Понимание фундаментальных различий между сотрудниками и подрядчиками

Каждая организация, которая опирается на смешанную рабочую силу сотрудников и независимых подрядчиков, сталкивается с проблемой создания единого руководства, которое точно отражает различные юридические и операционные статусы этих двух групп. Недопонимание того, кто квалифицируется как сотрудник против подрядчика, может привести к дорогостоящим штрафам, налогам и судебным искам. Хорошо написанное руководство делает больше, чем информирует - оно защищает ваш бизнес, делая эти различия очевидными. Политика, которую вы пишете, должна отражать тот факт, что сотрудники являются частью основных операций вашей компании, под вашим наблюдением и имеют право на законную защиту, в то время как подрядчики управляют своими собственными предприятиями и контролируют, как, когда и где они выполняют работу.

Правовая классификация и ее влияние

Правовая классификация работника определяет почти каждую политику, которую вы пишете. Министерство труда США и Налоговое управление США используют многофакторные тесты - включая поведенческий контроль, финансовый контроль и отношения сторон - чтобы решить, является ли работник сотрудником или независимым подрядчиком. В вашем руководстве следует признать, что подрядчики не охватываются федеральными законами о заработной плате и часах, такими как Закон о справедливых трудовых стандартах, или многими государственными гарантиями для работников. Например, подрядчики не имеют права на оплату сверхурочной работы, гарантии минимальной заработной платы или семейный и медицинский отпуск в соответствии с FMLA. Напротив, сотрудники защищены в соответствии с этими законами, и ваша политика должна отражать их права.

Поскольку последствия неправильной классификации являются серьезными — штрафы могут превышать 10 000 долларов США за неправильно классифицированного работника — в вашей политике должно быть четко указано, что классификация каждого работника определяется фактами их рабочих отношений, а не их названием или подписанным соглашением. Поощряйте менеджеров пересматривать руководящие принципы IRS по классификации работников и консультироваться с юридическим консультантом перед привлечением подрядчика.

Обязательства по налогам и льготам

Одним из наиболее важных дифференциаторов политики является налоговый режим. Для сотрудников ваша компания удерживает федеральные и государственные подоходные налоги, взносы социального обеспечения и Medicare и платит страхование от безработицы и премии за компенсацию работникам. В ваших политиках должен быть описан процесс отчетности о заработной плате и обязанностях сотрудника за заполнение формы W-4. Независимые подрядчики, однако, несут ответственность за уплату собственных налогов на самозанятость и ежеквартальные расчетные налоговые платежи. Они не имеют права на спонсируемое компанией медицинское страхование, взносы пенсионного плана, оплачиваемый отпуск или любые другие дополнительные льготы, которые компания предлагает сотрудникам.

В вашем руководстве должно содержаться четкое заявление о том, что подрядчики не имеют права на какие-либо программы пособий для сотрудников. Это особенно важно, когда вы предлагаете добровольные льготы, такие как страхование жизни, страхование по инвалидности или пригородные пособия. Даже если вы предоставляете отдельный документ соглашения о подрядчике, повторяя исключение льгот в руководстве компании - в разделе, четко обозначенном для подрядчиков - предотвращает путаницу. Например, вы можете написать: «Независимые подрядчики несут ответственность за свое собственное медицинское страхование, пенсионные накопления и налоговые обязательства. Они не покрываются больничными, отпускными, праздничными или родительскими отпусками компании». Этот язык, подкрепленный простой таблицей, сравнивающей пособия для сотрудников и подрядчиков, делает различие мгновенно доступным.

Создание отдельных разделов политики в вашем руководстве

Одно руководство, которое касается как сотрудников, так и подрядчиков, может быть эффективным, если вы тщательно структурируете его. Наиболее надежный подход заключается в использовании четко обозначенных разделов, которые применяются только к сотрудникам, только к подрядчикам или к обеим группам. Избегайте двусмысленных формулировок, таких как «Все работники должны ...», не уточняя, кого вы имеете в виду. Вместо этого напишите «Все сотрудники должны ...» и «Все подрядчики должны ...», чтобы не оставлять места для неправильного толкования. Ниже приведены ключевые области политики, где необходим отдельный язык.

Политика компенсации и расходов

Работникам обычно выплачивается заработная плата или почасовая заработная плата, с заработной платой, обрабатываемой по регулярному графику (еженедельно, раз в две недели или ежемесячно).В вашем руководстве следует объяснить частоту периода оплаты, как рассчитывается сверхурочная работа (и для каких ролей применяется сверхурочная работа), а также процесс подачи заявок на перерывы и обеспечения точного хронометража. Подрядчики платят в соответствии с условиями их независимого соглашения о подрядчике - обычно по фиксированной ставке, почасовой или контрольной основе - и не записывают время через систему вашей компании. Их политика компенсации должна обсуждаться в соглашении подрядчика, а не в разделе руководства для сотрудников. Однако вы можете включить краткую политическую записку, в которой говорится, что счета подрядчика утверждаются через отдел кредиторской задолженности и что действительный W-9 должен быть в файле до того, как будет выдан первый платеж.

Возмещение расходов - это еще одна область, которая требует разделения. Сотрудники, которые несут связанные с бизнесом расходы - поездки, поставки, развлечения клиентов - обычно представляют отчет о расходах и возмещаются в соответствии с вашей политикой в отношении поездок и расходов. Возмещение сотрудникам, как правило, не облагается налогом, если они соблюдают правила подотчетного плана IRS. Подрядчики, с другой стороны, как ожидается, покроют свои собственные деловые расходы, если в контракте явно не указано иное. В вашем руководстве следует отметить, что компания не возмещает подрядчикам расходы, если у них нет подписанного письменного соглашения, которое предусматривает возмещение, и даже тогда возмещение может рассматриваться как налогооблагаемый доход подрядчику.

График работы и гибкость местоположения

Ваши политики сотрудников, вероятно, включают раздел о посещаемости, пунктуальности и стандартных рабочих часах. Многие работодатели теперь предлагают гибридные или удаленные варианты, но сотрудники по-прежнему должны быть доступны в течение основных рабочих часов и следовать рекомендациям компании для перерывов, периодов приема пищи и сверхурочных. Независимые подрядчики контролируют свой собственный график - они решают, когда, где и как они завершают работу. В вашем руководстве следует уважать эту автономию и избегать навязывания правил посещаемости подрядчикам. Вместо этого политика может просто заявить: «Независимые подрядчики не подчиняются стандартным рабочим часам компании, политике посещаемости или требованиям перерыва. Их график определяется условиями их контракта и взаимного соглашения сторон». Это защищает вашу компанию от непреднамеренного осуществления контроля, который может привести к реклассификации.

Гибкость местоположения также отличается. Сотрудники, которые работают из дома, обычно должны соблюдать требования безопасности домашнего офиса и политики безопасности данных, которые предписывает ваша компания. Подрядчики могут работать из любого места, которое они выбирают, при условии, что они соответствуют результатам контракта и сохраняют конфиденциальность данных компании. В вашем руководстве можно повторить, что подрядчики несут ответственность за свое собственное рабочее пространство, оборудование и подключение к Интернету - элементы, которые компания обычно предоставляет сотрудникам.

Кодекс поведения и конфиденциальности

Один кодекс поведения может применяться к обеим группам, но вы должны соответствующим образом адаптировать его. Сотрудники связаны более широкими поведенческими ожиданиями - анти-преследование, недискриминация, конфликты интересов, дресс-код, руководящие принципы социальных сетей и безопасность на рабочем месте. От подрядчиков также ожидается соблюдение правовых стандартов поведения и любых положений их контракта, связанных с профессиональной этикой, но они не обязаны следовать внутренним политикам, касающимся конкретных сотрудников, таким как неуничтожение других сотрудников или участие в социальных мероприятиях компании. Конфиденциальность имеет решающее значение для обеих групп; ваше руководство должно включать политику конфиденциальности, которая связывает сотрудников и подрядчиков. Однако, в то время как обязательства сотрудников должны соблюдаться посредством трудовых соглашений и руководств, обязательства подрядчиков также должны быть кодифицированы в их письменном контракте. Сильная политика может сказать: «Все люди - сотрудники, подрядчики и временные работники - должны защищать конфиденциальную информацию. Конкретные обязательства для подрядчиков подробно описаны в их независимом контрактном соглашении».

Ключевые области политики, требующие четкой дифференциации

Помимо компенсации и графика, несколько других политик требуют отдельного лечения, чтобы избежать юридического воздействия. Каждая из этих областей несет свой собственный набор рисков соответствия, если вы применяете подход, соответствующий всем требованиям.

Интеллектуальная собственность и нераскрытие

Сотрудники автоматически присваивают компании интеллектуальную собственность, которую они создают в рамках занятости — это юридический дефолт в большинстве юрисдикций.Ваш справочник должен пересказать эту политику и описать обязанность сотрудника раскрывать изобретения, авторские работы и другие творения. Для подрядчиков права интеллектуальной собственности не являются автоматическими. Без письменного соглашения подрядчик может сохранить право собственности на продукт работы.Ваши политики должны подчеркнуть, что все подрядчики должны подписать письменное соглашение, которое включает в себя пункт о работе, сделанной для найма или уступку интеллектуальной собственности. Руководство может служить напоминанием руководителям проектов о том, что ни один подрядчик не должен начинать работу без полностью выполненного контракта, который касается владения ИС. Образцовая политика: «Владение всем продуктом работы, созданным подрядчиком для компании, включая программное обеспечение, проекты, документацию и маркетинговые материалы, должны быть прямо переданы компании в письменной форме. Менеджеры должны проверить, что соглашение подрядчика содержит положение о назначении ИС до начала работы».

Оценка и прекращение деятельности

Работники подлежат процессу проверки производительности, прогрессивной дисциплине и политике прекращения, которые соответствуют законодательству о занятости и договорным трудовым отношениям компании. В вашем руководстве следует объяснить критерии оценки, этапы дисциплинарного процесса и процедуру добровольной отставки. Для подрядчиков производительность оценивается исключительно в соответствии с объемом работы, сроками и стандартами качества контракта. Если подрядчик последовательно не выполняет согласованные этапы, вы можете расторгнуть контракт после пункта о прекращении в соглашении. В вашем руководстве следует отметить, что циклы проверки эффективности компании не применяются к подрядчикам и что их взаимодействие может быть прекращено в любое время в соответствии с условиями их контракта. Это предотвращает восприятие того, что вы обращаетесь с подрядчиками как с сотрудниками во время управления эффективностью, что может быть использовано в качестве доказательства контроля в иске о неправильной классификации.

В руководствах по работе с работниками часто описываются основания для прекращения, периоды уведомления и окончательные требования к зарплате. Для подрядчиков политика должна указывать: «Компания может расторгнуть соглашение подрядчика с или без причины, с учетом положений контракта. Подрядчики не имеют права на выходное пособие, продолжение льгот или любую из защит от прекращения, которые применяются к сотрудникам». В информационном бюллетене Министерства труда США по трудовым отношениям подчеркивается, как степень контроля и постоянство классификации отношений, подчеркивая необходимость четкой политики прекращения.

Разрешение споров и управляющее право

От сотрудников может потребоваться разрешение споров с помощью внутренних процедур подачи жалоб, посредничества или арбитража, как описано в справочнике. Многие компании включают обязательные арбитражные оговорки в руководствах для сотрудников, хотя это развивающаяся область права. Независимые подрядчики обычно имеют свои собственные механизмы разрешения споров, определенные в их контракте, такие как обязательный арбитраж в определенной юрисдикции. В руководстве можно отметить, что внутренний процесс рассмотрения жалоб компании доступен только для сотрудников. Для подрядчиков споры регулируются исключительно условиями письменного соглашения. Кроме того, в руководстве может быть указано, что споры по контрактам будут разрешаться в соответствии с законами государства, в котором находится штаб-квартира компании, а не более гибкими правилами юрисдикции работодателя-сотрудника.

Типичные ошибки, которых следует избегать при написании политики

Даже хорошо продуманные справочники могут создать юридический риск, если они непреднамеренно размывают границы между сотрудниками и подрядчиками. Две из наиболее частых ловушек - это риски неправильной классификации и непоследовательные формулировки или правоприменение.

Ошибочная классификация рисков

Наиболее серьезная ловушка заключается в том, чтобы обращаться с подрядчиками как с сотрудниками на практике, называя их подрядчиками на бумаге. В вашем руководстве не должны содержаться политики, которые предполагают, что компания контролирует, как подрядчики выполняют свою работу, например, требует от подрядчиков посещать собрания персонала, использовать системы электронной почты компании, следовать дресс-коду или представлять временные таблицы для любых целей, кроме выставления счетов. Эти действия сигнализируют о контроле регулирующим органам и судам. Распространенной ошибкой является написание политики, которая гласит: «Все работники должны использовать оборудование компании по соображениям безопасности» - это может применяться к подрядчикам, но если компания предписывает оборудование и контролирует, как оно используется, это выглядит как отношения между работодателем и сотрудником. Более безопасный подход заключается в том, чтобы заявить: «Договорщики должны использовать безопасные устройства и соединения при доступе к системам компании. Они могут использовать свое собственное оборудование или оборудование, предоставляемое компанией, как указано в их контракте, но компания не контролирует их ежедневное использование этого оборудования».

Еще одна проблема заключается в том, что подрядчики участвуют в мероприятиях только для сотрудников, таких как ежегодные обзоры эффективности, программы признания сотрудников или общекорпоративные собрания, на которых обсуждается стратегия. Если ваше руководство приглашает «всех членов команды» на такие встречи непреднамеренно, подрядчик, присутствующий на таких встречах, может позже утверждать, что они рассматриваются как сотрудники. Используйте точные определения: «сотрудники» для внутренних мероприятий и «контрактники», если вы решите пригласить их на основе проекта за проектом.

Непоследовательный язык и правоприменение

Если ваши правила различаются между сотрудниками и подрядчиками в письменной форме, но применяются непоследовательно — например, вы позволяете некоторым подрядчикам брать оплачиваемые отпуска или возмещать свои расходы без контракта — вы создаете доказательства того, что классификация неверна. Язык руководства должен быть пересмотрен против фактической практики. Если ваша компания регулярно приглашает подрядчиков использовать парковку сотрудников, шкафы для снабжения или комнаты отдыха, это нормально, если эти удобства не зарезервированы только для сотрудников. Но если вы даете сотрудникам идентификационные значки, которые предоставляют доступ к зданию, это само по себе не вызывает неправильной классификации, но уровень доступа и контроля, связанный с значком. Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) предоставляет руководство по созданию руководства [[FLT: 1]], который подчеркивает важность аудита фактической практики против письменной политики.

Практические шаги для составления и обновления вашего руководства

Создание справочника, который правильно обрабатывает сотрудников и подрядчиков, требует систематического подхода. Начните с аудита вашей текущей рабочей силы: перечислите каждого человека, который предоставляет услуги, определите их классификацию и подтвердите, что у вас есть письменный контракт для каждого подрядчика. Затем просмотрите каждую существующую политику и спросите: «Это относится только к сотрудникам? Только к подрядчикам? К обоим?» Где ответ «только для сотрудников», политика должна четко указать, что. Где ответ «только для подрядчиков», вам может потребоваться отдельный раздел или примечание, что политика не применяется к сотрудникам. Где оба охватываются — например, конфиденциальность, защита данных или безопасность на рабочем месте — политика должна включать определение, которое охватывает подрядчиков, не подразумевая контроль занятости.

В разделе «Подрядчик» и «Политика сотрудников» используйте таблицу с содержанием, в которой перечислены отдельные главы «Политики сотрудников» и «Политика подрядчиков». В разделе «Подрядчик» включаются только политики, которые имеют отношение к их участию: кодекс поведения (если он адаптирован), конфиденциальность, возмещение расходов (если применимо), интеллектуальная собственность и прекращение контракта. Не включают политики оплаченных выходных, льготах или прогрессивной дисциплине. Вместо этого перекрестные ссылки на руководство для сотрудников только тогда, когда политика применяется к обеим группам, и используйте четкие формулировки, такие как «Эта политика применяется ко всем лицам, которые выполняют работу для компании, включая сотрудников и независимых подрядчиков».

Например, в юридическом руководстве по независимым подрядчикам против сотрудников Nolo содержится четкое резюме развивающихся государственных стандартов, включая «тест ABC», используемый в нескольких штатах. В вашем руководстве следует отметить, что политика подрядчика может быть изменена путем внесения поправок в соответствии с условиями отдельных соглашений. Запланируйте ежегодный обзор с вашей юридической командой или консультантом по персоналу, чтобы гарантировать, что ваш язык не случайно не создает подразумеваемые отношения между работодателем и сотрудником.

Заключение

Различия между политикой сотрудников и подрядчиков в руководстве - это не просто вопрос удобства - они являются краеугольным камнем соблюдения законодательства и оперативной ясности. Разрабатывая руководство, которое четко и последовательно отличает права, обязанности и преимущества каждой группы, вы защищаете свою организацию от претензий о неправильной классификации, уменьшаете путаницу среди работников и создаете культуру прозрачности. Потратьте время на создание отдельных разделов, используйте точный язык и обучайте менеджеров важности следования этим политикам в повседневной практике. Хорошо написанное руководство - ваша первая линия защиты - и ваш лучший инструмент для поддержания ваших трудовых отношений ясными, справедливыми и юридически обоснованными.