法的請求ソフトウェアを使用してルーチンタスクを自動化する方法

2. ファーム設定と環境設定の設定

ライブを行う前に、会社のコアデータ:ビジネス名、住所、税務ID、支払条件、および支払方法。アカウントのチャート、アカウントのアカウントパラメータ、および問題カテゴリを設定します。ほとんどのソフトウェアは、セットアップウィザードを提供します。オートメーショントリガーへの特別な注意:請求書が生成されるべきかどうか、通知が送信される頻度、およびどのアクションは自動的に記録されるべきかを決定します。

3. 時間エントリと請求書テンプレートの標準化

一般的な請求ガイドライン(例えば、訴訟のためのUBTMSコード)と整列する標準化された時間エントリの説明とタスクコードのライブラリを作成します。 必要な要素を含む請求書テンプレートを作成します。 しっかりしたロゴ、クライアント名、問題番号、時給率、ライン項目の詳細、および支払い手順。 異なる種類のテンプレートを保存します。 毎回、フラットな料金、コンフィニティ - つまり、クリックするだけで正しいフォーマットを適用することができます。

4. オートメーションワークフローでチームを訓練する

オートメーションは、あなたのチームが正しく使用している場合のみ動作します。 タイマーの開始と停止方法をカバーするトレーニングセッションを実施し、モバイルを介して費用を入力し、事前ビルを見直し、クライアントポータルを使用します。 利点を強調:手動作業が少なく、エラーが少なく、支払いが高速になります。 チートシートを提供し、質問に答えることができるパワーユーザーを設計します。 スケジュールリピータートレーニング四半期ごとにベストプラクティスを強化し、新機能を導入します。

5. パイロットマッターによるテスト自動化

完全なロールアウトの前に、パイロットを1つまたは2つのアクティブな問題で実行します。 タイムを追跡し、請求書、プロセス決済、およびレビューレポートを生成します。 自動リマインダーが正しくトリガーされていることを確認し、アカウントの取引を正確に信頼し、他のツール(例えば、ソフトウェア、ドキュメント管理)と統合がスムーズに機能します。 パイロットから本格的な設定までフィードバックを使用して、社内を拡大する前にフィードバックを使用します。

6. ライブとモニターを行く

セットアップに自信があると、スイッチを作ります。 特に、クライアントポータルを導入したり、支払いを再処理している場合は、新規課金プロセスに関するクライアントとコミュニケーションをとる。 最初の月には、自動化されたアクションを毎日見直し、問題をキャッチします。 時間が経つにつれて、自動レポートで、請求書、コレクションレート、スタッフの活用など平均的な時間などの重要な指標を監視します。 ワークフローを継続的に最適化するためのインサイトを使用します。

自動化の最大化のためのベストプラクティス

法的な請求ソフトウェアから最も多くを得るために、これらの習慣を採用してください。

• リアルタイムタイムキャプチャ[を要求する - ワーカーを開始するための弁護士。 一日の終わりまでにすべてのエントリが提出されることをしっかりとしたポリシーにします。
• ]タスクの再発のための自動化 - 毎月の請求書の実行、自動支払領収書、およびスケジュールされたレポートを設定します。 ルールが適用されるマニュアルの手順を削除します。
• 顧客ポータルをレバレッジ – クライアントを請求する質問、支払い状況、および文書アクセスのためのポータルに指示することにより、管理電話を削減します。 多くの企業が請求関連の問い合わせの40%削減を参照してください。
• ]プリビルを徹底的に見直し[ - 自動化でも、人間のレビューは誤った時間や誤った速度などのエラーをキャッチします。 最終送信前に、事前にビル機能を使用して、請求書を承認します。
• 他のツールと統合 - 重複したデータエントリを排除するために、あなたのカレンダー、CRM、ドキュメント管理、および会計プラットフォームであなたの課金ソフトウェアを接続します。
• モニター信託口座を密接に – オートメーションは、コンプライアンスを上書きしないようにする必要があります。 信頼アカウントの連鎖を定期的に実行し、ソフトウェアが3方向の調整をサポートしていることを確認します。

共通の実装課題を克服

自動課金への切り替えは、常にスムーズではありません。 典型的なハードルとそれらに対処する方法は次のとおりです。

• ] 変更する抵抗] – 弁護士やスタッフは古い方法を好むかもしれません。 パイロットからコンクリートの時間を節約するそれらを表示します。 早い勝利を祝う より速い請求書生成。
• []データ移行エラー[] - 履歴クライアントとデータデータをインポートするとき、スポットチェックによる精度を検証します。 結果を比較するために、1ヶ月連続して並列課金を実行することを検討してください。
• [Integration hiccups] - あなたの課金ソフトウェアがあなたの会計パッケージとシームレスに同期しない場合は、ミドルウェアツールまたはカスタムAPI接続が必要な場合があります。 ベンダーのサポートチームと連携してください。
• ] カーブを学習 - 継続的なトレーニングと文書を提供。 不満を最小限に抑えるために、直感的なインターフェイスでソフトウェアを選択します。 多くのベンダーは、無料のウェビナーと知識ベースを提供します。
• 受託混乱を信頼する] – 自動化は、信頼の規制に違反してはならない。ソフトウェアがIOLTA管理の具体的な機能を持っていることを確認し、スタッフはそれらを使用する方法を理解しています。必要に応じて、状態バーに相談してください。

貴社のテックスタックと法的請求を統合

エンドツーエンドの自動化のために、あなたの課金ソフトウェアは、あなたの会社内の他のツールと接続する必要があります。 主な統合は次のとおりです。

• プラクティス管理ソフトウェア[] – データを重複するエントリを避けるために請求する問題の詳細、タスク、カレンダーを同期します。
• ソフトウェアを会計 - QuickBooksやXeroなどのプラットフォームは、請求書と支払いデータを自動的に受信し、簿記と税務の準備を簡素化することができます。
• Document Management Systems – 監査または収集中に簡単に検索できるように、DMSで問題に対する請求書および関連請求対応をリンクします。
• メールクライアント[]] – オートログメールを請求可能な通信として使用し、タイムエントリにそれらを添付します。
• 決済ゲートウェイ] - 即時支払いを、Stripe、Square、またはLawPayを直接請求書と統合することで容易に処理します。
• CRMシステム – クライアントの連絡先情報を同期して、手動の更新を排除し、競合チェックを改善します。

統合技術スタックは、システム内のアクションが自動的に他のシステムを更新することを保証します。 ] 手動データエントリを最大80%まで削減します。 ほとんどの法的請求プラットフォームは、カスタム接続用の事前構築された統合またはAPIを提供します。

測定の成功: 主性能の表示器

自動化を実施した後、これらのKPIを追跡して、影響を測定します。

• - 時刻をインボイス - 時刻が記録された後に生成されるインボイスはどれくらい早いですか? 同じ日または翌日の目的。
• 収集率 – 実際に収集した請求額の割合。 支払いを請求するエラーと速度を減らすことによって、自動化がこれを改善するべきである。
• 売上の優れた(DSO)[ - 支払いを収集する日の平均数。 低いDSOはより良いキャッシュフローを示します。 ターゲットは練習によって変わりますが、30日未満は優れています。
• ] 実行時間にキャプチャした[ - 自動化前後に記録された時間を比較します。リアルタイムトラッキングによる10〜20%増加を期待します。
• 請求時に費やしたスタッフ – 請求タスクに週1時間にアンケート担当者が週1回を過ごした。 自動化は少なくとも半分にこれをカットする必要があります。

ソフトウェアのレポートダッシュボードでこれらのメトリックを定期的に確認します。 自動化ルールの修正と改善のための領域の特定にインサイトを使用します。

法的請求自動化における将来のトレンド

法的な請求の風景は急速に進化しています。さらに、ルーチンタスクを自動化するこれらの開発に注目してください。

• 人工知能と機械学習 - AIはますます時間エントリ、フラグ請求ガイドライン違反、および支払い行動を予測する提案します。 一部のツールは、すでに時間の説明を解析し、適切なタスクコードを推薦するために自然言語処理を使用する。
• [ブロックチェーンとスマートコントラクト[ - 不変性レジャーは、信頼会計を自動化し、クラスアクションや相続における複数のパーティの請求を簡素化することができます。
• Voice-to-Time Entry[ - 弁護士は、ソフトウェアが自動的に作業を分類して、すぐにボイスアシスタントを介してタイムエントリを指示することができます。
• []決済オプションの強化 - 暗号化、即時銀行送金、およびテキストメッセージによる決済リンクはより一般的になり、より高速な支払いを確保しながらクライアントの柔軟性を提供します。

情報を受け取ることは、あなたの会社を競争保つために、彼らが利用可能になったように、新しい機能を採用するのに役立ちます。

コンテンツ

法的請求ソフトウェアは、デジタルレジャーよりも多くあります。それは、あなたの会社が管理タスクを処理する方法を変えることができる強力なオートメーションハブです。 自動化された時間追跡、インテリジェントな請求書作成、シームレスな支払い処理、および統合された費用管理を取り入れることで、法的作業とクライアントサービスのための貴重な時間を無料で利用できます。 成功する鍵は、適切なプラットフォームを選択することを信じ、あなたのチームを構成し、継続的に結果を監視することにあります。 1つまたは2つの自動化機能から始め、自信を持って拡大し、あなたの利益を確かめ、あなたの利益を確かめ、あなたの利益を成長させる、あなたの利益を期待します。