新規顧客のための透明性の高い法的請求ポリシーを確立する方法

多くのクライアントは、リテーナーの使用と残りの資金を含むランニングバランスを見て感謝しています。 一部の企業は、請求書が確定する前にクライアントが終了エントリを表示できるポータルを提供します。 A Bloomberg Lawによる勉強は、アイテム化された請求書が平均12日間で支払時間を削減することがわかりました。

4. 実質的なコスト見積もりと予算のキャップ

新規顧客はコストについて不安がちです。 問題全体または各フェーズの書面による見積もりを提供します。 低、中、および高範囲を含めると、クライアントは変数を理解します。 予算のキャップを使用する場合、クライアントが追加の資金を承認しない限り、作業がキャップが到達されると、作業が停止することに注意してください。 ケースが進行するにつれて、定期的に見積もりを更新してください。 透明性は、悪いニュースを早期に共有することを意味します。 コストが上昇している場合は、次の請求書が到着する前にクライアントに通知します。

クライアントのオンボーディングであなたの請求ポリシーを実施

開始から通信し、強制されないと、最高のポリシーは役に立ちません。 請求の議論をオンボーディングプロセスに統合します。

ステップ1:初期相談で請求を導入する

クライアントのサインが終わるまで待つべきではありません。最初の会議では、あなたの手数料構造を簡潔に説明し、彼らが何か問題を持っているかどうかを尋ねます。これはオープンな会話のためのトーンを設定します。多くのクライアントは、法的費用によって脅迫されています。あなたの意思は、開会的に尊敬を示すお金について議論します。

ステップ2: 手数料契約を一緒に確認する

契約をメールで送信しないでください。15分の電話または会議をスケジュールして、各条項を歩く。クライアントに理解するかどうかを確認します。これは、後で、彼らが条件を読んで同意しなかったと主張する機会を減らす。レビューを文書化(例えば、フォローアップメールが議論を要約する)。一部の企業は、各セクションの初期パーティーの両方がチェックリストを使用する。

ステップ3: 課金ダッシュボードまたはポータルを設定する

テクノロジーは、透明性を容易にします。 クライアントに24時間365日アクセスできる練習管理ソフトウェアを使用して、インボイス、リテーナーバランス、および支払い履歴。 最小限に、インボイスが原因になる前に自動リマインダーを送信してください。 クライアントポータルは、管理上書きを減らす安全な文書共有も許可します。 オプションの包括的なリストについては、]Law Technology 今日はクライアントポータルの比較を参照してください。

• :定期予算の更新[を送信します。月々の請求がない場合であっても、リテーナーが立ち向かうかを示す簡単なメールを送って、今後の費用を計画することができます。これにより、クライアントは財政的に計画することができます。
• 通常、課金データ[を見直してください。あなた自身の請求書を分析します。 一貫して満たしているか、または過充電していますか? クライアントは、特定の種類のエントリを質問しますか? このデータをポリシーを精査するために使用します。
• ] 勧誘フィードバック]: 問題が終了したら、クライアントに請求経験を依頼してください。 短い調査では、透明性を向上させる機会を明らかにすることができます。
• []請求通信に関するスタッフ[:お客様とやり取りするすべての人 - パートナー、仲間、パラリーガル、サポートスタッフ - 請求ポリシーを理解し、それを説明する方法を理解しています。 「なぜ1時間かかることをやったのか」などの一般的な質問のためのスクリプトを提供しますか?
• [] 倫理観を持つ現在のStay[: 州と地方のバー協会は、特に電子発見費用とフラットフィーリングに関する透明性に関するガイダンスを定期的に発行します。 []]]] ABAのプロフェッショナルな責任のためのセンターのような組織からの更新を購読します。

透明性のある請求争訟の処理

あなたの方針をクリアするかどうかに関係なく、紛争は発生する可能性があります。 それらを処理する方法は、信頼を強化または破壊することができます。 透明な紛争解決プロセスを採用します。

• ] 懸念を速やかに認識。 請求が正しいと判断しても、クライアントが注意を払ってもらうようにしてください。 守備性を避けてください。
• 詳細な説明を提供します。 タイムエントリを再作成するか、コストを説明します。 間違いがなされた場合、それを認め、それを修正し、請求書を調整します。 []]に従って、Clio 法的トレンドレポート[[]]、 24時間以内に紛争を解決する法律事務所は、それらのクライアントの85%を保持します。
• ]適切なときにクレジットまたは削減を承認。 クライアントの懸念がメリットを持っている場合は、紛争の量を離れることを躊躇しないでください。 グッドウィルは、失われた収益をはるかに上回りました。
• 解像度を文書化します。 議論されたものと結果のまとめをフォローアップ文字または電子メールに送信してください。 これは、クライアントが後で問題にコンテストした場合にあなたを保護します。

異なる手数料のアレンジのための特別な考慮事項

時間単位の請求

顧客がメーターの実行について不安を感じることが多いため、時間単位の請求には、最も高い透明性が必要です。各フェーズの合計時間を明確に見積もります。時間追跡ソフトウェアを使用して、クライアントがリアルタイムのエントリを可能であればリアルタイムのエントリを見ることができます。一部の企業は、カテゴリ(調査、ドラフト、裁判所の外観)によって時間を示す「月間サマリー」を提供していますので、クライアントは自分のお金がどこにあるかを見ることができます。

フラット料金

クライアントが正確なコストの直面を知っているので、フラットな手数料は透明性のために優れています。しかし、あなたは明確にスコープを定義しなければなりません。スコープが拡大した場合、新しいフラット料金の必要性や時間単位の請求への変更を説明してください。何が含まれていますかの書かれたリストを提供し、何ではありません。例えば、未確認の離婚のためのフラットな手数料は、請願書の準備と1つの裁判所の外観が含まれているかもしれませんが、ケースが競争されるならば交渉しません。それを書いてください。

保持者

保持者は、しばしば誤解されます。 「真の保持者」(保証範囲に支払われます)と「セキュリティ保持者」(将来の手数料に対する預金)の間で区別します。 セキュリティ保持者のために、残高と資金がどのように描画されるかを示す月間ステートメントを提供します。 あなた自身のお金として未熟な保持者資金を処理しないでください。 ほとんどの管轄区域では、獲得されるまで、信頼アカウントで保持する必要があります。 各月の末に再調整声明を送信してください。

手数料の状況

決済までの請求が見えないため、手数料の手配には異常な透明性が必要です。 手数料の前後に計算されるか、費用が引き落とされるかにかかわらず、パーセンテージを解除します。 費用に関する定期的な更新を提供します。 ケースが複雑である場合は、時間ごとに請求されていない場合でも、タスクによって費やされた時間の詳細な会計を提供します。 これにより、クライアントは料金の背後にある努力を見ることができます。

透明性を高める技術を活用

現代の法的ソフトウェアは、多くの透明性の努力を自動化し、手動作業と人間のエラーを減らすことができます。 ツールを検討してください。

• 請求で時間を追跡する時間を統合:請求書に渡る時間が増えません。クライアントは一貫性のあるデータを参照してください。
• ]オンライン決済ポータルを有効にする:クライアントが即座に請求書を支払い、履歴を表示し、領収書をダウンロードできるようにします。これにより、請求の不満が軽減されます。
• ]自動インボイスプレビュー[を送信します。一部のシステムでは、請求書が確定する前にクライアントに保留料金が表示され、質問をすることができます。
• リアルタイム保持残高[:時間通りの更新が入力されたダッシュボードは、クライアントが予算を管理するのに役立ちます。
• 過去の重要度に基づくコスト見積書を生成:履歴データを使用して、より正確な直面見積り、透明性の重要なコンポーネントを提供できます。

ソフトウェアを選ぶときは、強力なクライアントの面で機能する人を優先します。クライアントが目的を打ち破るのに最適なツールです。クライアントのコミュニケーションと財務の可視性を強調するプラットフォームを探してください。

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透明性の高い法的な法的な法案の方針を構築することは、コンプライアンスとは単なる戦略的利点ではありません。新しいクライアントが、あなたが費用について開くことを見ると、それらは複雑で機密性の高い事項をあなたに信頼する可能性が高いです。その信頼は、忠誠、紹介、そしてより健康な慣行に翻訳します。明確な手数料の合意を築き、詳細な請求書を提供し、オープンなコミュニケーションを維持することによって、紛争やより強い関係を削減し、配当を支払います。

請求書類を監査することで、今日から始めましょう。 普通の言語で書かれていますか? 上記のすべてのコンポーネントをカバーしていますか? 必要に応じて見直し、チームを訓練します。 その後、あなたの会社の文化のコア部分を透明にします。 あなたのクライアントとあなたのボトムライン - ありがとうございます。