Comprendere le distinzioni fondamentali tra dipendenti e contraenti

Ogni organizzazione che si basa su una forza lavoro mista di dipendenti e appaltatori indipendenti affronta la sfida di creare un singolo manuale che riflette con precisione i diversi stati legali e operativi di questi due gruppi.

Classificazione legale e suo impatto

La classificazione legale di un lavoratore determina quasi ogni politica che scrivi. Il Dipartimento del Lavoro e l'IRS utilizzano test multifattori, compreso il controllo comportamentale, il controllo finanziario e il rapporto delle parti, per decidere se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente. Il tuo manuale dovrebbe riconoscere che i contraenti non sono coperti da leggi federali salariali e salariali, come ad esempio leggi dello stato FM.

Poiché le conseguenze della disgregazione sono gravi — le sanzioni possono superare i 10.000 dollari per lavoratore malclassizzato — le politiche dovrebbero indicare esplicitamente che la classificazione di ciascun lavoratore è determinata dai fatti del loro rapporto di lavoro, non dal loro titolo o da un accordo firmato.

Obblighi fiscali e di benefici

Per i dipendenti, la vostra azienda si occupa di trattenere le imposte federali e statali, la previdenza sociale e i contributi di Medicare, e paga l’assicurazione contro la disoccupazione e i premi di risarcimento dei lavoratori. Le vostre politiche devono descrivere il processo di rendita dei salari e le responsabilità del dipendente per il completamento del modulo W‐4.

Il manuale deve contenere una chiara dichiarazione che gli appaltatori non sono idonei per qualsiasi programma di indennità dei dipendenti. Ciò è particolarmente importante quando si offrono prestazioni volontarie come assicurazione sulla vita, copertura di invalidità, o prestazioni dei pendolari. Anche se si fornisce un documento di contratto separato, ripetendo l'esclusione del beneficio nel manuale della società — in una sezione chiaramente contrassegnata per gli appaltatori — impedisce confusione.

Creazione di sezioni politiche separate nel tuo manuale

Un manuale unico che si rivolge sia ai dipendenti che agli appaltatori può essere efficace se lo strutturate con attenzione. L'approccio più affidabile è quello di utilizzare sezioni chiaramente etichettate che si applicano solo ai dipendenti, solo ai contraenti, o a entrambi i gruppi. Evitare linguaggio ambiguo come "Tutti i lavoratori devono..." senza chiarire chi si intende. Invece, scrivere "Tutti i dipendenti devono..." e "Tutti gli appaltatori devono..." per lasciare spazio per interpretare male.

Politiche di compensazione e di erogazione

I dipendenti sono generalmente pagati uno stipendio o salario orario, con il libro paga elaborato su un programma regolare (settimanale, bi-settimanale, o mensile). Il manuale dovrebbe spiegare la frequenza del periodo di pagamento, come il tempo di lavoro è calcolato (e per quali ruoli si applica il tempo di lavoro), e il processo per la presentazione delle richieste di tempo libero e garantire la tempestività accurata.

I dipendenti che incorrevano in spese di viaggio, forniture, intrattenimento cliente — generalmente presentano un rapporto di spesa e sono rimborsati secondo la vostra politica di viaggio e di spesa. I rimborsi ai dipendenti sono generalmente non tassabili se rispettano le regole di piano contabili IRS. I contraenti, invece, sono tenuti a coprire le proprie spese di affari, a meno che il contratto non dichiara esplicitamente altrimenti.

Piano di lavoro e Flessibilità della posizione

Molte aziende offrono ora opzioni ibride o remote, ma i dipendenti sono ancora a disposizione durante le ore di core business e seguire le linee guida aziendali per le pause, i periodi di pasto e gli straordinari.

I dipendenti che lavorano da casa di solito devono rispettare i requisiti di sicurezza per l'ufficio domestico e le politiche di sicurezza dei dati che la vostra azienda manda. I contraenti possono lavorare da qualsiasi luogo che scelgono, a condizione che soddisfino i requisiti di contratto e mantengano la riservatezza dei dati aziendali. Il tuo manuale può ribadire che i contraenti sono responsabili per il proprio spazio di lavoro, attrezzature e connettività internet - elementi che l'azienda fornisce tipicamente per i dipendenti.

Codice di condotta e riservatezza

I dipendenti privati devono rispettare gli obblighi di legge e di legge, ma devono essere soggetti a obblighi di legge.

Aree chiave di politica che richiedono una chiara differenziazione

Oltre alla compensazione e al programma, diverse altre politiche richiedono un trattamento separato per evitare l'esposizione legale. Ciascuna di queste aree comporta un proprio set di rischi di conformità se si applica un approccio unico-dimensioni-fits-tutti.

Proprietà intellettuale e non-sclosure

I dipendenti assegnano automaticamente la proprietà intellettuale che creano nell’ambito dell’occupazione alla società, questo è un difetto legale nella maggior parte delle giurisdizioni. Il manuale deve riesaminare che la politica e descrivere il dovere del dipendente di rivelare invenzioni, opere di autore e altre creazioni. Per gli appaltatori, i diritti di proprietà intellettuale non sono automatici. Senza un accordo scritto, il contraente può conservare la proprietà del prodotto di lavoro.

Valutazione delle prestazioni e Terminazione

I dipendenti sono soggetti a un processo di revisione delle prestazioni, disciplina progressiva e politiche di risoluzione che rispettano le leggi sul lavoro e la relazione di lavoro a volontà o contrattuale dell'azienda. Il manuale dovrebbe spiegare i criteri per le valutazioni, le fasi del processo disciplinare e la procedura per le dimissioni volontarie. Per gli appaltatori, le prestazioni sono valutate esclusivamente contro la portata del contratto di lavoro, scadenze e standard di qualità.

I manuali dei dipendenti spesso descrivono motivi per la risoluzione, i periodi di preavviso e i requisiti di paycheck finale. Per gli appaltatori, la politica dovrebbe dichiarare: "La società può terminare l'accordo di un imprenditore con o senza causa, a condizione che le disposizioni di notifica del contratto. I contraenti non hanno diritto alla retribuzione di severgenza, alla continuazione dei benefici, o qualsiasi delle protezioni di terminazione che si applicano ai dipendenti."

Risoluzione e Diritto di governo

I dipendenti possono essere tenuti a risolvere le controversie attraverso procedure di reclamo interno, mediazione o arbitrato, come descritto nel manuale. Molte aziende includono clausole arbitrali obbligatorie nei manuali dei dipendenti, anche se questo è un'area in evoluzione di legge.

Pitfalls comuni da evitare quando si scrive Politiche

Anche i manuali ben intenzionati possono creare rischi legali se inavvertitamente sfocano le linee tra dipendenti e appaltatori. Due delle insidie più frequenti sono rischi di disclassificazione e linguaggio inconsistente o di applicazione.

Rischi di squalifica

La trappola più grave è il trattamento di appaltatori come dipendenti in pratica mentre li chiama appaltatori su carta. Il tuo manuale non dovrebbe includere le politiche che suggeriscono l'azienda controlla come gli appaltatori fanno il loro lavoro, come ad esempio la richiesta di appaltatori per partecipare a riunioni del personale, utilizzare sistemi di posta elettronica aziendali, seguire un codice vestito, o presentare fogli di tempo per qualsiasi scopo diverso da fatturare.

Un'altra falla è costituita da appaltatori in eventi di sola dipendente come recensioni annuali di performance, programmi di riconoscimento dei dipendenti o riunioni di tutta la società che discutono di strategia. Se il tuo manuale invita “tutti i membri del team” a tali incontri inavvertitamente, un imprenditore che frequenta potrebbe poi sostenere che sono stati trattati come dipendenti.

Lingua e forza inconsistenti

Se le vostre politiche si differenziano tra dipendenti e appaltatori per iscritto ma sono applicati in modo inconsistente — per esempio, si permette ad alcuni contraenti di prendere le vacanze pagate o rimborsare le loro spese senza un contratto — si crea la prova che la classificazione è sbagliata. La lingua del manuale dovrebbe essere esaminata contro le pratiche effettive. Se la vostra azienda invita regolarmente i contraenti a utilizzare il parcheggio dei dipendenti, gli armadietti di fornitura, o le sale di pausa, che sono fini

Pratici passi per la stesura e l'aggiornamento del tuo manuale

La creazione di un manuale che gestisca i dipendenti e gli appaltatori richiede un approccio sistematico. Iniziare controllando la tua forza lavoro attuale: elencare ogni individuo che fornisce servizi, determinare la loro classificazione e confermare che hai un contratto scritto per ogni imprenditore. Quindi, rivedere ogni politica esistente e chiedere: "Questo vale solo per i dipendenti? Per entrambi? Dove la risposta è "solo dipendenti", la politica dovrebbe dichiarare chiaramente che.

Utilizzare una tabella di contenuti che elenca capitoli separati per “Politiche dei dipendenti” e “Politiche dei fornitori”. Nella sezione del contraente, includere solo politiche che sono rilevanti per il loro impegno: codice di condotta (se adattato), riservatezza, rimborso delle spese (se applicabile), proprietà intellettuale e la risoluzione del contratto.

Ad esempio, la guida legale Nolo sugli appaltatori indipendenti contro i dipendenti fornisce un chiaro riassunto degli standard di stato in evoluzione, incluso il “ABC test” utilizzato in diversi stati. Il tuo manuale dovrebbe notare che le politiche di appaltatore sono soggette a modifiche, in conformità con i termini dei singoli accordi.

Conclusioni

Le differenze tra le politiche dei dipendenti e degli appaltatori in un manuale non sono solo una questione di convenienza, ma sono un elemento fondamentale della conformità giuridica e della chiarezza operativa. Progettare un manuale che distingue esplicitamente e coerentemente i diritti, le responsabilità e i benefici di ogni gruppo, proteggere la vostra organizzazione da affermazioni di cattivaclassificazione, ridurre la confusione tra i lavoratori e costruire una cultura della trasparenza.