La scoperta civile è spesso la fase più intensiva del contenzioso, ma è anche la fase che determina più direttamente l'esito di un caso. Quando eseguito correttamente, la scoperta assicura che tutte le parti abbiano accesso alle prove necessarie per presentare le loro rivendicazioni e difese, promuove la prima soluzione e previene il processo di ambush.

Cos'è la scoperta civile?

La scoperta civile è il processo formale con cui le parti di una causa scambiano informazioni e raccolgono prove prima del processo. È governato nei tribunali federali dal Regolamento 26 al 37 del Regolamento federale di procedura civile (FRCP), e le regole analoghe si applicano nella maggior parte dei tribunali statali. Lo scopo principale della scoperta è quello di rendere il processo di contenzioso più equo eliminando la sorpresa, incoraggiando la soluzione attraverso la trasparenza e restringendo le questioni che devono essere provate.

La scoperta non è illimitata: secondo l’articolo 26, paragrafo 1, del PNL, la scoperta deve essere proporzionale alle esigenze del caso, considerando l’importanza delle questioni, l’importo in polemica, le risorse delle parti, la complessità del contenzioso, e l’onere della parte rispondente. Questo principio di proporzionalità è diventato sempre più critico in quanto i tribunali si spingono a richieste troppo ampie che cercano di seppellire gli oppositori in dati irricettibili.

Tipi primari di metodi di scoperta

Ogni metodo di scoperta serve uno scopo distinto, e i contendenti qualificati li combinano per costruire un quadro probatorio completo.

Interrogatori

Gli interrogatori sono domande scritte dirette ad un’altra parte, che deve essere data risposta sotto giuramento. I tribunali federali limitano il numero di interrogatori (di solito 25, comprese le sottoparti) per ridurre il sovrautilizzo. Sono particolarmente utili per ottenere informazioni fondanti, come l’identità dei testimoni, l’esistenza di documenti pertinenti e le teorie del caso di un partito.

Depositi

Le Depositazioni comportano interrogativi orali di un testimone sotto giuramento, registrati da un reporter di corte (e spesso video), che permettono agli avvocati di valutare la credibilità di un testimone, di bloccare in testimonianza giurata, ed esplorare argomenti in profondità oltre ciò che le risposte scritte possono fornire. Le Depositazioni di rappresentanti aziendali ai sensi dell'articolo 30(b)(6) sono particolarmente potenti, come la persona designata parla per l'entità stessa.

Richieste di produzione

Le richieste di produzione di documenti, informazioni memorizzate elettronicamente (ESI), o cose tangibili sono il cavalletto di lavoro della scoperta moderna. Le parti devono produrre documenti in loro possesso, custodia o controllo che sono rilevanti e proporzionali. Oggi, questo significa trattare con archivi di posta elettronica, database, cloud storage e metadati. Il dovere di preservare ESI inizia una volta contenzioso è ragionevolmente anticipato, e il mancato a tal fine può portare a sanzioni di distanza.

Richieste di ammissione

Le richieste di ammissione chiedono a una parte di ammettere o negare dichiarazioni specifiche di fatto (o la genuinità dei documenti). Se la parte rispondente non risponde puntuale, ogni questione viene considerata ammessa. Le richieste di ammissione sono strumenti potenti per questioni strette, eliminare la necessità di dimostrare fatti indiscussi a prova, e potenzialmente vincere giudizio sommario.

Esami fisici e mentali

Ai sensi dell’articolo 35, un tribunale può ordinare a un partito la cui condizione fisica o mentale è “in polemica” di sottoporre ad un esame da parte di un esperto neutrale. Questo metodo è comune in casi di lesioni personali, malpratica medica e discriminazione dell’occupazione. La parte richiedente deve mostrare una buona causa.

Procedurale passi nel processo di scoperta

Il processo di scoperta si svolge in una serie di passi strutturati, anche se esistono variazioni a seconda della giurisdizione e della complessità del caso.

Disclosure iniziali (articolo 26, paragrafo 1)

Senza attendere le richieste di scoperta formale, le parti devono fornire automaticamente le prime rivelazioni che includono i nomi e le informazioni di contatto dei testimoni che possono avere informazioni scoperte, una copia o la descrizione dei documenti e dell'ESI in loro possesso, il calcolo dei danni e gli accordi di assicurazione.

Il Piano di Scoperta e la Conferenza di Scheduling

All’inizio del caso, le parti partecipano spesso ad una conferenza della Regola federale 26(f) (un “meet-and-confer”) per discutere la portata della scoperta, qualsiasi problema relativo alla conservazione dell’ESI, sia per accettare un piano di scoperta, sia per il momento degli eventi chiave. Il risultato è un ordine di programmazione proposto che stabilisce le scadenze per la scoperta di fatti, la scoperta di esperti e la conclusione della fase di scoperta.

Servendo richieste di scoperta formale

Dopo le prime rivelazioni, le parti servono interrogatori, richieste di produzione, richieste di ammissione e comunicazioni per le deposizioni. Ogni tipo di richiesta ha i propri requisiti di tempistica e di servizio. Ad esempio, gli interrogatori e le richieste di ammissione devono essere serviti in modo che le risposte siano dovute prima della fine della scoperta. La parte del servizio dovrebbe seguire tutte le scadenze e servire la scoperta abbastanza presto per lasciare spazio al follow-up.

Risposte e obiezioni

Per richieste di produzione, la risposta deve indicare che l'ispezione e la copia saranno consentite o dichiarare un'obiezione. Le obiezioni devono essere dichiarate con specificità e non possono essere arrotolate. Per gli interrogatori, ogni domanda deve essere risolta separatamente e completamente sotto giuramento, a meno che non obietta.

Depositi e Scoperte Esperte

Le Depositazioni sono tipicamente condotte dopo lo scambio di scoperte scritte ma prima della fine della scoperta di fatto. La scoperta di esperti segue una traccia separata: le parti devono divulgare rapporti di esperti (a meno che l'esperto non sia puramente per la consulenza di prova) e poi possono deporre esperti opposti.

Discovery Motions

Le controversie sulla scoperta sono risolte da mozioni presentate in tribunale. Le mozioni comuni includono mozioni di forza (che richiedono un ordine di tribunale che richiede una parte per rispondere), mozioni per ordini protettivi e mozioni per sanzioni. Il requisito di incontro-e-confer—parti devono tentare di risolvere le controversie senza intervento di corte—è un prerequisito per la maggior parte dei moti di scoperta.

Migliori Pratiche per la Scoperta Efficace ed Efficiente

La gestione della scoperta richiede bene disciplina, organizzazione e pensiero strategico.Le seguenti migliori pratiche possono contribuire a ridurre i costi, evitare sanzioni e massimizzare il valore delle prove ottenute.

Proporzionalità di attuazione dall'inizio

Considerare l'importo della controversia, la complessità delle questioni e l'onere del partito avversario. Tailor chiede alle questioni specifiche di fatto e di diritto piuttosto che licenziare richieste di stile shotgun-style che generano montagne di dati irrilevanti. Le corti sono sempre più disposti a tagliare la scoperta che non soddisfa lo standard di proporzionalità.

Sviluppare un piano ESI globale

Lavorare con il cliente in anticipo per implementare una detenzione legale, fonti di dati dell'inventario e identificare i termini di ricerca e i custodi ragionevoli. Utilizzare strumenti come il EDRM[[]] per strutturare il processo di e-discovery.

Mantenere un registro Privilege che è in realtà utile

Le parti devono comunicare se si tratti di conservare i documenti in base al privilegio (attorney-client, work product, ecc.). Un registro dei privilegi deve descrivere il documento (data, autore, destinatari, materia) e fornire dettagli sufficienti per consentire alla parte avversaria di valutare il diritto di concessione.

Comunicare e cooperare con il Consiglio di Opposizione

Conduzioni avverse che bloccano la scoperta ragionevole invitano mozioni di sanzioni e possono avvelenare l'atmosfera contenziosa. Invece, cercare di stabilire una relazione professionale presto.Accetto su estensioni quando necessario, scambiare ESI in formati comunemente utilizzabili, e correggere prontamente qualsiasi produzione involontaria. Molti tribunali ora richiedono un "certificato di conformità" dimostrando gli sforzi di buona fede prima che una mozione possa essere archiviata.

Incontra tutti i morti e documenta tutto

I termini di scoperta sono sovrapposti e raramente flessibili. Utilizzare un sistema di gestione dei casi per monitorare le date del servizio, le scadenze di risposta e la programmazione della deposizione. Mantenere un registro di scoperta che registra la data di ogni richiesta, la risposta dell'altra parte, e qualsiasi comunicazione di follow-up.Questa documentazione è inestimabile se è necessario presentare una mozione per costringere o rispondere a una mozione di sanzioni.

Utilizzare la tecnologia per semplificare la recensione del documento

Le moderne piattaforme di e-discovery (Relatività, Logikcull, Everlaw) offrono strumenti per deduplicare, indice e ricercare documenti. La codifica predittiva (chiamata anche TAR) utilizza l'apprendimento automatico per identificare i documenti reattivi, riducendo drasticamente l'onere della recensione umana. Mentre i costi iniziali di configurazione possono essere elevati, i risparmi in casi di grandi dimensioni sono enormi.

Anticipazione e gestione dei rischi di spoliazione

Una volta che il contenzioso è ragionevolmente anticipato, una deposizione legale deve essere rilasciato ai custodi chiave. Le comunicazioni di tenuta devono essere scritte in lingua normale e rinforzate periodicamente. Monitorare la conformità controllando la conservazione dei dati. Se si verifica la distruzione involontaria, consultare il Cornell Legal Information Institute]] panoramica e considerare l'auto-reportazione al giudice di fronte.

Sfide di Discovery comuni e come superarli

Richieste eccessivamente ampie o indebitamente burdensome

Le parti spesso servono richieste di scoperta che cercano ogni documento o e-mail che tocca un'intera operazione di business.Risponde efficacemente obiettando per motivi di eccessiva prudenza e mancanza di proporzionalità. Fornire una spiegazione specifica dell'onere (ad esempio, numero di custodi, volume di ESI, tempo necessario).

Produzione di carburanti e involontaria

Per proteggere contro la rinuncia, rivedere tutti i documenti prima della produzione con attenzione. Utilizzare accordi di diritto d'autore (articolo 502(d))) che permettono al produttore di rileggere i documenti privilegiati inavvertitamente prodotti senza rinunciare al privilegio per tutta la materia oggetto. Molti tribunali ora entrano in tali ordini su richiesta.

Dispute di ricerca elettronica per la scoperta

La migliore pratica è quella di iniziare con alcuni termini generali basati sui fatti chiave del caso, testarli contro un set di dati campione e perfezionare con il consulente avversario. Considerare l’utilizzo di strumenti di ricerca concettuale se la controversia persiste. Documentare tutti gli accordi in un ordine del protocollo ESI.

Ostruzione e oggetti di parola

Alcuni avvocati allenatore testimoni attraverso obiezioni che sono argomentative o suggestive. Se la deposizione è presa in tribunale federale (Rule 30(c)(2)), obiezioni devono essere concise e non-suggestive. Non istruisca un testimone di non rispondere a meno che la domanda non cerchi informazioni privilegiate o viola un ordine di tribunale. Se l'ostruzione si verifica, si può sospendere la deposizione e cercare una sentenza dal tribunale.

Il ruolo della tecnologia nella scoperta moderna

Le informazioni memorizzate elettronicamente rappresentano la maggior parte delle prove in casi civili. Il FRCP è stato modificato per affrontare ESI, compresa la regola 34(b) che richiede alle parti di specificare la forma di produzione (ad esempio, nativo, TIFF, PDF).

La migliore pratica è quella di nominare un collegamento e-discovery all'inizio del caso, preferibilmente qualcuno con esperienza tecnica, che può comunicare tra team legali e dipartimenti IT. Molte aziende di legge ora impiegano avvocati o consulenti dedicati per la scoperta di e-discovery.Per casi più piccoli, soluzioni più semplici come threading e rilevamento di quasi-duplicate possono ancora produrre risparmi significativi.

Questioni internazionali e multigiurisdizionali di scoperta

Quando il contenzioso riguarda le parti o le prove che si trovano in più paesi, la scoperta diventa ancora più complessa. Le leggi sulla protezione dei dati come il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR) e gli statuti simili in altre nazioni possono limitare il trasferimento dei dati personali.

Conclusioni

La scoperta civile è il motore che guida il contenzioso moderno. Un processo di scoperta ben gestito non solo scopre la verità di fatto, ma incoraggia anche la composizione precoce, riduce i rischi di prova, e assicura che la giustizia è amministrata abbastanza.