Como abordar as leis salariais e de hora em seu manual de funcionários

O manual deve incluir uma declaração clara de que, se qualquer lei estadual ou local proporcionar maiores proteções do que a lei federal, a empresa cumprirá o padrão mais protetor. Para empregadores multi-estatais, considere manter uma política de mestrado e adicionar adendas específicas do estado que são distribuídas aos funcionários nesses locais.

Políticas essenciais de remuneração e hora para incluir

Além de declarações gerais de conformidade, seu manual deve detalhar as seguintes políticas operacionais. Cada política deve ser escrita em linguagem simples e consistentemente aplicada em toda a organização.

1. Política de Salário Mínimo

Se você tem empregados de ponta (por exemplo, servidores, bartenders), explicar a gorjeta subsídio de crédito, o salário em dinheiro direto, e que as dicas devem trazer o salário total para pelo menos o salário mínimo padrão. Dê um exemplo: "Se um servidor ganha $2.13 por hora em salários diretos e dicas trazer o total de $7,25, a empresa garante a diferença se as dicas são curtas." Também abordar as regras federais e estaduais sobre a partilha de gorjetas e compartilhamento de gorjetas, e incluir uma declaração de que todas as dicas pertencem ao empregado, a menos que validamente agrupado.

2. Política de pagamento de horas extras

• Defina a semana de trabalho claramente (por exemplo, de domingo a sábado).
• Explique que horas extras é pago em 1,5 vezes a taxa regular para todas as horas mais de 40 por semana de trabalho (ou o limite de estado aplicável).
• Esclarecer que horas extras devem ser aprovadas antecipadamente por um supervisor. No entanto, indicar que trabalhar horas extras não autorizadas ainda será pago – mas pode resultar em disciplina.
• Inclua regras para calcular a taxa regular, que inclui bônus não discricionários, comissões, diferenciais de turno e outras compensações. Um exemplo simples ajuda: "Se você ganhar US $ 15 por hora e receber um bônus não discriminativo de US $ 100 naquela semana, sua taxa regular aumenta para fins de cálculo de horas extras."
• Se você usar um método "semana de trabalho flutuante" para empregados assalariados não-isento, explique-o cuidadosamente e certifique-se de que ele cumpre com as regras do DOL.

3. Cronometragem e Registro

• Descrever o método de gravação de tempo (relógio electrónico, aplicação móvel, folha de tempo em papel, etc.).
• Requer que os funcionários gravem todos os tempos trabalhados, incluindo os horários de início/parada, períodos de pausa e qualquer hora extra.
• Proibição de trabalhar fora do relógio. Enfatize que nenhum trabalho deve ser realizado antes de entrar ou sair do relógio, e que isso inclui ler e-mails, atender chamadas ou preparar materiais de trabalho.
• Explique como os registros de tempo são revisados e aprovados pelos gestores semanalmente.
• Lembre os funcionários que falsificar registros de tempo é motivo para ação disciplinar, até e incluindo a rescisão.
• Políticas de arredondamento de endereços: se você usar arredondamentos (por exemplo, para o trimestre mais próximo), diga que ele deve ser neutro ao longo do tempo e nunca reduzir sistematicamente o pagamento. O DOL permite arredondamentos se for usado para ambos os socos e não resultar em subpagamento durante um período de tempo.

4. Refeição e descanso pausas

Se a lei estadual requer pausas para refeições (por exemplo, 30 minutos para turnos durante 5 ou 6 horas), especifique quando e como são tomadas. Também enderece pausas para descanso (normalmente 10 minutos por 4 horas). Se as pausas não forem pagas, indique que o empregado deve ser completamente dispensado de todos os deveres durante o intervalo – sem atender telefones, verificar e-mails, ou executar tarefas de trabalho. Para períodos de refeição de plantão (permitido em alguns estados se a pausa é feita no local de trabalho e o empregado pode ser chamado de volta ao serviço), explique as circunstâncias limitadas e a exigência de um acordo escrito. Inclua um procedimento para a suspensão de pausas para refeições se permitido pela lei estadual.

5. Políticas de “on-call” e “waiting time”

Clarifique quando o tempo de permanência é compensável. Geralmente, se um empregado é obrigado a permanecer nas instalações do empregador ou está de outra forma restrito de usar o tempo de forma eficaz (por exemplo, não pode executar tarefas pessoais), essas horas contam como tempo de trabalho. Se o empregado pode estar longe das instalações, mas deve ser capaz de responder a uma chamada em um curto espaço de tempo, que pode não ser compensável. O manual deve definir procedimentos para informar o status de chamada, como registrar o tempo de permanência, e como o tempo compensatório (se permitido no setor público) é tratado. Muitos empregadores privados não podem oferecer tempo de comp em vez de horas extras - verifique a FLSA e leis estaduais.

6. Tempo de viagem e tempo de treinamento

Explique que o tempo de viagem entre locais de trabalho durante o dia de trabalho é compensável. O tempo de deslocamento de casa para o primeiro local de trabalho e de volta geralmente não é pago, mas há exceções (por exemplo, viagens de casa para o trabalho após uma chamada de negócios, ou viagens que leva um empregado fora da área normal de deslocamento). O tempo de treinamento é geralmente pago a menos que seja voluntário, ocorra fora de horas regulares, não é relacionado com o trabalho, e nenhum outro trabalho é realizado simultaneamente. Forneça exemplos: "Atendendo um seminário de segurança obrigatório em um sábado é pago; fazer um curso on-line opcional em casa pode não ser."

7. Deduções e Frequência de Pagamento

Liste os tipos de deduções que são legais (impostos, benefícios, enfeites, apoio a crianças ordenados por tribunais) e as que são proibidas (por exemplo, deduções uniformes que reduzem o salário abaixo do salário mínimo, deduções para a escassez de caixa em alguns estados). Indique o calendário de pagamento (por exemplo, duas semanas às sextas-feiras) e o método de pagamento (depósito direto, cheque ou cartão de pagamento). Inclua uma política sobre como os funcionários podem alterar suas informações de depósito direto. Também enderece o calendário dos salários finais para ambas as terminações voluntárias e involuntárias, e observe que alguns estados exigem pagamento imediato.

8. Pagamentos Finais

Descreva quando o pagamento final é devido – tanto para rescisão voluntária (demissão) quanto para rescisão involuntária (demissão ou alta). Muitos estados têm prazos rigorosos (por exemplo, imediatamente após a alta na Califórnia, dentro de 72 horas em outros estados). Forneça uma política clara para evitar penalidades, e instrua os gerentes para encaminhar os registros de tempo final para folha de pagamento prontamente. Também explique como férias não utilizadas ou tempo de pagamento é pago (se exigido pela lei estadual ou política da empresa).

Desclassificação independente do contratante

Uma área cada vez mais quente no cumprimento dos salários-e-hora é a classificação errada dos empregados como contratantes independentes. A FLSA e muitos estados usam um teste “realidade econômica” – avaliar fatores como o grau de controle, oportunidade de lucro ou perda, investimento em equipamentos, permanência do relacionamento, e se o trabalho é integral para o negócio. Seu manual deve afirmar que todos os trabalhadores são devidamente classificados com base em diretrizes legais, e que a empresa irá rever regularmente relações de empreiteiro independentes. Se você usar contratantes, incluir uma política separada confirmando que eles não são cobertos por suas políticas salariais, não são elegíveis para benefícios dos funcionários, e deve manter seu próprio seguro, impostos e licenças. Nunca use um manual para sugerir acidentalmente que os contratantes são elegíveis para benefícios de empregados ou proteções salariais.] Fornecer uma distinção clara em uma seção dedicada, e incluir um lembrete de que os gerentes não podem re-classificar os trabalhadores em seus próprios sem aprovação do HR.

Para mais informações sobre classificação, ver a Ficha de Factos do DOL 13 .

Riscos de execução, penalizações e responsabilidade

O Departamento de Salários e Horas dos EUA investiga as queixas e realiza auditorias direcionadas. Advogados de particulares também frequentemente apresentam ações coletivas sob a FLSA ou leis salariais estaduais. As penalidades podem incluir salários atrasados, danos liquidados (dobre os salários não pagos), honorários de advogados e penalidades em dinheiro civil por violações repetidas ou voluntárias. Em alguns estados, a falha no pagamento de salários pode levar a acusações criminais e responsabilidade pessoal para os funcionários corporativos. Além disso, o Departamento de Trabalho aumentou o seu foco em má classificação e trabalho fora do relógio, com acordos substanciais nos setores de varejo e hospitalidade.

Seu manual não deve ameaçar os funcionários com ações negativas para reclamar sobre questões salariais. Deve incluir uma política clara anti-retaliação que protege os funcionários que apresentam queixas, participam em investigações, ou exercem seus direitos sob a FLSA ou lei estatal. A FLSA tem fortes proteções de retaliação, e qualquer sugestão de retaliação em seu manual – como "fazer falsas reivindicações resultará em disciplina" – pode ser usado contra você em tribunal se parecer dissuadir queixas legítimas. Em vez disso, diga-o positivamente: "Encorajamos os funcionários a trazer quaisquer preocupações salariais para o RH sem medo de disciplina ou retaliação."

Melhores práticas para a elaboração e manutenção de seu manual

• Envolver advogado: Faça uma revisão de um advogado de emprego seu manual para o cumprimento das leis federais, estaduais e locais em todos os locais onde você opera. As leis mudam rapidamente, especialmente no nível estadual.
• Atualizar anualmente: As leis salariais mudam frequentemente, e novas ordenanças podem passar rapidamente. Definir um lembrete de calendário para rever e atualizar políticas pelo menos uma vez por ano, e após qualquer mudança legislativa significativa.
• Gerentes de treinamento e HR:] Até mesmo o melhor manual é inútil se os supervisores o ignorarem. Forneça treinamento sobre como aplicar políticas, especialmente no que diz respeito à autorização de horas extras, registro de tempo preciso e decisões de classificação. Os gerentes nunca devem fazer acordos informais sobre o trabalho fora do horário.
• Comunique alterações: Quando você atualiza as políticas salariais, distribua as alterações para todos os funcionários e obtenha agradecimentos assinados. Use resumos de e-mail, reuniões de mão, ou uma página intranet dedicada.
• Mantenha registros de reconhecimento: Tenha cada funcionário assinar uma página de recibo declarando que eles leram e entenderam o manual. Isto é crítico para defender contra reivindicações de que as políticas não foram comunicadas. Loja assinados agradecimentos centralmente e mantê-los por pelo menos a duração do emprego, além de qualquer estatuto aplicável de limitações.
• Considere adenda estatal: Para empregadores multi-estatais, crie inserções específicas do estado em vez de um único manual descontrolado. Certifique-se de que a inserção abrange todas as políticas locais exigidas (por exemplo, o aviso de licença médica da Califórnia, o aviso de frequência de pagamento de Nova Iorque, o aviso de licença protegida de Oregon).
• Práticas de auditoria de tempo: Compare regularmente os registros de tempo reais com os registros de folha de pagamento. Procure padrões de correções de auto-punch, falta de tempo de entrada/saída, ou arredondamento consistente que favorece o empregador. Corrija qualquer problema imediatamente.
• Use linguagem simples: Evite jargão legal. Escreva como se explicando para um novo contrato que nunca viu uma política de folha de pagamento. Use exemplos e esclareça termos complicados como "taxa regular".
• Incluir uma declaração de renúncia: Declarar que o manual não cria um contrato de emprego e que as políticas podem ser alteradas a qualquer momento, embora também reconhecendo que as obrigações de cumprimento de salários e horas são regidas pela lei e não podem ser renunciadas.