают все компоненты, описанные выше? Пересмотрите, где это необходимо, и обучите вашу команду. Затем сделайте прозрачность основной частью культуры вашей фирмы. Ваши клиенты - и ваша прибыль - будут вам благодарны.