法的手続きにおけるメンテナンスログの重要な役割

メンテナンスログと検査記録は、機器の故障、職場の事故、車両のクラッシュ、および製品責任を緩和する基礎的証拠です。 裁判所は、組織が合理的なケアを行なっているかどうかを評価するために、これらの文書を定期的に頼っています。 適切に維持されたログは、擁護者を支持することができます。 欠落または不完全なレコードは、すべてが無視を見つけることを保証することができます。 これらのレコードは、複数の明白な機能を備えています。 彼らは、ケアのタイムラインを確立し、業界の基準と政府の規則を遵守し、実際の検査基準を満たし、実際の検査基準を満たしているかどうかを検証します。 実際の作業は、実際の作業を把握することができます。

法律システムは、発見要求が拡大し、陪審員が透明な注意の証拠を期待するので、維持文書を増加させます。 ログを単なる管理の混乱として扱う組織は、自分のパーILでそうします。 逆に、厳格で監査可能な記録に投資する人々は、責任に対する強力なシールドに維持ログを回します。

検査記録の法的重量を理解する

検査記録は、多くの場合、規制の義務の下、ビジネスの通常のコースで作成されるため、重要な法的重量を運びます。 許可されるためには、記録は、証拠の連邦規則または同等の状態規則の規則の規則803(6)を満たしなければならない:彼らは、検査裁判所の時または近くで行われなければならない、知識を持つ人によって、そしてビジネスの定期的な慣行に保管される。 これらの要素の欠如は、防衛または明白な場合を破棄することができるだけでなく、それらの信頼性システムが生成されただけでなく、それらの要素の信頼性を検証する。

組織と認証のチェーン

デジタルレコードの場合、安全な保管チェーンを確立することは不可欠です。 作成後にレコードが変更されたかどうかを裁判所は調べます。 監査を使用するか、デジタルシステムを使用する組織は、より強力な位置を持っています。 レコードの管理者またはcustodianは、ログが認証され、改ざんなしで維持されていることを検証することができる必要があります。 Directusのような近代的なプラットフォームは、不変なタイムスタンプとユーザーアトリビューションですべての変更を記録することができ、著しく、誤ったシステムが削除を防止するために、非常に困難である場合、 システムの承認を防止します。 最終的なシステムが、組織が、組織の承認を防止するのは、組織が、組織の停止を防止します。

実務におけるビジネスレコードの例外

ログがリスシーである場合でも、ビジネスレコードの例外の下ではまだ許可される可能性があります。キーは、レコードが1で作られた、ビジネスの正規のコース、(2)イベントの時や近い時間、(3)知識を持つ人、(4)は通常のコースに保管されていることを実証しています。防衛弁護士は、多くの場合、反対側の入学時にこれらの要素を攻撃します。例えば、検査が事実の後に行われ、メモリから記録された場合、記録は除外されることがあります。技術者がもはや検査が承認されていない場合、および検証済みの検査は、信頼性が証明されていない可能性があります。

裁判所の承認可能な維持記録の主な特徴

失礼を生き残るためには、メンテナンスログと検査記録には、いくつかの重要な特性を持たなければなりません。これらの機能は、明らかなルールを満たすだけでなく、事実の三重が文書を信頼するのに役立ちます。

  • [AccuracyとCompleteness.[すべてのエントリには、日付、時間、作業の説明、部品交換、読書、および署名が含まれる必要があります。 Omissionsは何かが隠されていたことを不当に招待します。 重要な測定のための欠落した署名または空白のフィールドは、反対の相談者が無視を示唆する悪用することができます。
  • [タイムライン。]]メンテナンスイベントがより多くの重量を運ぶ後に作成されたレコード。遅延したエントリは、メモリの崩壊や審美的な製造を示唆しています。エントリの正確な瞬間をキャプチャするデジタルシステム(NTP-同期タイムスタンプを使用して)は、タイムラインの説得力のある証拠を提供します。
  • [Authenticity.]]手書き署名、電子タイムスタンプ、および著者の明確な識別が必要です。 デジタルシステムは、バックアップを防ぎ、権限のあるユーザーがレコードを作成または変更することを可能にします。 バイオメトリックまたは2要素認証は、別の層の信頼を追加します。
  • []一貫性。]]レコードは、他の証拠と一致する必要があります(例えば、部品、作業スケジュール、センサーデータのための注文を購入)。 ログが布地であるか、メンテナンスが実際に行われていないと主張する反対の相談によって、インフォニストが悪用することができます。
  • 保存。]レコードは、適切な法定期間(多くの場合、)のために保持されなければなりません。 訴訟前の破壊は、政治を構成する可能性があります。 安全なストレージ(オンプレミスまたは地流冗長のクラウドで)と相まって、明確な保持ポリシーは不可欠です。

デジタル対紙の記録:裁判所の長所と短所

両方のフォーマットは、証拠として提示されたとき、強度と弱点を持っています。 紙のレコードは、伝統的な信頼性のオーラを持っていますが、より簡単に発生した、紛失、破損、または改ざんすることができます。 Handwrittenログは、信頼性、変更、および誤植地に敏感です。 デジタルレコードは、特に不当な監査ログ(書き込み-manyデータベースまたはブロックチェーンベースのレコード)を使用して、より強力な認証とより簡単な検索結果を提供します。 しかし、検証は、デジタル文書の信頼性が確認できる限り、文書の修正や文書の修正が要求されます。

記録の重要性を高める規制要件

多数の連邦および州の規則は維持および点検記録の作成そして保持をmandateします。要求されるときこれらのレコードを突き出ることは過渡主張を遠くに突き通すことができます。最も影響力のある調整フレームワークのいくつかは下記のものを含んでいます:

各ケースでは、規制要件は義務を作成します。組織が必要なログを維持できなかった場合、裁判所は証拠の欠如が証拠が不利であるという不当性を指示するかもしれません(すなわち、政治の推論)。さらに、規制当局は、規制当局は、執行行動の根拠としてメンテナンスレコードを、任意の個人的な訴訟に依存します。

一般的な法的ケース 関与するメンテナンスログ

メンテナンスログは、さまざまな種類の訴訟で決定されます。これらのコンテキストを理解することで、組織は記録管理を優先し、脆弱性を積極的に対処するのに役立ちます。

製品責任のクレーム

製品の故障と怪我を引き起こすとき、不法はしばしば設計欠陥または製造欠陥を主張します。 特定の機械(それが産業機器である場合)のメーカーのメンテナンスレコードは、製品が適切に組み立ててテストされたことを示すことができます。 逆に、ログ内のギャップは、定期的な検査がスキップされたことを示唆しているかもしれません、エンドユーザーまたはサードパーティのメンテナンスプロバイダへの責任をシフトします。 医療機器や車両を関与させる場合には、デバイスのログが欠陥を判断するか、欠陥を判断する可能性があります。

責任の約束

商業ビルのスリップアンドフォールケースは、床材、階段、入り口マットの検査記録を複雑にしています。床を清掃し、取り外された危険物が無視のクレームを破る可能性があるという日常の検査ログを生成できるプロパティ所有者。そのようなログなしで、陪審員は、検査がこれまでに起こらないと仮定するかもしれません。同じ原則は、エスカレーターとエレベーターメンテナンスログに適用され、単一の欠落検査は、かなりの不快な再燃を見つけることにつながる可能性があります。

車と艦隊事故

運送会社は、クラッシュ後に頻繁に発行されます。 キャリアの車両メンテナンスログ - 圧力チェック、ブレーキ検査、エンジン診断 - すぐに報じられます。 ログが車両が適切に維持されたことを示す場合は、キャリアは責任を避けることができます。 ログが欠落しているか、エラーが含まれている場合は、キャリアは、緊急の委託のための罰的損傷に直面している可能性があります。 市民責任に加えて、FMCSAは、サービス注文や関連する罰金を発行する可能性があります。 事故が発生したとしても、別の車両が不完全な状態に陥った場合、別の車両が、誤った状態に問題が生じる可能性があります。

職場の傷害

OSHAと労働者の補償調査は、機器検査ログに重点を置いています。例えば、フォークリフト事故は、毎日の事前操作チェックリストが必要になります。それらのチェックリストを生成できない雇用者は、リスクの引用やクレームの支払いを増加させました。職場の死亡例では、ロックアウト/タグアウト検査ログの欠如は、安全基準の重大な違反につながる可能性があります。

貧しい記録-キーピングは防衛を破壊することができます

不十分なメンテナンスレコードや欠如の維持レコードは、組織がそうでなければ勝てる可能性があるケースを失う原因を招くことが多いです。 いくつかの法的教義は、再生に来ます:

  • 条ごとの無視 統計(例えば、OSHA規則)は、メンテナンスログを必要とし、それらを保つために失敗は、法律の問題として無視を確立することができます。 原告はまだ注意を証明しなければならないが、擁護者は既に注意を払って推定される。 この教義は、防衛者の行動が標準の注意の下に落ちたことを証明する無機の必要性を排除します。
  • Evidence.[の宣言または不規則なレコードを保存するために、悪意のある命令、金銭的罰、またはデフォルトの判断を含む、厳しい制裁につながることができます。 裁判所は、合理的に訴訟を予想したときに訴訟を実施するために組織を期待しています。 悪い記録の慣行による偶発的な破壊でさえ、詐欺行為を引き起こす可能性があります。
  • ヒドサイトバイアス.[) 意図しないレコードなしで、陪審は、事故が発生した場合、メンテナンスが欠損していたと仮定するかもしれません。 この偏見は、定期的な検査のドキュメンタリーの証拠なしで再表示することが困難です。 偏見指示は、この偏見を増幅することができ、不当な記録に有害だったことを推測します。

これらの文書のリスクに加えて、記録の悪い保存は、組織全体の信頼性を損なう。ログが欠落している理由や、タイムスタンプが不整合性に見える理由を説明することができないレコードのカストディアンは、インフェメンションに脆弱である。 記録がスロッピーである場合、メンテナンス自体はスロッピーだったと判断する。

防弾メンテナンス文書システムを作成するためのベストプラクティス

メンテナンスログや検査記録が裁判所で保持されていることを確実にするために、組織は体系的なアプローチを実施すべきである。次の慣行は、法的およびリスク管理の専門家によって推奨される。

執筆方針の確立

明確な方針は、検査を実行する人を定義する必要があります。, 彼らが起こるとき, 記録しなければならないもの, およびレコードが保存される方法. メンテナンスを担当するすべての従業員は、ポリシーで訓練され、認識しに署名する必要があります. ポリシーは、永続になる前に、エラーをキャッチするために、スーパーバイザーによるレコードの記録の検証を義務付けなければなりません. 規則や内部プロセスの変更を反映するために、毎年ポリシーを更新.

標準化されたフォームまたはデジタルテンプレートを使用する

標準化は省略を減らします。 用紙フォームやDirectusなどのアプリを使用している場合でも、すべての必要なフィールドが明示されていることを確認してください。 一般的な項目のチェックボックスを含み、予測されていない検索のための無料のテキストセクションも含まれます。 直接的に、あなたは、保存する前に完了率を必要とするカスタムインターフェイスを作成することができます。これにより、完全な強化が役立ちます。 周囲を避けるために、部品番号と測定ユニットのドロップダウンを使用して。

リアルタイムエントリーを強制する

記録は、週の終わりにではなく、検査やメンテナンスイベント直後に完了する必要があります。 デジタルシステムは、タイムスタンプエントリでこれを強制し、将来の-日付記録を防ぐことができます。 紙のログの場合、スーパーバイザーは毎日フォームを収集し、見直しるべきです。 レコードが後で作成される場合は、遅延の書面による説明が必要であり、管理者が偽装しています。

安全な保管庫のチェーンを維持

ペーパーログは、限られたアクセスでロックされたキャビネットに保存されるべきです。 デジタルログは、ロールベースの権限と監査証跡によって保護されるべきです。 不変なログ(write-once read-many)は理想的です。 ダイレクトスのようなコンテンツ管理システムを使用する場合でも、管理者がオーバーライドすることなく、削除または編集を許可しない権限を設定できます。 定期的にバックアップをオフサイトの場所にエクスポートし、改ざんされない場所に転送します。

定期監査を実施

メンテナンスレコードの内部またはサードパーティの監査は、訴訟が生じた前にギャップを識別するのに役立ちます。監査は、一貫性を検証するために、ログを物理的証拠(例えば、部品在庫、作業注文、センサーデータ)と比較する必要があります。 いかなる矛盾も、修正の文書で、すぐに調査および修正されるべきです。 監査はまた、組織の正確な記録に対するコミットメントの証拠として機能し、陪審に提示することができます。

ライセンスのメンテナンスレコードの準備

訴訟が提出されるか、または合理的に予想されると、組織は関連するレコードを保存するためにすぐに措置を講じなければなりません。これは法的保持者として知られています。法的ホールドを発行する失敗は、破壊が偶然であったとしても、政治の制裁につながる可能性があります。法的ホールドは、アクティブなログ、アーカイブされたレコード、および関連するメタデータ(例えば、監査コース、バージョン履歴)を含む、保存されなければならないレコードを記述し、指定する必要があります。

神話者と場所を特定する

メンテナンスログの作成と保存を担当する個人を特定します。 レコードの指定されたカストディアンは、レコードの保存方法について検証するために用意する必要があります。 アクティブおよびアーカイブされたレコードの両方が確保されていることを確認してください。 大規模な組織では、IT、施設管理、およびすべてのデータソースをマップするために調整する法的チームが含まれる場合があります。

報酬なしで収集し、分析

デジタルレコードは、理論的に音の形式にコピーする必要があります。 プレーンテキストエクスポートは不十分である可能性があります。 作成日を示すメタデータ、編集履歴、およびユーザーIDは価値があります。 紙の記録のために、高解像スキャンは、安全に保存されるべきであり、元のもの。 訴訟ホールドが所定の場所にある後にレコードを変更または再構成しないでください。 修正が必要な場合は、別の文書でそうして元の文書を保存してください。

専門家のウィットネスを早期にエンゲージ

複雑なケースでは、メンテナンスのベストプラクティスや特定の機器の専門家がログを解釈するために必要である場合があります。専門家は、レコード保管システムの信頼性に抗議することができます。初期のエンゲージメントは、発見戦略を形作り、驚きを防ぐことができます。あなたのデジタルプラットフォーム(例えば、Directus)に精通している専門家は、そのセキュリティ機能、監査証跡、およびログが信頼できる理由を明らかにすることができます。

コンテンツ

メンテナンスログと検査記録は、管理書類よりもはるかに多くあります。それは、裁判所の戦いの結果を決定することができる強力な法的手段です。裁判所は、これらの記録に依存して、過失的な組織を分離します。厳格な文書文化を構築することにより、指令のような堅牢なデジタルシステムを実行し、必要な証拠基準を理解し、組織は、責任から保護するシールドに維持ログをオンすることができます。同様に重要なのは、正確な記録へのコミットメントは、誤った危険性を防止する危険性を期待するものではありません。