クライアントとの法的請求の争訟を減らす方法

ポータルを実行するときは、現在の残高、優れた請求書、および最近の時刻エントリの内訳を示す明確なダッシュボードが含まれていることを確認してください。 ログイン指示と簡単なチュートリアルで歓迎されたメールを送信します。 一部のポータルでは、クライアントが問い合わせの特定の行項目をマークすることを可能にします。これにより、異議プロセスが合理化されます。

詳細な透明インボイスを配信

コンテキストで項目化, 単なる時間エントリではなく

一般的なクライアントの苦情は、請求書には「Research - 2.5 hrs」のような暗号化エントリが含まれていることです。そのようなエントリは疑わしいものを招きます。代わりに、UTBMS(Uniform Task-Based Management System)コードを使用し、簡略で明確な物語を提供します。 「Smith v. Jonesから入金トランスクリプトの50ページをレビューした」と、クロス免除の不整形性を識別する - 2.5時間」。クライアントが何をしたのかを正確に理解し、なぜ、彼らは、クライアントが短期的な説明を理解する可能性が低いか、クライアントがわかります。

ブロック請求(複数のタスクを1つのエントリの下に埋め込む)のために、それを別の項目に分割することを検討してください。ブロックを使用する必要がある場合は、その近似部分で各タスクを明らかにします。例えば、「ドラフトのカネジャー(1.2時間)、レビュークライアント文書(0.8時間)、反対側のカウンセラー(0.5時間) - 合計2.5時間」と対応します。多くのクライアントは、具体的に項目を要求します。それは積極的にオブジェクトの減少を削減します。

別々に透明に支出を破る

費用(手数料、専門家の証人料金、宅配業者、裁判所の報告者)は、請求書に添付された受領書を費用で渡ることができる項目化されなければならない。 費用に関するマークアップ - コピーコストに10%の管理手数料を追加など - 不信の頻繁なソースです。 あなたの会社が任意の管理手数料を追加した場合、それを明らかにして、それを公正な英語説明と請求書上の別のライン項目として表示してください。 一部の州には、特定の要件に関する特定の要件が記載されています。

スケジュールに請求書を送付する-初期

一貫性の問題。月々の請求を約束する場合、失敗することなく翌月の最初の週に請求書を送信します。 請求書を受領すると、混乱、風格の信頼性、および信号の整理が作成されます。 一部の企業は、最終請求書の前に数日後に「事前請求」の草案を送る成功を見つけ、クライアントに誤りを寄せ、両方の当事者の心でまだ新鮮な状態であることを尋ねる機会を与えます。 事前請求は、PDFまたは安全なリンクになることができます。 クライアントが、これらの問題が少なくとも48時間以内に通知を促す前に、クライアントに通知します。

エラーを減らし、透明性を高めるためにテクノロジーを活用

自動化された時間キャプチャと承認ワークフロー

マニュアルタイムトラッキングは、見逃しのエントリ、丸みのエラー、および精度に関する紛争を必然的に把握できます。カレンダー、メール、ドキュメント管理と統合して、時間を自動でキャプチャするソフトウェアを使用します。多くのプラットフォーム(例:、C PracticePanther、Clio Manage、Smomonball)を使用すると、請求書をバッチで作成したり、それらをレビューしたり、電子的に送信したりすることができます。自動ワークフローは、請求ガイドラインを強制します。例えば、クライアントの最大のエントリを上回るフラグエントリは、クライアントのパータスクを強制的に停止したり、問題がないか、エラーが発生する前に、問題が失われる可能性があります。

法人のお客様向けE-Billing

企業がLEDESやUBBMSのフォーマットを必要とする企業クライアントを代表する場合、提出前にクライアントのガイドラインに対する請求書を検証する電子ビルトソフトウェアに投資します。これにより、紛争につながるバックアンドフォースがなくなります。ビルブラスト、コスモレックス、または慣行管理ツールの簡単な電子ビルトモジュールなどのシステムは、誤ったタスクコード、欠落したタイムキーパー識別子、または料金のキャップを超える料金を自動検出することができます。クライアントの修正は、最初にクライアントの事前の通知を遅らせることなく、クライアントのを防ぎます。

クライアント・ファクシングダッシュボードと決済リンク

柔軟でクライアントのクライアントのクライアントの支払いオプションを提供

支払いプランとインストール契約

クライアントが30日以内に完全な請求書を支払いることができるわけではありません。 正式な割賦計画を提供しているため、大規模な訴訟保持者に対する3つの同等月払い(Demonstrates)の柔軟性を提示し、支払いが直立した拒否に陥る支払い紛争の不在を削減します。 割賦スケジュール、遅延支払の結果、支払いが欠落した場合、会社が作業を中断する可能性があるという短い合意で計画を策定します。 クライアントが、支払いを早めるよりも、支払いを早める可能性があります。

複数の支払い方法を受諾して下さい

クレジットカード、デビットカード、ACHカード、さらにはデジタル通貨(倫理的に許容される場所)がクライアントに期待する利便性を与えます。処理手数料は考慮される一方で、コストは多くの場合、より迅速な支払いと少数の紛争によってオフセットされます。多くのクライアントは、単にクレジットカードの報酬ポイントまたはキャッシュフロー管理を好むだけです。あなたの商取引口座が適切に設定されていることを確認してください。一部の一般的なプロセッサは、IOLTA規則に従わないことがあります。 LawPayやLexChargeなどの専門プロバイダーは、クライアントが信用を侵害するというソリューションを顧客に保護しています。

ビルトベストプラクティスでチームを訓練する

弁護士やパラリーガルは、多くの場合、管理の振れとして請求を閲覧します, しかし、それは直接クライアントの関係と収益に影響を与えます. 明確な時間エントリを書く方法に関する定期的な訓練, クライアントの呼び出しの間にコストについて通信する方法, プロの請求質問を処理する方法 専門家は、多くの紛争を防ぐことができます. 役割-プレイシナリオ: クライアントは、に挑戦するために呼び出します $500 クライアントが「法的研究」のための手数料. あなたのチームは、その研究の値を穏やかに説明することができ、非防御なしで, 実際にそれを解決するために、専門家が直接、それを訓練するかどうかを識別することができます.

また、請求の心理学に訓練. 多くのクライアントは、高品質のより高い手数料を装備, しかし、彼らは価値を知覚するときにのみ. 問題の間に、一貫して自分の仕事の価値をアーティキュレーションするために弁護士を教える, 請求書が送信されるときだけでなく、. 例えば, 成功した動きの後, 言う: 「私は、試行の月を保存した有利なルーリングで起草した12時間. これは、投資された時間に重要なリターンです。」 この投資は、私と利益として利益として利益をもたらす.

紛争解決プロセスの形成

内部レビューとメディエーション条項

最善の努力にもかかわらず、紛争は時々発生します。 シンプルで透明なプロセスを設計:クライアントは最初に定義された期間(例えば、14日)に書かれた異議を提出します。 異なる弁護士または請求管理者(発起代理人ではありません)が異議を唱え、5営業日以内に対応します。 必要に応じて、礼儀のクレジットまたは割引を提供し、ジェスチャーだけでは、ジェスチャーを解決します。 紛争が内部に解決しない場合は、その要求事項を明示し、よりはるかに少ないと、その要求事項をクリアにすることができます。

紛争解決プロセスのあらゆるステップを文書化します。 受け取ったすべての異議のログ、解決方法、および出現するパターンを保管してください。 このログを使用して、請求ポリシーを時間とともに拒否します。

パターンを特定し、将来の争訟を防ぐデータを使用する

紛争を生成するインボイスの種類を追跡:特定のプラクティスエリアに集中していますか?特定のクライアントで?特定の予算レベルで?練習管理ソフトウェアのレポート機能を使用して、トレンドを特定します。例えば、総インボイスが$ 10,000を超えると、紛争が頻繁に発生する場合は、その境界に達する可能性がある問題に対するミッドマーター予算評価を導入する可能性があります。同様に、紛争がしばしば「再調査」エントリを含む場合は、弁護士がそのような特定のクライアントのポリシーに、そのような特定の時間を超えるすべての質問の簡単な概要を添付する必要があります。

また、紛争解決結果を監視します。 一貫してクライアントをアピールするために$ 200以上の手数料を放棄した場合、パターンは、熱烈な紛争を促すかもしれません。 代わりに、しっかりしたが、公正な標準を確立します。 エラーが発生したときだけ、良い調整を提供し、エラーが存在しないときに作業の価値を通信します。 時間が経つにつれて、データはスマートな料金構造と通信戦略を導きます。

結論: 積極的なシステム構築の信頼と収益性

法的請求紛争を減らすことは、厳格またはより寛大であるというものではありません。それは、明確さ、一貫性、およびクライアントの共感を優先するシステムの設計です。 エンゲージメントの手紙が正確であるとき、コミュニケーションは進行中であり、請求書は透明であり、技術は正確な追跡をサポートし、紛争は規範ではなく例外になります。 これらの慣行に投資する会社は、現金の流れを保護するだけでなく、信頼性のあるクライアントに焦点を当てたパートナーとしての評判を強化します。

究極の目標は、「この充電は何ですか?」から「私は価値を見ている」に会話をシフトすることです。上記の戦略を実行することにより、あなたは、摩擦の源から請求を信頼の基盤に変えることができます。 労力は、管理上頭、より速い支払いサイクル、より強く、より耐久性のあるクライアント関係を削減する自体に支払う。