Il risarcimento del tempo di lavoro è uno dei più frequentemente contenziosi aree del diritto del lavoro, ma molti datori di lavoro cadono ancora in trappole prevenibili che portano a costosi cause legali, premi di back-pay e fiducia dei dipendenti danneggiati. La Fair Labor Standards Act (FLSA) e un patchwork delle leggi statali e locali richiedono ai datori di lavoro di pagare i dipendenti non-esenti 1,5 volte il loro tasso normale per tutte le ore lavorate oltre 40 in una settimana lavorativa.

Comprendere il quadro giuridico della compensazione dei tempi di lavoro

Prima di immergersi negli errori, aiuta ad avere un quadro chiaro del paesaggio legale. Il FLSA, passato nel 1938, stabilisce requisiti minimi federali e straordinari. Sotto il FLSA, i datori di lavoro devono pagare i lavoratori non esentire straordinario a un tasso di non meno di un e mezzo volte il loro tasso di retribuzione regolare per qualsiasi ora lavorato oltre 40 in una settimana lavorativa.

Le leggi statali possono essere applicate a requisiti aggiuntivi: ad esempio, gli straordinari giornalieri della California per ore lavorate oltre le otto ore del giorno e il doppio tempo oltre le 12 ore. Alcuni stati hanno maggiori soglie salariali per le classificazioni esenti. Altri richiedono pause di pasto e riposo che, se non si riesce, possono innescare una paga premium.

Il Dipartimento del Lavoro (DOL) applica il FLSA e aggiorna regolarmente le normative, compresa la soglia salariale per le esenzioni esecutive, amministrative e professionali.

I datori di lavoro più comuni di straordinario fanno

Anche i datori di lavoro ben intenzionati commettono errori che portano all'esposizione legale. Di seguito sono gli errori più prevalenti, ognuno dei quali può essere evitato con sistemi e formazione adeguati.

1. Dipendenti erranti come Esenzione contro Non Esenzione

La FLSA fornisce esenzioni per determinati dipendenti esecutivi, amministrativi, professionali, esterni e informatici, ma solo se soddisfano sia un test salariale che un test di assunzione. Molti datori di lavoro assumono che pagare un dipendente da solo li rende esenti, o che un titolo di lavoro come "manager" conferisca automaticamente lo status esente.

Per un dipendente che sia esente da un'esenzione esecutiva, essi devono gestire principalmente l'impresa o un dipartimento, dirigere regolarmente il lavoro di due o più dipendenti a tempo pieno, e avere l'autorità di assumere o licenziare. L'esenzione amministrativa richiede lavoro direttamente legato alla gestione o alle operazioni generali di business e l'esercizio di discrezione su questioni significative.

Un'insidenza comune è classificare i supervisori di basso livello o "gestori di lavoro" che spendono la maggior parte del loro tempo facendo lo stesso lavoro di subordinati - come un turno di condurre a un ristorante fast-food che cucina e prende ordini - come esente. Questi dipendenti raramente soddisfano i compiti di prova.

2. Non rintracciare tutte le ore lavorate esattamente

Gli impiegati che si affidano a manuali o a report di onorari spesso mancano il tempo trascorso a lavorare fuori orario. Esempi comuni includono i dipendenti che rispondono alle e-mail da casa, rimangono in ritardo per terminare un progetto, o eseguire pre-spostamento o pulizia post-sposta. Il FLSA richiede ai datori di lavoro di pagare per tutte le ore "suffed o consentiti" per vietare.

Se un dipendente lavora per una pausa pasto (anche qualche minuto) o è tenuto a rimanere in chiamata durante il pranzo, l'intera pausa può essere considerata come tempo compensabile. Alcuni stati richiedono premi di pausa pasto, come un'ora di pagamento per un periodo di pasto mancato. I datori di lavoro devono rispettare politiche chiare che richiedono ai dipendenti di registrare tutto il tempo di lavoro e di prendere completo, interruzioni di pasto ininterrotte.

3. Ignorare le leggi statali e locali di straordinario

Molti datori di lavoro con operazioni in più stati assumono che la legge federale è l'unico punto di riferimento di conformità. In realtà, gli Stati come California, New York, Colorado e Washington impongono regole di straordinario più severe. Ad esempio, la California richiede un tempo straordinario per il lavoro superiore a otto ore in un giorno, e il doppio tempo per più di 12 ore in un giorno. Un dipendente della California che lavora nove ore il lunedì, sette il martedì, e nove il mercoledì ha 50 ore totali al giorno, ma ha anche un calcolo semplice con una soglia di 40 ore di tempo di tempo di pagamento più alto.

Le città come Seattle, San Francisco e New York City hanno i propri salari minimi e le regole di straordinario applicabili a determinate industrie o lavoratori contrattuali. Ignorando queste esigenze locali può portare a cause legali di classe-azione da parte dei dipendenti attraverso più giurisdizioni. I datori di lavoro dovrebbero mantenere una matrice di conformità corrente che tiene traccia tutte le leggi applicabili in ogni luogo in cui i dipendenti lavorano.

4. Calcolo del tasso regolare di retribuzione in modo errato

Il tasso di straordinario è 1,5 volte il "tasso regolare" della retribuzione, che è più che il salario orario per i dipendenti non esenti. Per i lavoratori non esenti, il tasso regolare comprende tutti i risarcimenti, come salari orali, stipendi, commissioni, tassi di lavoro, differenziali di turno, bonus non discrezionali e alcuni altri pagamenti.

Ad esempio, se un dipendente non esente da salario guadagna $800 a settimana e riceve un bonus non discrezionale settimanale di $200, il tasso regolare per quella settimana diventa $25 all'ora (supponendo 40 ore). Il tasso di straordinario è allora $37.50 all'ora. Se il datore di lavoro ha usato solo lo stipendio di $800 per calcolare il tempo di straordinario, pagherebbero un tasso più basso e rischierebbe un'indagine DOLtu.

I bonus discrezionali, non promettenti o attesi, possono essere esclusi, ma la distinzione è stretta. I datori di lavoro dovrebbero consultare il legale consiglio quando progettano programmi bonus per garantire che classificano i bonus correttamente. Vedi DOL Fact Sheet #23 su calcoli straordinari.

5. Permettendo il lavoro off-the-Clock

Il lavoro in orario non è in alcun momento in cui un dipendente lavora ma non viene pagato o registrato. Può derivare da politiche che scoraggiano la registrazione degli straordinari, la pressione di rimanere fino a quando non è fatto un compito, o la mancanza di procedure chiare per le attività pre-sposta e post-sposta. Il FLSA richiede che tutti i dipendenti siano soffermati o consentiti di lavorare.

I datori di lavoro devono prevenire attivamente il lavoro fuori orario, includendo i responsabili della formazione per non chiedere ai dipendenti di lavorare prima o dopo i turni, che richiedono ai dipendenti di firmare e uscire con un orologio o un'app del tempo, e vietando il lavoro al di fuori delle ore programmate, tranne quando esplicitamente autorizzato.

6. Utilizzo del Comp Time Improperly

I datori di lavoro privati non possono generalmente sostituire il tempo compensativo ("completo") per la retribuzione straordinario. Il FLSA permette solo il tempo di comp per i datori di lavoro pubblici. Molti datori di lavoro privati offrono erroneamente tempo di comp per evitare di pagare gli straordinari, ma questa pratica viola la legge federale. Alcuni stati hanno le proprie regole di tempo di comp che possono consentire accordi limitati, ma di regola, i datori di lavoro privati devono pagare gli straordinari in contanti.

Anche quando è consentito il tempo di comp (come nelle agenzie pubbliche), deve essere accruso ad un tasso di 1,5 ore per l'ora di straordinario lavorata, e i dipendenti devono essere autorizzati a utilizzarlo quando richiesto.

7. Non si può formare manager e supervisori

Molte violazioni straordinarie provengono da manager ben informati ma non informati, un supervisore a turni potrebbe dire ad un dipendente di uscire ma continuare a lavorare, o un capo reparto potrebbe incoraggiare il lavoro attraverso il pranzo per rispettare una scadenza, inconsapevole che tali azioni sono illegali.

I datori di lavoro dovrebbero fornire una copertura di formazione regolare e documentata: chi ha diritto a straordinario, come registrare il tempo con precisione, il divieto di lavoro fuori orario, la corretta gestione delle pause pasto e riposo, e come escalare le domande di classificazione.

8. Trascurare le prescrizioni di registrazione

Il FLSA e molte leggi statali richiedono ai datori di lavoro di mantenere i record dettagliati di ore lavorate, salari pagati e straordinario per tutti i dipendenti non esenti — anche se il datore di lavoro ritiene che il dipendente è esente. I record devono essere tenuti per almeno tre anni (più lungo in alcuni stati) e includono il nome, l'indirizzo, l'occupazione, il tempo e il giorno della settimana di lavoro inizia, le ore lavorate ogni settimana, le date regolari, il tasso orario totale, il tempo di detrasettivo settimanale totale, il tempo di detrazione totale, l'integrazione totale

I datori di lavoro che non possono produrre questi record quando vengono controllati o citati devono affrontare una presunzione che le accuse del dipendente sono corrette. Un sistema di cronometraggio robusto che cattura automaticamente e memorizza questi dati è essenziale. I record di carta devono essere memorizzati in modo sicuro e i backup digitali mantenuti. Il mancato mantenimento dei record è una violazione in sé, separata da qualsiasi rimborso del salario sottostante.

Migliori Pratiche per evitare errori di straordinario

Prevenire errori di straordinario richiede un approccio proattivo che va oltre semplicemente risolvere i problemi dopo che si presentano. Le seguenti pratiche aiuteranno a mantenere la vostra organizzazione conforme e ridurre il rischio di contenzioso.

Condurre un controllo di classificazione regolare

Verificare tutte le classificazioni dei dipendenti almeno una volta all'anno, o quando cambia una descrizione del lavoro. Confrontare i doveri reali di lavoro contro i test di esenzione FLSA. Coinvolgere HR, consulente legale e il supervisore del dipendente. Documentare la tua analisi per ogni posizione. Se viene scoperto un errore di classificazione, correggerlo immediatamente e considerare se il rimborso è dovuto.

Implementa i moderni sistemi di time-Tracking

Utilizzare orologi elettronici, app mobili o software web-based che richiedono ai dipendenti di orologio e di uscita per ogni periodo di lavoro. Sistemi che impediscono ai dipendenti di lavorare senza tempo di registrazione, punzoni mancati di bandiera e consentono di approvazioni elettroniche ridurre gli errori. Scegliere un sistema che si integra con payroll per calcolare automaticamente gli straordinari in base alla corretta tariffa regolare, inclusi bonus e differenziali. Molti sistemi supportano anche la conformità dell'interruzione dei pasti attivando automaticamente i breaking.

Resta aggiornato su Tutte le Leggi applicabili

Assegnare qualcuno in HR o legale per monitorare i cambiamenti federali, statali e locali salari e di diritto orario. Iscriviti agli aggiornamenti di posta elettronica DOL, seguire i bollettini del dipartimento di lavoro statale e controllare le ordinanze della città dove i vostri dipendenti lavorano. Utilizzare un calendario di conformità per rivedere le date chiave, come le regolazioni annuali di soglia di stipendio.

Creare e rafforzare le politiche scritte chiare

Una politica formale di straordinario dovrebbe includere: le definizioni di esente e non esente, l'obbligo di ottenere l'autorizzazione preventiva per gli straordinari (ma si noti che gli straordinari non autorizzati devono ancora essere pagati), il divieto di lavoro fuori orario, la procedura per la registrazione delle ore, le regole di pasto e di pausa, e le conseguenze per le violazioni di politica.

Allena tutti, non solo HR

I manager e i supervisori sono la vostra prima linea di difesa. Fornire formazione iniziale su base salariale e di ore e di aggiornamento annuale. Includere esempi reali dal vostro settore. Coprire cosa fare quando un dipendente segnala di lavorare fuori orario o mancare una pausa pasto.

Consultare gli esperti legali quando in Doubt

Quando si dispone di una classificazione borderline, una struttura di bonus complessa, o una domanda circa la carica di dipendenti per uniformi o strumenti, consultare un avvocato di lavoro. Il costo di una revisione legale è molto meno che difendere una causa di class action. Molte aziende offrono controlli di conformità FLSA che possono identificare vulnerabilità prima che diventino affermazioni.

Conclusione: Compliance come vantaggio competitivo

Con un'attenta classificazione, un'accurata tracciamento del tempo, una formazione continua e un impegno per comprendere il pieno panorama giuridico, i datori di lavoro possono evitare le insidie più comuni. Oltre ad evitare multe e cause legali, pagare i dipendenti costruisce correttamente la fiducia e riduce il fatturato. I lavoratori che sentono il loro tempo è rispettato sono più impegnati e produttivi. In un'epoca in cui il controllo del mercato del lavoro è più alto che mai, la conformità straordinario non è solo un obbligo legale - è una parte critica.