パートナーシップの記録保管と透明性に関する法的要件

パートナーシップ協定の役割

パートナーシップ協定は、レコード保管の期待を規定する基礎文書です。それは、レコードがどのように維持されるか、誰が彼らの上手のために責任を負い、そしてパートナーがそれらにアクセスできるかを指定する必要があります。多くの法律では、パートナーが合理的な通知でレコードを検査およびコピーする権利を持っていることを要求しています。よく寄せられた合意は、紛争を防ぎ、透明性が開始からパートナーシップに組み込まれていることを確認します。例えば、契約は定期的なレポートの手順を概説し、レコードの承認を設計し、そのような条項を適切に共有することさえできる限りではありません。そのような情報は、そのような情報を共有することなく、適切な情報を共有することができます。

透明性の義務:内部および外部

パートナーシップの透明性は、内部(オンパートナー)と外部(利害関係者、規制当局、時には公共)の2つのレベルで動作します。 どちらも、受動的なコンプライアンスよりも要求される法的義務の対象となります。積極的な開示と正直なコミュニケーションが必要です。

内部の透明性

パートナーは、誠実で、材料情報を開示するための法的な義務を持っています。これは、金融報告書を共有し、主要な決定を議論し、利益のあらゆる競合を明らかにするを含みます。 統計は、パートナーがパートナーシップの本や記録にすべての合理的な時間にアクセスすることを必要とすることが多い。そのようなアクセスを提供する失敗は、パートナーシップの解散を含む法的行動につながることができます。実際には、これは、パートナーが、その所有権のパーセンテージに関係なく、一般的な主導の声明、銀行や税務申告なしで、一般的な政策を見直しることができることを意味します。

定期財務報告

ほとんどの管轄区域は、少なくとも毎年財務報告書の準備および配布のパートナーシップを必要とします。 これらのレポートは、正確で適時、および適用会計基準に従って準備する必要があります。 年次報告書に加えて、多くのパートナーシップは、四半期または毎月の報告を採用し、パートナーに通知を維持しています。 外部の利害関係者 - 貸し手、投資家、または確実性プロバイダー - 同様に、金融や契約の条件として定期的なレポートを要求します。 レポートの頻度と形式は、パートナーが通知する間、機密情報を保持する際の理解を避けるために、パートナーシップで明確に述べるべきです。 一部の財務情報を保持している間、一部の情報は、機密情報を保持する際のセキュリティ保護に役立ちます。

公開ディスクロージャーおよび規制のファイリング

ほとんどのパートナーシップは民間企業でありながら, 規制機関などの規制機関における公正な取引パートナーシップ(PTP)やパートナーシップなどの特定のタイプのパートナーシップ, 保険, または有価証券-規制機関への開示を行う必要があります 規制機関や公共に時々. 例えば, 米国では, 公正に取引されたパートナーシップは、年間および四半期報告書を提出する必要があります 証券取引所委員会 (SEC) 証券取引所法 1934. これらのファイリングには、詳細な財務情報を含みます, リスク, および議論要因.

プライベートなパートナーシップであっても、マネーロンダリング(AML)法または有益所有権の透明性規則に基づく開示義務があります。例えば、米国における企業透明性法は、金融犯罪執行ネットワーク(FinCEN)に有益な所有権情報を報告するために特定のパートナーシップを必要とします。同様のレジムは、Fifth Anti-Money Laundering Directiveの下で欧州連合に存在します。OECDのベースErosionおよび利益シフトシフト(BEquircounts)は、国別組織の相互に関連した組織に、より大きなパートナーシップを記述しています。

税務コンプライアンス・記録保持

税法は、パートナーシップに関する最も厳しい記録保管要件の一部を課しています。 パートナーシップ自体は、一般的に所得税の対象ではありません。 代わりに、所得は個々のパートナーに流れます。 しかし、パートナーシップは、情報リターン(例えば、IRSフォーム1065)を提出し、各パートナーにスケジュールK-1を提出しなければなりません。 正確なレコードは、これらのフォームに報告された数字をサポートすることが重要です。 税のエラーは、個々のパートナーの罰、関心、および監査につながる可能性があります。

記録保持期間は、管轄区域と記録の種類によって異なります。多くの場合、出願日以降3〜7年間以上納税記録を保持する必要があります。ただし、長期にわたる非推奨スケジュールまたは潜在的な監査の場合の資産については、解散後数年後に、パートナーシップの寿命に関する記録を保持することをお勧めします。

Tip:]] 法的要件と業界標準と整列する書面による記録保持ポリシーを確立します。 このポリシーは、物理的およびデジタルレコード、破壊プロトコル、および安全なストレージをカバーする必要があります。 定期的に税務法と技術の変化を反映してポリシーを見直し、更新してください。

非コンプライアンスの法的結果

レコード保管と透明性の義務を満たすことができない罰則は重大である可能性があります。 結果には、次のものが含まれます。

• [ 金融罰金:[] 税務当局と規制当局は、必要な文書を維持するために、欠落している燃えていない、不完全なレコード、または失敗のために重要な罰金を課すことができます。 例えば、IRSは、遅くまたは誤ったパートナーシップが返すために、毎月最大$ 200の罰を評価することができます。
• 個人的な責任:]] いくつかの管轄区域では、個々のパートナーは、パートナーシップが記録保管法に従わない場合、罰則のために個人的に責任を負うことができます。 これは、パートナーや財務過視のために責任を負うために特に当てはまります。
• [] 命令と制裁:[] 裁判所または規制当局は、コンプライアンスが達成されるまで、特定の活動で運営または関与することから禁止された注文を発行する場合があります。 有価証券規制からの停止 - およびデジスト注文は、効果的にパートナーシップのビジネスを中止することができます。
• Dissolution:] 持続的な非遵守は、パートナーがレコードや透明性上の紛争を解決できない場合、パートナーシップの司法的解散のために接地することができます。 パートナーが必要な情報を提供することを拒む場合は、多くのパートナーシップ協定には、強制または解散を可能にする条項が含まれます。
• 評判のダメージ:[]] 法的罰が回避される場合でも、非透明性のパターンは、パートナー、クライアント、貸し手の間で信頼を損なうことができ、資本を調達したり、新しいビジネスを勝つのが困難です。 レコードを提供する単一の公表された失敗は、長年にわたり蓄積された関係を損傷することができます。

実際の例では、数年間財務記録へのアクセスにマイナスのパートナーを提供できなかったパートナーシップを含みます。 少数のパートナーは、発行され、裁判所は、法的な義務違反に対する記録と損害の支払いを生成するためにパートナーシップを注文しました。 この場合、法的コストだけでなく、作業関係を侵害し、最終的にパートナーシップの解散につながる。 このような紛争は、明確な政策を実行し、容易にアクセスできるように技術を使用して回避することができます。

デジタル記録取得とデータプライバシー

現代のパートナーシップは、記録保管のためにデジタルツールに依存しています。この利点は、データプライバシーとサイバーセキュリティに関する法的懸念も紹介しています。欧州における一般データ保護規則(GDPR)、米国カリフォルニア州消費者プライバシー法(CCPA)などの法律は、個人データの収集、保存、共有に関する義務を課しています。パートナーまたは顧客個人情報を含むレコードを維持するパートナーシップは、これらの規則を遵守しなければなりません。

パートナーシップのためのデータ保護のベストプラクティス:[

• 暗号化されたストレージとセキュアなクラウドプラットフォームを使用して、アクセス制御を行います。
• 必要に応じて、機密レコードへのアクセスを制限する---knowベース。
• どのようなデータにアクセスする監査証跡を維持します。
• 必要以上のデータを保持しないように、データ保持と削除ポリシーを実行します。
• データのプライバシー義務と侵害の対応手順に関する従業員を訓練します。

一般的なデータプライバシーを超えて、パートナーシップは、電子レコードの法的妥当性を考慮する必要があります。 多くの管轄区域は、米国のような法律を採用しています。 エスイグレーション法またはEUの電子署名とデジタル文書がペーパーの対比と同じ法的重量を保持していることを保証する電子署名と電子署名。 しかし、これは、デジタルシステムが認証、完全性、非回復のための特定の基準を満たしている必要があります。 記録‐ 慣行へのプライバシーの遵守を統合することにより、パートナーシップは、データ侵害および規制の危険性を低下させる。

オンゴイニングコンプライアンスのベストプラクティス

進化した記録保持と透明性の法律に従った滞在する際、積極的なアプローチが必要です。以下のベストプラクティスは、パートナーシップが堅牢なコンプライアンスフレームワークを構築するのに役立ちます。

1. [集中管理システムを導入します。[]]]:会計ソフトウェア、ドキュメント管理プラットフォーム、またはパートナーポータルを使用して、集中化は一貫性とアクセシビリティを保証します。すべてのパートナーは、レコードが保存されている場所とそれらを取得する方法の明確なビューを持っている必要があります。
2. [定期的な内部監査を実行します。[ 問題になる前に、レコードの定期定期的レビューをスケジュールしてギャップやエラーを特定します。独立した会計士による年次監査は強く推奨されます。これらの監査は、規制検査のためのドライランとして機能することもできます。
3. []コンプライアンス役員を任命する。[より大きなパートナーシップのために、レコードの維持と透明性の義務を監督する人または委員会を設計する。この人は、ポリシーを強化し、法的相談と調整する権限を持つべきである。
4. [ 法的変更について通知する。[ レコード保管法は、特に有益所有権、税理士、およびデータプライバシーに関する進化を促します。関連する規制機関からの更新を購読するか、定期的に法律相談に相談してください。
5. [文書ポリシーと手順。[]]]] レコードがどのように維持されるか、パートナーがどのようにアクセスできるか、そして紛争が発生した場合に何が起こるかを書き留めます。 これらのポリシーをすべてのパートナーと共有し、毎年それらを見直します。
6. []週のプロフェッショナルなアドバイス。[]] 会計士、弁護士、またはあなたの管轄区域のパートナーシップ法に精通しているコンプライアンスの専門家。彼らのガイダンスは、高価な間違いを防ぐことができます。

記録・ケイピング技術の自動化

新興技術は、コンプライアンスの負担を大幅に削減することができます。QuickBooks OnlineやXeroなどのクラウドベースの会計プラットフォームは、トランザクションを自動的に分類し、財務ステートメントを生成します。DocuWareやM-Filesなどのドキュメント管理システムは、バージョン管理と監査証を提供します。さらに、ブロックチェーンベースのソリューションは、透明性とデータの完全性要件の両方を満たす不変なレコード管理を提供するため始めています。テクノロジーを評価する場合、パートナーシップは、ロールベースのアクセス制御、自動制御、およびソフトウェア統合、および自動制御を提供するソリューションを優先的に優先する必要があります。

監査の信頼性

パートナーシップは、監査がいつでも起こる可能性があるかのように動作する必要があります。これは、アカウントを整理、調整し、毎月のアカウントを交換し、すべての主要な取引のためのサポート文書を保持することを意味します。簡単なチェックリストは、すべての銀行口座が調整されていることを確認し、パートナーシップ協定は最新のものであることを確認し、税理士が完了し、すべてのパートナー会議から数分が署名され、保存されます。監査‐readyは、規制審査中にストレスを減らすだけでなく、規制当局の紛争を防止するだけでなく、また、法的紛争で紛争を防止できる透明性の文化を実証するだけでなく、監査を監査することができます。

クロスボーダー・パートナーシップに関する国際的考察

各国の国境を越えたパートナーシップは、複雑さのさらなる層に直面しています。各国には、独自の記録保管要件、税条約、透明性基準があります。例えば、米国およびドイツにおけるパートナーとのパートナーシップは、IRS規則とドイツ商法(Handelsgesetzbuch)の両方を遵守する必要があります。さらに、米国外皮薬法(FCPA)や英国賄賂法は、外国法事務処理の業務に従事する業務に関与する際立たない透明性を記録します。

国際コンプライアンスの管理のため:

• パートナーシップが作動する、またはパートナーを持っているすべての管轄区域で法的要件をマップします。会計基準(GAAP対IFRS)の違いやタイムラインの報告に特別な注意を払ってください。
• 口座や税務申告の多重化チャートをサポートする会計ソフトウェアを使用します。多くの企業資源計画(ERP)システムは、ローカライズされたレポートを生成することができます。
• コンプライアンスを簡素化するために、クロスボーダー操作のための別の企業(企業など)を形成することを検討してください。また、パートナーシップは、企業の一般的なパートナーを使用して責任を制限する場合があります。
• 国際的なパートナーシップ構造を専門とするグローバル法律事務所または会計ネットワークと連携
• 税務の扱いを定期的に見直し、税金や手数料の負担が正しく処理されるようにします。

コンテンツ

パートナーシップの記録保管と透明性のための法的要件は単なる管理ハードルではありません。それは、パートナーシップの正当な、信頼、そして長寿に根ざしています。包括的なレコードを維持し、パートナー間の開放性を促進し、規制変更に電流を通すことによって、パートナーシップは法的落とし穴を避け、持続可能な成長のための基盤を築くことができます。新しいパートナーシップや既存の慣行を策定しているかどうかにかかわらず、堅牢な記録と透明性システムへの投資は、パートナーシップの将来の成功に投資されています。彼らは、コンプライアンス規則やコンプライアンスを上回るよりも、あらゆる法的要件を保証することができます。

追加リソース:[]

• IRS連携税情報
• SEC パブリック・パートナーシップの要件を提出
• GDPR 業務向け概要[
• FinCEN 有価証券報告書
• OECDベース浸食と利益シフト(BEPS)プロジェクト