Begrijpen van de fundamentele verschillen tussen werknemers en contractant

Elke organisatie die afhankelijk is van een gemengd personeelsbestand van werknemers en onafhankelijke contractanten staat voor de uitdaging om een enkel handboek te creëren dat nauwkeurig de verschillende juridische en operationele status van deze twee groepen weergeeft. Misvattingen over wie zich kwalificeren als werknemer versus aannemer kunnen leiden tot dure boetes, back belastingen en rechtszaken. Een goed geschreven handboek doet meer dan informeren het beschermt uw bedrijf door deze onderscheidingen onmiskenbaar duidelijk te maken. Het beleid dat u schrijft moet het feit weerspiegelen dat werknemers deel uitmaken van uw bedrijf kernactiviteiten, onder uw toezicht en recht hebben op wettelijke bescherming, terwijl contractanten hun eigen bedrijven exploiteren en controleren hoe, wanneer en waar ze werken.

Juridische indeling en de gevolgen ervan

De juridische classificatie van een werknemer bepaalt bijna elk beleid dat u schrijft. Het Amerikaanse ministerie van Arbeid en de IRS gebruiken multifactortests .. waaronder gedragscontrole, financiële controle, en de relatie van de partijen . . om te beslissen of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer is. Uw handboek moet erkennen dat contractanten niet vallen onder federale loon-en-uur wetten, zoals de Fair Labor Standards Act, noch door veel staat-specifieke werknemersbeschermingen. Bijvoorbeeld, contractanten zijn niet in aanmerking voor overuren loon, minimum loongaranties, of familie- en medisch verlof onder de FMLA. Daarentegen, werknemers worden beschermd onder deze wetten en uw beleid moet weerspiegelen hun rechten.

Omdat de gevolgen van mis-inschrijving ernstige .. sancties kunnen hoger zijn dan $ 10.000 per foutieve werknemer . Uw beleid moet expliciet vermelden dat de classificatie van elke werknemer wordt bepaald door de feiten van hun werkrelatie, niet door hun titel of een ondertekende overeenkomst. Moedig managers om de IRS richtlijnen over de indeling van werknemers [ te herzien en om met de juridische raadsman te overleggen alvorens een contractant in dienst te nemen. Uw handboek kan dienen als referentie voor de gebruikte criteria, maar het mag nooit in de plaats komen van een formele indelingbepaling.

Belasting- en uitkeringsverplichtingen

Een van de meest kritische beleidsdifferentiatoren is de fiscale behandeling. Voor werknemers, uw bedrijf houdt federale en staatsinkomen belastingen, sociale zekerheid en ziektekostenpremies, en betaalt werkloosheidsverzekering en werknemers compensatiepremies. Uw beleid moet beschrijven het proces voor het melden van lonen en de werknemer verantwoordelijkheden voor het invullen van formulier W-4. Onafhankelijke contractanten, echter, zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen zelfstandige belastingen en het maken van driemaandelijkse geschatte belastingbetalingen. Ze zijn niet in aanmerking voor de door het bedrijf gesponsorde ziektekostenverzekering, pensioenplan bijdragen, betaalde tijd of andere extra voordelen die het bedrijf biedt aan werknemers.

Uw handboek moet een duidelijke verklaring bevatten dat contractanten niet in aanmerking komen voor een werknemer uitkeringsprogramma. Dit is vooral belangrijk wanneer u vrijwillige voordelen zoals levensverzekering, invaliditeitsverzekering of forenzen uitkeringen biedt. Zelfs als u een afzonderlijk contractovereenkomst document, herhalen van de uitkering uitsluiting in het handboek van de onderneming . . in een sectie duidelijk gemarkeerd voor contractanten . voorkomt verwarring. Bijvoorbeeld, je zou kunnen schrijven: .Onafhankelijke contractanten zijn verantwoordelijk voor hun eigen ziektekostenverzekering, pensioensparen en fiscale verplichtingen. Ze zijn niet gedekt door bedrijf ziekteverlof, vakantie, vakantie, of ouderschapsverlof beleid. . . Deze taal, versterkt met een eenvoudige tabel met vergelijking van werknemer en aannemer uitkeringsrechten, maakt het onderscheid direct toegankelijk.

Het opstellen van afzonderlijke beleidssecties in uw handboek

Een enkele handleiding die zowel werknemers als aannemers kan effectief zijn als u het zorgvuldig structureert. De meest betrouwbare aanpak is om duidelijk gelabelde secties die alleen van toepassing zijn op werknemers, alleen aannemers, of beide groepen gebruiken. Vermijd dubbelzinnige taal zoals ...Alle werknemers moeten ... zonder te verduidelijken wie u bedoelt. In plaats daarvan, schrijf ..Alle medewerkers moeten ... en ..Alle aannemers moeten ... ... om geen ruimte voor verkeerde interpretatie te verlaten. Hieronder zijn de belangrijkste beleidsgebieden waar aparte taal essentieel is.

Compensatie en Expense Beleid

De werknemer wordt doorgaans een salaris of uurloon betaald, waarbij de loonsom wordt verwerkt op een regelmatig schema (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks). Uw handboek moet de frequentie van de pay-time-periode, de wijze waarop overuren worden berekend (en waarvoor rollen overuren gelden) en het proces voor het indienen van tijd uit verzoeken en het garanderen van een nauwkeurige tijd. Aannemers worden betaald volgens de voorwaarden van hun onafhankelijke contractant overeenkomst . . meestal op een vaste-fee, uur- of mijlpaal basis . en niet registreren tijd via uw bedrijf systeem. Hun compensatiebeleid moet worden besproken in de contractant overeenkomst, niet in de werknemer sectie van het handboek. Echter, u kunt een korte beleidsnota opnemen waarin staat dat contractant facturen worden goedgekeurd via de rekeningen betalende afdeling en dat een geldige W-9 moet worden ingediend voordat de eerste betaling wordt afgegeven.

De vergoeding van de kosten is een ander gebied dat scheiding vereist. Werknemers die zakelijke kosten maken . reis, leveringen, klanten entertainment . over het algemeen indienen een kostenrapport en worden vergoed volgens uw reis- en kostenbeleid. vergoedingen aan werknemers zijn meestal niet belastbaar als ze voldoen aan de regels van het IRS verantwoordelijk plan. Contractanten, aan de andere kant, worden verwacht hun eigen zakelijke kosten te dekken, tenzij het contract uitdrukkelijk anders bepaalt. Uw handboek moet opmerken dat het bedrijf niet aannemers betaalt voor kosten tenzij ze een ondertekende schriftelijke overeenkomst die voorziet in terugbetaling, en zelfs dan kan de terugbetaling worden behandeld als belastbaar inkomen aan de aannemer.

Werkschema en locatieflexibiliteit

Uw personeelsbeleid is waarschijnlijk een sectie over aanwezigheid, stiptheid en standaard werkuren. Veel werkgevers bieden nu hybride of afgelegen opties, maar werknemers worden nog steeds verwacht beschikbaar te zijn tijdens de kern van de zakelijke uren en om de richtlijnen van het bedrijf voor pauzes, maaltijd periodes en overuren te volgen. Onafhankelijke contractanten controleren hun eigen schema .Ze beslissen wanneer, waar, en hoe ze het werk voltooien. Uw handboek moet respecteren dat autonomie en voorkomen dat het opleggen van aanwezigheidsregels aan contractanten. In plaats daarvan, het beleid kan gewoon staat: . .Onafhankelijke contractanten zijn niet onderworpen aan het bedrijf standaard werkuren, aanwezigheidsbeleid, of break-eisen. Hun schema wordt bepaald door de voorwaarden van hun contract en de wederzijdse instemming van de partijen. . Dit beschermt uw bedrijf tegen onbedoeld het uitoefenen van de soort controle die kan leiden tot outillage.

De flexibiliteit van de locatie verschilt ook. Werknemers die vanuit huis werken moeten meestal voldoen aan de veiligheidseisen van het kantoor en het veiligheidsbeleid van uw bedrijf. Aannemers kunnen werken vanaf elke locatie die ze kiezen, mits ze voldoen aan de contractvoorwaarden en de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens behouden. Uw handboek kan herhalen dat contractanten verantwoordelijk zijn voor hun eigen werkplek, apparatuur en internetconnectiviteit .

Gedragscode en vertrouwelijkheid

Een enkele gedragscode kan van toepassing zijn op beide groepen, maar u moet deze op de juiste manier aanpassen. Werknemers zijn gebonden aan bredere gedragsverwachtingen . Anti-discriminatie, non-discriminatie, belangenconflicten, kledingcode, sociale mediarichtlijnen en veiligheid op de werkplek. Van contractants wordt ook verwacht dat ze voldoen aan wettelijke gedragsregels en aan alle bepalingen van hun contract in verband met professionele ethiek, maar ze zijn niet verplicht om interne werknemersspecifieke beleidsmaatregelen te volgen zoals niet-aanbesteding van andere werknemers of deelname aan sociale evenementen in het bedrijf. Vertrouwelijkheid is cruciaal voor beide groepen; uw handboek moet een vertrouwelijkheidsbeleid omvatten dat zowel werknemers als contractanten bindt. Echter, terwijl werknemers verplichtingen worden opgelegd door middel van arbeidsovereenkomsten en handboeken, moeten ook verplichtingen van contractanten worden vastgelegd in hun schriftelijke contract. Een sterk beleid zou kunnen zeggen: .

Belangrijke beleidsterreinen die duidelijke differentiatie vereisen

Naast compensatie en schema's, vereisen verschillende andere beleidsmaatregelen een aparte behandeling om juridische blootstelling te voorkomen. Elk van deze gebieden draagt zijn eigen set van compliance risico's als u een één-size-fits-all aanpak.

Intellectuele eigendom en niet-openbaarmaking

Werknemers geven automatisch intellectuele eigendom die zij creëren binnen het bereik van de werkgelegenheid aan het bedrijf.Dit is een wettelijke in gebreke blijven in de meeste jurisdicties. Uw handboek moet dat beleid te herhalen en beschrijven de werknemer de plicht om uitvindingen, werken van auteurschap, en andere creaties openbaar te maken. Voor contractanten, intellectuele-eigendomsrechten zijn niet automatisch. Zonder een schriftelijke overeenkomst, de aannemer kan behouden eigendom van het werk product. Uw beleid moet benadrukken dat alle contractanten moeten een schriftelijke overeenkomst die een werk-made-for-hire clausule of een toewijzing van intellectuele eigendom bevat ondertekenen. Het handboek kan dienen als een herinnering aan projectmanagers dat geen aannemer mag beginnen met werken zonder een volledig uitgevoerde contract dat IP eigendom adrest. Een steekproefbeleid: .Het uitvoeren van alle werk product gemaakt door een aannemer voor het bedrijf, met inbegrip van software, ontwerpen, documentatie, en marketingmateriaal, moet uitdrukkelijk worden overgedragen aan het bedrijf in schriftelijke. Managers moeten controleren dat de overeenkomst van de aannemer bevat een IP-toewijzing voor het werk begint.

Evaluatie en beëindiging van de uitvoering

Werknemers zijn onderworpen aan een prestatiebeoordelingsproces, progressieve discipline en beëindigingsbeleid dat voldoet aan de arbeidswetgeving en de onderneming .At-will of contractuele arbeidsverhouding. Uw handboek moet de criteria voor evaluaties, de stappen in het tuchtproces, en de procedure voor vrijwillig ontslag uitleggen. Voor contractanten, prestaties worden uitsluitend beoordeeld tegen de omvang van de opdracht, termijnen en kwaliteitsnormen. Als een aannemer consequent niet voldoet aan overeengekomen mijlpalen, kunt u het contract beëindigen na de beëindigingsclausule in de overeenkomst. Uw handboek moet erop wijzen dat de prestatie beoordeling cycli van het bedrijf niet van toepassing zijn op contractanten en dat hun betrokkenheid kan worden beëindigd op elk moment volgens de voorwaarden van hun contract. Dit voorkomt de perceptie dat u contractnemers behandelt zoals werknemers tijdens het prestatiemanagement, die kunnen worden gebruikt als bewijs van controle in een mis-ingeschreven rechtzaak.

De taal van beëindiging is bijzonder gevoelig. Werknemer handboeken beschrijven vaak redenen voor beëindiging, opzegtermijnen en de uiteindelijke looncontrole eisen. Voor contractanten, de polis moet vermelden: .Het bedrijf kan een contractant te beëindigen overeenkomst met of zonder oorzaak, onder voorbehoud van de aankondiging bepalingen van de overeenkomst. Contractanten zijn niet gerechtigd tot ontslagvergoeding, voortzetting van de uitkeringen, of een van de beëindiging beschermingen die van toepassing zijn op werknemers. . . De V.S. Department of Labor factsheet over arbeidsverhoudingen ] benadrukt hoe de mate van controle en de duurzaamheid van de relatie invloed op classificatie .em .

Geschillenbeslechting en bestuursrecht

Werknemers kunnen worden verplicht om geschillen op te lossen door middel van interne klachtenprocedures, bemiddeling of arbitrage, zoals beschreven in het handboek. Veel bedrijven bevatten verplichte arbitrageclausules in de handboeken van werknemers, hoewel dit een evoluerend rechtsgebied is. Onafhankelijke contractanten hebben doorgaans hun eigen geschillenbeslechtingsmechanismen gedefinieerd in hun contract, zoals bindende arbitrage in een bepaalde jurisdictie. Het handboek kan opmerken dat de interne klachtenprocedure van de onderneming alleen beschikbaar is voor werknemers. Voor contractanten worden geschillen uitsluitend geregeld door de voorwaarden van de schriftelijke overeenkomst. Bovendien kan het handboek specificeren dat contractgeschillen worden opgelost volgens de wetgeving van de staat waarin de onderneming is gevestigd, in plaats van de flexibelere regels inzake werkgever-ondernemer jurisdictie.

Vaak voorkomende Pitfalls te vermijden bij het schrijven van beleid

Zelfs goedbedoelde handboeken kunnen juridisch risico opleveren als ze onbedoeld de grenzen tussen werknemers en contractanten vervagen. Twee van de meest voorkomende valkuilen zijn verkeerde indelingsrisico's en inconsistente taal of handhaving.

Misclassificatierisico's

De ernstigste val is het behandelen van contractanten zoals werknemers in de praktijk, terwijl ze aannemers op papier. Uw handboek mag geen beleid dat suggereert dat de onderneming controleert hoe contractanten hun werk doen, zoals het verplicht aannemers om vergaderingen van het personeel bij te wonen, gebruik maken van bedrijfse-mailsystemen, een kledingcode volgen, of het indienen van tijdbladen voor enig doel dan facturatie. Deze acties signaalcontrole aan toezichthouders en rechtbanken. Een veel voorkomende fout is het schrijven van een beleid dat zegt . .Alle werknemers moeten gebruik maken van bedrijfsuitrusting voor veiligheidsredenen . . Dit kan van toepassing zijn op contractanten, maar als het bedrijf de apparatuur en de controle over hoe het wordt gebruikt, het ziet eruit als een werkgever / . De veiligere aanpak is om te vermelden: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Een andere valkuil is het opnemen van contractanten in alleen-werkgevers evenementen zoals jaarlijkse prestatiebeoordelingen, werknemerserkenningsprogramma's of bedrijfsbrede all-hands bijeenkomsten die strategie bespreken. Als uw handboek nodigt ..alle teamleden onbedoeld, een aannemer aanwezig kunnen later beweren dat ze werden behandeld als werknemers. Gebruik nauwkeurige definities: .Werknemers . . voor interne evenementen, en . .contractoren . als u ervoor kiest om hen uit te nodigen op project-voor-project basis.

Onsamenhangende taal en handhaving

Uw handboek is alleen zo sterk als de consistente toepassing. Als uw beleid onderscheid tussen werknemers en contractanten schriftelijk, maar worden afgedwongen inconsistent . bijvoorbeeld, u staat sommige contractanten toe om betaalde vakantie of terugbetaling van hun kosten zonder contract te nemen . U maakt bewijs dat de classificatie verkeerd is . Het handboek . taal moet worden beoordeeld tegen de feitelijke praktijken . Als uw bedrijf regelmatig nodigt contractanten om personeel parkeren , levering kasten of pauze kamers te gebruiken , dat is prima zolang die voorzieningen niet alleen zijn voorbehouden voor werknemers . Maar als u aannemers werknemer ID-badges die toegang tot het gebouw te verlenen , die alleen niet leiden tot miskramen , maar het niveau van toegang en controle in verband met de badge mogelijk . De Society for Human Resource Management (SHRM) geeft richtsnoeren over het opstellen van handboek [] die het belang benadrukt van het controleren van de feitelijke praktijken tegen schriftelijk beleid .

Praktische stappen voor het opstellen en bijwerken van uw handboek

Het maken van een handboek dat werknemers en aannemers correct behandelt vereist een systematische aanpak. Begin door het controleren van uw huidige personeel: lijst elk individu die diensten verleent, hun classificatie te bepalen, en te bevestigen dat u een schriftelijk contract voor elke aannemer. Vervolgens, elk bestaand beleid te beoordelen en vragen: .Heeft dit alleen van toepassing op werknemers? Aannemers alleen? Aan beide? . Waar het antwoord is ..alleen .., zou het beleid duidelijk moeten stellen dat. Waar het antwoord is ..aannemers alleen, . u kan een aparte sectie nodig hebben of een nota dat het beleid niet van toepassing is op werknemers. Waar beide worden gedekt . ., zoals vertrouwelijkheid, gegevensbescherming, of veiligheid op de werkplek .Het beleid moet een definitie die betrekking heeft op contractanten zonder het impliceren van werkgelegenheid controles omvatten.

Gebruik een inhoudsopgave die afzonderlijke hoofdstukken voor . .Werknemer Beleid en . . . . . . . . In de contractant sectie, omvatten alleen beleid dat relevant zijn voor hun engagement: gedragscode (indien aangepast), vertrouwelijkheid, kostenvergoeding (indien van toepassing), intellectuele eigendom en beëindiging van de overeenkomst. Niet omvatten beleid inzake betaalde vrije tijd, voordelen, of progressieve discipline. In plaats daarvan kruis-referentie van het handboek van de werknemer alleen wanneer een beleid van toepassing is op beide groepen, en gebruik duidelijke taal zoals . . . Dit beleid is van toepassing op alle personen die werken voor het bedrijf, met inbegrip van werknemers en onafhankelijke contractanten.

Werk uw handboek regelmatig bij om veranderingen in het arbeidsrecht weer te geven. Bijvoorbeeld, de Nolo juridische gids over onafhankelijke contractanten versus werknemers[ geeft een duidelijke samenvatting van de veranderende staatsnormen, waaronder de .ABC test .. gebruikt in verschillende staten. Uw handboek moet opmerken dat contractantsbeleid onderhevig is aan wijzigingen, in overeenstemming met de voorwaarden van individuele overeenkomsten. Plan een jaarlijkse evaluatie met uw juridische team of HR consultant om ervoor te zorgen dat uw taal niet per ongeluk impliciet geïmpliceerde werkgever-werknemer relaties creëert.

Conclusie

De verschillen tussen het beleid van de werknemer en de contractant in een handboek zijn niet alleen een kwestie van gemak . . Ze zijn een hoeksteen van de wettelijke naleving en operationele duidelijkheid. Door het ontwerpen van een handboek dat expliciet en consequent onderscheid maakt tussen de rechten, verantwoordelijkheden en voordelen van elke groep, beschermt u uw organisatie tegen misclassificering claims, vermindert verwarring onder werknemers, en bouwt u een cultuur van transparantie. Neem de tijd om aparte secties te maken, gebruik precieze taal, en train managers over het belang van het volgen van deze beleid in de dagelijkse praktijk. Een goed geschreven handboek is uw eerste lijn van verdediging . . en uw beste instrument om uw arbeidsrelaties duidelijk, eerlijk en juridisch gezond te houden.