正確な法的請求手続に関するスタッフを訓練する方法

導入事例

正確な法的な請求は単なる管理タスクではありません。それはクライアントの信頼、しっかりした収益性、倫理的なコンプライアンスの礎です。毎回エントリー、請求書、手数料の物語は、会社の専門性と細部への注意を反映しています。しかし、請求エラーは、クライアントの紛争や収益の漏洩の最も一般的な情報の一つであり、そのプロセスの適切な訓練は、これらのエラーを防ぎ、紛争を軽減し、全体的な効率を改善するのに役立ちます。適切なチームが、クライアントの手順を把握し、適切な手順を実行し、適切な手順を実行するために、適切な手順を実行するために、適切な手順を実行します。

請求エラーのコスト

訓練方法にダイビングする前に、それはstakeのものを理解することは不可欠です。不正確な請求は、法律事務所のボトムラインと評判に直接影響を与えます。一般的な結果は次のとおりです。

[ 信頼の厳しい不満と損失[] – 混乱や膨脹させた請求書を受け取るクライアントは、それらを挑戦したり、支払いを遅らせたり、他の場所でビジネスを取ったりする可能性が高い。
書き込みオフと収益性を削減 – 事務所は、多くの場合、十分な正当化、暴露の実現率を許さない時間を書き留めたり、書き込みオフします。
倫理的およびコンプライアンスリスク - 多くの管轄区域は、専門家の行動規則の下で明確で、正確な請求を必要とする。違反は、制裁、手数料の許、または誤った主張につながることができます。
管理時間を短縮] – 課金ミスを修正すると、クライアントの作業やビジネス開発に費やす時間が消費されます。

請求の倫理的影響を深く見極めるために、 ]ABAモデルルール1.5 の手数料] と妥当性および通信に関するコメントを参照してください。

一般的な請求の間違いを特定する

効果的なトレーニングは、実際のエラースタッフに最も頻繁に取り組む必要があります。社内には、痛みの点が含まれているが、次の問題は法的な請求で疑わしいです。

[]ブロック課金]] – 特定のことなく複数のタスクを単一の時間エントリに結合します(例えば、各アクティビティを詳細に「ケースで作業」)。これにより、クライアントや監査人が妥当性を評価することはほぼ不可能になります。
Vague または暗号化の説明 – ジャーゴン、頭字語、または不完全なフレーズを使用して、作業を伝えない。
] レンダリングエラー – 会社のポリシーよりも大きい増加のラウンド時間(例えば、6分〜15分を丸める) 請求を膨脹させる。
不正確なレートアプリケーション – 特に混合レート、シニア層、またはクライアント固有の割引に対処するときに、問題の間違った請求率を適用します。
録画されていない時間[] – 電話、メール、または問題の経過に上回るタスクの時間をキャプチャする失敗。
重複エントリ] – 重複時間を入力する複数のスタッフによる、同じタスクを2回請求する。
[ クライアントの請求ガイドライン[との非遵守 - 多くの企業のお客様は、タスクが請求される、必要な物語フォーマット、および最大増分を要求する場合に関する厳格な規則があります。
] コストの移転 – 過ヘッドとして吸収されるべき充電の分散、または大経費の事前書面による同意を得る失敗。

トレーニングには、各エラータイプと実用的な演習の例を、それらを見、修正する必要があります。実際の(匿名化)サンプルエントリを使用して、学習を関連性にするために。

財団の設立: スタッフのコアコンセプト

タイムリーなベストプラクティス

正確な請求は正確な時間キャプチャから始まります。時間の記録するすべてのスタッフは、一日の終わりまで待つことの重要性を理解しなければならない - または週が推測と省略を招待します。主なプラクティスは次のとおりです。

タスク完了直後に記録時間、会社の指定タイムキーソフトやタイマーを使用して。
法律分野外で誰かが理解できるという明白な言語で仕事を記述する。内部の欠点を避けなさい。
クライアントまたは会社ポリシーで要求される一貫した、承認されたタスクコード(例えば、UTBMSコード)を使用して。
それぞれの異なる活動(例えば、「一日中発見された」ではない「25件の発見応答」など)のために、分岐する時間を大幅に削減します。
最低限の請求増分を理解し、ラウンドアップが許容されると、多くの企業が6分の増分を使用しますが、一部のクライアントは1分の増分を必要とします。

現代のタイムケアの実践に役立つリソースは、一貫性と精度に関するヒントを提供する[]Clio Time Tracking Guideです。

クライアントの請求契約

スタッフは、会社の使用と各々が請求にどのように影響するか、異なる手数料の手配を理解しなければなりません。共通の構造は次のとおりです。

フライドブル] – 正確な時間エントリと合意された料金の適切なアプリケーションを要求します弁護士/パラリーガル。スタッフは、時間を入力する前に、クライアントの請求率テーブルをチェックする必要があります。
フラットフィール - 収益性分析のために追跡する必要があるかもしれませんが、時間単位の請求は発生しません。スタッフは、平額の問題を1時間単位で請求しないように知っておく必要があります。
待ち手数料] – 請求は、決済や判断まで延期されます。スタッフは時間と費用を記録する必要がありますが、通常の請求書を送信しないでください。
[保持者] – スタッフは、獲得した保持者(将来の請求書に適用される入金)と未獲得の保持者(獲得するまでの信頼で対処)を区別しなければなりません。適切な信頼会計は重要である。
固定料金/代替手数料の手配(AFA)[] - 5月には予算、タスクベースの請求、または成功ボーナスが含まれます。スタッフは予算のしきい値を理解し、オーバーランに関する弁護士に警告する必要があります。

トレーニングには、会社の標準的な料金の手紙と保持者合意のレビューが含まれるため、スタッフは請求条件を見つける場所を知っています。

請求ガイドラインと倫理規則

専門家は、直接請求に影響を与えるルールを行います。ほとんどの州によって採用されているアメリカのバー協会のモデル規則は、合理的かつ明確に通信される料金が必要です。さらに、多くのクライアント - 特に保険会社や企業法務部門 - スタッフは、手紙に従う必要がある詳細な請求ガイドラインを提供します。これらのガイドラインは、多くの場合、予測します。

エントリーあたりの最大時間単位(例、タスクごとの0.1時間)
禁止タスク(管理業務、社内会議など)
必須の物語構造(例えば、「verb + オブジェクト + 理由」形式)
応募締切と請求書の形式(PDF、LEDES、eBilling hub)

スタッフは、時間を入力するか、請求書の準備の前に、常に適用されるガイドラインをチェックするために訓練する必要があります。非コンプライアンスは、請求書の拒否と支払いの遅延につながる可能性があります。さらに読むには、[]NALA(法律アシスタントの国家協会)リソース[]は、倫理的な請求慣行の優れた要約を提供します。

総合トレーニングプログラムの開発

スタッフのスキルレベルを評価する

ワンサイズのフィットオールトレーニングアプローチは、ほとんど機能しません。新しい雇用は、課金経験がないかもしれませんが、シーズンされたスタッフは更新されたソフトウェアやクライアントガイドラインに更新が必要かもしれません。スキル評価の実施から始めます。調査、短いクイズ、または最近の請求精度データのレビュー。これは、カリキュラムを詳細に調整して、最も一般的な知識ギャップを解決するのに役立ちます。

ブレンド学習アプローチ

複数のフォーマットで情報が表示された場合、大人は最もよく学びます。以下の方法と組み合わせて、堅牢なトレーニング体験を作成します。

インタラクティブなワークショップ – ライブ、インパーソン、またはスタッフが時間を入力して練習したり、事前ビルを作成したり、レポートを実行したりするバーチャルセッション。サンドボックス環境で実際のソフトウェアを使用してください。
E学習モジュール – 特定のトピック(例えば、「モーション補聴器の時間を入力する方法」または「UTBMSコードを理解する」)をカバーする記録されたチュートリアル。スタッフは、自分のペースで確認することができます。
[]参照マニュアルとクイックガイド[ - 一般的なタスク、クライアントガイドラインの要約、および承認されたタスクコードのリストのためのステップバイステップの指示を含む課金ハンドブックを開発します。しっかりしたイントラネット上で更新およびアクセス可能にしてください。
[ワンオンワンコーチング[ – ペア新規またはスタッフに請求のメンターが、時間エントリや請求書にパーソナライズされたフィードバックを提供できる。
ケーススタディとロールプレイングのシナリオ – フィクション(または匿名化された)クライアントを提示し、スタッフにエントリを作成して、グループとしてそれらを確認するように依頼します。各エントリが課題に取り組む可能性があることを議論します。
通常クイズと評価[ - 各モジュールが学習を強化し、追加の助けを必要とする人を識別するためのショートテスト。

プロフェッショナルなサービスで実証済みのトレーニングテクニックについては、 ] に概説されたフレームワークを考慮してください。法的請求コンプライアンスに関するLorman Education Servicesのリソース]]。

実践的な演習とシミュレーション

理論だけでは精度が確保されません。現実世界のシナリオを模倣する演習を作成します。

20個のタスクの説明を一組に — いくつか詳細、いくつかの漠然と — スタッフにバッハのものを書き換えるように依頼します。
エラー(請求、誤差率など)を含む時間エントリのサンプルスプレッドシートを提供し、スタッフの監査を行い、それらを修正します。
クライアントの請求ガイドラインの遵守チェックをシミュレートします。特定のルールでクライアントメモをスタッフに与え、承認または拒否するエントリのバッチを送信します。
スタッフのエントリーがトレーナーによって審査される「週単位の審査」を実施し、24時間以内にフィードバックを付与します。

これらの演習は自信を築き、エラーの有形性をします。

ビルトソフトウェアとテクノロジーのトレーニング

マスターへの主な特徴

請求システムの使用方法を効果的に知らなければ、最高のスタッフでさえ間違いを犯すことができます。すべての従業員が快適になるようにしてください。

[Time entry] - タイマーの開始/停止、手動エントリ、前の日(注意)からのエントリをコピーし、特定の問題とタスクコードに時間を調整します。
[]事前ビルレビュー[]] - エラーを読み取り、ソフトウェア機能を使用して、説明や重複エントリをフラグを立てます。
請求書生成 – 前のブールと最終インボイスの違いを理解し、送信する前に編集する方法。
[]LEDとeBillingフォーマット[ - 多くのクライアントは、LEDES 1998B、UTBMS、またはSerengeti、Tymetrix、またはDataCertのようなeBillingハブを介して電子請求を必要とする。スタッフは、関連するファイルをエクスポートする方法を知っている必要があります。
レポート] - クライアントの予算、実現率、早期に問題をキャッチする未解決の時間のためのレポートを生成する。

コンプライアンスチェックの自動化

現代の課金ソフトウェアは、多くのコンプライアンスチェックを自動化することができます。列車のスタッフは、以下のような組み込みの検証を有効にして使用することができます。

最小限の記述長さの要求
最大時間増加アラート
入金額がクライアントの合意率と異なる場合、警告するレートマッチングルール
重複したエントリの検出

自動化はエラー率を低下させる一方で、スタッフはルールがなぜ存在しているのかをまだ理解しなければなりません。そのため、検証を盲目に上書きしません。ソフトウェアのフラグが安全ネットであることを強調し、注意深いレビューの代わりにはありません。

自己監査のためのレポートの使用

従業員が、ギャップや不整合性をチェックするために毎週、個人的な時間要約を実行するために奨励する。例えば、問題の予算や独自の履歴平均に対する請求された時間を比較すると、報告や報告のパターンが報告される可能性があります。書き込みダウン/書き込みオフレポートを使用して、クライアントが頻繁にエントリが減少したスタッフを識別する方法に関するスーパーバイザーを訓練する - トレーニングの明確な兆候 - クライアントが必要とする。

トレーニングと監視

定期的なリフレッシュコース

請求ガイドラインの変更、ソフトウェアの更新ロールアウト、新規スタッフの参加。スケジュールリムーバーのトレーニング少なくとも四半期、カバー:

クライアントガイドラインや社内ポリシーの更新
新しいソフトウェア機能(特に、Clio、C PracticePanther、Aderantなどの新しいシステムに移行する場合)
内部監査から識別されるエラー傾向の請求
倫理的な更新(例えば、信頼会計規則の変更)

これらは、Q&Aセッションで30分のウェビナーを短く集中させるため、スタッフのドレッドが終日トレーニングよりも効果的です。

性能メトリックと監査

測定された結果は管理されます。精度を請求し、定期的に監視するための重要な性能指標(KPI)を確立します。

] 再編率 – 実際に収集される請求された時間の割合。低実現は、請求エラーやクライアントの不満に相関することが多い。
Write-down/write-off rate – スタッフの方が調整率が高いモニター。会社の平均以上の人のための追加のトレーニングを提供します。
請求書拒否率 – ガイドラインに非準拠による請求書の拒否頻度を追跡します。ゼロ拒絶の目標を設定します。
]エントリのタイムライン - タスクを完了し、時間を入力する間の平均時間を測定します。連続エントリは24時間以内にする必要があります。
[ 注意監査[]] – ランダムに詳細なコンプライアンスレビューのために毎月10〜20%の請求書を選択します。レポート結果はチームに戻ります。

匿名化されたメトリックを公開して、スタッフは比較方法を見ることができます。高精度の認識は、他の人を動機づけることができます。

フィードバックループと改善

トレーニングは片道の通りではありません。スタッフのための構造化されたチャネルを作成して、ポリシー、ソフトウェアバグ、またはクライアントのガイドラインの曖昧性を報告します。提案ボックス、月間課金ラウンドテーブル、または匿名アンケートを使用してください。フィードバックの行動 - スタッフは、特定のクライアントのeBillingハブと一貫して闘う場合、専門チュートリアルを提供したり、チートシートを作成したりします。

認定プログラム

正の補強は行動の変化を促進します。考慮:

ゼロインボイス拒絶と一貫したタイムリーなエントリーでスタッフの「月のBilling Star」賞。
監査中に高精度なスコアを達成するための小さなボーナスやギフトカード。
社内会議やニュースレターで公の承認

受取人だけでなく、受容者をやる気だけでなく、請求精度が評価されたスキルである会社全体に信号を伝えます。

ビルの精度の文化を創造する

リーダーシップ・コミットメント

パートナーとシニア弁護士が行動をモデル化する場合、トレーニングは効果的です。リーダーが時間に自分の時間エントリを作成し、詳細な物語を提示すると、それは標準を設定します。パートナーに請求書をブロックし、スタッフと同じトレーニングセッションを埋め込むことを避けることを奨励します。リーダーは、請求エラーの財務への影響についても透明性が高いはずです。パートナー会議で書き込みオフ量を共有することで、真剣さを強調することができます。

コミュニケーションのオープン

スタッフは、反省を恐れずに請求に関する質問をし、快適に感じなければなりません。クレーム、パラリーガル、アソシエイトを請求する安全な環境を醸し出すには、「クライアントXのこのタスクを記述する方法はわかりません」または「レートテーブルに矛盾があると思います」と言い、課金マネージャやコンプライアンス役員が1対1の相談を定期的に「営業時間」をスケジュールします。

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請求はしばしばシロアリですが、管理請求の専門家と法律の専門家が一緒に働くとき、精度が向上します。クロストレイントを検討してください。請求スタッフは、エントリの文脈を理解し、弁護士が請求部門をシャドウして、漠然とした時間エントリの下流結果を確認します。この相互理解は、摩擦を減らし、物語の質を向上させます。

コンテンツ

法的な請求手続に対する効果的なトレーニングは、スタッフが知識が豊富で自信があり、そして従順であることを保証します。これにより、クライアントの信頼を築き、しっかりとした収益を保護し、戦略的な機能にルートの振れを変換します。包括的な継続的な教育に投資することで、基礎的な概念、実用的な演習、技術マスター、および継続的なパフォーマンス監視をカバーすることで、法律事務所は請求精度を向上させ、クライアントの満足度を高め、財務安定性を強化することができます。トレーニングの費用は、投資の失敗に関連した損失に比べ、必然的に必要です。