Comprendere il paesaggio legale per la paga di straordinario durante i dipendenti lasciare

Gestire il congedo di lavoro e la retribuzione dei dipendenti è una delle aree più sfumate della conformità della forza lavoro. I datori di lavoro devono bilanciare le esigenze operative con una complessa rete di regolamenti federali e statali che dettano quando il tempo di lavoro deve essere pagato - soprattutto quando i dipendenti prendono congedo retribuito o non pagato durante una settimana di lavoro.

Molti datori di lavoro assumono che pagare un dipendente per un giorno libero contenga automaticamente quelle ore verso la soglia di straordinario, mentre altri credono erroneamente che qualsiasi lavoro eseguito durante il congedo è volontario e non compensabile. Entrambe le basi sono errate sotto i principi di stato Stato di lavoro standard] (FLSA) e la maggior parte delle leggi statali e di ora rispettano i principi.

Quadro giuridico che governa gli straordinari e lascia

La fondazione di una regolamentazione straordinario negli Stati Uniti è la Fair Labor Standards Act[ (FLSA), che richiede ai datori di lavoro coperti di pagare i dipendenti non esenti uno e mezzo volte il loro tasso regolare per tutte le ore lavorate oltre 40 in una sola settimana di lavoro. Tuttavia, il FLSA non richiede ai datori di lavoro di contare le ore di congedo retribuite, come vacanza, calcolo malato o ferie, o vacanze, come una giusta, come la differenza di lavoro, durante la settimana lavorativa.

Come il FLSA definisce “Hours Worked”

In base al FLSA, “ore lavorate” include tutto il tempo che un dipendente è sofferto o permesso di lavorare. Il tempo speso per il congedo retribuito, anche se il dipendente non è effettivamente funzionante, generalmente non è considerato ore lavorate. Ad esempio, se un dipendente prende due giorni di vacanza pagata e lavora tre giorni per un totale di 32 ore, il datore di lavoro non è tenuto a pagare straordinario perché il dipendente non ha superato 40 ore di lavoro effettivo.

La definizione di “suffered o permesso di lavoro” è intenzionalmente ampia. La Corte Suprema degli Stati Uniti ha ritenuto che anche il lavoro del datore di lavoro non ha specificamente richiesto ma permesso di continuare deve essere considerato. Questo principio si applica quadrancamente a lasciare i periodi: se un dipendente controlla e-mail o prende una chiamata di lavoro durante le vacanze o il congedo di malattia, quei minuti sono ore lavorate e devono essere registrate.

Il ruolo delle leggi statali e locali

Le leggi statali possono modificare o integrare significativamente i requisiti base del FLSA. Alcuni Stati, come la California, hanno soglie di straordinario giornaliere (ad esempio, straordinario dopo 8 ore in un giorno) e definizioni più generose di “ore lavorate”. Altri stati richiedono congedo di malattia pagato o congedo di famiglia pagato, che possono interagire con le regole di straordinario in modo diverso.

New York, invece, ha i propri ordini salariali minimi e un programma di congedo familiare a livello statale che può influenzare come il congedo è registrato per scopi straordinari. I datori di lavoro devono controllare non solo la legge federale, ma anche le leggi in ogni giurisdizione dove hanno dipendenti. Un buon punto di partenza è la U.S. Dipartimento di Labor’s Stato pagato lasciare la pagina e la [Conferenza nazionale]

La legge sulla famiglia e sulla congedo medico (FMLA) e gli straordinari

L'FLA permette ai dipendenti idonei di prendere fino a 12 settimane di congedo non pagato, protetto dal lavoro all'anno per motivi familiari e medici specifici. Durante il congedo FMLA, i dipendenti in genere non lavorano, quindi nessun tempo straordinario è dovuto. Tuttavia, le complicazioni si presentano quando un dipendente prende intermittente congedo FMLA o lavora part-time mentre su ridotto-schedule FMLA dettagliati. In tali casi, il datore di lavoro deve ancora tenere traccia effettivo ore lavorate e pagare straordinario se il totale supera 40 nota FM0.

Il congedo intermittente sotto la FMLA è una zona particolarmente difficile. Supponiamo che un dipendente è approvato per il congedo intermittente per una condizione cronica e prende due ore di riposo ogni venerdì per appuntamenti medici. Se durante quel workweek il dipendente lavora 38 ore più le due ore di congedo, non è previsto alcun straordinario. Ma se il dipendente lavora 39 ore e poi prende le due ore di congedo, hanno ancora lavorato 39 ore di tempo di congedo effettivo, il tempo di congedo di tempo di tempo di tempo di tempo di lavoro a due ore.

Pagato vs. Foglia non pagata: impatto sulle Calcolazioni Overtime

Molti datori di lavoro assumono per errore che pagare un dipendente per un giorno libero significa che quelle ore contano verso il calcolo straordinario. In quasi tutti i casi, non eseguono effettivamente il lavoro durante quel periodo.

Foglia a pagamento (Vaccazione, Malato, Personale, Vacanze)

Quando un dipendente prende congedo pagato e non funziona, quelle ore non sono contate come “ore lavorate” per scopi di straordinario FLSA.

  • Un dipendente lavora 32 ore e prende 8 ore di vacanza a pagamento: totale pagato è 40 ore, ma solo 32 ore di lavoro, quindi nessun straordinario.
  • Un dipendente lavora 44 ore e richiede anche 8 ore di congedo per malattia retribuito: il dipendente ha lavorato 44 ore, quindi il tempo di straordinario è dovuto alle 4 ore sopra 40. Il congedo per malattia pagato non riduce l'obbligo di straordinario.

Se un dipendente lavora 5 ore e poi richiede 3 ore di congedo retribuito, solo il 5 ore di conteggio come lavorato. Ma se il dipendente lavora 9 ore e poi richiede 1 ora di congedo retribuito, hanno ancora lavorato 9 ore - e se la settimana lavorativa include altri giorni, il totale può superare 40. In stati con il tempo di straordinario giornaliero, anche il 9 ore settimanali potrebbe innescare da solo.

Foglia non pagata (FMLA, Lasciare Personale Senza Paga)

Durante il congedo non retribuito, il dipendente non lavora e non riceve salari per quel tempo. Pertanto, non è necessario alcun tempo di straordinario per il periodo di congedo stesso. Tuttavia, se il dipendente esegue qualsiasi lavoro - anche controllare e-mail o prendere una telefonata - mentre su congedo non pagato, quei minuti o ore devono essere registrati e possono creare responsabilità straordinarie se spingere il totale della settimana oltre 40.

settimane di lavoro riparate e settimana di lavoro fluttuante

Alcuni datori di lavoro utilizzano un programma fisso di workweek in cui i dipendenti sono tenuti a lavorare un numero di ore impostato, e il congedo è detratto da una banca PTO. I calcoli straordinari sono semplici: solo le ore reali di lavoro materia. Tuttavia, i datori di lavoro che utilizzano il metodo di "flusso workweek" (permesso in base a FLSA) per pagare il tempo di lavoro straordinario in determinate circostanze devono seguire attentamente le normative DOL per quanto riguarda il congedo e il pagamento.

Requisiti di registrazione e documentazione Migliori pratiche

La contabilità accurata è la base della conformità di straordinario. Il FLSA richiede ai datori di lavoro di mantenere record di ore lavorate ogni giorno e ogni settimana lavorativa, così come la base su cui vengono pagati i salari.

  • Track tempo di lavoro effettivo separatamente dal tempo di congedo retribuito.[] Utilizzare un sistema di cronometraggio che distingue tra le ore di lavoro e le ore di congedo. Molti sistemi moderni consentono ai dipendenti di tenere in e fuori per diverse attività, tra cui diversi tipi di congedo.
  • Cerca il tipo di congedo. Che si tratti di FMLA, PTO, congedo per malattia, o congedo personale non pagato, annota la scheda temporale di conseguenza. Questo aiuta durante i controlli e mostra l'intenzione del datore di lavoro di rispettare.
  • Ritenete tutte le richieste di congedo e le approvazioni. Questi record supportano la classificazione delle ore e possono proteggere contro le affermazioni che il datore di lavoro ha incoraggiato il lavoro fuori orario durante il congedo.
  • I dipendenti del treno per registrare tutto il tempo di lavoro. Anche una chiamata di cinque minuti durante un giorno di congedo deve essere registrata se il dipendente dovrebbe essere compensato per esso.
  • Mantenere record per almeno tre anni. Il FLSA richiede la ritenzione per tre anni, ma le leggi statali possono richiedere più tempo.

Il DOL Fact Sheet on overtime[[[]] sottolinea che i datori di lavoro hanno l'onere di dimostrare che hanno pagato correttamente. I record inadeguati possono portare a inferenze sfavorevoli nelle dispute salariali. In alcuni casi, se un datore di lavoro non riesce a mantenere i record precisi, i tribunali possono accettare la stima ragionevole del dipendente di ore lavorate, che possono essere costose.

Pitfalls legali comuni e rischi di disgregazione

Anche i datori di lavoro ben intenzionati possono inciampare in violazioni quando si tratta di straordinario e di lasciare.

Esenzione errata contro i dipendenti non esentati

I dipendenti che escludono il lavoro (ad esempio, esecutivo, amministrativo, professionale) non hanno diritto a pagare i tempi di lavoro sotto il FLSA. Tuttavia, alcuni datori di lavoro classificano in modo errato i dipendenti come esenti, quindi non riescono a pagare gli straordinari quando questi dipendenti lavorano durante il congedo. Uno scenario comune: un dipendente dipendente pagato classificato come esente una settimana di vacanza retribuita, ma fa anche qualche lavoro remoto.

Trattare la Foglia Pagata come Ore Lavorate

Alcuni datori di lavoro erroneamente aggiungere le ore di congedo retribuite a ore di lavoro effettive per calcolare il tempo di lavoro straordinario, credendo che devono pagare gli straordinari quando le ore pagate totali superano i 40. Mentre questo è generoso, è legalmente errato a meno che la politica aziendale o un accordo di contrattazione collettiva lo richiedano.

Complicazioni intermittenti di congedo e straordinario

Intermittent FMLA congedo - dove un dipendente prende congedo in blocchi separati di tempo per un singolo motivo di qualifica - pone sfide speciali. Il datore di lavoro deve tenere traccia delle ore reali lavorate ogni settimana. Se il dipendente lavora 30 ore e richiede 10 ore di congedo intermittente, non è previsto alcun straordinario. Ma se il dipendente lavora 45 ore e prende anche congedo intermittente, il tempo straordinario è dovuto alle 5 ore sopra 40.

In stati come New York, Washington o Massachusetts, i dipendenti possono ricevere prestazioni pagate durante il congedo, ma questi pagamenti non sono salari per ore lavorate. Il datore di lavoro deve ancora tenere traccia delle ore di lavoro effettive del dipendente con attenzione per determinare se il tempo di lavoro straordinario è dovuto.

Fallimento del pagamento straordinario sul lavoro durante la partenza autorizzata

Se il dipendente lavora 30 ore in ufficio e poi svolge 12 ore di lavoro da casa mentre su congedo malato pagato, il datore di lavoro deve pagare il tempo straordinario per 2 ore su 40 (e probabilmente al tasso di orario regolare o straordinario, a seconda della politica). Alcuni datori di lavoro credono erroneamente che perché il dipendente è in congedo, qualsiasi lavoro è volontario e non pagato.

Tempo di inceppamento durante la partenza

Se un dipendente è in congedo ma è tenuto a rimanere in chiamata e pronto a lavorare, tale tempo può contare come ore lavorate a seconda delle restrizioni. Il DOL utilizza un’analisi “predominantemente vantaggio”: se il dipendente è gravemente limitato (ad esempio, non può lasciare la casa, deve rispondere immediatamente), il tempo di in-call è probabile che compensare molte responsabilità di congedo durante un periodo di congedo.

Migliori Pratiche per il Compliance con le Leggi di Overtime e Leave

Per ridurre il rischio di contenzioso e promuovere un trattamento equo, i datori di lavoro dovrebbero adottare le seguenti pratiche.

Creare una politica scritta chiara

Le politiche dovrebbero indicare esplicitamente come il tempo di lavoro è calcolato quando un dipendente prende congedo pagato o non pagato. Includere esempi e definizioni. Ad esempio, "Il tempo di lavoro è pagato per tutte le ore effettivamente lavorato in oltre 40 in una settimana di lavoro. Le ore di congedo a pagamento non sono conteggiate verso la soglia di 40 ore a meno che il dipendente esegue il lavoro durante il periodo di congedo." Distribuire la politica a tutti i dipendenti e manager non-esenti.

Responsabili del treno e personale delle risorse umane

I manager devono capire che non possono chiedere o permettere ai dipendenti di lavorare fuori orario durante il congedo. Dovrebbero anche sapere come registrare qualsiasi lavoro incidentale e quando escalare alle risorse umane. Le sessioni di formazione regolari, almeno ogni anno, aiutano a rafforzare la conformità.

Utilizzare sistemi di time-keeping integrati

Il software moderno di tempo e frequenza può distinguere automaticamente tra le ore di lavoro e le ore di congedo, il potenziale di interruzione di tempo di lavoro quando il lavoro è registrato durante un giorno di congedo e produrre rapporti per l'audit. Assicurare il sistema può gestire più tipi di congedo e regole specifiche dello stato. Alcuni sistemi consentono l'ingresso di tempo "mobile" in modo che i dipendenti possano registrare il tempo di lavoro anche quando lavorano in remoto durante quello che altrimenti sarebbe lasciare il tempo.

Condurre controlli regolari

Se si trovano discrepanze, correggerle e regolare i salari prontamente per evitare danni accumulati. I controlli dovrebbero anche rivedere le classificazioni di esenzione, soprattutto dopo promozioni o cambiamenti di lavoro.

Consulenza legale

Poiché le leggi statali e locali variano ampiamente - e perché l'interazione tra le diverse leggi di congedo (FMLA, ADA, congedo di famiglia di stato, compensazione dei lavoratori) può essere intricata - è saggio avere un avvocato di lavoro rivedere le vostre politiche e pratiche. Ciò è particolarmente importante quando si implementano nuovi programmi di congedo o si espande a nuovi stati.

Sviluppo e orientamento DOL

Il Dipartimento del Lavoro rilascia regolarmente lettere di opinione e modifiche di regola che influiscono sull’overtime e sul congedo. Ad esempio, la regola finale del DOL del 2020 sul “tasso regolare” ha chiarito che alcuni benefici (come congedo retribuito) non devono essere inclusi nel calcolo regolare dei tassi per i tempi di lavoro straordinario.

L'impatto del lavoro remoto

Con l’aumento del lavoro remoto e ibrido, i dipendenti sono più propensi a lavorare durante quello che normalmente sarebbe lasciare il tempo. Controllare le email, partecipare a riunioni virtuali, o finire i rapporti da casa mentre su congedo di malattia o vacanza può creare responsabilità straordinario. I datori di lavoro dovrebbero comunicare chiaramente le aspettative: se un dipendente è in congedo, non devono lavorare, e se devono lavorare, devono registrare il tempo e sarà pagato di conseguenza (incluso il tempo di lavoro se applicabile).

Conclusioni

Il principio fondamentale rimane: solo ore di lavoro effettivo conteggiano verso soglie di straordinario. Le ore di congedo a pagamento non sono ore lavorate; le ore di congedo non retribuite non sono ore lavorate, a meno che il dipendente esegue il lavoro durante il congedo. Mantenendo registri precisi, creando politiche chiare, personale di formazione, e mantenendo la conformità con gli aggiornamenti normativi, i datori di lavoro possono evitare di costi.