法的請求と時間追跡のためのモバイルアプリの使用

法的時間の追跡アプリの重要な特徴

タイムトラッキングアプリは、すべて同じように作成されていません。 法的専門家は、請求可能な時間、倫理的義務、管理ワークフローの特定の要求に合わせて機能を必要とします。 以下は、実際の検討と同様に、探すべきコア機能です。

タイマー機能とマルチタスクのサポート

任意のタイムトラッキングアプリの心臓は、信頼性の高いタイマーです。ワンタップスタート/ストップボタン、異なる問題に対して複数のタイマーを同時に実行する能力(弁護士が複数のケースをジャグリングするのに役立ちます)、アイドル時に自動一時停止/再開。一部のアプリは、タイムスタンプオーバーライドでレトロアクティブタイムエントリを可能にし、弁護士がタイマーを開始することを忘れた場合に役立ちますが、正確な期間を覚えている場合に役立ちます。

クライアント・マッター組織

法的請求は階層的です:時間は特定のクライアント、問題、およびタスクカテゴリ(例えば、裁判所の外観、調査、ドラフト)の下に追跡されます。アプリは、事前に構成された事項のリストから迅速な選択を可能にし、理想的には、会社のケース管理システムから同期されます。一部のアプリは、請求可能、非可視性、およびプロボノ作業を区別するなど、追加の粒度のためのタグまたはカスタムフィールドを使用します。クライアント契約の合意とアカウントの信頼のために批判的です。

請求と会計ソフトウェアとの統合

インテグレーションは、メイクまたはブレイク機能です。アプリは、同社のプライマリ課金システム(例えば、Clio Manage、MyCase、TimeSolv、またはProLaw)とシームレスに同期しなければなりません。これなしで、モバイルエントリーは、手動再エントリーを必要とする別のデータサイロになり、効率の目的を打ち消します。多くの法的固有のアプリは、アウトオブザボックスの統合を提供し、Tgglのような一般的なツールはAPIやサードパーティのコネクタを介して接続することができます。 ZapierのようなZapierapier.

レポートと分析

個々のエントリを超えて、会社の管理者は、委任状、実化率、問題の収益性、および傾向を時間単位で請求する集計レポートを必要とします。 オン・ザ・ゴー・ダッシュボードを提供するモバイル・アプリは、パートナーに即時のパフォーマンスを可視化し、スタッフのやり取り、価格設定、およびクライアントの関係に関するデータ主導の決定を可能にします。 一部のアプリは、電話から直接レビューおよび調整できる事前ビルを生成します。

オフラインの機能

あらゆる裁判所、預金室、または農村のオフィスは、信頼できるインターネットを持っています。堅牢なオフラインモードは、接続が返したときに自動同期なしで時間エントリを可能にします。これにより、悪い信号のために請求可能な瞬間が失われるのが保証されます。オフラインエントリは、タイムスタンプとメタデータを保存して監査証跡を維持することを確認して、確認します。

セキュリティとコンプライアンスの特長

訓練および採用の抵抗

弁護士が使用を拒否した場合、最善のアプリでさえ価値があります。 弁護士は、紙のタイムシートや古いソフトウェアに慣れており、モバイルファーストのアプローチに切り替える抵抗を生じる可能性があります。 これに慣れていると、変更がなぜ変化するのかを明確に通信する必要があります。コレクションの増加、書き込みオフの削減、毎日のワークフローの簡単な操作。 実践的なトレーニング、チートシート、および古い方法が受け入れられる猶予期間を提供します。 ゲーミフィ(例えば、公開ダッシュボードがトップタイムキャッシオンを奨励することもできます)も採用することができます。

統合複雑化とデータサイロ

モバイルアプリが、既存の課金と実践管理システムと完全に統合されていない場合、アプリは、単純化ではなく、余分なステップになります。 企業が徹底的に統合をテストし、Zapierのようなミドルウェアプラットフォームを使用してギャップを埋める必要があります。 法律上のシステムには、コストと遅延の展開を追加できるカスタムAPI開発が必要です。 大手のプラクティス管理プラットフォームとより深い統合を持つ傾向があるため、法律上の請求のために構築されたアプリを優先します。

モバイルタイムトラッキングの実装に最適なプラクティス

成功は、アプリをダウンロードするだけで必要です。 法律事務所のコンサルタントやテクノロジーの専門家から引き寄せられた以下のベストプラクティスは、リスクを軽減しながら投資収益の最大化を支援します。

ニーズ評価と目的を定義する

ソリューションを選択する前に、調査パートナー、アソシエイト、および現在のタイムキャプチャーの痛みのポイントに関するスタッフ。 彼らはより良いオフラインサポートを必要としていますか? 彼らは声の指示をしたいですか? うまくいくと、うまく機能する必見の機能を特定します。 また、平均請求エントリの遅延を2日から2時間に削減したり、5%の書き込みオフを減少させるなど、成功のための明確なメトリックを設定してください。

タイムキャプチャに関するしっかりしたポリシーを開発

書面によるポリシーを作成し、許容使用、セキュリティ要件(例えば、常に使用していないときに電話をロック)、および編集エントリの周りの規則をアドレスします。ポリシーは、後勤労を含むすべての請求可能な時間も明確にする必要があります。アプリ内で録画されるだけでなく、別のスプレッドシートやノートでは記録されます。一貫性のある手順を確立することで、他のスタッフが請求管理者にアプリを使用するような状況がなくなります。

包括的なトレーニングとサポートを提供

ライブトレーニングセッションを保持し、ビデオチュートリアルを録画し、ワンページクイックリファレンスガイドを作成します。タイマーの開始と停止方法だけでなく、エントリの分類、レビュー草案、およびデータを同期する方法をカバーします。 質問に答えることができる会社内で「ビルリングアプリのチャンピオン」を指定し、技術的な問題をエスカレーションします。 特に、アプリが更新したときに、リフレッシュトレーニングを四半期ごとに提供してください。

セキュアなデバイスとデータ

パスワードや生体認証ロック、フルディスク暗号化、リモートワイプオプションが有効になっている時間追跡のために使用されるすべてのデバイスが必要です。パスワードマネージャーの使用をアプリの資格情報に管理します。会社が、持ち物端末(BYOD)を持たせる場合、セキュリティポリシーを強制し、デバイスが紛失した場合にしっかりしたデータを削除できるモバイルデバイス管理(MDM)ソリューションを実行します。また、アプリが必要に応じて機密データをキャッシュしないことを確認してください。ベンダーのデータ保持設定をチェックしてください。

定期的見直しと監査の時間エントリ

請求管理者またはパートナーに初期ロールアウトと月間、少なくとも週にタイムエントリをレビューするように割り当てます。 弁護士が一貫してタスクを落とすようなパターンを探します。 誤った問題コードを使用して、または手数料を正当化するのに十分な詳細を欠くエントリを作成してください。 レポート機能を使用して、アウトリエを特定します(例えば、誰かが状況なしで土曜日に14時間請求する)。 定期的な監査は、正確な追跡と不規則な腐敗の習慣の重要性を強化します。

システムと既存のワークフローとの統合を最適化

タイムキャプチャから請求書生成までの請求プロセスをマップします。モバイルアプリが手動で介入することなく、直接請求システムに供給していることを確実にします。可能であれば、フラットフィードの定期的な問題の再発のための自動請求書を設定したり、請求可能な時間が予算のしきい値に近づいた場合にアラートを設定したりします。カレンダーとメールとの統合を使用して、予約に基づいて時間エントリを自動的に提案したり、メールを送信したり、現在多くの法的アプリが提供されている機能します。

お使いの会社に最適なモバイルタイムトラッキングアプリを選択

一般的な目的ツール(Toggl、Recover)から法的固有のプラットフォーム(Clio、MyCase、TimeSolv、Bill4Time)まで、市場にはたくさんのオプションがあります。 選択は、しっかりしたサイズ、練習エリア、予算、および既存のソフトウェアスタックによって異なります。 以下は、評価するための重要な基準です。

• 法的固有の機能:[]]は、法律事務所で共通する分割請求、信頼会計、および問題/カテゴリ階層をサポートしていますか?
• ユーザー体験:]インターフェイスは直観的ですか? 60歳のパートナーは、不満なしで使用できますか?
• 積分深さ:]]は、あなたの練習管理システムとネイティブに接続したり、ミドルウェアが必要なのですか?
• [セキュリティ認証:[]]]ベンダーは、SOC 2レポート、GDPRのコンプライアンス、および暗号化を休止中および輸送中に提供していますか?
• Cost andスケーラビリティ:[はユーザーごとの価格設定ですか? より大きい会社のためのボリューム割引はありますか?
• カスタマーサポート:平均応答時間とは何ですか? 法律事務所の専用のアカウントマネージャーはありますか?

事務所は、試用をリクエストし、少なくとも2人の弁護士と1人の請求管理者がコミットする前に1週間アプリをテストする必要があります。タイムスタンプがオーバーライドできるかどうか、簡単にエントリを編集できるか、アプリがモバイルとデスクトップの両方のエントリを含む請求書を処理する方法に注意を払います。

将来のトレンド: 法律でモバイルタイムトラッキングのための次のもの

モバイルタイムトラッキングの風景は急速に進化しています。 いくつかの新興トレンドは、今後数年間、法律の専門家が請求可能な時間をキャプチャし、管理する方法を形作ります。

人工知能と自動時間キャプチャ

AI 主導のツールは、活動に基づいて時間を自動的に記録するために始まります。例えば、アプリは、特定の電子メールスレッドや文書に 30 分を費やし、レビューのための時間エントリを提案する弁護士を検出することができます。一部のプラットフォームは、周囲のリスニングで実験しています。会議でオーディオを使用してタスクのタイムラインを生成します。まだ初期段階では、これらの技術は、手動の努力をさらに減らし、精度を向上させることを約束します。しかし、クライアントの機密性と同意に関する新しい倫理的な質問を上げ、バーの関連付けガイダンスを要求します。

音声とウェアラブルの統合

音声対応時間トラッキング(例えば、「Hey Siri」は、SmithとSamesの入金準備が15分タイマーを開始)がより正確になります。スマートウォッチのようなウェアラブルは、電話を抜くことなく、タップでタイマーを開始し、停止するために使用できる。この摩擦削減は、特に電話が不便である領域で働く弁護士にとって、キャプチャ率を高めることができます(例えば、裁判所で、運転中)。

ブロックチェーン(Immutable Audit Trail)

一部の法的技術スタートアップは、クライアントが信頼できる改ざん防止タイムログを作成するためにブロックチェーンを探索しています。まだニッチですが、ブロックチェーンベースのタイムスタンプは、作業が行われたときに、不特定な記録を提供しており、手数料の紛争や規制当局の監査に強力である可能性があります。この技術は、ハイスクワットの訴訟および厳格なクライアント請求要件に対処する大規模な企業法律事務所によって最初に採用される可能性があります。

クライアント・ファクシング・アナリティクスの焦点を増加

クライアントは、法律上の支出に対する透明性と価値をますますますますます要求しています。 リアルタイムダッシュボード、予算予測、および作業の詳細な故障を提供するモバイルアプリは、競争の差別化要因になります。 クライアントとこれらのポータルを共有する企業は、関係を強化し、手数料の抵抗を減らすことができます。 傾向は、積極的なクライアントアラート(例えば、このフェーズの予算の75%)に移行する消費者アプリの経験です。

コンテンツ

タイムトラッキングのためのモバイルアプリは、現代の法律事務所で新しさから必需品へと移行しました。彼らは、即応のキャプチャ、強化された精度、既存システムとの統合、およびクライアントの透明性の向上、つまり、直接ボトムラインとプロの評判に影響を与えます。しかし、採用は、セキュリティインパティブ、倫理的義務、および変更管理原則の明確な理解によって導かれ、審議されなければならない。適切なツールを選択することにより、堅牢なポリシーを実行し、新興企業がクライアントに適していると、両者の利益を侵害する可能性があることを保証する権利放棄し、これらの企業が、このクライアントを適切に管理するかどうかを検証する必要があります。