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プロボノ請求のスコープを理解する

プロボノ法サービスに対する請求は、専門的倫理、運用効率、コミュニティサービスの交差点にある、非anced タスクです。 多くの法的専門家は、正義へのアクセスを提供する明確な献身とプロボノの仕事を入力しますが、管理面 - 特に請求と時間の追跡 - 体系的に処理されていない場合は、すぐに圧倒することができます。 プロのボノ問題の正確な請求は単なる会計の演習ではありません。 それは、コンプライアンス、透明性、および堅固なアカウントのコーナーストーンです。

組織が正式なプロボノ委員会または機会に受け取るソロ実践者と大規模な会社であるかどうかにかかわらず、堅牢な請求慣行を確立することで、毎時ボランティアが適切に記録され、倫理的に報告され、バー協会や資金機関が要求する内部レビューと外部報告の両方に使用可能であることを確認します。このガイドは、プロボノの法的サービスの請求を効果的に管理する方法に深くダイビングを提供し、ポリシーを設定して技術を活用し、チームを訓練する。

プロボノ・ビリングのための基礎政策の設定

いつでも追跡または請求書が生成される前に、あなたの会社または組織は、プロボノの作業を支配する明確なポリシーを定義しなければなりません。これらのポリシーは、プロボノ、時間がカウントされ、文書が要求されるかを規則書記として機能します。そのようなガイドラインがなければ、請求中の矛盾は、コンプライアンスリスク、社内の紛争、および過視機関への不正確な報告につながることができます。

資格認定基準の定義

ほとんどの州バーの規則の下でプロボノとして、すべての減額額または未払いの問題が修飾されていません。例えば、アメリカンバー協会のモデルルール6.1は、弁護士が1年あたり少なくとも50時間のプロボノ法的なサービスを提供することを奨励していますが、それは「補償の期待なしで」サービスを提供しなければならないことを指定します。あなたの方針は明確に解約する必要があります。

  • プロボノサービス]:限られた財務リソースを持つ個人または組織に無料で提供され、または正義へのアクセスを促進する公共の利益の問題。
  • []低ボノまたは減額料金サービス[:多くの場合、かなりの減少率で請求され、または会社のプロボノの目標に向かってカウントされない場合があります。
  • 大陸のプロボノ: 大陸に基づいて作業が行われるが、クライアントが不利で成功すると、実質的な手数料は収まりません。

資格の面で、あなたとあなたのチームは、プロボノレジャーの他のカテゴリに追跡されたものについての混乱を避けることができます。

ビルブル時間に境界を設定する

多くの企業が特定の期間で報告できるプロボノ時間の数をキャップします。, バーンアウトを防ぐか、パートナーシップのクレジット限度と整列する. 特定のしきい値を超える時間が特別な承認を必要とするかどうかを決定します. また, ノンアトトトルニースタッフ(パラリーガル, 法のクレアックス)は、プロボノ時間を記録することができ、それが内部に補正される方法を決定します.

ドキュメントの要件

堅牢な文書は、信頼できる請求の背骨です。 あなたの方針は、すべてのプロボノエントリが含まれていることを宣言する必要があります。

  • クライアント名と問題番号(匿名性が必要な場合は、機密識別子)。
  • 単に「クライアントミーティング」や「ドラフト」ではなく、作業の詳細な物語。
  • 開始時刻、終了時刻(または0.1時間単位)
  • 特定の法的問題またはケースタイプ(例えば、行動防衛、暗証申請、支出)。

満足のいくバーレポートの要件だけでなく、あなたの会社が毎年のレポートやプロボノの投稿でそのプロボノの作業の影響を提示することができます。

精密および一貫性のプロ ブースノの時間を追跡して下さい

正確な時刻追跡は、おそらくプロボノ課金を管理するの最も重要なコンポーネントです。信頼できるデータなしで、コンプライアンス、クレーム税のメリット(該当する場合)を実証したり、スタッフリソースを適切に割り当てることはできません。手動のタイムシートやスティールノートを超えて移動する必要があります。

リアルタイムのデジタル追跡ツールを採用

現代の法的慣行管理ソフトウェアは、多くの場合、可課金および非可燃性カテゴリの両方をサポートする統合タイムトラッキングモジュールを含みます。 プロのボノワークでは、クライアントの可燃時間とは別にフィルタリングし、報告できるように、エントリを「プロボノ」としてタグ付けできるシステムが必要です。 主な機能は、以下を参照します。

  • タイマー機能 開始を記録し、ワンクリックで時間を停止します。
  • 携帯電話アプリアクセスで、医師は、クリニックや裁判所の診察の後、外出先で時間を記録することができます。
  • 一般的なプロボノタスク(摂取、法的研究、ドラフト、裁判所の外観)と整列する定義済みの活動コード。
  • 会社の課金ソフトウェアとの統合により、問題点数を簡単に作成・管理できます。

多くのベンダーは、プロのボノ問題の自由または割引付きティアを提供しています。例えば、アメリカのバー協会のプロボノリソースセンター[]は、技術ツールやソフトウェア会社と提携して、低所得の顧客にサービスを提供する無料のライセンスを提供するガイダンスを提供します。

毎日のログ作成に最適な練習

優れたソフトウェアであっても、人間は規律が必要です。プロボノの仕事に関わるすべての人を訓練してください。

  • ログタイム ] メモリギャップを避けるためにタスクを完了した後、即時[]]。
  • 特定の記述言語を使用する。 "ケースに取り組む"の代わりに"移民のフォームに関するクライアントとの一貫性"書き込み; I-589の指示を見直しました。"
  • 電子メール、電話、簡単なドキュメントレビューを含むすべてのモデストタスクを録音します。 ここに5分、追加します。
  • チームチェックインの一環として、週単位のエントリーを一貫性と完全性を見直します。

監査時間のエントリの月々を担当するプロのボノコーディネーター(または小規模チーム)を割り当てるのも役立ちます。 この人は、不足している詳細、正しい象牙をキャッチし、プロのボノの仕事を払ってクライアントやその逆に請求されていないことを確認してください。

Pro Bono の作業のための課金システムの選択と構成

プロボノ課金は、あなたの会社の主要な請求プラットフォームから完全に独立したシステムを必要としません。実際には、統合システムを使用して一般的には、重複をクリーナーし、重複を減らす。ただし、あなたは、補償されていないサービスのユニークな側面を処理するために適切に設定する必要があります。

適切なプラットフォームを選択する

既にClio Manage、 PracticePanther、MyCaseなどのソフトウェアを使用している場合、通常、プロボノの問題に対して$0.00の請求率を作成することができます。 また、一部のプラットフォームでは、生成された請求書にゼロ手数料を表示し、レポートの時間の値をキャプチャする「pro bono」課金カテゴリを提供しています。 プロのボノ作業のための新しいソフトウェアを評価する場合、次のことを検討してください。

  • 問題の種類やタグを手軽に作成できるのは、どうすればよいですか?
  • システムは、会社の標準レートで時間と値のレポートを生成できますか?
  • 練習場やオフィスの場所で、プロボノ時間を分けるレポートを運営できますか?
  • 法律補助プラットフォーム(LawHelp InteractiveやPro Bono Netなど)と連携するAPIや統合はありますか?

大量のプロボノワーク(法的なクリニックなど)を扱う企業にとって、専用のボランティア管理ツールが適法な請求モジュールと組み合わせることがより適しているかもしれません。非営利団体は、助成金対応の請求慣行のための [] 法的サービス株式会社] を探索する必要があります。

ユーザーアカウントと権限の設定

弁護士、パラリーガル、および法律事務所の弁護士は、請求システムにユーザーアカウントを持っています。 インターンやボランティアが、プロボノの問題のみで作業する可能性があるため、クライアントの請求可能な作業と誤った混合を避けるために、非請求のプロボノの問題のみへのアクセスを制限します。 標準化された命名規則を使用して、新しいプロボノの問題を作成する方法にそれらを訓練してください。

請求カテゴリとコードの定義

コーディングの一貫性は、信頼できるレポートに不可欠です。 プロボノの作業のために特に一連の活動コードを作成します。 例:

  • PRO-CON]:クライアントの相談
  • : 法的研究
  • PRO-PLE: プリーディングまたはドキュメントのドラフト
  • PRO-CRT]: 裁判所の外観または聴覚
  • PRO-ADM]: 管理またはケース管理

これらのコードは、訴訟で使用される標準的な UTBMS (Uniform Task-Based Management System) コードにマッピングされ、あなたの会社が請求可能な作業のためにそれらを使用するならば、プロ bono 時間が馴染みのフレームワークで捕獲されるようにします。

レポートとコンプライアンス:データをインパクトに変える

時間の経過とコード化が完了すると、定期的なレポートは透明性を高め、プロボノプログラムの価値を実証します。社内の利害関係者(パートナー、プロボノ委員会)と外部団体(弁護士会、助成金、企業パートナー)は、これらのレポートに基づいて、有効性を測り、説明責任を保証します。

レポート生成の自動化

ほとんどの法的請求ソフトウェアを使用すると、電子メールを介してレポートの配信をスケジュールし、自動化することができます。 毎月または四半期報告書を設定し、以下を含む:

  • 弁護士、事務所、および全社で記録された総労働時間
  • 弁護士1名につき平均時間と年間目標と比較して。
  • ケースタイプ(住宅、家族、移民、ベテランの問題など)による時間の内訳。
  • サービスの付加価値(会社の標準的な請求率によって乗算される時間)。

これらのレポートを自動化すると、管理時間を節約し、ABAのモデルルール6.1の自主的なレポートや州固有の必須プロボノレポート(例えば、ニューヨークの入学またはフロリダの年次報告のための50時間の要件)などのバーレポートの期限前にそれらを実行することを忘れないでください。

詳細な説明と監査のトレイル

弁護士は、より一層の業務を遂行する上で、より一層の業務を遂行する上で、より一層の業務を遂行する上で、より一層の業務を遂行する上で、より一層の業務を遂行する上で、より一層の業務を遂行する上で、その業務を遂行する上で、その業務を遂行する上での業務を遂行する上で、約200時間程度に削減するという取り組みを続けてきました。

常にエントリと承認の永続的記録を保持します。監査の信頼性のために、クライアントファイルと類似する、少なくとも5年間、プロボノレコードを保持するポリシーを実行します。安全なバックアップでクラウド内のデジタルストレージが推奨されます。

プロボノビルイングにおける倫理的考察

プロボノ請求は、管理タスクだけでなく、すべての法的専門家が慎重にナビゲートしなければならない倫理的な寸法を持っています。

利益相反を回避

プロのボノ・ディ・プログラムを開く前に、クライアントの支払いを望むように、競合チェックを実行します。 多くの課金システムは、競合チェック・モジュールを組み込まれています。 たとえば、プロボノのケースは、他の問題のクライアントである土地主に対してテナントを代表しているなら、利益の競合を生成できます。 競合が特定され、免除された場合、ワーバー・プロセスを文書化します。

機密性と匿名性を発揮する

いくつかのプロボノの問題(例えば、国内の暴力や移民の場合)では、クライアントの機密性を保護するために、請求エントリの詳細を最小限に抑える必要があります。 あなたのポリシーは、ケースタイプを追跡する能力を失うことなく、一般的な問題の名前を可能にする必要があります。 内部レビューのために、機密クロスリファレンスリストは、特定のクライアントに一般的な名前をマップすることができます。

誤りを誤って修正する

誤った問題や二重カウントで誤って記録された時間など、不正確な請求エントリが発見された場合、システム内ですぐにそれらを誤って修正に注意します。クライアントとの透明性、プロボノクライアント、信頼を築く。レポート目的のために、修正されたエントリは、集計が正確であるように、古いものを上回ることを確認してください。

Pro Bono のマターのためのコストと予算の管理

クライアントに手数料が請求されることはありませんが、プロのボノは内部コストを課す:スタッフの時間、手数料のファイリング、専門家の証人費用、旅行、およびコピー。適切な予算の追跡なしで、これらの費用は予期しないにしっかりしたリソースを負担することができます。

ポケット・エクステンス・ポリシー

貴社の事務所が、プロボノの重要な費用や、裁判所の賞(利用可能な場合)またはプロボノファンドから払い戻しを求めるかどうかを、すべてのハードコストを吸収するかどうかを上向きに決定します。 多くの企業が、外食費の専用予算を作成しています。 多くの場合、問題ごとまたは年々受け取られた。 請求コードを使用して、これらの費用は弁護士の時間とは別に追跡されます。

内部コスト配分

固定オーバーヘッド(オフィススペース、テクノロジー)をプロボノワークに割り当てる方法を検討してください。ほとんどの企業は、これらの費用を問題レベルに割り当てることはありませんが、あなたのプロボノプログラムの総費用の一般的な意識は、毎年の計画とプロボノ賞や助成金の適用に役立ちます。一部の企業は、プログラム費用を推定するための固定オーバーヘッド率の簡単な乗算を使用しています。

プロボノ文化を築き上げる研修スタッフ

チームメンバーが「方法」と「なぜ」を両立させたときに、効果的に課金を管理することは可能になります。 カバーする継続的なトレーニングに投資します。

  • プロのボノ問題(モバイルロギングを含む)のシステムで時間を記録する方法。
  • 棒の報告のための適切な記述を構成するもの。
  • 紛争や機密性を請求エントリで処理する方法。
  • 会社のプロボノの目標と個人参加がいかに貢献するか。

毎年恒例のパフォーマンスレビューの一部を請求し、公的な認識(内部ニュースレターまたは社内会議)を弁護士やスタッフに一貫して満たしたり、ログ業務を上回るなどを検討してください。 人々が自分の職業の時間が評価され、コミュニティの影響の物語を伝えるために使用されると見れば、彼らは時間の追跡を優先する可能性が高いです。

共通の課題とテーマを克服する方法

最高のシステムでも、課題を上げます。 ここには、プロボノ課金管理で頻繁に発生した問題に遭遇するソリューションがあります。

チャレンジ1: 弁護士がタイムをログに忘れる

ソリューション:] は、毎日リマインダー(電子メールまたは通知)を実装して、毎日ログタイムを毎日ログに記録します。 これを週刊に「プロボノ時間調整」でペアリングし、コーディネーターがエントリをチェックし、ブロックを欠落させることでフォローアップします。 一部の企業は、プロボノ時間が1ヶ月以内に入力されていないポリシーを使用して、スーパーバイザーによって承認する必要があります。

課題2:ハイブリッドマターの分類

:]]] いくつかの問題は、プロボノとして始まり、後で手数料収入を生成します(例えば、SSAによって授与された弁護士の手数料につながる成功した障害主張)。そのような問題は、プロボノからコンチオンに再分類され、時間エントリはそれに応じてフラグを立てるべきです。初期のプロボノ時間は、良い意志のためのプロボノとして報告することができますが、手数料は分離する必要があります。

課題3:多重間間間体からの報告要件をオーバーヘミング

[]ソリューション:]すべての一般的なフィールドを含むように、内部レポートフォーマットを標準化します。 異なるフォーマットに操作できる単一のエクスポートを使用する(例えば、バー協会のためのPDF、法律事務所管理のためのExcel)。 Pro Bono Instituteを使用して、企業Pro Bono Challengeや法律事務所Pro Bono ChallengeやLa Firm Pro Bono Projectなどのエンティティティティティティティへの報告に関する最良のプラクティス。

チャレンジ#4:プロボノビルの統合とボランティアマネジメント

ソリューション:]] 法人が法的な診療所を運営している場合は、弁護士のケースワーク時間から別のクリニックボランティア時間。各ボランティアがクリニックの番号の下に時間を記録できるように、時間追跡アプリを使用してください。 その後、すべてのクリニック時間を主要な請求システム内の単一のプロボノカテゴリに統合します。

長期成功のためのレバレッジ技術

プロのボノ請求の未来は自動化と統合にあります。AIが主張する時間エントリなどの新興ツール(カレンダーイベントやメールスレッドに基づく説明を提案)は、弁護士の負担を軽減し、詳細を改善することができます。 法的援助のウェブサイトからプロボノケースの開口部をインポートできるプラットフォームを探して、CRMと同期し、パートナーを管理するためのリアルタイムダッシュボードを作成できます。

クラウドベースのソリューションは、リモートおよびハイブリッドの作業を容易にします。これは、オフサイトが発生する可能性があるプロボノクリニックにとって不可欠です。請求システムが、時間が記録されている場所に関係なく、クライアントデータを保護するための強力なセキュリティ機能(マルチファクター認証、暗号化)を持っていることを確認してください。

結論:持続可能なプロボノビルイングプラクティスの構築

プロのボノ法的なサービスに対する請求の管理は、後続的ではありません。それは、あなたの会社の慈善活動の信頼性、コンプライアンス、および影響を裏付けるコア管理機能です。明確なポリシーを確立することにより、目的に合った技術を採用し、チームを徹底的に訓練し、勤勉な報告習慣を維持することで、あなたは、プロボノ法を戦略的資産に変えます。

記録した時間は、数よりも多くあります。彼らは正義に対する会社のコミットメントの証拠です。よく管理された請求システムを使用すると、バー、パブリック、およびあなた自身の利害関係者へのコミットメントを誇りに思っているそして正確に実証することができます。ここで説明された慣行に対する現在のプロセスを評価し、利益を節約し、信頼する両方の時間の配当を支払う増分的な改善をすることによって始めます。