Comprendere le controversie di Discovery in Litigation civile

Le controversie di scoperta sono un aspetto di routine ma spesso controverso del contenzioso civile. Si presentano quando un partito ritiene che il lato opposto non sia conforme ai suoi obblighi di scoperta, sia rifiutando di produrre documenti, non rispondendo adeguatamente agli interrogatori, ostacolando le deposizioni, o sostenendo obiezioni improprie. I punti comuni includono controversie sull'ambito di rilevanza, richieste gravose, reclami di privilegi o protezione dei prodotti di lavoro, e questioni relative a informazioni elettroniche.

Le controversie di ricerca possono essere ampiamente classificate in tre tipi: le controversie sul ]scopio di scoperta] (ad esempio, se una richiesta è proporzionale alle esigenze del caso), le controversie su forma o tempistiche] (ad esempio, se ESI deve essere prodotto in formato nativo o da una certa data)

La gestione efficace delle controversie di scoperta inizia molto prima che venga presentata una mozione. Il regolamento federale di procedura civile (FRCP) e la maggior parte delle norme statali impongono il dovere di conferire in buona fede prima di cercare l'intervento del tribunale. Questo requisito "meet and confer" non è una semplice formalità; è un'opportunità critica per questioni strette, posizioni di scambio e potenzialmente risolvere la controversia senza coinvolgimento giurisdizionale.

Il Requisito del Meet-and-Confer

Prima di procedere alla presentazione di una mozione di complice, il partito in movimento deve certificare che ha fatto un sincero sforzo per risolvere la controversia con un consiglio avversario. Questo requisito è codificato in [ FRCP 37(a)(1)] e rispecchiato in molti codici procedurali di stato.

Le strategie di incontro e di confronto efficaci includono:

  • Preparare in anticipo:[] Rivedere le richieste di scoperta, le risposte, le obiezioni e qualsiasi corrispondenza rilevante.
  • Utilizza un ordine del giorno scritto:[ Prima della conferenza, invia un riassunto conciso delle questioni contestate.
  • Sii aperto al compromesso:[] Considerare le richieste di restringimento, accettare gli ordini protettivi, o accettare i formati di produzione alternativi. Anche le concessioni parziali possono risolvere la controversia principale senza spese della pratica del movimento.
  • Document the talking:[ Dopo l’incontro e il confronto, inviare una mail di conferma o una lettera che riassume ciò che è stato discusso, eventuali accordi raggiunti e rimanenti questioni aperte.Questa documentazione è preziosa se il tribunale chiede più tardi sugli sforzi delle parti.

Se l'incontro-e-confer non risolve la controversia, il partito in movimento può procedere a presentare una proposta di forza. Tuttavia, il giudice verificherà se le parti hanno fatto un vero sforzo per risolvere la questione senza intervento giudiziario. Il mancato funzionamento può portare a negazione della mozione o addirittura sanzioni in base a FRCP 37(a)(5)]]

Creare un movimento persuasivo per il completamento

Una mozione di complice è una richiesta formale che chiede al giudice di ordinare al partito avversario di fornire risposte alla scoperta o produrre documenti.Per essere efficace, la mozione deve essere chiara, concisa e messa a punto nelle norme e nei casi di legge applicabili.

Dichiarazione dei fatti e storia procedurale

Inizia con un riassunto succintario delle richieste di scoperta in questione, delle risposte ricevute e degli sforzi fatti per risolvere la controversia durante le riunioni e con riferimento. Includere date specifiche e riferimenti di corrispondenza. Il tribunale dovrebbe essere in grado di comprendere la progressione della controversia senza rivedere l'intero record.

Argomento giuridico ai sensi del PF 26, paragrafo b)(1)

In base a FRCP 26(b)(1), la scoperta è consentita per quanto riguarda qualsiasi materia non privata che sia rilevante per la rivendicazione o la difesa di qualsiasi partito e proporzionale alle esigenze del caso. Il partito in movimento deve sostenere che la scoperta richiesta soddisfa questo standard, mentre le obiezioni del partito avversario (ad esempio, sovraffollamento, caso indebito, o privilegiato) sono insufficienti.

Indirizzare le obiezioni comuni

Le parti opposizioni spesso sollevano obiezioni come “overbroad”, “induly onerose”, o “non ragionevolmente calcolato per portare a prove ammissibile” (uno standard che è stato sostituito dalla proporzionalità ai sensi degli emendamenti del 2015 a FRCP 26).

Rilievo e sanzioni richieste

Ciò può includere un ordine che costringe la produzione di documenti, risposte agli interrogatori, l'apparizione di un deponente, o la fornitura di un registro di privilegi. Inoltre consideri la richiesta di costi e spese legali sostenute per portare la mozione, se la posizione del partito avversario non è stata sostanzialmente giustificata ]

Prove di sostegno

Se la controversia riguarda questioni tecniche (ad esempio, formati ESI, metodologie di ricerca o conservazione dei dati), prendere in considerazione una dichiarazione di un esperto forense o il depositario dei documenti del partito. Le corti si affidano fortemente alle osservazioni di fatto per valutare l’onere e la proporzionalità.

Rispondendo a una mozione di completamento

Se siete il partito che resiste alla scoperta, la vostra risposta deve essere altrettanto ben preparato. Un'opposizione riflessiva può sconfiggere il movimento o almeno limitarne la portata.

  • Preserva il record:[] Assicurarsi che le vostre obiezioni fossero puntuali e correttamente dichiarate. Le obiezioni tardive o revocate sono spesso fatali.
  • Demonstrate fardello:[] Fornire prove specifiche del costo, del tempo o della disgregazione che si conformi alla richiesta potrebbe causare.
  • Argue mancanza di rilevanza o proporzionalità:[] Mostra che la scoperta richiesta non è rilevante per qualsiasi rivendicazione o difesa, o che l'onere supera il beneficio.
  • Cerca un ordine protettivo: Se il tribunale è incline a costringere, chiedere un ordine protettivo che limita la portata, il tempo o il metodo di scoperta (ad esempio, richiedendo la produzione solo dopo una sentenza sui movimenti dispositivi, o limitando l'uso al contenzioso).
  • Sii pronto a negoziare:[ Molti tribunali incoraggiano la negoziazione continua anche dopo che una mozione è presentata. Utilizzare l'opposizione come piattaforma per proporre un ragionevole terreno centrale, come il campionamento di documenti, la produzione schiacciata, o l'uso di un master speciale.

Ricordate che i tribunali hanno ampia discrezione di assegnare sanzioni ai sensi del PFR 37. Se la mozione di commettere o negare, la parte perdente può essere ordinato di pagare le spese ragionevoli della parte dominante (comprese le spese legali) a meno che la posizione della parte perdente non sia stata sostanzialmente giustificata o altre circostanze rendono un premio ingiusto.

Uso strategico degli ordini di protezione

Gli ordini protettivi sono uno strumento potente per gestire le controversie di scoperta prima di escalare. Un partito che ritiene che la scoperta sia abusiva o sproporzionata può cercare un ordine protettivo in base [FRCP 26(c)]. La richiesta deve dimostrare una buona causa, tipicamente mostrando che la scoperta ricercata è eccessivamente ampia, indebitamente onerosa, o ricercata per uno scopo improprio.

  • Limitare la portata della scoperta a determinati argomenti o periodi di tempo.
  • Progettare che alcuni documenti siano prodotti solo per “solo occhi di mattonelle” per proteggere i segreti commerciali o le informazioni competitive.
  • Rimanere alla scoperta in attesa di risoluzione di mozioni dispositive, in particolare nei casi in cui la giurisdizione o una questione legale di soglia è contestata.
  • Richiedendo che l'ESI sia prodotto in un formato specifico o utilizzando termini di ricerca concordati per ridurre i costi.

Molti tribunali hanno un modello di ordine protettivo che funge da punto di partenza. L'accordo anticipato su un ordine protettivo può impedire mesi di bickering su designazioni di riservatezza e formati di produzione.

Considerazioni speciali per informazioni memorizzate elettronicamente (ESI)

ESI presenta sfide uniche nelle controversie di scoperta. Il volume di dati, varietà di formati e costi di raccolta e revisione spesso portano a movimenti di controverso.

  • Cooperare presto:[ Alla conferenza iniziale di scoperta sotto FRCP 26(f), le parti dovrebbero discutere l'identificazione, la conservazione, il formato e la metodologia di ricerca dell'ESI. Le corti si aspettano sempre più la cooperazione; il mancato confronto dei primi ESI può comportare sanzioni.
  • Usa revisione assistita dalla tecnologia (TAR):] Anche conosciuto come codifica predittiva, TAR può ridurre l'onere di rivedere grandi set di documenti. Se una parte insiste sulla revisione manuale di milioni di documenti, un movimento per costringere un metodo più efficiente può essere appropriato.
  • Accetto i termini di ricerca:[] Le controversie sui termini di ricerca sono comuni. Le parti dovrebbero negoziare un elenco di termini che sono adattati alle richieste e alle difese, e considerare test e validazione. Se l'accordo è impossibile, un esperto speciale o neutrale può essere nominato per progettare e validare la ricerca.
  • Indirizzi metadati e formato nativo:[ Molte controversie ESI si concentrano sul fatto che i documenti devono essere prodotti in formato nativo (con metadati intatti) o come immagini statiche (TIFF o PDF). La parte richiedente può avere bisogno di metadati per verificare l'autenticità o per utilizzare in analisi forensi.
  • Doveri di conservazione in sospeso:[] Il dovere di preservare l'ESI si pone quando il contenzioso è ragionevolmente anticipato. Le controversie sulla spoliazione possono portare a sanzioni severe, comprese le istruzioni di inferenza avverse o di licenziamento. Le parti dovrebbero rilasciare una controversia tenere prontamente e gli sforzi di conservazione dei documenti.

Per un'immersione più profonda, consultare il ] Ordine del modello sulla scoperta dell'ESI[ dal Centro giudiziario federale, che molti tribunali distrettuali hanno adottato o adattato.

Realizzare un efficace Privilege Log

I registri dei privilegi sono una fonte frequente di controversie di scoperta. In [FRCP 26(b)(5)[], una parte che tiene informazioni scoperte sulla base di privilegi o di protezione del prodotto di lavoro deve descrivere i materiali non conservati in modo che consenta all'altra parte di valutare il reclamo.

  • Un numero di identificazione unico per ogni documento.
  • La data del documento.
  • L'autore, gli amministratori e i destinatari (con sufficiente dettaglio per identificare il loro ruolo e il loro rapporto).
  • Il tipo di documento (ad esempio, e-mail, memo, bozza).
  • Il soggetto o una breve descrizione che rivela la natura della comunicazione privilegiata senza rivelare il contenuto privilegiato.
  • Il privilegio specifico rivendicato (ad esempio, privilegio avvocato-cliente, protezione del prodotto di lavoro).

I problemi comuni che portano a controversie includono:

  • Descrizioni vaghe:[ Ad esempio, “la comunicazione per quanto riguarda la consulenza legale” è insufficiente. Il registro dovrebbe descrivere l'argomento in un modo che permette al partito avversario di capire perché si applica il privilegio.
  • Ovvenzione del privilegio:[] Alcune parti registrano ogni comunicazione che include un avvocato, anche se la comunicazione non è per consulenza legale.
  • Failure ad aggiornare:[] Se i documenti aggiuntivi vengono identificati durante la revisione, il registro dei privilegi deve essere completato tempestivamente.

Una parte che riceve un registro privilegio inadeguato dovrebbe sollevare il problema durante il incontro e, se necessario, presentare una mozione per costringere un registro sufficiente o per contestare i reclami privilegi.

Sanzioni per Discovery Misconduct

Le controversie di scoperta possono portare a sanzioni intese a corte, comprese sanzioni monetarie, preclusione probatoria o addirittura licenziamento in casi estremi. FRCP 37 fornisce una serie di sanzioni per non rispettare gli ordini di scoperta, il mancato mantenimento dell'ESI o il mancato funzionamento della cooperazione alla scoperta.

  • Risponde alla scoperta in modo tempestivo e completo.
  • Conservare l'ESI e i documenti pertinenti non appena il contenzioso è ragionevolmente anticipato.
  • Complimenti con ordini di corte prontamente e senza evasione.
  • Mantenere le comunicazioni di buona fede con il consiglio avversario.

Nel caso di sanzioni, i tribunali applicano un test multifattore che include la volontà della non conformità, il pregiudizio all’altra parte, e l’efficacia delle sanzioni minori. Nel contesto della spoliazione ESI, il tribunale può considerare la colpevolezza del partito e la pertinenza delle informazioni perse.

Migliori Pratiche per evitare le controversie di scoperta

Il modo migliore per vincere una disputa di scoperta è quello di evitarla del tutto. Misure proattive possono impedire che molti disaccordi possano aumentare.

  • Richiesta di scoperta precisa:[ Le richieste vaghe o eccessivamente ampie invitano obiezioni. Definire termini, specificare i tempi di intelaiatura e identificare i custodi o i sistemi per ESI. Ad esempio, invece di chiedere “tutte le comunicazioni” su un argomento, limitare a “email e messaggi istantanei tra Custode A e Custode B tra il 1 gennaio e il 31 dicembre 2023, contenenti le parole chiave di seguito.”
  • Utilizzare i protocolli ESI presto:[ All'inizio del contenzioso, concordare con un consiglio avversario su un piano di scoperta che affronta i formati ESI, le metodologie di ricerca, i custodi e gli obblighi di conservazione.
  • Provi i registri dei privilegi approfonditi:[ Molte dispute derivano dai registri dei privilegi vaghi. Un registro ben preparato include descrizioni dei documenti che permettono alla parte avversaria di valutare il reclamo del privilegio senza ricorrere ai movimenti.
  • Conferenze di scoperta regolari: Molti giudici richiedono o incoraggiano conferenze periodiche di stato. Utilizzare questi per affrontare questioni emergenti prima di diventare controversie a pieno sangue. Il coinvolgimento del tribunale può spesso nudge parti verso il compromesso.
  • Argomenti proporzionali:[ Se si ritiene che una richiesta sia sproporzionata, sollevare il problema presto, preferibilmente durante la conferenza di incontro e di scoperta, per evitare una mozione. Fornendo una stima specifica dei costi o un'analisi dei fardelli può convincere la parte richiedente a restringere la richiesta.
  • Utilizzare la tecnologia per semplificare:[] Strumenti come codifica predittiva, revisione dei documenti automatizzata e piattaforme collaborative possono ridurre i costi e gli oneri della scoperta, rendendo più facile soddisfare le richieste senza alcuna controversia.

Conclusioni

La gestione efficace delle controversie di scoperta e dei movimenti ben progettati per competere sono competenze essenziali per qualsiasi contenzioso. Comprendendo i requisiti procedurali, impegnando discussioni significative e di contrasto, e presentando argomenti chiari e ben sostenuti alla corte, gli avvocati possono navigare le sfide di scoperta in modo efficiente, proteggendo gli interessi dei loro clienti.