クライアント信託の財団: なぜ透明な請求のマット

法的職業では、信頼はすべてのクライアント関係の通貨です。 偽物、混乱、または予期しないほど高い感じの請求書よりも速く信頼するようなものはほとんどありません。 透明な法的請求は単なる礼儀ではありません。 それは倫理的な練習の礎であり、クライアントの満足と保持の重要なドライバーです。 クライアントが彼らが何をしているのかを正確に理解しているとき、彼らは公正で専門的であると彼らの法的表現を見る可能性が高いです。 逆に、または不満を招く、または不満を招く可能性があります。

アメリカンバー協会のプロフェッショナル行動規範は、手数料と費用の通信を明示的に要求します。 弁護士が報酬に基づいて合理的な通信を行うべきこと、または料金の料金を上げる必要があるというルール1.5の義務。 透明性は、単に1時間あたりの料金を述べるだけでなく、その時間がどのように追跡されるか、補助的な費用が上昇し、関与全体に請求する作業を行なうかを積極的に説明することを含みます。 透明性を受け入れる会社は、多くの場合、クライアントが、そのような要因が、そのような要因が、そのような要因が、またはその要因が、その要因が、その要因が、またはその要因を把握する要因が、または、その要因を把握する要因が、または、その要因が、その要因を把握し、または、または、または、その要因が、または、または、または、または、その要因が、またはその要因が、または、または、または、または、または、または、または、または、またはその要因が、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、

「手数料と請求に関するコミュニケーションをクリアするだけでなく、ビジネスは良いことです。それは倫理的な義務です。クライアントは、彼らが支払うことを知るために値します。そして、弁護士は、この信頼から利益を得ています。」 - ABAの倫理指針から適応しました。

今日の競争法市場では、顧客は、他の専門サービスプロバイダから受け取る同じ明快さをますますます期待しています。病院、会計士、コンサルタントはすべてアイテム化された故障を提供します。この期待リスクに遭遇しない法律事務所は、クライアントが行う会社に負けるのに失敗します。透明法案は、内部の摩擦も軽減します。請求書が明確で一貫性のある場合には、紛争の請求は減少し、コレクションは改善し、弁護士は時間の経過を正当化します。次のセクションでは、法的な慣行法的な慣行がより強力な方法を採用することができることを概説します。

透明な法的請求のコアコンポーネント

明確なエンゲージメント 手紙と手数料の合意

透明性は、最初の請求書が生成される前に始まります。 エンゲージメントレターまたは手数料契約は、弁護士がクライアント関係全体に期待する基礎文書です。 明示的に表明の範囲、手数料構造(時給、フラットフィール、コンポジション、またはリテーナー)、請求サイクル(例えば、月間)、および発生した可能性のある特定のコスト(料金、専門家の証人費用、コピー手数料など)を明示的に記述する必要があります。 Ambiguityはこの段階から後期紛争を引き起こします。

最高の練習は、時間エントリが記録される(例えば、時間10分の1で)、および最小限の増分が適用される可能性があることを説明するセクションを含むことです。 一部の企業は、請求の典型的な月がどのようなものかのイラスト例も提供しています。 契約は、遅い支払い、利息料金、および顧客が必要な場合は、より詳細な情報を得ることができます。 最後に、署名の前に質問をすることをお勧めします。 数分間の明快化が、競合路の時間の節約に役立ちます。

詳細な項目と項目化された請求書

偽りの透明な請求書は、総額のデュースです。日付、タスクの説明、時間毎の請求、適用率など、すべてのサービスのレンダリングの商品化された故障を提供します。Vagueの説明は、「コンサルティング」や「リサーチ」などの特定の、意味のあるエントリの支持で回避する必要があります。例えば、「逆に30ページをレビューして分析」または「重複した行動がクライアントの作業を把握できるようにします。この作業は、クライアントの作業レベルを把握することができます。

当事務所は、一般線項目に拘束するのではなく、別途、処分費や費用を請求する必要があります。例えば、裁判所の手数料は、“その他費用”カテゴリ内で隠されていない、明確なラインとして表示されるはずです。当事務所は、法律の請求ソフトウェア(技術セクションを参照)を使用している場合、システムは、多くの場合、これらの項目化された請求書を自動的に生成し、管理上の負担を軽減することができます。一部の企業は、クライアントに特定の質問をするために、クライアントに事前に確認するために請求書を提出することもできます。

一貫したコミュニケーションおよび積極的な更新

透明性は単なる請求書ではありません。それは進行中の対話です。クライアントは、数か月に弁護士から聞いたことがないので、大法案に驚くべきではありません。積極的なコミュニケーションには、クライアントが重要な発見タスクを今月増加させることを知らせるなど、請求に触れる定期的なステータス更新を送信することが含まれます。会社が料金を調整したり、新しいパートナーをチームに追加したりする場合、クライアントは事前に通知されるべきです。請求額の上昇が増加する時期は、クライアントがより高い時間料金を見ると判断します。

多くの企業が、その月を行なう仕事の輪郭を描き出す簡単な月間メールを送る方針を採用しています。その時、請求書がサイクル終了まで送信されなくても、その月間は、その月の作業を概説するという簡単な月間メールを送ることができます。この「事前請求」通信は、期待を管理し、紛争の機会を減らすことができます。さらに、クライアントが質問を請求する人を簡単にすることを可能にします。会社が開いて会計可能な各請求書の信号に専用の連絡先担当者または直接電話番号。

定期的な予測可能な請求サイクル

請求スケジュールの一貫性は、透明性のもう一つの柱です。 クライアントは、月、週2回、または他の合意された間隔で、請求書を期待するときに正確に知っている必要があります。 不規則な間隔で請求書を送信します。 クライアントがそれに応じて計画できるため、予測可能なサイクルは、信頼を構築します。 企業が保持者アレンジを使用する場合、請求書は毎月自動的に送信され、保持者がどれだけの保持者であるかを示す、および、そして、非常に多くの不規則なケースで不規則に使用したことを示します。 これにより、このフェーズは、非常に重要なケースを消去します。

ビルト透明性のためのレバレッジ技術

ソフトウェアとオートメーションの追跡

現代の法的慣行管理ソフトウェアは、多くの場合、弁護士が作業を開始し、停止するタイマーで、リアルタイムで請求可能な時間をキャプチャする統合された時間追跡を含みます。 これは、一日の終わりにメモリに依存し、毎分が正確に記録されていることを確実にします。 多くのツールは、弁護士が問題、タスクタイプ、およびクライアントによってタイムエントリを分類し、詳細なレポートを簡単に作成することを可能にします。 このようなソフトウェアを使用して、精度に対するコミットメントを実証します。クライアントは、実際の作業に基づいていることを確認することができます。 推測は、実際の作業ではありません。

高度なプラットフォームは、重複エントリ、異常に高または低時間料金、またはエントリが説明を欠いているなどの潜在的なエラーをフラグする自動課金ルールも提供します。 これらの保護は、請求書の品質を向上させ、過度の請求や誤った排卵のリスクを削減します。 テクノロジーが透明に使用されている場合、クライアントはしばしばそれが引き起こす精度と一貫性を認めます。

リアルタイムアクセスのためのクライアントポータル

おそらく最も強力な透明性ツールは、請求情報へのリアルタイムアクセスを提供するクライアントポータルです。クライアントは、現在の残高、最近の料金、およびその場合のステータスを確認するためにログインすることができます。これにより、月間ステートメントを待ち、クライアントが請求するにつれてコストを監視できるようにする必要性がなくなります。ポータルは、安全なコミュニケーション、文書共有、および支払い処理を可能にし、シームレスなエクスペリエンスを実現します。クライアントポータルを提供する企業は、クライアントポータルは、クライアントが積極的に関与するような感じのために、クライアントの満足度と少数の請求の問い合わせを報告することが多いです。

多くのクラウドベースのプラクティス管理システムには、組み込みのクライアントポータルが含まれます。 1つの実装は、大規模なIT投資を必要としません。 完全なポータルを提供できない企業にとって、オンライン決済プロセッサへのリンクとともに請求書の安全なPDFを提供することは合理的な代替手段です。 鍵は、クライアントに便利な最新の財務情報へのアクセスを提供することです。

Eビルと自動インボイス

電子請求(e-billing)システムは、企業法務部門で共通していますが、どの企業でも請求書の生成と配送を自動化することで利益を得ることができます。 自動請求書は、請求書が請求サイクルごとに同じ日に送信され、遅延を削減することを可能にします。 多くの電子ビルシステムは、クライアントが請求書をオンラインで表示し、クレジットカードまたはACH転送を介して支払い、コレクションを加速することができます。 さらに、電子ビルリングは紙の廃棄物と郵便料金を削減し、電子監査の迅速化を可能にし、クライアントは、より多くの監査を顧客に提供することができます。

異なる料金体系を管理するための最良のプラクティス

時間単位の請求

適時請求は最も一般的な料金体系を維持しますが、最も精査されています。 適時請求の下で透明性を最大化するために、会社は以下のとおりです。

  • クリア課金増分[(例、6分または10分単位)をクリアし、エンゲージメントレターで説明する。
  • [] 連続した時間エントリ[ - タスクが完了した後にすぐに記録された時間、後で再構築されていない。
  • 法的タスク、コンテキスト、および必要な理由を説明する物語の説明[を提供します。 一般的なラベルを避けます。
  • [] 複数のタスクを単一の時間エントリにグループ化し、その作業の実際の時間を妨げるため、ブロックの請求に多くの倫理当局が不正に結び付けます。 使用する必要がある場合は、タスクが実行され、合計時間が明確に状態になります。
  • ] 特に予算のキャップやリテーナーの排気に近づいているとき、特に、定期的な予算の更新[]をオフにします。

時間のかかる請求の透明性は、タスクが予想以上に長くなるとき、正直であることを意味します。 研究プロジェクトが10時間消費する場合、スコープが時間だけ請求するのではなく、なぜ拡大したのかを説明してください。 クライアントは、積極的に情報開示されるときにより理解しています。

フラット料金

クライアントにとってコストの確実性を提供するため、フラットな手数料は人気が高まっています。しかし、透明性はまだ不可欠です。エンゲージメントレターは、フラットな料金に含まれるものを明確に定義しなければなりません。重要なのは、何ではありません。例えば、フラットフィードの離婚には、初期の請願と応答が含まれているかもしれませんが、発見や試験を除外します。追加の作業が必要な場合は、新しい料金を請求する前にクライアントの同意を得る必要があります。一部の企業は、各タスクをリストする詳細なスコープ文書を提供し、各タスクがフラットなタスクが、またはクライアントの通知をクリアするかを決定します。

手数料の状況

クライアントが回復がある場合にのみ支払うため、一貫性の手数料は、ユニークな透明性の課題を提示します。 エンゲージメントレターは、その割合がかかるとおり、コストの前後に適用されるかどうか、および費用が処理されるか(例えば、会社が高度に訴訟費用)を明らかにしなければなりません。 多くの状態は、コンピテンシャル料金が計算される方法と、クライアントが交渉する権利の割合を詳細に開示する必要があります。 透明性のあるコンピテンシャル手数料の手配も、ケースの進捗状況と推定コストに定期的な更新が含まれているため、クライアントは、正式な状況を把握することができます。 回復は、クライアントの金額が、支払われるまで、すべての支払いを通知します。

保持者

保持者は、(受取時に手数料が獲得され、弁護士の可用性を確保する)または「セキュリティ保持者」(将来の請求書に対する信頼で保持される預金)のいずれかであることができます。セキュリティ保持者の場合、透明性は、企業が保持者残高、すべての手数料が適用される、残りの金額を示す規則的な声明を提供する必要があります。運用口座を持つ保持者資金を決してcommingleしないでください。多くの州は、企業が、会社が会計(通常)をどのように提供するかを、または、別の作業者に通知する必要があります。

法的請求に関するクライアントの教育

多くのクライアントは、法的な請求の仕組み、特に前に弁護士を雇ったことがない人と不慣れです。 教育は混乱を減らし、信頼を築きます。 主な教育活動は次のとおりです。

  • 請求用語(例えば「1時間」「1時間」「分散」)を説明するWelcomeパケット[])。
  • ] 会社のウェブサイトまたはクライアントポータルでFAQsをブリングする。
  • [1対1のオリエンテーション])は、弁護士または請求専門家がサンプル請求書を通り抜け、質問に答える最初の会議中に。
  • [)ペリオドリマインダー] 請求書と各セクションがどういう意味かを読んでください。

教育には、クライアントが請求質問にどのように到達できるかについての期待を設定することも含まれています。請求書が発行される前に「この行項目の意味とは何か」と尋ねる権限を持つクライアントは、後で請求を争う可能性が低いです。一部の企業は、クライアントが将来のコストを見極めるような、過去のデータに基づいて、訴訟(例えば、発見、運動慣行、試行)の各フェーズの推定予算も提供しています。

一般的な落札とテムを避ける方法

最善の意思を持つ企業でも、透明性を損なう罠に陥ることができます。 一般的な落とし穴は次のとおりです。

  • [Vague または不完全な説明[:「法的研究」や「クライアント会議」などのエントリを避けます。代わりに、「契約紛争(2.5時間)における制限の検索統計」または「決済戦略(1時間)を議論するクライアントと」を書きます。
  • []説明なしの請求をブロック[]:タスクをグループ化する場合、エントリ内の各タスクを個別にリストするか、または個々のエントリにそれらを分割します。 ほとんどの法的請求ソフトウェアは、別の行項目に時間を分割することができます。
  • ] 手数料]: 常に潜在的なコストを開示します(例えば、サードパーティのベンダー手数料、旅行費用) エンゲージメントレターで。 事前承認なしに、請求書にサプライズチャージを追加しないでください。
  • 不頻脈課金:月間重ねると、大札が端に衝撃を与える。合計が小さい場合でも、定期的な請求サイクルに固執する。
  • []率変化に関する貧しいコミュニケーション: レートを上げた場合、事前通知を提示します。通常30日 — クライアントに質問や交渉を許可します。 一部の企業には、通知を必要とするエンゲージメントレターのレート変更条項が含まれます。
  • []人間無視力[]:自動課金は素晴らしいですが、送信前に各請求書を見直します。コンピュータはエントリを複製したり、間違ったレートを適用したりする可能性があります。

これらの問題を回避するには、パートナーまたは請求管理者が明快さと正確性のために毎月請求書のサンプルをチェックする請求レビュープロセスを実行します。 さらに、満足度調査による請求に関するクライアントのフィードバックを勧誘します。 この積極的なアプローチは、紛争になる前に問題を引き起こします。

信頼を超えたメリット:ビジネスと倫理的なアウトカム

透明性のある請求は、クライアントを満足させるだけでなく、収益性の高いビジネスメリットもたらします。明確な請求書作成の実践を持つ企業は、手数料を請求したり、調整を交渉したりする時間を削減したりするより少ない紛争を経験します。これは、キャッシュフローと収益性を向上させます。さらに、満足したクライアントは、他の人を参照し、将来の法的ニーズをリターンする可能性が高くなります。Word-of-mouthのマーケティングは強力で、透明性の高い請求は評判のビルダーです。

倫理観から、透明性の高い請求は、ABAモデル規則およびほとんどの州バー規則に基づく通信のコア義務と整列します。それは、コストとダメージを受けることができる倫理の苦情のリスクを低減します。クライアントが紛争を提起する場合、明確な請求の一貫性のあるパターンを実証することができる会社もより明確です。一部の保険キャリアは、透明性プロトコルを実装する企業のための誤認プレミアムを削減し、クライアントが紛争を放棄するリスクを低減することさえも提供します。

最後に、透明性の高い法定は、健康な法律事務所の文化をサポートしています。誠実に時間をかけて、請求書を追跡する弁護士は、クライアントの会話についてより自信を持って感じ、よりストレスが少ないと明らかに感じています。スタッフは、請求書の返業や怒っている電話の呼び出しの処理を費やす時間を減らします。請求が開いて会計処理が行われると、会社全体がよりスムーズに運営しています。

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透明性の高い法的な法案は、抽象的な理想ではありません。それは、誰もが関与する利益をもたらす実用的な、実行可能な戦略です。明確なエンゲージメントレターから始め、アイテム化された請求書を提供し、定期的なコミュニケーションを維持し、技術を使用して、賢明に、およびクライアントを教育することで、法律事務所は、信頼のためのプラットフォームへの摩擦のソースから請求を回すことができます。透明性への投資は、クライアントの忠誠、紛争の減少、およびより強力な専門家の評判で配当を支払います。クライアントが、クライアントが、より優先する会社よりも多くの選択肢を持っている時代では、誠実な顧問は、常に明確に信頼されると、信頼できるアドバイザーとして、より優先します。

最良の慣行と倫理的要件をさらに読み込むには、]ABAモデルルール1.5]を参照してください。クライアントポータルのABAリソース]、および]からガイドをレビューします。 ここに説明した慣行を実装すると、より強力なクライアント関係と持続可能なビジネスの成功への道にあなたの会社が設定されます。