あらゆる事業が、堅牢な終了と終了ポリシーを必要とする理由

終了は、雇用ライフサイクルにおける最も機密かつ法的に危険なイベントの1つです。 出発が自主的に(辞任、退職)または過分(放電、離脱)であるかどうか、組織が道徳、ブランドの評判、および訴訟への暴露に永続的な効果をもたらすことができる方法。 あなたの従業員のハンドブックに埋め込まれたよく細工された終了および終了ポリシーは、一貫した公平で法的にすべてのフレームワークを分離するためのフレームワークを提供します。

明確な方針がなければ、管理者は、一貫性のある決定を下す、重要なコンプライアンスの手順を欠くか、または誤った終了、差別、または再帰の主張を社内に明らかにする可能性があります。 包括的なポリシーは、組織を保護するだけでなく、従業員を出発させることが、否定的なレビューや法的行動のリスクを減らすことで、失礼と尊敬で処理されていることを保証します。 さらに、思慮深いオフボードプロセスは、以前の従業員をブランドアンバサダーに変えることができます。ただし、潜在的な問題は、リスクを負のリスクを低減し、最も効果的なリスクを負のリスクを低減することができます。

従業員の終了の種類を理解する

ポリシー言語をドラフトする前に、さまざまな種類の終了と各処理方法を認識することが不可欠です。ハンドブックは、混乱を避け、一貫性を確保するために、これらの異なるサブセクションを別々のサブセクションで対処する必要があります。

  • [ ボランティアの終了(辞任):[]]) 従業員は退去することを選択した。 ポリシーは、通知期間(例、2週間)、辞任(管理者と人事に報いる)を提出する方法、およびカウンターファーが考慮されるかどうかを指定するべきです。 また、即時の辞任が受け入れられ、最終的な支払いにどのように影響するかを明確にします。 移行支援と知識の転送に関するあらゆる義務の概要。
  • [] 原因の自主的な終了:[] 政策違反、パフォーマンス不良、またはコンダクトによる終了。 これは、一貫性と法的防御性を確保するために、明確な文書、進行中の懲戒ステップ、およびレビュープロセスを必要とします。 調査プロセス、人事の役割、およびアピールする権利を記述します。
  • []力の還元(Layoff):[[ 業務再編、ダウンサイジング、または経済上の理由による終了。これらは、労働者調整および再訓練通知(WARN)法または状態のアナログの下で特定の法的義務をトリガーする可能性があります。 概要選択基準(上級、性能、スキル)およびレイオフは、パフォーマンスベースではないことに注意。 アウトプレースメントサービスと過度のサービスを提供することに関するガイダンスが含まれています。
  • [契約期限(仮または契約社員の場合):)契約条件に従って、固定契約の非更新を処理しなければなりません。 方針は、契約義務を超えて、重度や通知が要求されていないことに注意してください。 事前に非更新を伝達するための手順が含まれています。

各タイプのポリシー言語を区別する方法

ハンドブックは、「いつでも終了できる」というような広範なステートメントを避けるべきです。代わりに、各シナリオのプロセスを明確に輪郭を描く。 対物終了のために、調査プロセス、人事の役割、およびアピールする権利を記述します。 layoffs の場合、ポリシーは継続的な雇用を保証する契約ではなく、いつまでも雇用が許されるかを記述します。 混乱を避けるために、異なるヘッダーを使用して別のサブセクションを使用します。 管理者が各状況で使用するサンプルスクリプトを提供します。

効果的な出口ポリシーの重要なコンポーネント

以下の要素は、ハンドブックの出口手順に含めることが不可欠です。各要素は、管理者をガイドするのに十分な詳細が必要ですが、合理的な裁量を可能にするのに十分な柔軟性があります。高圧のオフボード中に何も見逃さないことを確認するために、人事チームのためのサマリーチェックリストアベンディックスを追加することを検討してください。

1. 通知の要求

辞任の通知期間(通常2週間)と通知方法(例えば、直接管理者と人事に書き込む)を指定してください。あなたの会社が即時辞任を受け入れる場合、その状態。不随意の終了のために、ポリシーは、通知または通知の利息を払い、状態賃金法に準拠して提供されているかどうかを対処する必要があります。一部の雇用主は、敏感な役割のために庭の休暇(仕事から離された期間)を使用して、そのオプションを含まれている場合。また、特定の状況に気づく会社が、特定の状況に気づくことがあります。

2. 最終的な支払および利点

詳細 最終的な支払いのタイミングと内容, すべての認定が未使用の休暇/病気の休暇/病気の休暇を含む, 手数料, ボーナス, 任意の支払. 多くの州は、最終的な賃金が支払わなければならないとき、厳しい要件を持っています (例えば, 終了時または数営業日以内に). 健康保険などの利点を説明します, 退職計画, 株式オプションが処理されます. あなたの参照 [COBRA 継続権利[FLT: { 解約] または 手数料なし [FLT] 手数料 [F] および 手数料なし] 手数料 [F] および 手数料なし [F] 手数料なし [F] 手数料なし [F] 手数料 [F] および 手数料なし [F] 手数料 [F] 手数料 [F] 手数料 [FAT [F] 手数料なし [F] 手数料 [F] 手数料なし [FLT および 手数料なし [F] 手数料が返送出金 手数料 [F] 手数料 [F] 手数料 [F] 手数料が返送出金が返送 手数料 [F] 手数料 [F] 手数料 手数料

3. 会社の財産の返還

ノートパソコン、携帯電話、キー、アクセスバッジ、クレジットカード、ファイル、および独自の文書などのアイテムのチェックリストを提供。最終支払い(合法的に許可される)や法的措置からの控除など、プロパティを返さない結果の概要。 BYODポリシーが存在する場合、会社データが個人デバイスから消去されることを確認するための手順を含む。また、デジタルアセット:電子メール転送、パスワード管理者が転送、クラウドストレージアクセスの取消。(期限)と連絡先の指定場所。

4. インタビューを終了

出口インタビューの目的とプロセスを説明します。 彼らが必須かどうかを決定します。, 任意, または特定の役割のためにのみ実施. 正直なフィードバックを奨励するが、それは組織改善のために使用されることを明らかに, ない交渉条件. 缶素子を最大化するには, サードパーティや匿名のオプションを検討してください. データを使用して、売上高の傾向を識別します, 管理の問題, または文化的な懸念. 効果的な出口のインタビューの詳細については、, [を参照してください インタビューをチェックアウト 結果を得るために[FLTF] 最終結果を得るために.

5. 法的義務と機密性義務

継続的な職務の従業員を退会:非開示契約、非競争条項、非勧誘、および独自の情報保護。 署名された承認書を含む検討事項は、オフボードチェックリストの一部として作成します。 多くの組織には、一般的なリリースまたは分離契約が含まれており、使用前に法的相談によって検討されるべきです。 高度に規制された業界における従業員のために、取引秘密法に関する特定のリマインダーを追加し、管理をエクスポートします。 これらは、それらを制限することができます。

公正で一貫した終了プロセスの実装

政策を持つことは、戦いの半分だけである。一貫した実行は、責任を防止するものです。 管理者と人事のステップバイステッププロセスの概要をフォローします。 コンプライアンスと文書をすべてのステップを追跡するために、集中型ケース管理システムを使用します。 リスクの高いリスクを運ぶ任意の終了のために、法律相談を早期に関与させます。

ステップ1: 文書のパフォーマンスや問題の実行

いかなる理由であれ、停止がクリアなペーパートレイルであることを確認してください: パフォーマンス改善計画(PIP)、書き込みアップ、メール、および証人ステートメント。 このドキュメントは、終了が後で挑戦される場合、重要です。 このポリシーは、すべての終了がHRによって審査され、必要に応じて、法的相談が必要である必要がある必要があります。 また、すべての文書が目的、事実上、および感情的な言語の自由である必要があります。 「悪い態度」のような漠然とした用語を使用して避けてください。 代わりに、cite特定の事件や行動パターンを、別の文書から別の文書を保持します。 秘密文書は、別の文書を秘密の文書を保持します。

ステップ2: 終了ミーティングを実施する

専門家が会議を実施する方法に関する助言マネージャー:プライベートで、証人(通常はHR)、そして落ち着いた方法で。スクリプトやチェックリストを提供。会議は、終了、有効日、最終支払いと利点に関する情報、およびプロパティのリターンの理由をカバーする必要があります。感情的な言語や公開の発表を避けてください。従業員に質問をすることができますが、決定を議論しないでください。次の手順の簡単な説明を提供してください。利点質問のための連絡先情報を含む。会議は、15分の間短時間で控えてください。

ステップ3: オフボードチェックリストを完了します

給与、IT(アクセスを無効にする)、施設(キー/アクセスを回復する)、セキュリティ(バッジの無効化)、および利益管理者(COBRA通知)を通知する公式チェックリストを作成します。すべての会社プロパティが返され、更新された連絡先情報は、メールまたはW-2sを転送するために収集されていることを確認します。完了(例えば、24時間以内に)の期限を設定し、進捗状況を追跡するために所有者(通常HR)を設計します。利用可能な自動化ツールを使用して、チケットをスピードアップします。

ステップ4: ポスト・セカンド・コミュニケーション

出発がチームにどのように通信されるかを決めてください。 「従業員Xはもはや会社とではありません」という簡単な発表は十分です。日付の確認や、手持ちの連絡担当者の連絡先をたどる詳細を共有しないでください。これは、プライバシーと会社の両方を防御主張から保護します。シニアリーダーにとって、ステークホルダー通知と移行タイムラインを含む広範なコミュニケーション計画を用意してください。 出発した従業員を社内または外部コミュニケーションに分離しないでください。

法的ピッタフォールとコンプライアンスの考慮事項

雇用法は管轄区域によって異なり、雇用主がハンドブックに取り組むべき普遍的なリスクはあります。雇用弁護士に相談して、すべての適用法を遵守します。連邦、州、および地方のレベルでの変更を常に保持してください。

入社許可証

お客様が、米国(米国)の最端に、本書には、最初のページで、雇用が固定用語ではなく、何らかの理由で、または原因や通知なしに、いずれかの当事者によって終了することができることを述べ、明確な正式な声明が含まれている必要があります。この免責条項は、終了手順が非有な契約を作成した議論を防ぐことができます。 終了セクションに特定の免責条項を含める。 また、管理者またはスーパーバイザーが書面による承認なしに、権限を持たないことに注意してください。

差別化と再帰化の禁止

あなたの終了方針は、会社の約束を等しく雇用機会に強化しなければなりません。 任意の終了は、レース、性別、宗教、年齢、障がい、または他の保護された特性に基づいていません。 ポリシーが保護されたカテゴリの従業員の終了のための第二レベルの承認を必要とするか、最近保護された活動に従事している人(例えば、苦情を申し立てる)。 すべての終了の決定のための正当なビジネス上の理由を文書化します。 再帰化を構成するもののすべての管理者を訓練し、それを回避する方法を。

州の特定法:警告法、最終支払い、および残留

州の変動に注意しましょう。例えば、カリフォルニアは、最終的な支払タイミングに厳格に遵守する必要があります。ニューヨークには、マスレイオフのための特定の通知要件があります。マサチューセッツ州のような状態は、休暇の支払いのためのユニークな要件を持っています。 地元の雇用弁護士と相談することは不可欠です。 []]]]。 労働の州の法律ポータルの部門は、研究のための良い出発点です。 さらに、州の有給家族休暇と病気の法が終了(通知)を通知する状態に理解してください。

デュースにおける自主的な辞典の取り扱い

従業員は、敵対的な作業環境や懲戒処分の妨げに強制的に感じているため、辞任を促すこともあります。 あなたの方針は、建設的な排出クレームを回避するために、そのような辞任を調査するためのプロセスを組み込む必要があります。 従業員が出口インタビュー中にハラスメントや差別を引用する場合、HRはすぐに問題をエスカレーションする必要があります。 潜在的な不随意の終了として明確な調整の下で与えられた辞退を、同じレベルの見直しを必要とする。 すべての文書と関連するコミュニケーションに関連した通知を提出してください。

重度の合意とリリース

クレームのリリースに交換する際に、会社が優先する場合には、ポリシーのガイドラインが含まれています。 従業員が40歳以上の従業員に対して、(例えば、レイオフのみ、または特定の非原因の終了のために)、または特定の理由で訴訟を避けるために提供されているときを指定します。 リリースは、40歳以上の労働者のBenefit Protection Act(OWBPA)に準拠しなければならないことに注意してください。 審査および再発期間のサンプルタイムラインを提供してください。 決して、そのような法的措置が侵害される前に、すべての法的通知が、そのような法的通知を通知するかどうかを検証します。

トレーニングマネージャーと人事の実行

人々はそれらを適用する方法を知っている場合だけ政策は有効です。 差別、文書の重要性、および終了の会合を実施する方法を含む、終了プロセスのすべての管理者および監督者のための定期的な訓練を提供します。 人事は、法的更新とコンプライアンス要件を訓練する必要があります。 監督のための年々のリベッパと新しいヒアのトレーニングを検討してください。 困難な会話を処理するためのロールプレイ演習を使用してください。 訴訟シナリオの決定や再構成などの一般的な建設の手順で、良好な信仰を実証するための文書のトレーニング出席。

定期的にポリシーの見直しと更新

雇用法は頻繁に変化し、あなたの終了方針はそれに応じて進化しなければなりません。 連邦、州、および地方の規則に従うことを確実にするために、法律の相談員と年次レビューをスケジュールしてください。 変更に特別な注意を払ってください。

法律変更直後にハンドブックを更新し、次の年次更新を待ってから、すべての従業員に変更の要約を電子メールで送信します。各セクションが更新されたときに、リビジョンログを維持します。ハンドブック用のバージョン管理ツールの使用を検討してください。

オフボードプロセスの自動化とドキュメント

現代の人事チームは、オフボードワークフローの部分を自動化することにより、エラーを大幅に削減することができます。 ITサービス管理ツールを使用して、アカウントの非アクティブ化、バッジのリボケーション、および終了日時に自動的にアンケートの配布を終了させるための、人事情報システムを統合します。 従業員を出発するデジタルオフボードポータルを作成すると、最終的なタイムシートを送信したり、利益オプションを見直したりすることができます。 自動リマインダーは、重要なステップが見逃されないことを保証するのに役立ちます。 ハンドブックのプロセス全体が失われるか、または新しいスタッフに一貫した手順を実行するために、承認として文書化します。

コンテンツ

終了手順と終了ポリシーは単なる不正チェックリストではありません。リスク管理、従業員のリレーション、組織の完全性のための重要なツールです。あなたの従業員のハンドブックで期待、プロセス、および法的保護を明確に排除することにより、あなたは、企業と従業員の両方に利益をもたらす公平性と一貫性の土台を作成します。 思考的に設計されたポリシーは混乱を低減し、訴訟の露出を最小限に抑え、そして、出発が専門家と尊敬で扱われていることを確認してください。

現行のハンドブックを監査し、雇用の相談に取り組み、継続的なトレーニングと政策の更新にコミットします。今日投資した時間とリソースは、組織を明日から保護します。ベストプラクティスをオフボードに追加するガイダンスについては、 []]]]のリソースを参照してください。 人事管理[]]と]]]]HR認定研究所は、専門的開発のために。