Как обеспечить соответствие руководства вашего сотрудника федеральным и государственным законам

Закон об инвалидах США (ADA)

ADA требует от работодателей с 15 или более сотрудниками предоставить разумные условия для квалифицированных людей с ограниченными возможностями, если только размещение не вызовет чрезмерные трудности. В вашем руководстве следует описать интерактивный процесс: как сотрудник запрашивает жилье (устно или в письменной форме, через назначенное лицо), какая документация может потребоваться и как работодатель будет оценивать запрос. Запрет дискриминации по признаку инвалидности и возмездия за запрос на размещение. Веб-сайт [[FLT: 0]]ADA.gov предлагает выборочные политики и руководящие принципы по обеспечению соблюдения. Некоторые штаты имеют более широкие определения инвалидности или более низкие пороги охвата (например, Калифорния охватывает работодателей с 5 или более сотрудниками). Убедитесь, что ваша политика касается как федеральных, так и применимых определений штата.

Закон о семейном и медицинском отпуске (FMLA)

FMLA дает сотрудникам до 12 недель неоплачиваемого отпуска по соображениям, связанным с охраной труда, в год по таким причинам, как серьезное состояние здоровья, рождение или усыновление ребенка или уход за членом семьи с серьезным состоянием здоровья (с отпуском по уходу за военнослужащим до 26 недель). Ваше руководство должно охватывать право на участие (обычно 12 месяцев службы и 1250 часов работы), как измеряется 12-месячный период (календарный год, прокат 12-месячного оглядки и т. Д.), Обязанности сотрудников по уведомлению и требование использовать доступные оплачиваемые отпуска одновременно. Руководство [[FLT: 0]] DOL FMLA предоставляет модельный язык и формы. Также обратите внимание, что во многих штатах теперь есть параллельные законы о оплачиваемых семейных и медицинских отпусках, которые работают вместе с FMLA. В вашем руководстве следует объяснить, как они взаимодействуют - работают ли они одновременно и какие платежи применяются.

Другие критические федеральные законы

• Закон о дискриминации по возрасту в сфере занятости (ADEA) — Защита работников в возрасте 40 лет и старше.Включите политику против дискриминации по возрасту при найме, продвижении по службе, обучении и увольнении.
• Закон о недискриминации генетической информации (GINA) — Запрещается запрашивать или использовать генетическую информацию (включая семейную историю болезни) для принятия решений о трудоустройстве.
• Закон о правах на трудоустройство и переработку в унифицированных службах (USERRA) — обеспечивает защиту рабочих мест и льготы для сотрудников, которые служат в армии.
• Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA) — Требует безопасного рабочего места. Руководство должно подтверждать права сотрудников на безопасную окружающую среду, надлежащую подготовку и право сообщать о проблемах безопасности без возмездия. Включите краткий раздел о процедурах отчетности и планах действий в чрезвычайных ситуациях.
• Закон о справедливой кредитной отчетности (FCRA) — Если вы проводите проверку биографических данных, в вашем руководстве следует указать отдельный процесс раскрытия и авторизации, требуемый в соответствии с FCRA.

Законы штатов добавляют сложности и риски

Закон штата часто обеспечивает большую защиту сотрудников, чем федеральный закон. Справочник, который охватывает только федеральные требования, может быть несоответствующим в вашем штате. Различия могут быть значительными, особенно в областях, перечисленных ниже. Если вы работаете в нескольких штатах, вам могут потребоваться отдельные руководства или дополнения для каждого места.

Минимальная заработная плата и изменения сверхурочной работы

Например, по состоянию на 2025 год минимальный размер оплаты труда в Калифорнии составляет 16,50 долларов США (и выше для работников быстрого питания или здравоохранения), в то время как в Вашингтоне — 16,66 долларов США. В некоторых штатах, таких как Нью-Йорк, региональные ставки (Нью-Йорк против штата). В вашем руководстве должны указываться правильные минимальные ставки заработной платы для каждого места работы. Правила сверхурочной работы также различаются: Калифорния требует сверхурочной работы в 1,5 раза больше обычной ставки в течение часов более 8 в день (и двойное время более 12), плюс сверхурочная работа в течение первых 8 часов в седьмой день подряд. Аляска и Невада имеют ежедневную сверхурочные при определенных обстоятельствах. Проверьте заработную плату и часовое разделение вашего штата.

Платный отпуск по болезни и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам

Более десятка штатов и многих городов теперь требуют оплачиваемого отпуска по болезни. Ставки начисления и правила использования различаются: некоторые штаты требуют одного часа отпуска на каждые 30 часов работы (например, Орегон), в то время как другие ограничивают общее начисление в год. Ваше руководство должно объяснять начисление, перенос и разрешенное использование (в том числе для члена семьи). Платные семейные и медицинские программы отпуска также расширились. В штатах, таких как Вашингтон, Массачусетс, Коннектикут, Колорадо и Орегон, государственные программы финансируются за счет налогов на заработную плату. Они работают вместе с FMLA, часто обеспечивая частичную замену заработной платы для отпуска по уходу за ребенком, ухода и серьезных заболеваний. В вашем руководстве необходимо отметить государственную программу, как подавать заявления и как она координируется с отпуском, предоставляемым компанией.

Расширенные категории по борьбе с дискриминацией

Законы штата о борьбе с дискриминацией часто включают защищенные категории, которых нет в федеральном законе, такие как сексуальная ориентация, гендерная идентичность, семейное положение, статус военного увольнения, политическая принадлежность и медицинское состояние (включая употребление каннабиса в некоторых штатах). Закон о справедливой занятости и жилье в Калифорнии (FEHA) охватывает все эти и другие. Закон о правах человека в Нью-Йорке также защищает от дискриминации на основе иммиграционного статуса. Ваша политика EEO должна перечислять все применимые защищенные классы для каждого штата, где у вас есть сотрудники. Неспособность включить защищенный класс, который охватывается законодательством штата, может подвергнуть вас претензиям на дискриминацию prima facie, даже если работник фактически не дискриминирован.

Другие государственные стратегии для наблюдения

• Отпуск по голосованию: Многие штаты требуют оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска для голосования, часто с предварительными требованиями уведомления.
• Размещение для кормления грудью: В то время как федеральный закон требует перерыва и частного пространства (не ванной комнаты) для кормящих матерей, законы штата могут добавить конкретные требования к конфиденциальности, близости или оборудованию.
• Справочные проверки и запрет коробки: Многие штаты и города запрещают работодателям спрашивать о криминальной истории до тех пор, пока не будет сделано условное предложение о работе, или ограничивать, как могут использоваться криминальные записи.
• Прозрачность оплаты труда: Несколько штатов теперь требуют от работодателей раскрывать диапазоны заработной платы в объявлениях о работе (например, Нью-Йорк, Калифорния, Колорадо, Вашингтон). В руководстве следует указать, что такие раскрытия применяются ко всем объявлениям о работе.
• Неконкурентные соглашения: Некоторые штаты строго ограничивают или запрещают неконкурентные положения, особенно для низкооплачиваемых работников.Политика вашего руководства по ограничительным соглашениям должна соответствовать законодательству штата.

Последствия несоблюдения: больше, чем просто мелочь

Устаревшее или неполное руководство может привести к серьезным последствиям. Наиболее непосредственным является риск неблагоприятного судебного решения в иске. Если ваше руководство обещает прогрессивную дисциплину, но вы увольняете сотрудника, не выполнив эти шаги, вы можете столкнуться с неправомерным требованием о прекращении. Если ваша политика борьбы с домогательствами не имеет процедуры отчетности, EEOC может обнаружить, что вы не предприняли разумных шагов для предотвращения домогательств. Государственные регуляторы также проверяют руководства. Комиссар по труду Калифорнии, например, может выписать штрафы за отсутствие необходимых политик (например, оплачиваемый отпуск по болезни, оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам или требования к обучению борьбе с домогательствами). Помимо юридических рисков, непоследовательное или запутанное руководство подрывает доверие сотрудников и может увеличить текучесть кадров. Стоимость судебных разбирательств и расчетов намного перевешивает инвестиции в тщательный обзор.

Лучшие практики для составления соответствующего руководства

Создание соответствующего руководства требует методического, проактивного подхода. Следуйте этим передовым методам, чтобы создать документ, который выдерживает юридическую проверку и поддерживает вашу рабочую силу.

1.Начните с юридического обзора местным адвокатом

Общие шаблоны из Интернета опасны. Закон о занятости сильно локализован. Адвокат, который не практикует в вашем штате, может упустить ключевой нюанс, такой как требование Калифорнии включить политику «возмездия информатора», отдельную от общего кодекса поведения. Всегда проверяйте свое руководство лицензированным адвокатом по трудоустройству, знакомым с конкретными правилами вашего штата до распространения.

2.Включите явный отказ от ответственности

В штатах, где действует трудовая договоренность (все, кроме Монтаны), в вашем руководстве должно быть четко указано, что трудовая договоренность не является трудовым договором. Это заявление об отказе от ответственности должно быть заметно, часто на первой странице или во введении. Многие штаты требуют, чтобы оно было жирным и заглавным буквами. Эффективное заявление об отказе от ответственности гласит: «Ничто в этом руководстве не создает явного или подразумеваемого договора о занятости. Занятость [название компании] находится в завещании, что означает, что вы или компания можете прекратить отношения в любое время, с или без причины или уведомления». Включите аналогичное заявление о политике льгот (отпуск, отпуск), чтобы избежать создания личных прав.

3. использовать точный, конкретный язык

Избегайте расплывчатых заявлений, таких как «сотрудники будут рассматриваться с уважением» или «дисциплинарные меры будут уместны». Вместо этого опишите ощутимые процессы: «Сообщения о домогательствах должны быть сделаны в течение 30 дней после инцидента вашему руководителю, HR или анонимной горячей линии по [числу]. Компания признает получение в течение 5 рабочих дней и начнет расследование в течение 10 рабочих дней. Специфика уменьшает двусмысленность и показывает приверженность справедливости. Однако избегайте чрезмерно жесткого языка, который может быть интерпретирован как гарантирующий конкретный результат (например, «после трех словесных предупреждений будет выдано письменное предупреждение»).

4.Взаимодействие и параллелизм в адресном отпуске

Работникам часто приходится использовать несколько видов отпусков одновременно. Например, работник в отпуске по беременности и родам может иметь право на FMLA (неоплачиваемый), оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам (частичная замена заработной платы) и краткосрочную политику компании по инвалидности (полная замена заработной платы). В вашем руководстве следует объяснить, могут ли они работать одновременно. В нем также следует уточнить, какое основное назначение (например, FMLA работает одновременно с государственным отпуском) и как сотрудники подают заявки на государственные пособия. Приведите примеры, чтобы избежать путаницы: «Если вы имеете право на FMLA и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам по той же причине, время отпуска учитывается в отношении вашего права на FMLA, а государственная программа может обеспечить частичную замену заработной платы».

5. Расписание ежегодных обновлений (и Ad Hoc по мере необходимости)

Законы быстро меняются. Установите повторяющееся напоминание о календаре, чтобы просматривать все руководство по крайней мере один раз в год. Подпишитесь на обновления от Министерства труда США, департамента труда вашего штата и авторитетных организаций, таких как SHRM. Когда новый закон вступает в силу - например, расширение оплачиваемого отпуска по болезни или требование прозрачности оплаты труда - немедленно обновите соответствующую политику и перераспределите затронутые страницы или новое издание. Ведите журнал изменений, показывающий дату и характер каждого изменения.

6. Получить подписанные признания

Распространяйте справочник среди всех сотрудников (новых сотрудников и существующих сотрудников) и требуйте подписанного или электронного подтверждения. В заявлении должно быть указано, что сотрудник получил руководство, соглашается следовать политике и понимает, что руководство не создает трудовой договор. Сохраните формы в личном деле каждого сотрудника на время работы и на период после прекращения (например, 3-5 лет). В случае судебного иска подписанное подтверждение может помочь установить, что сотрудник знал о вашей политике.

Распространенные ошибки, которые создают ответственность

Даже с самыми лучшими намерениями в справочниках могут содержаться ошибки, которые подвергают компанию юридическому риску.

• Непреднамеренные обещания — Такие фразы, как «мы стремимся обеспечить безопасность работы» или «вы будете получать обзор производительности ежегодно», могут быть интерпретированы как обязательные обязательства.
• Копирование руководства конкурента - Их политика может быть адаптирована к другому государству, отрасли или корпоративной культуре.
• Отказ от требуемой государственной политики — Например, если ваш государственный мандат оплачивает больничный и ваше руководство не упоминает об этом, вы не соблюдаете с первого дня.
• Отказ от обновления после добавления нового местоположения - Открытие офиса в новом состоянии без пересмотра руководства может привести к немедленному несоблюдению этого местоположения.
• Использование устаревшей терминологии — Замените слова, такие как «инвалиды», «умственная отсталость» или «нелегальный иностранец» на текущие, уважительные термины (например, «инвалиды», «незарегистрированные работники»).
• Противоречивая практике компании — Если в вашем руководстве говорится, что отпуск должен быть одобрен заранее, но вы обычно разрешаете импровизированный отпуск, сотрудник может утверждать, что политика иллюзорна.

Основные принципы, которые должны включать в себя каждое руководство

Хотя точный список зависит от вашей отрасли, размера и местоположения, следующие политики формируют прочную основу:

1. Равные возможности трудоустройства и противодействие домогательствам — всеобъемлющее заявление с процедурами подачи жалоб, процессом расследования и гарантией отсутствия возмездия.
2. Кодекс поведения и этики (FLT:0) – стандарты профессионального поведения, конфликта интересов, конфиденциальности и использования ресурсов компании.
3. Посещение и отпуска без — В том числе FMLA, государственный отпуск, оплачиваемый отпуск по болезни, отпуск, праздники и любые другие льготы.
4. Безопасность и здоровье на рабочем месте — соблюдение OSHA, планы эвакуации в чрезвычайных ситуациях, процедуры отчетности о травмах и предотвращение насилия на рабочем месте.
5. Оплата и хронометраж — правила сверхурочной работы, перерывы на питание и отдых, частота оплаты и требования к хронометрированию.
6. Информационные технологии и социальные сети — Допустимое использование систем компании, ожидания конфиденциальности, руководящие принципы социальных сетей и правила кибербезопасности.
7. Классификация работников (FLT:0) — Определения освобожденных от налогообложения работников против неосвобожденных, полных и неполных рабочих мест, временных работников и независимых подрядчиков.
8. Дисциплина и прекращение — прогрессивная дисциплина, если она используется, основания для немедленного прекращения и окончательные процедуры оплаты.
9. Записи сотрудников и конфиденциальность — Как компания собирает, использует и защищает данные сотрудников, включая информацию о здоровье и номера социального страхования.
10. Удаленная и гибридная работа — Ожидания удаленной работы, оборудования, отчетных часов, безопасности данных и возмещения расходов, если это применимо.

Как сделать свой справочник совместимым со временем

Соответствие - это постоянная практика. Встраивайте эти привычки в свои HR-операции:

• Назначить определенное лицо или команду (HR и юридические лица) для отслеживания изменений в законодательстве и соответствующего обновления политики.
• Установите график обзора — ежеквартально или полугодово — для проверки руководства на предмет новых законов и изменений внутренней практики.
• Когда новый закон будет принят, оцените, влияет ли он на политику руководства. Если это произойдет, немедленно пересмотрите и сообщите об изменениях.
• После любого существенного пересмотра перераспределите весь справочник или обновленную политику всем сотрудникам и получите новые подтверждения.
• Сохраняйте историю версий или журнал изменений. Обратите внимание на дату, что изменилось и почему. Это помогает избежать путаницы, если старая версия используется позже.
• По крайней мере, один раз в год, попросите вашего адвоката провести обзор сверху донизу. Законы развиваются, и прецедентное право может переосмыслить существующие законы.

Ресурсы для того, чтобы оставаться информированным

Надежная информация необходима. Закладывайте эти источники в закладки и регулярно проверяйте их: