Introduzione: Fondazione di successo del progetto

La scelta della struttura del contratto sbagliato può portare a overruns di bilancio, relazioni avversarie e progetti falliti. Due modelli fondamentali dominano la consegna del progetto: il contratto di prezzo fisso (lump sum) e il contratto di costo-plus (costo rimborsabile) che rappresentano le estremità opposte dello spettro di rischio e flessibilità.

Cos'è un contratto fisso-prezzo?

Un contratto a prezzo fisso, noto anche come contratto a somma forfettaria, è un accordo in cui il committente accetta di completare un campo di lavoro definito per un prezzo prestabilito e fisso. Il prezzo totale è bloccato al momento della firma del contratto e non cambia in base ai costi effettivi sostenuti dal committente.

Caratteristiche chiave

  • Creacità di bilancio:[ Il cliente conosce il costo totale del progetto in anticipo, che semplifica la pianificazione finanziaria, le approvazioni interne e le applicazioni di prestito.
  • Rischio del vettore:[] Il contraente assume il rischio di costi inaspettati, compresi gli aumenti dei prezzi materiali, le inefficienze del lavoro e le condizioni del sito impreviste.
  • Ragginità dello scocca:[] Il contratto è costruito intorno ad una portata ben definita di lavoro, specifiche dettagliate e disegni. Le modifiche sono difficili, lente e costose, che richiedono tipicamente ordini di cambiamento formale.
  • Oggetto del cliente minimo:[ Il cliente generalmente non ha bisogno di controllare i registri contabili del committente. Il prezzo è fisso indipendentemente dalla spesa interna reale. La supervisione si concentra sulla qualità, il programma e la conformità del campo.
  • L'offerta competitiva:[ I contratti a prezzo fisso sono adatti per l'offerta competitiva, dove i clienti possono confrontare i prezzi da parte di più appaltatori per lo stesso scopo di lavoro.

Quando utilizzare un contratto fisso-prezzo

I contratti a prezzo fisso sono più appropriati quando l'ambito di progetto è altamente definito, stabile e improbabile cambiamento.

  • Costruzione di edifici standard con progetti architettonici e ingegneristici completi.
  • Produzione di una quantità definita di prodotti standard.
  • Progetti di sviluppo software con requisiti funzionali dettagliati e un ambiente tecnico stabile.
  • Contratti di manutenzione ordinaria con un programma fisso di servizi.

Rischi per il cliente

I clienti devono affrontare il rischio di ricevere un prezzo di offerta elevato perché gli appaltatori aggiungono un buffer di contingenza per proteggersi dall'incertezza. Se l'obiettivo non è perfettamente definito, il cliente paga per ogni cambiamento. C'è anche un rischio che il contraente tagli gli angoli per proteggere il loro margine di profitto, potenzialmente compromettente la qualità.

Rischi per il contraente

Il contraente ha il rischio di stimare errori, perdite di produttività e volatilità del mercato esterno. Un singolo costo inaspettato significativo può spazzare via il margine di profitto. Ciò incoraggia gli appaltatori a includere grandi contingenze nelle loro offerte, che possono renderli non competitivi, o per perseguire aggressivamente gli ordini di cambiamento per recuperare il margine perso.

Cos'è un contratto Cost-Plus?

Un contratto di costo-plus, noto anche come contratto rimborsabile, è un accordo in cui il committente è pagato per tutti i costi di progetto reali, consentibili e allocabili sostenuti, oltre ad una tassa aggiuntiva o percentuale per rappresentare il profitto. Il costo totale del progetto non è fissato all'inizio. Il costo finale è determinato aggiungendo tutte le spese alla fine del progetto.

Caratteristiche chiave

  • Flessibilità del bilancio:[ Il costo finale è una stima, non una garanzia, che offre flessibilità per adattare il progetto come emerge una nuova informazione.
  • Client Risk:[[] Il cliente sopporta la maggior parte del rischio finanziario. Se i costi aumentano a causa delle condizioni di mercato, delle variazioni di portata o dell'inefficienza, il cliente paga la fattura aggiuntiva.
  • Scope Flessibilità:[] I cambiamenti possono essere alloggiati rapidamente senza rinegoziazioni complesse. L'appaltatore esegue semplicemente il cambiamento e fattura i costi effettivi.
  • Alta trasparenza:[[]] Il cliente di solito mantiene il diritto di controllare i registri finanziari del committente, i tempi, le fatture e le ricevute per verificare i costi, ciò richiede un significativo sforzo amministrativo da entrambe le parti.
  • Rapporto collaborativo:[[] I contratti Cost-plus favoriscono un rapporto più collaborativo e meno avversario, poiché entrambi condividono l'obiettivo di definire e gestire il lavoro senza la pressione costante di un tetto fisso di prezzo.

Quando utilizzare un contratto Cost-Plus

I contratti Cost-plus sono ideali per progetti con elevata incertezza, un ambito in evoluzione, o dove un avvio rapido è critico.

  • Progetti di ricerca e sviluppo (R&D) dove il percorso di una soluzione è sconosciuto.
  • Progetti infrastrutturali di grandi dimensioni con condizioni di terreno difficili (ad esempio, gallerie, dighe).
  • Rispondenze di emergenza e lavori di recupero disastri (ad esempio, pulizia dell'uragano, riparazioni del terremoto).
  • Progetti di costruzione in cui il progetto non è ancora completo quando la costruzione deve iniziare (progetti di tracciamento rapido).
  • Progetti che coinvolgono nuove tecnologie o processi innovativi con pochi dati storici sui costi.

Rischi per il cliente

Il rischio principale per il cliente è pagare più del previsto, c'è un incentivo meno intrinseco per il committente a ridurre i costi. Senza una corretta supervisione, i costi possono essere in palloncini. Il cliente deve investire pesantemente nei controlli di progetto, nell'audit dei costi e nell'amministrazione dei contratti.

Rischi per il contraente

Il committente rischia di avere il margine di profitto esaminato, il cui costo può essere percepito come in attacco costante, deve mantenere scrupolosi registri dei costi e essere preparato per gli audit, rischiando anche il cliente imponendo restrizioni di spesa arbitrarie o ritardando le approvazioni di rimborso.

7 Differenze critiche tra contratti di prezzo fisso e di costi-Plus

Mentre le definizioni di base sono chiare, le differenze operative tra questi due tipi di contratto sono profonde e toccano ogni aspetto della gestione del progetto.

1. Rischio di assunzione

In un contratto a prezzo fisso, il rischio di sovraccarico dei costi è interamente sul committente. In un contratto a costi più elevati, il rischio di sovraccarichi di costo è interamente sul cliente. La distribuzione del rischio detta il comportamento di entrambe le parti. Il partito che porta il rischio ha il più incentivo a gestire i costi.

2. Incentivi finanziari e motivazione

I contratti a prezzo fisso incentivano l'efficienza e l'innovazione ma possono anche incentivare il taglio degli angoli. I profitti dell'appaltatore riducendo i costi, che è buono per il cliente se la qualità è mantenuta. I contratti Cost-plus, nella loro forma più pura, non incentivano direttamente la riduzione dei costi. L'utile del committente è generalmente fissato o legato ad una percentuale di costi, ciò può portare ad una mancanza di urgenza nel controllo delle spese a meno che non siano incluse specifiche spese di incentivazione.

3. Gestione dei cambiamenti di destinazione

I contratti a prezzo fisso richiedono un processo formale, spesso inversario, di ordine di cambiamento. Ogni deviazione dal campo originale è una negoziazione. Ciò crea ritardi e sovraccarico amministrativo. I contratti Cost-plus gestiscono senza soluzione di continuità i cambiamenti. L'appaltatore regola semplicemente il piano di lavoro e il cliente paga i costi effettivi.

4. Amministrativo Burden e supervisione

I contratti a prezzo fisso richiedono un basso sforzo amministrativo da parte del cliente. Una volta firmato il contratto, il cliente gestisce principalmente la portata, il programma e la qualità. I contratti a costi-plus richiedono un alto sforzo amministrativo. Il cliente deve controllare le fatture, verificare le ore di lavoro, rivedere le ricevute dei materiali e monitorare l'utilizzo delle apparecchiature.

5. Timeline di avvio del progetto

I contratti a prezzo fisso richiedono più tempo per iniziare perché il campo di applicazione deve essere pienamente definito prima che un prezzo affidabile possa essere citato e negoziato. I progetti Cost-plus possono iniziare molto più velocemente perché il lavoro può iniziare con un bilancio concettuale e un quadro contrattuale.

6. Motivazioni di qualità

In un contratto a prezzo fisso, il committente ha un incentivo finanziario per ridurre la qualità per risparmiare i costi. Il cliente deve investire in garanzia di qualità e ispezione per far rispettare le specifiche. In un contratto di costo-plus, c'è meno penalità finanziaria per alta qualità, ma anche meno motivazione finanziaria per trovare la soluzione più conveniente. La qualità è gestita attraverso standard di prestazioni piuttosto che la pressione dei costi.

7. Risoluzione delle controversie Focus

Le controversie nei contratti a prezzo fisso si riferiscono quasi sempre all'interpretazione di portata. "Quale cambiamento della portata originale o no?" Le controversie nei contratti a costi-plus ruotano attorno alla convenienza. "È ammissibile questa assegnazione a prezzi vantaggiosi? È ragionevole questa spesa?" Il processo di risoluzione è diverso e richiede competenze diverse.

Variazioni e ibridi dei contratti comuni

I contratti puri a prezzo fisso e a costi-plus puri sono estremi di uno spettro. La maggior parte dei contratti reali incorporano modifiche al rischio di equilibrio e all'incentivo.

Costo Incentivo Fisso (FPIF)

I contratti FPIF combinano una linea di base a prezzo fisso con un incentivo finanziario per il committente per eseguire meglio degli obiettivi concordati. Il contratto stabilisce un costo di destinazione, un profitto di destinazione, un tetto di prezzo e un rapporto di condivisione. Se l'appaltatore completa il lavoro sotto il costo di destinazione, condividono il risparmio con il cliente. Se superano il costo di destinazione, condividono il sovraccarico fino al prezzo del massimale.

Costo più tasse fisse (CPFF)

CPFF è la variante più economica di base. L'appaltatore è rimborsato per tutti i costi consentiti e riceve una tassa fissa (profit) che viene negoziata all'inizio. La tassa è fissa e non cambia con i costi effettivi. Questo non fornisce incentivi finanziari diretti per il committente per controllare i costi, ma elimina anche l'incentivo per aumentare i costi.

Costo più incentivo (CPIF)

I contratti CPIF aggiungono un incentivo alla struttura dei costi più elevati, il cui costo è regolato in base al rapporto tra costi effettivi e costi di destinazione. Il rapporto di condivisione è applicato a risparmi o sovrastanti, che motiva l'impresa a gestire i costi mantenendo la flessibilità di una disposizione dei costi.

Costo Plus Premio (CPAF)

I contratti CPAF hanno messo da parte una serie di soldi per una tassa di premio che viene pagata in base alla valutazione soggettiva del cliente delle prestazioni del committente. I criteri di valutazione possono includere qualità, tempestività, innovazione e lavoro di squadra.

Tempo e materiali (T&M)

I contratti T&M sono un ibrido. Il contraente viene pagato un tasso orario fisso per il lavoro (che include la copertura e il profitto) più il costo effettivo dei materiali. T&M è simile a costi-plus ma più semplice. È comunemente usato per piccoli progetti, lavori di manutenzione e di consulenza in caso di incerta portata. I clienti sopportano il rischio di costo orario, mentre gli appaltatori rischiano di stimare le ore richieste.

Quadro di decisione: Come scegliere il Contratto giusto

Non esiste un tipo di contratto universale superiore. La scelta migliore dipende dalle caratteristiche specifiche del vostro progetto e dall'appetito di rischio della vostra organizzazione.

Fattore 1: Definizione dell'obiettivo

Se sì, appoggiati ad un contratto a prezzo fisso. Se l'obiettivo è vago, in evoluzione o richiede esplorazione, appoggiati ad un contratto di costo-plus o T&M. Un contratto a prezzo fisso con un campo di applicazione poco definito garantisce il cambiamento degli ordini e delle controversie.

Fattore 2: Tolleranza al rischio

Se sei un cliente che ha bisogno di sicurezza di bilancio e ha la competenza per scrivere un campo stretto, dovresti spingere il rischio al contraente tramite un contratto a prezzo fisso. Se sei un cliente che apprezza la flessibilità e ha un team di controllo di progetto forte per gestire la supervisione dei costi, puoi sopportare il rischio con un contratto di costo-plus.

Fattore 3: Concorso di mercato

Un mercato competitivo favorisce i contratti a prezzo fisso perché è possibile utilizzare le offerte per stabilire un tasso di mercato. In un ambiente di sola risorsa o un mercato con pochi appaltatori qualificati, i contratti a prezzo ridotto possono essere l'unica opzione, in quanto gli appaltatori possono non voler accettare il rischio a prezzo fisso per un lavoro altamente incerto.

Matrice della decisione ponderata

Punteggio di ogni fattore su una scala da 1 a 5. punteggio alto (4-5) significa portata ben definita, bassa tolleranza di rischio, alta concorrenza. Il punteggio basso (1-2) significa definizione di portata scarsa, elevata tolleranza di rischio, bassa concorrenza. Se il punteggio medio è superiore a 3,5, un contratto a prezzo fisso è probabilmente appropriato. Se il punteggio medio è inferiore a 2,5, un contratto di costo-plus è probabilmente più sicuro.

Migliori Pratiche per gestire ogni tipo di contratto

Gestire un contratto a prezzo fisso è fondamentalmente diverso dalla gestione di un contratto di costo-plus.

Gestione dei contratti di prezzo fisso

  • Invest in SOW:[] Trascorrere tempo e risorse che definiscono l'ambito, le specifiche e i criteri di accettazione prima di rilasciare l'RFP.
  • Esaminare un Change Control Board:[] Creare un processo formale per valutare, approvare e cambiare i prezzi ordini. Assicurare ogni cambiamento ha un chiaro costo e un impatto timeline.
  • Monitor Progress Against Milestones:[] Concentrati sul programma e sul completamento consegnabile. Un appaltatore a prezzo fisso che non soddisfa le pietre miliari è una bandiera rossa per problemi finanziari o di gestione.
  • Ispezioni di qualità dei processi:[ Non assumere che il prezzo fisso garantisca la qualità. L'ispezione indipendente è essenziale per catturare l'angolo di taglio.

Gestione dei contratti Cost-Plus

  • Definire costi ammissibili:[] Specificare chiaramente quali costi sono rimborsabili e che non sono. Riferimento uno standard come il Regolamento federale di acquisizione (FAR) Parte 31 per i principi di costo.
  • L'Establish a Ceiling Price:[ Perfino per contratti di plus-cost, ha fissato un massimale di bilancio. L'appaltatore deve interrompere il lavoro e cercare l'approvazione prima di superare il massimale.
  • Require Rapporto Frequente:[] Richiedere rapporti settimanali o mensili di costo, comprese le ore di lavoro, le spese materiali e i costi subappaltatori.
  • Audit dei contratti:[] Controllo regolare delle fatture e documentazione di supporto. Verificare che le ore di lavoro siano accurate, le ricevute materiali corrispondono alle fatture e le allocazioni in testa sono corrette.
  • Assegnare un amministratore qualificato:[ I contratti Cost-plus richiedono un amministratore del contratto lato cliente che comprende la contabilità dei costi e l'auditing.

Implicazioni finanziarie e di segnalazione

La scelta del tipo di contratto ha implicazioni significative per la contabilizzazione e la rendicontazione finanziaria. I contratti a prezzo fisso permettono al cliente di trattare l'intero prezzo del contratto come impegno fisso. Il riconoscimento dei ricavi per gli appaltatori tipicamente segue il metodo percentuale di compensazione, riconoscendo il profitto progressivamente.

I contratti di Cos-plus richiedono al cliente di gestire un impegno finanziario variabile. Le riserve finanziarie possono essere regolate in base alle previsioni di costo. Per gli appaltatori, i contratti di Costo-plus sono più facili da una prospettiva di cash flow, in quanto i costi sono rimborsati tempestivamente. Tuttavia, richiedono sistemi di contabilità di costo sofisticati per garantire che tutti i costi rimborsabili vengano acquisiti e debitamente assegnati.

Contratti governativi, disciplinati dal ] Regolamento di acquisizione federale (FAR) Parte 16[[], hanno standard specifici per quando ogni tipo di contratto può essere utilizzato. FAR Parte 16 richiede che un contratto a prezzo fisso venga utilizzato ogni volta che il rischio è sufficientemente basso per consentire un prezzo equo e ragionevole.

Conclusione: allineamento Tipo di contratto alla realtà del progetto

La decisione tra un contratto a prezzo fisso e un contratto a costi più elevati è la scelta contrattuale più fondamentale che un proprietario del progetto può fare. Determina chi detiene il rischio finanziario, come vengono gestite le modifiche e come il team di progetto collabora. I contratti a prezzo fisso sono strumenti potenti per progetti ben definiti e a basso rischio dove la sicurezza del bilancio è fondamentale.

La corretta contrazione richiede una valutazione onesta della chiarezza del campo di applicazione del progetto, la tolleranza di rischio della vostra organizzazione e la forza del vostro team di controllo del progetto.Consapendo i meccanismi profondi di ogni tipo di contratto e utilizzando un quadro di decisione strutturato, è possibile selezionare la struttura di contratto ottimale che protegge i vostri interessi e guida i risultati di progetto di successo.

Per ulteriori informazioni sulle strutture contrattuali e sulle best practice, fare riferimento al Project Management Institute (PMI)] e alle risorse sulla ]Costruzione legge da NOLO].