Dirigindo-se aos Direitos de Propriedade Intelectual em seu Manual de Funcionários

Cada tipo carrega diferentes requisitos legais para proteção. Por exemplo, patentes exigem arquivamento no Escritório de Patentes e Marcas dos EUA (USPTO), enquanto os direitos autorais existem automaticamente na criação. O USPTO fornece diretrizes sobre cada tipo de IP que podem ajudá-lo a alinhar o idioma do manual com a lei atual. As marcas comerciais exigem uso no comércio e os segredos comerciais exigem medidas de proteção razoáveis. Seu manual deve refletir essas nuances para que os funcionários entendam por que certas ações são necessárias.

Elementos-chave a incluir nas políticas de IP

Limpar o idioma de propriedade para o IP criado

A disposição mais crítica é uma declaração de que qualquer propriedade intelectual criada por um empregado durante o emprego — seja durante o horário de trabalho, após o horário de trabalho, ou usando dispositivos pessoais — que se relacione com o negócio atual ou antecipado da empresa pertence à empresa. Use linguagem precisa para evitar ambiguidades. Por exemplo: “Todas as invenções, obras de autoria, designs e segredos comerciais que você concebe, desenvolve ou reduz à prática durante o seu emprego e que se relacionam com o negócio da empresa ou resultado do seu trabalho são propriedade única da empresa.” Expanda com exemplos: “Isso inclui, mas não se limita a código de software, algoritmos, manuais de usuário, cópia de marketing, modelos de dados e melhorias de processo.”

Atribuição de Invenções e Obras

Mesmo com uma declaração política clara, muitas jurisdições exigem um acordo separado para transferir a propriedade do IP de um empregado para o empregador. Inclua uma cláusula de atribuição contratual no manual (ou referência a um contrato de atribuição de invenção separada que os funcionários devem assinar). A cláusula deve abranger tanto o IP atual quanto o futuro, e deve ser aplicável a todas as contribuições, mesmo aquelas feitas sem usar recursos da empresa, se eles se enquadram na linha de negócios da empresa. Muitas empresas usam um “Contrato de Informação Proprietária e Invenção” que é assinado no contrato de locação. O manual deve referir este acordo e declarar que ele controla qualquer disposição contrária.

Obrigações de divulgação

Os funcionários devem ser obrigados a divulgar prontamente quaisquer invenções, software ou obras criativas que desenvolvam durante o emprego. Isto garante que a empresa pode avaliar se a proteção de patentes é justificada, pode registrar direitos autorais, ou pode tomar outras medidas para garantir direitos antes da divulgação pública. A política deve especificar o método de divulgação (por exemplo, e-mail para o departamento legal ou um oficial de IP designado) eo cronograma. Um requisito típico é a divulgação dentro de 30 dias da concepção ou criação. Também incluir uma disposição que a não divulgação pode resultar em perda de direitos inventoria ou ação disciplinar.

Utilização e utilização indevida do IP da empresa

Defina o que os funcionários podem e não podem fazer com IP da empresa. Por exemplo, os funcionários não devem copiar software proprietário para uso pessoal, usar logotipos da empresa sem autorização ou compartilhar segredos comerciais. Também abordar o uso de IP de terceiros durante o emprego: os funcionários devem evitar incorporar código de código aberto, imagens de direitos autorais ou métodos patenteados em produtos da empresa, a menos que explicitamente autorizados por legal. Forneça exemplos: “Não baixar fotos de estoque da web sem verificação prévia de licença. Não copiar código de repositórios públicos para a base de código da empresa sem uma revisão legal da licença.”

Confidencialidade e proteção comercial secreta

Uma seção de confidencialidade autônoma é essencial. Deve definir o que constitui informações confidenciais (por exemplo, dados financeiros, listas de clientes, planos de I&D, processos de fabricação), exigir que os funcionários a resguardem e listar ações proibidas (por exemplo, compartilhamento em mídias sociais, e-mail para contas pessoais, discussão em fóruns públicos). Esta seção também deve lembrar aos funcionários que segredos comerciais permanecem confidenciais mesmo após o fim do emprego. Considere incluir uma disposição sobre o uso de dispositivos pessoais: os funcionários devem criptografar dispositivos e usar armazenamento em nuvem aprovado pela empresa. Referência à DTSA: “Sob a Lei de Segredos de Defesa, a tomada não autorizada de segredos comerciais pode levar a penalidades civis e criminais.”

Direitos e obrigações pós-emprego

Quando um empregado sai, a empresa deve garantir que o IP permaneça para trás. O manual deve indicar que os funcionários concordam em devolver toda a propriedade da empresa, incluindo documentos, dados e dispositivos, e que eles não podem tirar cópias do IP. Além disso, reforçar que qualquer IP criado após a separação que se baseia em segredos comerciais ou tecnologia de propriedade da empresa ainda pertence à empresa. Alguns negócios também incluem uma disposição que exige que os funcionários que partem para cooperar com arquivamentos de patentes para invenções concebidas durante o emprego. Adicione uma cláusula de cooperação de 30 dias após a terminação. Também mencionar que a empresa pode realizar uma entrevista de saída para rever as obrigações de IP.

Invenções anteriores e trabalhos externos

Os funcionários muitas vezes trazem invenções anteriores ou projetos paralelos para um novo papel. A política deve exigir que eles listam todas as invenções anteriores em um calendário separado (muitas vezes chamado de "Lista de Invenção Presidencial"), de modo que a empresa não reivindica acidentalmente a propriedade. Da mesma forma, permitir que os funcionários para desenvolver fora IP se não usa recursos da empresa e não se relaciona com o negócio da empresa, mas exigem divulgação para evitar conflitos. Muitos estados, como a Califórnia, limitar a capacidade de um empregador para reivindicar a propriedade de invenções criadas inteiramente no tempo próprio do empregado sem equipamentos da empresa. O manual deve reconhecer esses limites legais e especificar procedimentos para obter aprovação para projetos externos.

Melhores práticas de implementação

Envolver os Profissionais Jurídicos desde o início

A lei IP varia de acordo com a jurisdição e a indústria. O que funciona para uma startup tecnológica pode não se adequar a uma empresa de fabricação ou uma agência criativa. Engaje um advogado especializado em propriedade intelectual para redigir ou rever suas políticas do manual. As associações de direitos autorais dos EUA e de bar de estado oferecem ferramentas para encontrar aconselhamento qualificado. A seção FAQ do Escritório de Direitos Autorais é um bom ponto de partida para entender as regras básicas de atribuição de direitos autorais. Também consulte as leis do seu estado sobre atribuição de invenções, especialmente se você tiver funcionários em estados com restrições específicas (por exemplo, Califórnia, Minnesota, Washington).

Trabalhadores do comboio em políticas de IP

Inserir uma política no manual não é suficiente. Conduza sessões de treinamento periódicas que expliquem tipos de IP, regras de propriedade e as consequências da infração. Use cenários do mundo real — por exemplo, um engenheiro que crie independentemente um novo algoritmo vs. um estagiário que copia códigos de um concorrente. O treinamento ajuda a prevenir violações acidentais e reforça que a empresa valoriza a inovação. Considere treinamento anual de atualização com um questionário para confirmar a compreensão.

Usar Exemplos e Cenários Limpar

Língua jurídica abstrata pode confundir os funcionários. Suplemento o texto do manual com exemplos de ponto de bala. Por exemplo: “Se você projetar uma nova interface de usuário para o nosso aplicativo durante o horário de trabalho, ela pertence à empresa. Se você escrever um post sobre o produto de um concorrente em seu próprio tempo sem usar dados da empresa, esse post é provavelmente seu – desde que não use qualquer informação confidencial ou segredos comerciais. Se você criar uma nova metodologia de vendas com base em dados do cliente da empresa, essa metodologia é IP da empresa, mesmo se você refinar em casa.”

Atualizar as políticas regularmente

As leis de IP evoluem. O Supremo Tribunal ou circuitos federais podem alterar as regras de elegibilidade de patentes, uso justo de direitos autorais ou definições de segredos comerciais. Além disso, os modelos de negócios mudam — uma empresa que só vendeu software pode desenvolver hardware mais tarde. Agende revisões anuais de suas políticas de IP com sua equipe legal. Quando as atualizações ocorrem, comunique-as claramente a todos os funcionários, talvez através de um formulário de reconhecimento de mudança de política.

Integrar as Políticas de IP com outras Seções do Manual

Direitos IP se cruzam com confidencialidade, não concorrência e políticas de mídia social. Garanta consistência em todo o manual. Por exemplo, a política de mídia social deve lembrar os funcionários para não postar segredos comerciais da empresa. A política de não concorrência deve abordar restrições sobre o uso de PI da empresa após o emprego. Cruze referências nestas seções para criar um documento coeso. Também alinhar com políticas de proteção de dados: IP muitas vezes contém dados pessoais, e as considerações do GDPR ou do CCPA podem ser aplicadas.

Concepção e armadilhas comuns para evitar

• “Se for criado em tempo pessoal, é meu.” Muitos tribunais afirmam que se a invenção se relaciona com o negócio do empregador ou usa recursos empregador, a propriedade ainda pode pertencer à empresa. O manual deve esclarecer que a propriedade da empresa não se limita a horas de trabalho. Cite casos como Aro Mfg. Co. v. Convertible Top Replacement Co. mas em linguagem simples: “Mesmo que você invente algo às 2 horas da manhã no seu laptop, se resolver um problema para nós, provavelmente pertence a nós.”
• “Posso usar código de código aberto sem permissão.” As licenças de código aberto vêm com obrigações. Os funcionários devem entender que não podem incorporar código sob GPL, MIT ou outras licenças em produtos proprietários sem revisão legal. Explique armadilhas comuns: licenças copyleft podem forçar todo o produto a ser código aberto. Forneça um processo para solicitar o uso de código aberto.
• “A política só se aplica aos engenheiros.” Marketing, RH e departamentos de finanças também criam IP — relatórios, gráficos, materiais de treinamento, ferramentas de software. A política deve cobrir todos os funcionários. Dê exemplos: um recrutador que cria um novo algoritmo de fornecimento de candidatos, ou um gerente de finanças que projeta um modelo de planilha único.
• “Um reconhecimento assinado do manual é suficiente.” Embora útil, um manual não é normalmente considerado um contrato vinculativo. Muitas empresas exigem um acordo de atribuição de invenção separado para garantir a aplicabilidade. O manual deve claramente afirmar que o reconhecimento não substitui nenhum acordo separado.
• “Não precisamos nos preocupar com IP até que sejamos maiores.” As startups de estágio inicial são especialmente vulneráveis. Sem uma propriedade clara desde o primeiro dia, os fundadores podem perder direitos a invenções-chave desenvolvidas por funcionários que mais tarde partem. Uma política robusta desde o início economiza enormes custos legais mais tarde.