Incorporate Client Billing Preferences를 연습하는 방법

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왜 클라이언트 빌링 설정 매트

오늘날의 경쟁력 있는 시장에서는 클라이언트 경험은 핵심 서비스를 넘어 확장합니다. 빌링은 종종 거래에서 최종 터치 포인트이며, 지속적인 인상을 남깁니다. ]2023에 따르면 Bill.com에 의한 설문 조사, 소규모 비즈니스의 48%는 지불 경험을 직접 증가시킨 고객 유지를 개선했다고보고했습니다. 클라이언트는 편의를 원하고 투명성 및 유연성을 원합니다. 그들은 다른 지불 방법을 선호 할 수 있습니다- 신용 카드, ACH 전송, PayPal 또는 기타 가상 통화를 통해 결정할 수 있습니다. (즉, 또는 다른 결제 수단)

또한, 수용 선호도는 관리 오버 헤드를 감소시킵니다. 클라이언트가 지불 방법 및 빈도를 선택할 때, 그들은 분쟁 요금 또는 놓기 마감일을 더 적은 가능성이 있습니다. 이것은 더 예측 가능한 현금 흐름 및 적은 수집 노력으로 이끌어 냅니다. 짧은, 청구 선호도는 클라이언트 만족과 운영 효율성 모두에 투자입니다.

Accommodate에 대한 일반적인 청구 설정

모든 클라이언트는 독특하지만, 여러 가지 환경은 산업 전반에 걸쳐 정기적으로 나타납니다. 이러한 일반적인 패턴을 이해하면 아웃셋에서 유연한 청구 인프라를 설계할 수 있습니다.

지불 방법

Credit and debit card: 여전히 가장 널리 사용되는 방법의 편의와 속도. 결제 프로세서를 보장하는 주요 카드 (Visa, Mastercard, American Express).
은행 송금(ACH): 수수료가 낮기 때문에 더 큰 청구서를 위한 많은 기업에 의해 선호. 자동적인 정리 집 이동은 특히 재발급 지불을 위해 일반적입니다.
온라인 결제 플랫폼: PayPal, Stripe, Square, Venmo는 프리랜서와 작은 관행 중 대중적입니다. 일부 고객은 포털에 로그인하지 않고 링크를 통해 지불 할 수 있습니다.
디지털 지갑과 지금 구매, 나중에 지불: 애플 페이, 구글 페이, 그리고 Klarna 또는 Afterpay 같은 서비스는 특히 소비자 관계 관행에 견인을 얻고 있습니다.
체크 및 현금:하지만, 결정, 일부 전통적인 클라이언트 또는 산업은 여전히 종이 검사를 선호. 그것은 수동 옵션을 사용할 수 있도록 현명합니다.

Invoicing 빈도와 시기를 정하는

Upfront payment: 프로젝트 기반 업무, 예금, 또는 유지 계약에 대한 공통. 클라이언트는 작업 시작 전에 총 비용을 알고.
Milestone 또는 진행 청구: 전달 가능한 부분 지불이 있는 긴 프로젝트에 이상적입니다. 이 두 당사자에게 금융 위험을 감소시킵니다.
청구서 발송(월/일): 구독 서비스, 유지 보수 계약 또는 지속적인 컨설팅을 위한 표준. 이러한 청구서가 시간을 절약하는 자동.
Net terms (Net 15, Net 30, Net 60): 많은 기업 고객은 Net 30 또는 Net 60에서 운영합니다. 이 약관을 제공하면 경쟁력 있는 차별화가 될 수 있지만, 날짜로 추적할 수 있어야 합니다.

청구서 세부 사항 및 투명성

품목 청구서: 일부 클라이언트는 모든 선 항목-시간이 일하고, 재료, 세금, 할인을보고 싶어합니다. 이 빌드는 신뢰를 구축하고 감사하거나 찬성하기 위해 쉽게 만듭니다.
Summarized 송장: 다른 사람은 간단한 설명과 함께 하나의 합계를 선호, 특히 만약 그들은 내부 회계 시스템을 필요로 최소한의 세부 사항을.
Custom field: Client는 자신의 승인 워크플로우에 송장에 주문번호, 부서 코드 또는 프로젝트 참조를 구입할 수 있습니다.

고객 결제 설정

당신은 당신이 모르는 것을 수용 할 수 없습니다. 비례적인 집계 환경은 클라이언트의 내장 과정의 일부이어야한다. 여기에 효과적으로 수행 할 수있는 방법입니다.

당신의 입구 양식에 청구 질문 포함

Directus 또는 간단한 PDF와 같은 디지털 온보딩 도구를 사용하든, 청구 선호도에 대한 섹션을 추가합니다. 요청:

Preferred 결제 방법(s)
Desired 송장 빈도
수락가능한 지불 기간 (예를들면, 정면, 그물 30)
특수 요구 사항 (PO 번호, 승인 연락처)
시간 지역과 지불 알림을 위한 제일 일/시간

초기 회의 중 토론

첫 번째 클라이언트 통화 또는 계약 검토 중 동사 대화는 불가합니다. 표준 청구 관행을 설명하고 "당신은 가장 쉬운 청구 프로세스를 만들 것?" 이것은 당신이 추측하지 않고 잠재적 인 사용자 정의에 대해 논의하기 위해 문을 열어.

Client Portal 또는 CRM을 사용

중앙 집중적으로 저장하고 업데이트하는 레버리지 기술. Directus와 같은 플랫폼은 클라이언트 프로파일에 대한 사용자 정의 데이터 모델을 만들 수 있습니다. 청구 선호도에 대한 필드를 포함하여. 이것은 프로젝트 관리자에 회계사에서 모든 팀 구성원이 최신 정보에 액세스 할 수 있다는 것을 보증합니다.

유연한 빌링 시스템 구축

클라이언트의 선호도를 이해하면, 적응할 수 있는 청구 인프라가 필요합니다. 하나의 지불 유형 또는 고정 청구서 형식만 지원되는 견고한 회계 소프트웨어는 당신과 당신의 클라이언트 모두를 실망시킬 것입니다.

Scalable Invoicing 소프트웨어를 선택하십시오.

FreshBooks, QuickBooks Online, Xero, 또는 Wave와 같은 현대 도구는 결제 방법, 송장 템플릿 및 재커링 청구에 유연성을 제공합니다. 다음과 같은 기능을 찾습니다.

청구서에 통합된 다중 결제 게이트웨이
Customizable 송장 분야 및 템플렛
자동화된 알림 및 늦은 결제 워크플로우
결제 방법 사용 및 고객 동향에 대한보고

결제 프로세서 통합

귀하의 인보이싱 소프트웨어는 클라이언트가 선호하는 방법을 지원하는 지불 프로세서에 연결해야합니다. 예를 들어, 신용 카드, ACH 및 디지털 지갑을 처리합니다. PayPal은 인보이싱 및 지불 링크를 제공합니다. 연습이면 인보이스 지불 게이트와 같은 전용 지불 게이트웨이를 사용하여 고려하십시오.

자동화된 Yet Customizable Workflows를 설치하십시오

자동화는 시간을 절약하지만, 개별 선호도를 존중해야합니다. 예를 들어, 당신은 청구서의 전송을 자동화 할 수 있지만 클라이언트 당 다른 빈도를 허용 할 수 있습니다. 클라이언트의 선택된 조건에 맞춤 간격으로 이동하는 지불 알림을 설정하면 인해 날짜 이전에 부드러운 판결을 원할 수 있습니다. 다른 사람들은 그 자체로 간단한 알림을 선호합니다.

Incorporate Preferences에 대한 단계

구현에 대한 평가에서 이동하면 구조화된 접근 방식을 필요로 합니다. 다음 단계는 기존 운영을 방해하지 않고 클라이언트 청구 선호도를 통합하는 데 도움이 됩니다.

1. 중앙 저장소에 있는 문서 설정

클라이언트 청구 프로필을 연습 관리 시스템 또는 CRM에서 생성하십시오. 지불 방법, 선호되는 송장 템플릿 (대량 요약), 지불 조건 및 특별한 노트를 포함하십시오. 청구에 관련된 모든 사람에게이 데이터를 확인합니다.

2. 청구 소프트웨어를 구성하십시오 그러므로

클라이언트에 대 한 다른 청구서 템플릿을 설정 라인-테마 세부 사항 평평한 총을 선호 하는 사람들. 재발 청구를 위해, 클라이언트 당 주파수를 설정-주간, 월별, 분기별-그리고 올바른 지불 방법에 연결. 클라이언트가 ACH를 통해 지불 하는 경우, 청구서는 필요한 은행 세부 사항 또는 안전한 지불 링크 포함.

3. 분명히 변화

클라이언트의 청구 설정을 조정할 때, 당신이 구현한 것을 요약한 간단한 확인 이메일 보내기를 보내십시오. 예를 들면: “요청된 As, 우리는 신용 카드 연결으로 인해 지불과 함께 매월 첫 번째로 보내질 자동 월 청구서를 설정했습니다. 당신은 각 지불 후에 확인을 받게 될 것입니다.” 이것은 클라이언트를 재조합하고 혼란을 감소시킵니다.

4. 시험 기간을 가진 시험

복잡한 선호도에 대해 - 사용자 정의 승인 단계와 같은 이정표 청구 - 풀 롤아웃 전에 작은 테스트를 실행. 샘플 송장을 보내서 클라이언트가 요구 사항을 충족하도록 요청. 첫 번째 실제 거래 전에 필요한 조정을 확인.

5. 검토 및 업데이트 설정 기간

클라이언트는 변경해야합니다. 신용 카드를 통해 처음 지불 한 시작은 나중에 성장함에 따라 Net 60 용어를 요청할 수 있습니다. 연간 또는 비공개 검사 인을 검토하는 것은 기본입니다. 계약 갱신 중 년말 클라이언트 설문 조사 또는 터치 기반에 간단한 질문을 포함 할 수 있습니다.

취급 예외 및 분쟁

가장 좋은 시스템에서도 청구 문제는 발생한다. 어떻게 처리할 수 있는 것은 고객 신뢰를 강화하거나 손상시킬 수 있다.

Clear Dispute Process를 생성

클라이언트가 청구 오류 또는 우려를 제기하는 간단한 절차를 게시합니다. 이것은 이메일 주소 ([email protected]) 또는 클라이언트 포털에 양식이 될 수 있습니다. 24 ~ 48 시간 이내에 응답하고 필요에 따라 지정된 사람에게 에스컬레이트 할 수 있습니다.

가동 가능할 때 필요

클라이언트의 선호한 지불 방법이 지원되지 않는 경우에, 대안을 찾아내기 위하여 제안. 예를 들면, 그들은 철사 이동을 통해 지불하고 싶은 경우에 그러나 당신의 체계는 신용 카드를 받아들입니다, 당신은 높 가치 청구서를 위한 수동 workaround를 창조할 수 있습니다. 목표는 클라이언트를 상자에 밀어넣지 않고 문제를 해결하는 것입니다.

반복을 피하기 위한 문서 예외

1회 연장 또는 사용자 정의 지불 계획을 부여하면 클라이언트의 프로필에주의하십시오. 시간이 지남에 따라, 당신은 패턴을 발견 할 수 있습니다. 기업은 항상 Net 60을 필요로하거나 특정 프로젝트 유형은 선불 지불이 필요합니다. 이 데이터를 사용하여 표준 제안을 정제하십시오.

빌링 정책의 정리를 정리

유연성이 키이지만 경계가 필요합니다. 명확한 통신은 잘못을 방지하고 시작에서 기대를 설정합니다.

고객 계약에 대한 청구 정책 포함

귀하의 계약 또는 서비스 약관은 표준 청구 관행 관행을 개요해야 합니다. 허용된 지불 방법, 전형적인 청구서 타이밍, 늦은 지불 처벌 및 반환된 지불에 대한 수수료. 또한 당신이 대안 배열에 대해 행복하게 상태.

빌링 개요와 함께 오신 것을 환영합니다 이메일 보내기

내장 후, 청구가 특정 클라이언트에 대해 어떻게 작동 할 것인지 요약 환영 이메일을 보내. 자동 지불 설정을위한 지불 포털 또는 지침에 대한 링크 포함. 이 proactive 단계는 나중에 지원 티켓을 감소.

In-App 알림 또는 캘린더 알림 사용

클라이언트 포털을 사용한다면, 곧 송장 또는 성공적인 지불에 대한 알림을 푸시하십시오. 또는, 날짜로 지불을위한 캘린더 초대를 보내하므로 클라이언트는 따라 계획 할 수 있습니다. 이메일, 기타 SMS 및 일부만 포털 경고를 선호하는 통신 선호도를 존중하십시오.

법률 및 규정 준수 고려

법규 또는 규제 준수의 비용에 따라 청구 유연성이 제공되지 않아야 합니다. 업계 및 위치에 따라 특정 규칙이 적용됩니다.

데이터 보안 및 개인 정보

신용 카드 번호 또는 은행 세부 정보를 수집하는 경우, 지불 프로세서는 PCI-DSS 준수입니다. 자신의 서버에 민감한 금융 데이터를 저장하지 마십시오. 대신 토큰화 또는 타사 지불 링크를 사용하십시오. 또한 클라이언트 청구 정보를 처리 할 때 GDPR 또는 CCPA와 같은 데이터 개인 정보 보호 법률에 따라야합니다.

세금 및 회계 요구 사항

다른 지불 방법은 다른 세금 징수 또는 보고 요구 사항이 있을 수 있습니다. 예를 들어, 일부 관할권은 현금 지불에 대한 영수증을 발급하지만 신용 카드 거래에 대한 필요. 귀하의 회계 시스템에 대한 귀하의 청구 시스템을 확인하기 위해 컨설턴트는 세금 서류를 생성합니다.

전문 윤리

법, 의료, 금융 계획과 같은 분야에서 윤리적 규칙은 특정 청구 배열을 제한 할 수 있습니다. 예를 들어, 과다한 계정의 청구에 대한 관심은 금지되거나 캡핑 될 수 있습니다. 귀하의 업계의 행동과 일치하는 청구 정책이 있는지 확인하십시오.

당신의 연습에 영향을 측정

당신의 노력이 지불하는지 알고, 청구 및 고객 만족과 관련된 열쇠 미터를 추적하십시오.

주요 성과 지표 (KPIs)

일 판매 걸출한 (DSO): 낮은 DSO는 더 빠른 지불을 나타냅니다. DSO를 전후 비교하여 유연한 청구를 구현한 후.
Payment Method Adoption: 클라이언트가 선택하는 방법 추적. 새로운 방법이 드문 경우에, 유지 가치가 있는지 고려.
]클라이언트 만족 점수: 포스터 프로젝트 설문 조사에 대한 청구 관련 질문을 포함. 결제, 청구서의 명확성, 전체 청구 경험에 대해 문의.
분산 비율: 청구 분쟁의 감소는 환경설정이 충족되는 강한 지표입니다.
Existing Client: Happy billing experience는 긍정적 인 단어의 조합에 기여합니다. 새로운 비즈니스와 관련하여 청구 만족이 상관되는지 확인하는 Monitor referral 소스.

Gather 피드백은 정기적으로

기간별 청구 프로세스에 대한 피드백을 요청합니다. 이것은 한 가지 질문 이메일만큼 간단 할 수 있습니다. "우리가 귀하의 청구 경험을 개선 할 수 있습니까?" 이더레이트에 대한 응답을 사용하여 접근 방식을 정제합니다.