Table of Contents

Понимание прав сотрудников на конфиденциальность

Права на неприкосновенность частной жизни сотрудников включают в себя правовую и этическую защиту, которая защищает работников от неоправданного вторжения в их личную жизнь, личную информацию и физические пространства во время работы. Эти права вытекают из лоскутного одеяла федеральных и государственных законов, конституционных гарантий, деликтов общего права (например, вторжение в частную жизнь) и даже международных рамок, таких как Общий регламент по защите данных (GDPR) для компаний, работающих в или с Европейским союзом. В Соединенных Штатах нет единого федерального закона о конфиденциальности, охватывающего всех сотрудников; вместо этого, защита возникает из законов конкретного сектора (например, Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования для медицинских данных, Закон о справедливой кредитной отчетности для проверки биографических данных), а также конституции штатов и законы, которые могут предоставить более широкие права, особенно в Калифорнии, Иллинойсе, Нью-Йорке и Массачусетсе.

Работодатели должны признать, что сотрудники привносят разумные ожидания конфиденциальности на рабочее место. Суды обычно уравновешивают эти ожидания с законными деловыми интересами работодателя. Например, сотрудник может разумно ожидать конфиденциальности в закрытом ящике стола, но не в электронной почте, выпущенной компанией, используемой для деловых целей. По мере развития технологий граница между тем, что является частным, и тем, что подлежит мониторингу, становится все более тонкой. Включение тщательного обсуждения прав на конфиденциальность в руководство для сотрудников - это не только соблюдение законодательства - это основополагающий шаг к созданию культуры доверия и прозрачности. Хорошо составленное руководство сигнализирует о том, что организация уважает индивидуальное достоинство, обеспечивая при этом оперативную целостность.

Ключевые области конфиденциальности, которые нужно адресовать в вашем руководстве

В комплексном руководстве следует четко охватить несколько отдельных областей конфиденциальности сотрудников. Каждая область имеет свой собственный набор юридических обязательств, рисков и передовой практики. Ниже приводится подробная разбивка.

Сбор и хранение личной информации

Работодатели обычно собирают личную информацию (PII), такую как номера социального страхования, реквизиты банковского счета для прямого депозита, экстренные контакты, медицинскую информацию для получения льгот и даже биометрические данные для отслеживания времени. В руководстве должно четко указываться, какие данные собираются, цель сбора, как они хранятся (например, зашифрованные базы данных, безопасные серверы) и кто имеет доступ. В нем также должны объясняться политики хранения и уничтожения данных компании, чтобы избежать неопределенного хранения, что увеличивает риск нарушения. Ссылка на соблюдение закона о хранении данных и уничтожении данных. Ссылка на соблюдение закона о защите прав потребителей в Калифорнии (CCPA) в соответствии с поправками Закона о защите прав потребителей Калифорнии (CPRA) налагает дополнительные обязательства, включая право сотрудников знать, какая личная информация собирается и право требовать удаления. В руководстве должно четко указываться, как компания обрабатывает такие запросы и применимые исключения.

Мониторинг и наблюдение на рабочем месте

Мониторинг может включать в себя просмотр электронных писем, использование Интернета, телефонные звонки, видеонаблюдение, регистрацию нажатия клавиш и GPS-слежение транспортных средств или устройств компании. В руководстве должно быть описано, что происходит мониторинг, почему это делается (например, безопасность, производительность, соблюдение) и как сотрудники будут уведомлены. Многие штаты требуют явного согласия или предварительного уведомления. Например, в Коннектикуте, Делавэре и Нью-Йорке есть законы, требующие, чтобы работодатели предоставили письменное уведомление перед мониторингом электронных сообщений. Политика также должна определить, что представляет собой приемлемое личное использование ресурсов компании и уточнить, что сотрудники не ожидают конфиденциальности в системах, принадлежащих работодателю. Наилучшая практика заключается в том, чтобы сузить мониторинг до конкретных, связанных с работой целей, а не общее наблюдение. Например, вместо непрерывного нажатия клавиш, рассмотреть отслеживание использования Интернета на сессионной основе для аномалий безопасности. Это уравновешивает надзор с уважением автономии работников.

Конфиденциальность личных пространств

Физическая конфиденциальность распространяется на шкафчики, столы, шкафы, сумки и комнаты отдыха. В справочниках следует указывать, что, хотя компания уважает личную собственность, она оставляет за собой право проверять принадлежащие компании помещения и оборудование по законным деловым причинам, таким как предотвращение кражи, обеспечение безопасности или проведение расследований. Эти проверки должны проводиться с разумным уведомлением и уважением к достоинству сотрудников. Политика поиска личных вещей, привезенных на рабочее место, таких как сумки или рюкзаки, должна быть четко сформулирована и поддержана договором. Работодатели должны знать, что в некоторых штатах обыски могут подвергаться повышенному контролю, если они связаны с профсоюзными работниками в рамках коллективных договоров. Включение пункта о том, что компания не будет проводить обыски произвольным или преследующим образом, помогает минимизировать юридические риски.

Медицинская и конфиденциальная информация о здоровье

Закон об американцах с инвалидностью (ADA) и многие законы штата строго ограничивают, как работодатели могут спрашивать, использовать и раскрывать медицинскую информацию. В руководстве должно объясняться, что медицинская информация рассматривается как конфиденциальная, хранится отдельно от кадровых файлов и раскрывается только на основе необходимости знать (например, для целей размещения, первой помощи или соблюдения компенсации работникам). Для работодателей, подпадающих под действие Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), применяются дополнительные гарантии. Разумно включить четкий запрет на дискриминацию на основе состояния здоровья и наметить процесс запроса разумных условий проживания без страха репрессий. ADA интерактивный процесс должен быть описан простым языком: работники с ограниченными возможностями могут запрашивать изменения, и работодатель будет участвовать в добросовестной дискуссии, чтобы найти эффективные решения. Медицинские записи должны храниться в безопасных, заблокированных файлах с доступом, ограниченным персоналом и соответствующими менеджерами на строгой основе бизнес-потребности.

Социальные сети и необязательное поведение

Многие работодатели имеют политику в отношении деятельности сотрудников в социальных сетях, особенно когда она относится к компании. Однако законы, такие как Закон о национальных трудовых отношениях (NLRA), защищают определенные формы согласованной деятельности в Интернете (например, обсуждение заработной платы или условий труда). Руководство должно избегать чрезмерно широких ограничений и вместо этого сосредоточиться на запрете преследования, раскрытия конфиденциальной деловой информации и искажения информации о компании. Кроме того, некоторые штаты запрещают работодателям запрашивать или требовать пароли к личным учетным записям в социальных сетях. Политика должна уважать ненадлежащее поведение, давая понять, что незаконное или вредное поведение, которое влияет на рабочее место, все еще может быть решено. Например, пост, который унижает продукты компании, может быть защищен, если это является частью более широкой дискуссии об условиях работы, но прямая угроза против сотрудника, вероятно, нет. Работодатели также должны уточнить, что использование личных социальных сетей во время компании или использование ресурсов компании подлежит той же политике мониторинга, что и электронная почта и использование Интернета.

Биометрическая информация

С появлением сканеров отпечатков пальцев, распознавания лиц и сканирования сетчатки для контроля времени или доступа биометрическая конфиденциальность стала горячей правовой областью. В штатах, таких как Иллинойс (Закон о конфиденциальности биометрической информации или BIPA), Техас и Вашингтон, существуют строгие требования к сбору, уведомлению, согласию и хранению данных биометрических идентификаторов. В справочнике должна содержаться конкретная политика, которая соответствует применимым законам штата, включая то, как хранятся биометрические данные (например, шифрование, безопасные серверы), как долго они хранятся (обычно до тех пор, пока сотрудник не уйдет или цель не будет выполнена), и процесс ее удаления, когда сотрудник уходит. BIPA, например, требует письменной политики, которая включает в себя конкретную цель и продолжительность хранения данных. Работодатели в Иллинойсе также должны отметить, что BIPA допускает частное право на действия, что приводит к судебным искам со значительным ущербом. Тщательно разработанная политика в сочетании с надлежащими формами согласия имеет важное значение.

Удаленная работа и конфиденциальность домашнего офиса

Поскольку удаленная работа становится постоянной для многих, границы мониторинга работодателя и конфиденциальности сотрудников размываются. В руководстве должны быть учтены ожидания по мониторингу устройств, выпущенных компанией, и интернет-соединений в домашних офисах. Работодатели должны уточнить, что, хотя оборудование, выпущенное компанией, подлежит мониторингу, компания не может контролировать личные пространства через веб-камеру или аудио без согласия. Политика в отношении защищенных домашних сетей, использование VPN и методы защиты данных помогают предотвратить нарушения безопасности при уважении домашней среды сотрудника. Например, политика может потребовать, чтобы удаленные работники использовали предоставленные компанией маршрутизаторы или позволяли двухфакторную аутентификацию для доступа к корпоративным системам. Кроме того, в руководстве следует указать, как компания обрабатывает нарушения данных в удаленных настройках, включая процедуры отчетности, если домашняя сеть сотрудника скомпрометирована. Также необходимы четкие руководящие принципы по использованию персональных устройств для работы (BYOD), включая степень, в которой работодатель может стереть или получить доступ к данным на этих устройствах.

Юридическое соответствующая: сложная сеть

Неприкосновенность частной жизни сотрудников регулируется сложным сочетанием федеральных, государственных и местных законов. Руководство должно отражать правила, которые применяются к конкретному месту (местам) работодателя и отрасли. Ключевые федеральные законы включают Закон о конфиденциальности электронных коммуникаций (который охватывает перехват сообщений), Закон о хранимых коммуникациях (для доступа к сохраненным электронным письмам) и Закон о недискриминации генетической информации (запрещающий использование генетических данных). Законы штата, особенно в Калифорнии с CCPA / CPRA, могут налагать дополнительные обязательства на работодателей, которые обрабатывают личную информацию сотрудников. Для европейских или глобальных работников Общий регламент по защите данных требует законной основы для обработки данных сотрудников, прозрачности и прав субъектов данных. В руководстве следует явно ссылаться на наиболее строгие применимые законы для обеспечения единой защиты. Регулярные консультации с юридическим консультантом и ссылки на авторитетные руководства, такие как те из Общество по управлению человеческими ресурсами могут помочь сохранить политику актуальной. Кроме того, работодатели с операциями в нескольких штатах должны рассмотреть единую базовую политику, которая превышает самые ограничительные требования, дополненные дополнения

Лучшие практики для разработки и реализации политики конфиденциальности

Используйте четкий, конкретный язык

Сотрудники должны уметь читать политику и точно понимать, какие данные собираются, как они используются и каковы их права. Используйте примеры для иллюстрации: «Мы можем контролировать вложения электронной почты более 10 МБ для предотвращения вредоносных программ». Специфика уменьшает двусмысленность и способствует доверию. Рассмотрите возможность использования пулевых точек или таблиц в руководстве для сложных политик, хотя для вывода HTML, используйте неупорядоченные списки.

Регулярно обновляйте политику

Законы о конфиденциальности быстро развиваются. Справочник должен пересматриваться по крайней мере ежегодно, с обновлениями, сообщаемыми всем сотрудникам. Изменения в технологии, такие как новое программное обеспечение для мониторинга, поставщики облачных хранилищ или инструменты ИИ, могут потребовать корректировок политики. Устаревшая политика может быть хуже, чем никакая политика, поскольку она создает ложные ожидания. Например, если в руководстве говорится, что электронные письма не контролируются, но компания позже реализует автоматическое сканирование для предотвращения потери данных, несоответствие может привести к успешному требованию о конфиденциальности. Установить формальный цикл обзора и изменения документов вместе с обоснованием.

Менеджеры поездов и сотрудники

Политика работает только тогда, когда она понятна. Проводить учебные занятия, которые объясняют защиту конфиденциальности и обязанности сотрудников. Менеджеры должны быть особенно осторожны, чтобы не нарушать политику, например, запрашивая пароли или получая доступ к личным файлам без разрешения. Посещение обучения документированию для демонстрации должной осмотрительности в программах соблюдения. Подготовка специалистов к различным ролям: ИТ-персоналу нужны глубокие методы обеспечения безопасности данных, в то время как генеральным сотрудникам необходимо знать, что существует мониторинг и как сообщать о нарушениях.

Уважайте конфиденциальность, балансируя производительность

Например, вместо регистрации нажатия клавиш можно использовать инструменты управления проектами для отслеживания результатов. Видеонаблюдение в общих зонах, таких как коридоры и комнаты отдыха, в целом приемлемо, но камеры в туалетах или раздевалках почти всегда являются незаконными. В руководстве следует сформулировать законное бизнес-обоснование для каждого типа мониторинга, которое помогает сотрудникам принять разумный уровень надзора. Подумайте о проведении оценки воздействия на конфиденциальность перед внедрением новых инструментов мониторинга для оценки необходимости и минимизации навязчивости.

Предоставьте контактную точку для проблем конфиденциальности

Назначить сотрудника по вопросам конфиденциальности или представителя по персоналу, к которому сотрудники могут обращаться с вопросами или сообщать о предполагаемых нарушениях. Включить адрес электронной почты или номер телефона в справочник. Создать конфиденциальный канал отчетности (например, анонимную горячую линию) для нарушений конфиденциальности. Быстро расследовать все жалобы и выводы документов. В крупных организациях может потребоваться специальный сотрудник по защите данных (DPO) в соответствии с GDPR; небольшие компании могут назначать обязанности по конфиденциальности старшему руководителю по персоналу.

Включите политику невозврата

В прямом заявлении говорится, что компания не будет принимать ответные меры против любого сотрудника, который добросовестно сообщает о проблемах конфиденциальности. Претензии в отношении возмездия могут быть дорогостоящими и наносить ущерб репутации компании, когда сотрудники боятся высказываться. Эта политика должна быть перекрестно связана с общими положениями компании по борьбе с возмездием и усилена в обучении.

Последствия нарушения конфиденциальности сотрудников

Неспособность должным образом решить проблему прав на неприкосновенность частной жизни может привести к серьезным последствиям. Судебные иски за вторжение в частную жизнь, групповые действия по нарушению данных или штрафы от регулирующих органов (например, FTC, генеральные прокуроры штата) могут составлять миллионы долларов. Помимо прямой юридической ответственности, неправильное обращение с конфиденциальностью подрывает моральный дух, увеличивает оборот и наносит ущерб бренду работодателя. В сегодняшнем конкурентном рынке талантов репутация уважения к конфиденциальности может быть значительным преимуществом при наборе персонала. Например, компании, которая страдает от широко разрекламированного нарушения данных, может быть труднее привлечь лучших талантов, особенно в технических и творческих областях, где сознание конфиденциальности высоко. Хорошо составленное руководство - ваша первая линия защиты, но оно должно поддерживаться культурой, которая искренне ценит конфиденциальность и защиту данных.

Новые тенденции конфиденциальности и будущие соображения

Искусственный интеллект при найме, отслеживании производительности и наблюдении на рабочем месте поднимает новые вопросы конфиденциальности. Некоторые юрисдикции, такие как Нью-Йорк, теперь требуют предвзятого аудита инструментов найма ИИ. В руководстве следует признать, что компания будет соблюдать ограничения на использование для автоматизированного принятия решений. Другая тенденция заключается в расширении законов об «праве на отключение», которые ограничивают контакты работодателя после нескольких часов, что имеет последствия для конфиденциальности в отношении мониторинга внештатных коммуникаций. Переносимость данных и права на удаление для сотрудников также могут расширяться в соответствии с законами штата. Сохранение динамичности руководства и перспективности поможет компании адаптироваться до изменений в правилах. Кроме того, растущее использование носимых технологий (например, фитнес-трекеры для корпоративных оздоровительных программ) вводит вопросы о сборе и использовании данных о здоровье за пределами традиционных медицинских контекстов. Политика должна учитывать, когда и как такие данные могут быть собраны и использованы, включая согласие на выбор и право на отзыв.

Заключение

Решая права сотрудников на неприкосновенность частной жизни в вашем руководстве является критически важным вложением в соблюдение законодательства, культуру рабочего места и эксплуатационную целостность. Четко определяя политику сбора данных, мониторинга, физических пространств, медицинской информации, непринужденного поведения и биометрии, вы создаете прозрачную среду, в которой сотрудники чувствуют себя уважаемыми и защищенными. Регулярные обновления, тщательная подготовка и сильная культура невозмездия еще больше укрепляют эти защиты. Цель состоит не только в том, чтобы избежать судебных процессов - это способствовать доверительным отношениям, где и организация, и ее рабочая сила могут процветать. Для дальнейшего чтения о лучших практиках конфиденциальности сотрудников, проконсультируйтесь с руководством по руководствам EEOC по руководствам и стандарту OSHA по доступу к медицинским записям сотрудников .