Filare le tasse per le organizzazioni non profit comporta molto di più che semplicemente presentare un modulo ogni anno. È un obbligo di conformità critico che influisce sullo stato di esenzione fiscale della vostra organizzazione, sulla fiducia dei donatori e sulla sostenibilità a lungo termine.

Capire i requisiti di archiviazione

La maggior parte delle organizzazioni di esenzione fiscale ai sensi dell'articolo 501, paragrafo 3, del Codice delle entrate interne è tenuta a presentare un reso annuale delle informazioni con l'IRS. Il modulo specifico dipende dall'attività finanziaria dell'organizzazione, dal patrimonio e dalla struttura.

Determinazione del modulo IRS corretto

L'IRS fornisce tre moduli primari per la segnalazione annuale senza scopo di lucro, oltre a una variante per fondazioni private.

  • Form 990:[] Richiesto per le organizzazioni con guadagni lordi di $200.000 o più, o per le attività totali di $500.000 o più. È la versione più dettagliata e include gli orari per la segnalazione di compensazione, politiche di governance e attività di raccolta fondi.
  • Form 990-EZ:[] Una versione più breve per le organizzazioni con guadagni lordi inferiori a $ 200.000 e totali meno di $500.000. Richiede ancora informazioni finanziarie di base e dati di compensazione, compresa la parte VI sulla governance e la parte VII sugli ufficiali e sui dipendenti chiave.
  • Form 990-N (e-Postcard):] Progettato per le organizzazioni con ricevute lorde di $50.000 o meno (e non necessarie per l'istallazione del modulo 990 o 990-EZ).
  • Form 990-PF:[] Usato esclusivamente da fondazioni private, indipendentemente dalle dimensioni. Le fondazioni private affrontano ulteriori imposte sull'eccisa sul reddito degli investimenti e devono riportare in dettaglio le sovvenzioni e le transazioni interne.

È importante notare che le chiese, alcuni ordini religiosi e alcune altre organizzazioni possono essere esenti dal deposito. Tuttavia, la maggior parte delle associazioni pubbliche di beneficenza deve presentare annualmente. L'IRS fornisce una pagina completa guidance su deposito annuale[] per aiutare le organizzazioni a determinare i loro obblighi.

Scadenza e estensioni chiave

Per la maggior parte delle organizzazioni con un anno civile (1° gennaio - 31 dicembre), la scadenza è 15 maggio. Un'estensione di sei mesi è automaticamente disponibile tramite il modulo di deposito 8868, ma la scadenza estesa è ancora solida $50. Mancando la scadenza senza una proroga valida può portare a una penalità di $ 20 al giorno, fino a meno di $10.

Importanza della Governance e della Trasparenza

Il modulo 990 è più di un ritorno fiscale; è un documento di divulgazione pubblica. I donatori, i gruppi di cani da guardia e i regolatori di stato lo esaminano regolarmente. Il modulo chiede sulla composizione del consiglio, il conflitto di politiche di interesse, la compensazione esecutiva e le relative transazioni di partito.

Contributi caritativi e Documentazione del Donatore

I donatori si aspettano che i loro doni siano deducibili dalle tasse, ma il peso della prova ricade sia sul donatore che sull’organizzazione.

Mantenere i record di precisione per le donazioni

  • Fornire un riconoscimento scritto per qualsiasi singola donazione di $250 o più. Questo riconoscimento deve indicare la quantità di denaro contante ha contribuito, descrivere qualsiasi proprietà non-cash, e indicare se il donatore ha ricevuto qualsiasi merce o servizi in cambio.
  • Per donazioni di proprietà (omaggi in natura), si noti la condizione della proprietà e fornire una descrizione. La carità non deve assegnare un valore; cioè la responsabilità del donatore. Tuttavia, la carità deve firmare il modulo 8283 per i contributi non contanti oltre $5.000. Per i veicoli donati, un modulo separato 1098-C può essere richiesto.
  • Tenere un registro di tutte le donazioni, tra cui il nome del donatore, la data, la quantità e le restrizioni allegate al dono. Questo registro costituisce la base sia per i registri di raccolta fondi della carità che per la motivazione del donatore.

L'IRS fornisce regole dettagliate in ]Publicazione 526, Contributi caritativi[[], che è un must-read per non profit e donatori. Inoltre, per donazioni di azioni apprezzate o altri titoli, la carità deve emettere un riconoscimento che riflette la descrizione della proprietà e una dichiarazione esplicita che non sono stati forniti beni o servizi.

Organizzazioni e deducibilità qualificate

Non tutti i no profit possono ricevere contributi deducibili dalle tasse. Solo le organizzazioni che hanno ricevuto una lettera di determinazione che li riconosce come una sezione 501(c)(3) della carità pubblica (o alcune altre categorie come una chiesa o una scuola) possono offrire donazioni deducibili. I donatori devono verificare lo stato dell’organizzazione utilizzando il IRITTI dell’Organizzazione per l’Espulsione fiscale revocano (TEOS)

Eventi di fundraising e Quid Pro Quo Contributi

Quando i donatori ricevono qualcosa in cambio di un contributo (ad esempio, una cena, un biglietto per un gala, o merce), la porzione di beneficenza è solo l'importo che supera il valore del mercato equo del beneficio ricevuto. La carità deve fornire una dichiarazione di divulgazione scritta per qualsiasi singolo contributo oltre $75 che è in parte un pagamento per beni o servizi.

Gestione dei proventi aziendali non correlati (UBIT)

Una trappola comune per i non profit sta generando reddito che non è sostanzialmente legato al loro scopo esente. Tale reddito è soggetto a imposta di reddito aziendale non correlata (UBIT) e deve essere segnalato sul modulo 990-T. Esempi includono la vendita di pubblicità in una newsletter, l'operazione di un negozio di caffè a scopo di lucro, affittando spazio ad un inquilino commerciale su base regolare, o l'esecuzione di un negozio di regalo che vende oggetti non correlati alla missione.

Anche se il reddito è piccolo, il mancato file Form 990-T quando richiesto può portare a sanzioni e scrutinio. L'IRS fornisce un Guida UBIT] che spiega ciò che conta come non correlato e quali esenzioni applicano, come attività di volontariato-conducted o di vendita di merce donata.

Compliance di livello

La maggior parte degli stati richiedono organizzazioni caritatevoli per registrare e archiviare rapporti annuali prima di richiedere donazioni.Questi requisiti variano ampiamente: alcuni stati accettano il modulo federale 990 come loro deposito di stato, mentre altri hanno forme e tasse separate. Inoltre, molti stati hanno le proprie leggi per quanto riguarda la sollecitazione caritativa, che richiedono la registrazione con l'ufficio del procuratore generale di stato o la segretaria di stato.

Non profit che operano o raccolte di fondi in più stati (soprattutto tramite campagne online) deve essere particolarmente attento. Non registrarsi in uno stato in cui si dispone di una base donatore significativo può portare a multe e ordini cessa-e-desist. L'Associazione Nazionale di Stato funzionari di beneficenza (NASCO) offre un utile ]portal per la registrazione di beneficenza di stato[FLT5.000] e fornisce moduli uniformi per la registrazione multi-stato

Evitare errori di archiviazione comuni

Anche i professionisti non profit esperti fanno errori sui loro filing annuali. Ecco gli errori più frequenti e come evitarli:

  • La classificazione errata dei ricavi[ – La miscelazione dei ricavi del servizio di programma, dei contributi e dei debiti di adesione può falsare il quadro finanziario. Ogni categoria ha requisiti di report diversi sul modulo 990. Ad esempio, il fatturato del servizio di programma (ad esempio, le tasse per la formazione) va sulla parte VIII, la linea 2, mentre i contributi vanno sulla linea 1.
  • ]Schemi di errore[ – La parte VII richiede la segnalazione di funzionari, amministratori, impiegati chiave e appaltatori indipendenti.L'orario A (stato di beneficenza pubblico) è quasi sempre richiesto.L'orario O può essere utilizzato per spiegare operazioni insolite.Omettendo i programmi richiesti può innescare una recensione IRS o anche una penalità.
  • Non riconciliare i dati dell’anno precedente[[] – L’IRS confronta le cifre dell’anno corrente con il modulo 990 dell’anno precedente. Le grandi oscillazioni senza spiegazione possono sollevare domande.
  • Late archiviazione senza una valida estensione[[] – Come notato, le sanzioni si sommano rapidamente. Sempre presentare un'estensione se non si può rispettare la scadenza. Ma ricorda, l'estensione del tempo a file non estende il tempo a pagare qualsiasi imposta dovuta; pagare UBIT stimato entro la scadenza originale per evitare interessi.
  • Ignorando i requisiti statali[[ – Filare il ritorno federale non soddisfa automaticamente gli obblighi di stato. Controllare ogni stato dove si opera – alcuni stati hanno forme separate (ad esempio, New York CHAR500, California RRF-1) e date dovute che differiscono da quelle federali.
  • Inaccurata segnalazione di compensazione degli ufficiali[[] – La parte VII richiede la segnalazione di risarcimento per gli ufficiali attuali ed ex, i direttori e i dipendenti chiave. Assicurare gli importi includono benefici non-cash, bonus e compensazione differita.

Un modo efficace per ridurre gli errori è quello di utilizzare software di contabilità non-profit che si integra direttamente con gli strumenti di preparazione del modulo 990. Le opzioni popolari includono QuickBooks Online per no profit, Aplos, e Blackbaud Financial Edge NXT. Queste piattaforme possono automaticamente populate categorie di entrate e generare i programmi richiesti, minimizzare gli errori di entrata dei dati.

Preparare un Audit IRS

Mentre l'IRS verifica solo una piccola frazione di rendimenti non profit, alcune bandiere rosse aumentano la probabilità di esame. Questi includono: compensazione eccessiva, grandi redditi da lavoro non correlati, incompleti o insoddisfatti, ripetuti depositi tardivi, e cambiamenti significativi di entrate o spese. Le organizzazioni dovrebbero mantenere tutta la documentazione di supporto, dichiarazioni bancarie, fatture, minuti di bordo, crediti di donazione - per almeno sette anni.

Se la vostra organizzazione è selezionata per un audit, considerate di lavorare con un professionista fiscale specializzato in organizzazioni esenti. Il processo di audit prevede in genere la revisione del modulo 990 contro i documenti di supporto, l'intervista al personale chiave, e l'esame delle pratiche di governance.

Guida professionale in corso

Data la complessità del diritto tributario non profit, soprattutto per le organizzazioni con flussi di reddito multipli, controllate o operazioni internazionali, è saggio coinvolgere un professionista fiscale specializzato in organizzazioni esenti. CPA e agenti iscritti con esperienza nel formulario 990 preparazione può aiutare a identificare potenziali bandiere rosse, garantire il rispetto delle regole UBIT e consigliare su programmi di strutturazione per massimizzare i vantaggi fiscali.

Inoltre, molte associazioni non profit e cliniche legali offrono assistenza fiscale scontato o pro bono per le organizzazioni più piccole. L'IRS fornisce anche webinar e pubblicazioni gratuite specificamente per le entità di piccole e medie dimensioni 501(c)(3). Le istruzioni IRS per il modulo 990] sono dettagliate e includono la guida linea per linea; la revisione prima di deposito può impedire le supervisioni comuni.

Conclusioni

Filare le tasse come un no profit non è solo un compito amministrativo; è una disciplina che protegge la vostra missione. Con la comprensione quale forma di presentare, documentando meticolosamente i contributi caritativi, rimanendo all'erta del reddito di affari non correlato, e coordinando le registrazioni di livello statale, la vostra organizzazione può mantenere il suo stato di esentazione fiscale e costruire la fiducia con i sostenitori.