従業員と請負業者間の基本的差別化の理解

従業員と独立した請負業者の混合労働力に依存する組織は、これらの2つのグループの異なる法的および運用状況を正確に反映する単一のハンドブックを作成するという課題に直面しています。 契約者と従業員が契約者と同等に資格を付与する者について誤解を招くことは、コストの高い罰、バック税、訴訟につながる可能性があります。 適切にコア書かれたハンドブックは、通知よりも多く行われます。これらの差別化を許さない明確な決定をすることによって、あなたのビジネスを保護します。 従業員が、あなたの行動を監督し、その行動を監督する権利を宣言する必要があります。

法的分類とその影響

労働者の 法的分類] は、あなたが書くほぼすべてのポリシーを決定します。 米国労働省と IRS は、行動制御、財務制御、および当事者の関係を含むマルチファクタテストを使用して、労働者が従業員であるか独立した請負業者であるかを決定する。 あなたのハンドブックは、請負業者が連邦政府の賃金と時間法で覆われていないことを認めるべきであり、例えば、フェア・ラボ基準法、または多くの労働者が労働者を守護するかどうかを、またはその家族が、またはその家族に限度に保証するかどうかを規定する。

誤解の種別が厳しいため — 罰則は、誤った階級労働者ごとに$ 10,000を超えることができます。あなたの方針は、各労働者の分類が、その作業関係の事実によって決定されることを明示的に述べるべきである、そのタイトルまたは署名された合意によって決定されるべきです。 労働者の分類に関するIRSガイドライン[を見直し、契約者を従事する前に法的相談してください。 あなたの手帳は、正式な基準を規定することができませんが、正式に規定するべきではありません。

税制・債務義務

最も重要な政策の差別化者は、税務処理です。従業員にとって、あなたの会社は連邦および州の所得税、社会保障、およびメディケアの貢献を保ち、雇用保険および労働者の補償料を支払います。あなたの方針は、フォームW-4を補完するための従業員の責任と報告のためのプロセスを記述しなければなりません。独立請負業者は、独自の自己雇用税と四半期の支払いに責任があります。彼らは、従業員に、雇用保険や雇用の支払いを補償する資格を与えられた従業員に与えられていない、または従業員の責任を補償する資格はありません。

ハンドブックには、契約者が従業員の利益プログラムの対象外であるという明確な声明が含まれている必要があります。これは、生命保険、障がいのあるカバレッジ、または通勤給などの自発的な利点を提供する場合に特に重要です。あなたが別の請負業者の合意文書を提供しても、会社のハンドブックの利益排除を繰り返す - セクションでは、明確に契約者のためにマークされています。例えば、あなたは「独立請負業者は、自分の健康保険、退職給付、または休暇を補償する義務を負う」と書くかもしれません。

ハンドブックの個別のポリシーセクションの作成

従業員と請負業者の両方に取り組む単一のハンドブックは、慎重に構造する場合に有効であることができます。最も信頼できるアプローチは、従業員にのみ適用された明確にラベル付きのセクションを使用することです。請負業者、またはグループの両方に。あなたが意味する明確にすることなく、「すべての労働者が...」というようなあいまいな言語を避けてください。代わりに、「すべての従業員が...」と「すべての請負業者は...」を書いて、誤解を犯す部屋を離れる必要はありません。以下は、別の言語が不可欠である重要な政策領域です。

報酬・経費方針

従業員は、通常、給与または時間単位の賃金を支払って、定期的なスケジュール(週、週2回、または月)に処理された給与を支払っています。あなたのハンドブックは、支払い期間の頻度、時間経過が計算される(およびそのロールが期限を超えた場合)、および時間外からの要求を提出するためのプロセスを説明し、正確な時間管理を確保する必要があります。契約者は、通常、固定料金、時間単位、またはマイルストーンに基づいて、または契約者が、契約者が、契約者が、または契約条件に定める場合には、事前に通知する権利放棄された契約条件に必要があり、または契約を事前に通知します。

経費払い戻しは、別の領域である分離を必要とする。 従業員は、ビジネス関連の費用を請求する - 旅行、供給、クライアントのエンターテインメント - 一般的に経費報告を提出し、あなたの旅行および費用方針に従って払い戻しされます。 従業員への払い戻しは、通常、IRSの会計計画規則に従う場合、非課税です。 委託業者は、契約が明示的に条件を満たさない限り、独自の事業費をカバーすることが期待されます。 あなたのハンドブックは、会社が、契約が税制償還を放棄し、契約が保証されることなく、契約が保証される可能性があることを通知する必要があります。

ワークスケジュールとロケーションの柔軟性

あなたの従業員の方針は、出席、時間厳守、および標準的な労働時間に関するセクションを含む可能性があります。 多くの雇用主は、ハイブリッドまたはリモートオプションを提供しますが、従業員は、コア営業時間中に利用でき、休憩、食事期間、および過時間のための会社のガイドラインに従うことを期待しています。 独立した契約者は、そのスケジュールを制御します。彼らは、いつ、どこで、そして、彼らはどのように彼らが仕事を完了するかを決定します。 あなたのハンドブックは、その自律性を尊重し、請負業者に対する出席のルールを回避する必要があります。 代わりに、ポリシーは単に契約をリードすることができます。 「会社が、契約者や契約者から離れるかどうかは、その要件を制限することができます。

立地の柔軟性も異なります。通常、自宅から働く従業員は、あなたの会社が義務付けているホームオフィスの安全要件とデータセキュリティポリシーを遵守しなければなりません。請負業者は、選択した場所から作業することができます。契約者は、契約の成果物を満たし、会社のデータの機密性を維持することを提供します。あなたのハンドブックは、請負業者が自分のワークスペース、機器、およびインターネット接続を担当していることを認めることができます。会社は通常、従業員に提供します。

行動規範と機密性

単一の行動規範は、グループに適用されることができますが、適切にそれを調整する必要があります。従業員は、行動の予想範囲を広げ、反ハラスメント、非差別化、利益の競合、ドレスコード、ソーシャルメディアガイドライン、および職場の安全性を守っています。 契約者は、行動規範を遵守するとともに、専門家の倫理に関連する契約のあらゆる条項を遵守することを期待していますが、従業員の参加や従業員の関与の関与を認めるような社内の従業員固有のポリシーに従う必要はありません。

明確な差別を要求する主要な政策区域

補償とスケジュールを超えて、他のいくつかのポリシーは、法的暴露を避けるために別の治療を要求します。 これらの各領域は、一種の--フィット-オールアプローチを適用する場合、独自のコンプライアンスリスクのセットを運びます。

知的財産権・非開示

従業員は、企業への雇用の範囲内で作成する知的財産を自動的に割り当てます。これは、ほとんどの管轄区域における法的デフォルトです。あなたのハンドブックは、そのポリシーを緩和し、従業員の発明、著者の著作物、その他の創作を開示するための義務を記述する必要があります。契約者のために、知的財産権は自動化されません。書面による合意なしに、請負業者は、作業製品の所有権を保持する可能性があります。あなたの方針は、すべての請負業者が、作業者に、作業者を割り当てる権利を含む書面による契約を署名しなければならないことを強調しなければなりません。

性能評価と終了

従業員は、雇用法および会社の不当または契約上の雇用関係を遵守するパフォーマンスレビュープロセス、進捗管理規準、および終了ポリシーに従うものとします。あなたのハンドブックは、評価、懲戒プロセスの手順、および自主的な辞任の手順に関する基準を記述する必要があります。契約者のために、パフォーマンスは、契約者の業務範囲、期限、品質基準に対してのみ評価されます。契約者が合意した時点で、契約者が合意を解除することを防止する権利を有している場合には、契約者が当該契約者が当該条件を満たしているかどうかを判断した場合、当該条件を承認する権利放棄する権利を行使することができます。

終了言語は特に敏感です。従業員のハンドブックは、契約の通知条項の対象となる契約者、通知期間、および最終支払い条件の基準を記述することが多いです。契約者の場合、ポリシーは「契約者の合意を解除したり、原因なしで終了したりすることができます。契約者は、契約者の通知条項の規定に従います。契約者は、給付、給付の度続、または従業員に適用される終了保護のいずれかを分離する権利を有しません。」 U.S.労働法の労働法は、関係規則の規定の規定の規定を必要とします。[F]

紛争解決と準拠法

従業員は、ハンドブックに記載されたように、内部の苦情手続、調停、または仲裁を通じて紛争を解決する必要があります。 多くの企業には、従業員のハンドブックでの強制的な仲裁条項が含まれているが、これは法律の進化領域であるにもかかわらず、。 独立請負業者は、特定の管轄区域で拘束仲裁など、契約で定義された独自の紛争解決メカニズムを持っています。 ハンドブックは、同社の社内の雇用プロセスが従業員にのみ使用できることを留意することができます。 紛争解決法は、契約者よりも、契約の契約がより明確にされていることではありません。

政策を書くときに避ける一般的な落札

よく意図したハンドブックでさえ、従業員と請負業者間の線を不当にぼかすと、法的リスクを作成することができます。最も頻繁に受ける落とし穴の2つは、クラス分類リスクと矛盾する言語または執行力です。

リスクの分類

ほとんどの深刻なトラップは、紙に請負業者を呼び出しながら、従業員のような慣習のような請負業者を扱います。あなたのハンドブックには、契約者が従業員の会議に出席するために請負業者が必要であるか、会社が作業を行う方法を制御するポリシーが含まれていないこと、または、会社が指示する行動は、規制当局や裁判所に制御する。一般的な間違いは、「すべての労働者は、会社が安全機器を監視するために、会社が、その機器を適切に使用することができる」と述べているポリシーを書くことです。

別の落とし穴は、従業員が毎年恒例のパフォーマンスレビュー、従業員の認識プログラム、または戦略を議論する社内の会議など、従業員専用のイベントでのみ契約者を含みます。ハンドブックがそのような会議に「すべてのチームメンバー」を招待した場合、契約者は従業員として扱われたと主張する可能性があります。正確な定義を使用してください:内部イベントの「従業員」、およびプロジェクトごとにそれらを招待するかどうか。

強固な言語と執行

ハンドブックは一貫したアプリケーションとしてのみ強くなっています。 ライティングの従業員と契約者の間でポリシーが異なる場合、そのポリシーは矛盾しています。例えば、契約者の中には、有給休暇を取るか、契約なしで経費を返金することを可能にします。 これにより、分類が間違っているという証拠が作成されます。 ハンドブックの言語は、実際の慣行に対して誤りをレビューする必要があります。 会社の従業員の駐車、供給のクローゼット、または休憩室を使用するために、従業員の行動を定期的に招待する場合、それは、その従業員が、適切なレベルの設備を割り当てるかどうかを強調する可能性があります。 [F]

手の本を流すことと上書きするための実用的なステップ

従業員や請負業者を処理するハンドブックを作成するには、システム的なアプローチが必要です。現在の労働力を監査することから始めます。サービスを提供し、その分類を決定し、すべての契約者のための書面による契約を持っていることを確認し、すべての個人をリストします。その後、各既存のポリシーを見直し、次のように尋ねます。 「これは従業員だけに適用しますか? 契約者のみ? どちらに? どちらに? 回答が「従業員のみが雇用する」場合、ポリシーは明らかにその状態にある必要があります。 回答が「契約者のみ」である場合、あなたは、そのような保護措置を講じるだけでなく、従業員が保護されるべきではありません。

「従業員ポリシー」と「契約者ポリシー」の別の章をリストするコンテンツの表を使用します。契約者セクションでは、その関与に関連するポリシーのみを含みます。行動規範(適応した場合)、機密性、費用の払い戻し(該当する場合)、知的財産権、契約の終了。有料の期限、利点、または進行中の懲戒に関するポリシーは含まれていません。代わりに、従業員のハンドブックをグループに適用するときに、従業員のハンドブックをクロス - し、すべての従業員が独立者と雇用者のために、または従業員をクリアなポリシーとして使用することに適用されます。

雇用法の変更を反映するために、定期的にハンドブックを更新します。例えば、 []Nolo 独立した契約者に対する法的ガイド は、いくつかの州で使用される「ABCテスト」を含む、進化する状態の明確な概要を提供します。あなたのハンドブックは、契約者ポリシーが変更によって変更される可能性があることに注意する必要があります。個々の合意の条項に一貫性があります。あなたの法的チームまたは人事コンサルタントと定期的にレビューをスケジュールし、あなたの言語を失業させないようにしましょう。

コンテンツ

従業員と契約者の方針の違いは、単なる利便性の問題ではありません。彼らは、法的コンプライアンスと運用上の明快さの礎です。 明示的に一貫して権利、責任、各グループの利益を区別するハンドブックを設計することにより、あなたは組織を適格化主張から保護し、労働者間の混乱を減らし、透明性の文化を構築します。 別のセクションを作成したり、正確な言語を使用し、これらの慣行の実践に従ったトレーニングマネージャーを訓練したりする時間を取ることは、あなたの行動規範を適切に維持することです。