Table of Contents

Почему руководство по работе с сотрудниками должно учитывать законы о заработной плате и часах

Хорошо продуманное руководство для сотрудников является фундаментальным инструментом для любого подходящего рабочего места. Он устанавливает четкие ожидания, сообщает права сотрудников и обеспечивает правовую защиту, когда политика последовательно и справедливо применяется. Когда речь идет о законах о заработной плате и о часах, ставки особенно высоки. Мисстепс - будь то непреднамеренные или системные - может привести к дорогостоящим коллективным судебным искам, расследованиям Министерства труда США, значительным вознаграждениям за окупаемость и репутационному ущербу. Включая четкие, юридически обоснованные политики заработной платы и часа в свое руководство, вы не только защищаете свою организацию от ответственности, но и создаете основу доверия к своей рабочей силе. Это всеобъемлющее руководство проходит через критические компоненты, общие подводные камни и передовые методы для обеспечения соответствия вашего руководства федеральным и государственным требованиям, помогая вам создать документ, который является как щитом соответствия, так и инструментом коммуникации.

Понимая Фонд: Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) является основным федеральным законом, регулирующим минимальную заработную плату, оплату сверхурочных, ведение учета и детский труд. Он применяется к большинству частных и государственных работодателей с годовым доходом не менее 500 000 долларов США, и даже небольшие предприятия могут быть покрыты, если они занимаются межгосударственной торговлей. FLSA устанавливает федеральную минимальную заработную плату (в настоящее время 7,25 долларов США в час) и требует сверхурочной оплаты в полтора раза больше обычной ставки в течение часов, отработанных более 40 в рабочую неделю. Однако во многих штатах более высокая минимальная заработная плата и более щедрые пороги сверхурочной работы. Ваше руководство должно четко указать, что компания будет соблюдать более высокие федеральные, государственные или местные стандарты. Простое заявление, такое как «Мы всегда будем придерживаться закона, который наиболее благоприятен для работника», может предотвратить путаницу и проявить добросовестность.

В дополнение к ставкам заработной платы, FLSA требует подробного учета. Работодатели должны вести точные записи отработанных часов, оплаченной заработной платы и вычетов, сделанных в течение по крайней мере трех лет, хотя некоторые штаты требуют более длительных периодов удержания. В руководстве должен быть описан метод отслеживания времени - будь то часы времени, электронные приложения или ручные листы - и подчеркивать, что сотрудники должны записывать все отработанные часы. Ни одна политика не должна поощрять или разрешать внечасовую работу. Для получения более подробной информации посетите страницу FLSA Министерства труда США FLSA .

Неисключенные классификации работников

Один из наиболее распространенных источников тяжбы заработной платы и часа - это неправильное классификация сотрудников. FLSA делит сотрудников на две категории: освобожденные и не освобожденные. Не освобожденные сотрудники имеют право на оплату сверхурочных, в то время как освобожденные сотрудники не имеют. Чтобы претендовать на освобождение, сотрудник должен соответствовать конкретным тестам заработной платы и обязанностей. Наиболее распространенные исключения включают в себя исполнительные, административные, профессиональные, внешние продажи и компьютерного сотрудника. В вашем руководстве должны четко описывать эти категории, включая порог заработной платы (в настоящее время 684 доллара США в неделю или 35 568 долларов США в год, в соответствии с федеральным законом) и основные обязанности для каждого. Он также должен указать, что неправильное классификация будет исправлена немедленно, если будет обнаружено, и что компания не будет предполагать, что сотрудник освобождается просто потому, что у них есть определенное название работы. Приведите примеры должностей, которые обычно попадают в каждую категорию, и предостеречь от простого присвоения освобожденного ярлыка любому, кто несет обязанности по управлению, не проверяя тест на обязанности.

Для государственных правил освобождения от ответственности, проконсультируйтесь с такими ресурсами, как SHRM Ресурсный центр малого бизнеса .

Государственное и местное законодательство

В то время как FLSA устанавливает базовые условия, многие штаты и муниципалитеты приняли более строгие законы о заработной плате и часах. Например, Калифорния требует ежедневной сверхурочной работы в течение часов, отработанных более восьми в день, а в Нью-Йорке более высокая минимальная заработная плата, которая варьируется в зависимости от региона и отрасли. Некоторые города, такие как Сиэтл и Лос-Анджелес, платили декреты о больничных, которые взаимодействуют с законами о заработной плате. Ваше руководство должно учитывать эти изменения, либо путем включения единой всеобъемлющей политики, которая ссылается на самый высокий стандарт, либо путем добавления добавлений по штатам. Растущая тенденция - использование языка «только для повышения»: «Мы всегда будем применять стандарт, наиболее защищающий сотрудника».

Ключевые области, в которых может отличаться законодательство

  • Минимальная заработная плата: Многие штаты устанавливают более высокую минимальную заработную плату и ежегодно корректируют ее. Включите таблицу или ссылку на общедоступный список текущих ставок по штатам.
  • В некоторых штатах сверхурочная работа требуется через 8 часов в день (например, в Калифорнии) или через 12 часов (например, на Аляске).
  • Перерывы в питании и отдыхе: Такие штаты, как Калифорния, Орегон и Вашингтон, предписывают конкретные сроки и продолжительность перерывов.
  • Прогнозное расписание: Нью-Йорк, Орегон и другие юрисдикции требуют предварительного уведомления о графиках и компенсации за изменения в последнюю минуту.
  • Оплата отпуска: Оплаченный отпуск по болезни, выплата отпуска по окончании и другие законы о отпуске сильно различаются. Некоторые штаты требуют выплаты неиспользованного отпуска, в то время как другие нет.
  • Крайние сроки оплаты: Калифорния требует немедленной оплаты после прекращения; другие штаты разрешают несколько дней или даже следующий обычный день оплаты.

В справочник следует включить четкое заявление о том, что если какой-либо закон штата или местный закон предусматривает большую защиту, чем федеральный закон, компания будет соблюдать более защитный стандарт. Для работодателей из нескольких штатов рассмотрите возможность поддержания генеральной политики и добавления конкретных дополнений штата, которые распространяются среди сотрудников в этих местах.

Основные политики заработной платы и часов включают

Помимо общих заявлений о соблюдении, в вашем руководстве должны быть подробно описаны следующие оперативные политики. Каждая политика должна быть написана простым языком и последовательно применяться во всей организации.

1.Политика минимальной заработной платы

Укажите обязательство компании выплачивать по крайней мере применимую минимальную заработную плату за все отработанные часы. Если вы дали чаевые сотрудникам (например, серверам, барменам), объясните пособие по кредиту чаевых, прямую денежную заработную плату и эти чаевые должны принести общий доход по крайней мере к стандартной минимальной заработной плате. Приведите пример: «Если сервер зарабатывает 2,13 доллара в час в прямой заработной плате, а чаевые приносят общую сумму до 7,25 доллара, компания гарантирует разницу, если чаевые не дотягивают». Также обратитесь к федеральным и государственным правилам по объединению чаевых и распределению чаевых и включите заявление о том, что все чаевые принадлежат сотруднику, если они не объединены в законном порядке.

2.Политика оплаты сверхурочных

  • Четко определите рабочую неделю (например, с воскресенья по субботу).
  • Объясните, что сверхурочные оплачиваются в 1,5 раза чаще, чем обычно, в течение всех часов, превышающих 40 часов в неделю (или соответствующий государственный порог).
  • Уточните, что сверхурочные работы должны быть предварительно одобрены руководителем. Однако, заявляйте, что работа несанкционированная сверхурочная работа по-прежнему будет оплачиваться, но может привести к дисциплине.
  • Включите правила расчета регулярной ставки, включающие недискреционные бонусы, комиссии, дифференциалы сдвига и другую компенсацию.Простой пример помогает: «Если вы зарабатываете 15 долларов в час и получаете недискреционный бонус в размере 100 долларов в ту неделю, ваша регулярная ставка увеличивается для целей расчета сверхурочных».
  • Если вы используете метод «колебания рабочей недели» для наемных работников, не освобожденных от налогов, объясните его тщательно и убедитесь, что он соответствует правилам DOL.

3. Хранение и учет времени

  • Опишите способ записи времени (электронные часы удара, мобильное приложение, бумажный тайм лист и т.д.).
  • Требуйте от сотрудников записывать все отработанное время, включая время начала / остановки, периоды перерыва и любые сверхурочные.
  • Подчеркните, что никакая работа не должна выполняться до или после часового механизма, и что это включает в себя чтение электронных писем, звонки или подготовку рабочих материалов.
  • Объясните, как еженедельно менеджеры проверяют и утверждают отчеты о времени.
  • Напомните сотрудникам, что фальсификация временных данных является основанием для дисциплинарных мер, вплоть до прекращения.
  • Политика округления: если вы используете округление (например, до ближайшего квартального часа), укажите, что оно должно быть нейтральным с течением времени и никогда систематически не снижать оплату. DOL разрешает округление, если оно используется как для ударов, так и не приводит к недоплате в течение определенного периода времени.

4. Перерывы на обед и отдых

Если законодательство штата требует перерывов на питание (например, 30 минут для смен в течение 5 или 6 часов), укажите, когда и как они принимаются. Также обратитесь к перерывам на отдых (обычно 10 минут в 4 часа). Если перерывы не оплачиваются, укажите, что работник должен быть полностью освобожден от всех обязанностей во время перерыва - никаких телефонов, проверки электронной почты или выполнения рабочих задач. Для периодов дежурного питания (разрешено в некоторых штатах, если перерыв взят на рабочем месте и работник может быть вызван обратно к обязанностям), объясните ограниченные обстоятельства и требование письменного соглашения. Включите процедуру отказа от перерывов на питание, если это разрешено законодательством штата.

5. Политика «Встречи» и «Время ожидания»

Уточните, когда время вызова компенсируется. Как правило, если работник должен оставаться в помещении работодателя или иным образом ограничен в эффективном использовании времени (например, не может выполнять личные поручения), эти часы считаются рабочим временем. Если работник может находиться вдали от помещения, но должен быть в состоянии ответить на звонок в течение короткого времени, это может быть не компенсируемым. В руководстве должны быть описаны процедуры отчетности о статусе вызова, как записывать время вызова и как обрабатывается компенсаторное время (если разрешено в государственном секторе). Многие частные работодатели не могут предлагать время компа вместо сверхурочных - проверьте FLSA и законы штата.

6. Время в пути и время обучения

Объясните, что время, проведенное в поездках между рабочими местами в течение рабочего дня, компенсируется. Время, затрачиваемое на поездку из дома на первый рабочий участок и обратно, обычно не оплачивается, но есть исключения (например, поездка домой на работу после делового звонка или поездка, которая вывозит сотрудника за пределы обычной зоны поездок). Время обучения обычно оплачивается, если оно не является добровольным, происходит вне обычных часов, не связано с работой, и никакая другая работа не выполняется одновременно. Приведите примеры: «Посещение обязательного семинара по безопасности в субботу оплачивается; необязательный онлайн-курс дома может не быть».

7. Вычеты и периодичность оплаты

Перечислите виды вычетов, которые являются законными (налоги, пособия, гарниры, судебные алименты) и те, которые запрещены (например, единые вычеты, которые снижают заработную плату ниже минимальной заработной платы, вычеты за нехватку касс в некоторых штатах). Укажите график оплаты (например, двухнедельный по пятницам) и способ оплаты (прямой депозит, чек или платежная карта). Включите политику о том, как сотрудники могут изменить свою информацию о прямом депозите. Также обратите внимание на сроки окончательных зарплат для добровольных и недобровольных увольнений, и обратите внимание, что некоторые штаты требуют немедленной оплаты.

8. Окончательные чеки

Опишите, когда должна быть произведена окончательная оплата - как для добровольного прекращения (отставка), так и для непроизвольного прекращения (запуск или увольнение). Многие штаты имеют строгие сроки (например, сразу после увольнения в Калифорнии, в течение 72 часов в других штатах). Предоставьте четкую политику, чтобы избежать штрафов, и поручите менеджерам своевременно направлять окончательные отчеты о времени для расчета заработной платы.

Независимый подрядчик Неправильная классификация

Все более горячей областью в обеспечении соблюдения заработной платы и часов является неправильное классификация сотрудников как независимых подрядчиков. FLSA и многие государства используют тест «экономической реальности» - оценка факторов, таких как степень контроля, возможность получения прибыли или убытка, инвестиции в оборудование, постоянство отношений и является ли работа неотъемлемой частью бизнеса.В вашем руководстве должно быть указано, что все работники должным образом классифицированы на основе правовых принципов и что компания будет регулярно пересматривать независимые отношения с подрядчиками. Если вы используете подрядчиков, включите отдельную политику, подтверждающую, что они не покрываются вашей политикой заработной платы, не имеют права на получение пособий для сотрудников и должны поддерживать свое собственное руководство, чтобы случайно подразумевать, что подрядчики имеют право на получение пособий для сотрудников или защиту заработной платы.[FLT: 1] Предоставьте четкое различие в специальном разделе и включите напоминание о том, что менеджеры не могут переклассифицировать работников самостоятельно без одобрения HR.

Для дальнейшего чтения по классификации см. DOL Fact Sheet 13 .

Принудительные меры, наказания и риски ответственности

Отдел заработной платы и рабочего времени Министерства труда США расследует жалобы и проводит целенаправленные проверки. Адвокаты частных истцов также часто подают коллективные иски в соответствии с законами о заработной плате штата. Штрафы могут включать в себя заработную плату, ликвидированный ущерб (двойной невыплаченный размер заработной платы), гонорары адвокатов и штрафы за гражданские деньги за повторные или преднамеренные нарушения. В некоторых штатах невыплата заработной платы может привести к уголовным обвинениям и личной ответственности для корпоративных должностных лиц. Кроме того, Министерство труда увеличило свое внимание к неправильной классификации и внечасовой работе, с существенными расчетами в секторах розничной торговли и гостиничного бизнеса.

Ваше руководство не должно угрожать сотрудникам негативными действиями по жалобам на проблемы заработной платы. Оно должно включать четкую политику борьбы с репрессиями, которая защищает сотрудников, которые подают жалобы, участвуют в расследованиях или осуществляют свои права в соответствии с FLSA или законодательством штата. FLSA имеет сильную защиту от возмездия, и любой намек на возмездие в вашем руководстве, такой как «выдвижение ложных требований приведет к дисциплине», может быть использован против вас в суде, если это, кажется, отпугивает законные жалобы. Вместо этого, сформулируйте это положительно: «Мы призываем сотрудников доносить любые проблемы заработной платы до HR, не опасаясь дисциплины или возмездия».

Лучшие практики для составления и поддержания вашего руководства

  • Привлеките адвоката: Проверьте ваше руководство по соблюдению федеральных, государственных и местных законов в каждом месте, где вы работаете. Законы быстро меняются, особенно на государственном уровне.
  • Обновляйте ежегодно: Законы о заработной плате часто меняются, и новые постановления могут быстро проходить. Установите календарное напоминание о пересмотре и обновлении политики по крайней мере один раз в год и после любых значительных законодательных изменений.
  • Менеджеры по обучению и HR:] Даже лучшее руководство бесполезно, если его игнорируют руководители. Обеспечить обучение тому, как применять политику, особенно в отношении разрешения сверхурочных, точной записи времени и классификационных решений. Менеджеры никогда не должны совершать неофициальные сделки о внерабочем графике.
  • Общайтесь с изменениями: Когда вы обновляете политику заработной платы, распространяете изменения среди всех сотрудников и получаете подписанные подтверждения. Используйте резюме по электронной почте, собрания всех рук или специальную страницу интрасети.
  • Сохраняйте записи подтверждения: Каждый сотрудник подписывает страницу получения, заявляя, что он прочитал и понял руководство. Это имеет решающее значение для защиты от претензий, что политика не была сообщена. Магазин подписывает подтверждения централизованно и сохраняет их, по крайней мере, на время работы плюс любой применимый срок давности.
  • Рассматривайте добавления штата: Для работодателей из нескольких штатов создайте специальные вставки, а не одно громоздкое руководство. Убедитесь, что вставка охватывает все местные политики (например, уведомление о больничных листах в Калифорнии, уведомление о частоте оплаты в Нью-Йорке, уведомление о защищенном отпуске в Орегоне).
  • Практика учета времени аудита: Регулярно сравнивайте фактические записи времени с записями заработной платы. Ищите закономерности исправлений авто-удара, пропущенного времени включения/выключения или последовательного округления, которое благоприятствует работодателю. Исправьте любые проблемы немедленно.
  • Используйте простой язык: Избегайте юридического жаргона. Пишите так, как будто объясняя новому наемному работнику, который никогда не видел политику начисления заработной платы. Используйте примеры и уточните хитрые термины, такие как «регулярный тариф».
  • Включить отказ от ответственности: Укажите, что руководство не создает трудового договора и что политика может быть изменена в любое время, а также признавая, что обязательства по соблюдению заработной платы и почасовой оплаты регулируются законом и не могут быть отменены.

Заключение

Руководство по заработной плате и почасовой готовности сотрудников - это не одноразовый проект - это живой документ, который отражает постоянное соблюдение законов и ценности компании. Тщательно определяя освобожденные от уплаты налогов и не освобожденные от уплаты налогов роли, обращая внимание на изменения в штатах и на местах, излагая четкие правила учета времени и перерывов и обязуясь регулярно обновляться, вы значительно снижаете риск дорогостоящих судебных разбирательств. Что еще более важно, вы создаете прозрачную среду, в которой сотрудники понимают свои права и доверяют, что им будут платить справедливо за каждый отработанный час. Инвестиции во время и юридический консультант, чтобы получить право на получение пособия, окупаются в правовой защите и моральном духе сотрудников. Начните с тщательного аудита вашей текущей политики, сравните их с последними федеральными и государственными требованиями и сделайте необходимые изменения сегодня. Ваше будущее я - и ваши сотрудники - будут благодарить вас.