Practice Management Software와 법적 청구를 통합하는 방법

2. 데이터 마이그레이션 전략 계획

통합은 기존 데이터의 비화에 대해 연결 시스템에 대해 전혀 없습니다. 모든 데이터 필드를지도 : 클라이언트 이름, 문제 ID, 연락처 정보, 청구율, 비용 범주 및 시간 추적 코드. 중복 또는 통합 된 레코드를 제거하기 전에 데이터를 청소하십시오. 통합 지점에서 전적으로 역사적인 청구 데이터를 마이그레이션하거나 시작 여부를 결정하십시오. 많은 회사가 하이브리드 접근 방식을 선택했습니다. 지속적 인 데이터 계획은 지속적 인 데이터 계획의 지속적 인 운영을 유지하기위한 마지막 12 개월의 청구 기록에 가져가야합니다. 이 시스템은 새로운 데이터의 폐쇄를 방지하고 새로운 데이터의 폐쇄를 방지합니다.

3. 통합 설정 구성

두 시스템에서 설정에 액세스. 전형적인 통합 단계는 다음과 같습니다 :

• 결제 플랫폼에서 API 키를 생성하고 연습 관리 시스템에 입력합니다.
• syncs 또는 Access 민감한 금융 데이터를 시작할 수 있는 제어 권한을 설정하십시오.
• 동기화 방향을 선택-일반적으로 클라이언트 및 중요 데이터에 대 한 양방향, 하지만 청구서에 대 한 단방향 (실행 관리에 대 한).
• 기본 청구 코드, 세금율 및 청구서 템플릿을 설정하십시오.

문서는 미래 참조에 대한 모든 구성 변경. 예를 들어, 클라이언트 디버링에 대한 "세금"의 기본 설정하지만 나중에 세금을 추가, 당신은 그 override 생활 어디에 알고 있어야합니다. 많은 플랫폼은 당신이 PDF 또는 스프레드 시트를 PDF로 설정 내보내기 할 수 있습니다.

4. Map Data Fields가 정확하게

호환 소프트웨어와 마찬가지로 필드 이름은 다를 수 있습니다. 예를 들어, "Client ID"는 연습 관리에서 "Account Code"가 청구 될 수 있습니다. 매핑 인터페이스를 사용하여 필드를 정확히 일치시킵니다. 특별한주의를 기울여야합니다.

• Client 이름 및 연락처 세부 사항
• Matter 또는 케이스 번호
• 시간 추적 카테고리 (예 :, "Research" vs. "Brief Writing"
• Expense 유형 (여행, 서류 요금 등)
• 지불 기간 및 결산일

정확한 맵핑을 보장하기 위해 몇 개의 레코드를 수동으로 테스트합니다. 예를 들어, 특수 비율 계약에 대한 메모와 함께 연습 관리에서 테스트 클라이언트를 생성 한 다음 수동 재입력없이 청구 시스템에 표시된 비율을 확인합니다.

5. 행동 철저한 시험

이 웹 사이트는 귀하가 웹 사이트를 탐색하는 동안 귀하의 경험을 향상시키기 위해 쿠키를 사용합니다. 이 쿠키들 중에서 필요에 따라 분류 된 쿠키는 웹 사이트의 기본적인 기능을 수행하는 데 필수적이므로 브라우저에 저장됩니다. 또한이 웹 사이트의 사용 방식을 분석하고 이해하는 데 도움이되는 제 3 자 쿠키를 사용합니다. 이 쿠키는 귀하의 동의하에 만 브라우저에 저장됩니다. 이러한 쿠키를 거부 할 수도 있습니다. 이러한 쿠키 중 일부를 선택 해제하면 검색 환경에 영향을 미칠 수 있습니다.

6. 기차 직원 및 관리 변경

기술은 채택으로만 좋습니다. 새로운 통합 워크플로우에서 수행 교육 세션. 통합된 시스템을 사용하는 방법: 한 번 입력, 송장 자동 생성, 클라이언트의 역사를 검토. 신뢰 계정과 처리 조정을 재구성하는 각 부서의 훈련 청구 직원. 제한 시트 또는 비디오 자습서를 제공. 시간 절약 및 오류 감소 강조에 의해 주소 저항. 실제 팁 : 할당 “일부 챔피언” 각 부서에서 필드 질문에 필드 및 모델 모범 사례를 할 수 있습니다. 첫 달 동안.

7. 라이브 및 모니터

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Long-Term Success의 모범 사례

지속적 인 통합은 초기 설정보다 지속적인주의를 요구합니다.

소프트웨어 업데이트

API 엔드포인트 또는 데이터 구조를 변경할 수 있는 두 가지 연습 관리 및 청구 플랫폼 출시 업데이트. 일정 일정 일정 업데이트 및 각 주요 릴리스 후 테스트 통합. 공급업체 릴리스 노트에 가입하고 생산 설정을 미러링하는 테스트 환경을 유지합니다. 많은 회사는 호환성 놀라움을 최소화하기 위해 시스템 분기별로 업데이트합니다.

Data Hygiene 유지

일반적으로 중복, 또는 판별 레코드 또는 비활성 클라이언트에 대한 감사 데이터. 깨끗한 데이터는 정확한 청구 및보고를 보장합니다. 사용 가능한 경우 자동화 된 삭제 규칙을 설정합니다. 예를 들어, 이메일 주소 또는 전화 번호를 검사하여 중복 클라이언트 레코드를 병합하는 월간 스크립트를 일정하게 설정합니다. Poor 데이터 위생은 청구서 또는 잘못 간접 지불의 두 배 게시물을 일으킬 수 있습니다.

Enforce 접근 제한

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Monitor 통합 성능

동기화 실패 또는 데이터 mismatches에 대한 경고를 설정합니다. 첫 달 동안 매주 검토 로그를 검토 한 다음 월간. "시간 항목은 동기화 오류로 인해 놓은"또는 "invoice discrepancies 발견."주소 패턴이 비활성적으로. 예를 들어, 일괄 처리가 실행될 때 3:00 AM에서 재발 실패를 알면 서버 유지 창을 피하기 위해 동기화를 재발했습니다.

연속 열차 새로운 Hires

통합 워크플로를 내장하여 온보드 프로세스에 통합합니다. 서면 가이드와 손에 연습을 제공합니다. 통증 포인트에 직원의 피드백을 제공하지만 종종 포인트 개선을 강조합니다. 내부 위키 또는 지식베이스를 사용하여 동기화 된 송장 또는 재 실행 실패 시간 입력 동기화와 같은 일반적인 작업에 대한 단계별 지침을 제공합니다.

Common Integration Challenges 및 Overcome Them에 대한 방법

잘 계획된 통합 얼굴 장애물. 준비된 시간 및 좌절을 저장. 아래는 가장 빈번한 문제 및 입증된 해결책입니다.

데이터 매핑 Mismatches

Problem: 필드는 시스템간에 정확히 일치하지 않으며, 손실되거나 잘못 된 데이터로 이어지지 않습니다. Solution: Invest time upfront in mapping. data format을 변형시키기 위해 Zapier 또는 custom script와 같은 미들웨어 도구를 사용합니다. 전체 롤아웃 전에 실제 데이터를 테스트하십시오. 예를 들어, 하나의 시스템 사용 “Middle Name” as a split field as a first character to create a first character to create a first character.