Come proteggersi dagli errori di fatturazione in fatture legali orali

Cosa includere nel vostro accordo di tasse

Assicurarsi che l'accordo copra non solo il tasso orario ma anche come le spese sono fatturate. Alcune imprese addebitano per fotocopie, posta e ricerca elettronica a costo, mentre altre aggiungono un markup. Se l'accordo è vago, chiedere chiarimenti prima della firma. Una forte lettera di fidanzamento riduce la probabilità di spese a sorpresa e ti dà una base ferma per interrogare le fatture.

Richiesta e Interpretazione Fatture

La maggior parte delle aziende legali forniscono fatture mensili, ma il livello di dettaglio varia ampiamente. Una fattura sommaria che mostra solo un importo totale è insufficiente per proteggersi. Richiedete sempre una fattura itemized che elenca ogni voce con la data, una descrizione dell'attività, il tempo trascorso, e il caso specifico o materia. Una fattura dettagliata consente di verificare se il lavoro effettivamente è avvenuto e se era necessario per il vostro caso.

Che cosa un Proper Votativo Voce Posto

Una voce di fattura ben strutturata dovrebbe includere:

• Date] dell'attività
• Descrizione del gioco[[] come “Review convenuta’s mozione di licenziare ” or “Telefono conferenza con il consiglio avversario ri scheduling”
• Tempo trascorso[] in ore o incrementi (ad esempio, 0.2 ore)
• Tasso di annullamento[] per la persona che esegue il lavoro
• carica totale per quella voce

Se le descrizioni sono vaghe (ad esempio, “research” o “conference”), chiedere maggiore specificità. Gli avvocati sono eticamente tenuti a fornire abbastanza dettagli per consentire al cliente di capire per cosa sono stati addebitati.

Errori di fatturazione comuni da guardare

La consapevolezza degli errori tipici rende più efficace il processo di revisione, di seguito sono gli errori più frequenti riscontrati nelle fatture legali orali.

Blocco di fatturazione

Blocco di fatturazione avviene quando un avvocato raggruppa più compiti sotto un'unica voce di tempo senza rompere il tempo per ogni compito. Ad esempio, una voce potrebbe dire “ reclamo di colpo, corrispondenza di revisione, chiamata client” con un totale di 2,5 ore. Questa pratica rende impossibile verificare la ragionevolezza di ogni componente. Molte associazioni di bar scoraggiano la fatturazione dettagliata perché oscura l'accuratezza dei record di tempo.

Pubblicazioni duplicate

A volte un avvocato o un paralegal registra accidentalmente lo stesso lavoro due volte, soprattutto se passano tra i sistemi di gestione dei casi o fattura dalla memoria.

Lavori eccessivi o non necessari

Anche se il tempo è registrato con precisione, il lavoro stesso potrebbe essere eccessivo. Ad esempio, fatturare cinque ore per un semplice memo legale che dovrebbe richiedere un'ora potrebbe indicare inefficienza o sovrabbondante.

Fatturazione per compiti amministrativi

Molti accordi di tassa consentono di fatturare per lavoro paralegale o associato, ma alcuni avvocati addebitano un alto tasso di avvocati per compiti amministrativi come il deposito, la fotocopiazione, o l'organizzazione di documenti. A meno che la vostra lettera di fidanzamento specificatamente lo permette, è un errore.

Spese per conferenze interne

Alcune aziende di solito fatturano per incontri interni tra avvocati sul tuo caso. Mentre questi possono essere legittimi, dovrebbero essere minimi. Se si vede tariffe frequenti per “conferenza con associato” o “strategy discussione,” chiedere se questi sono veramente necessari e se potrebbero essere gestiti in modo più efficiente.

Tempo di arrotondamento

Anche se un compito richiede solo due minuti, un avvocato che utilizza un incremento di 0,1 ore fattura per sei minuti. Questo è standard, ma arrotondamento coerente può aggiungere. Se il vostro avvocato utilizza un incremento più grande, come 0.25 ore (15 minuti), l'effetto cumulativo è ancora maggiore.

Come esaminare una fattura legale oraria Passo dopo Passo

Un processo di revisione organizzato cattura gli errori prima di pagare. Seguire questi passaggi ogni volta che si riceve una fattura itemized.

1. Controllare la matematica.[] Multiplificare il tempo per ogni voce e confermare i subtotali e i totali.
2. Rispetto ai tuoi record. Se hai mantenuto un registro delle telefonate, degli incontri e delle scadenze, ritrasferisci le date e le durata.
3. Dettagli in forma vago o generica.] Dettagli mancanti come “research” o “lavoro sul caso” devono essere interrogati.
4. Cercare spese fantasma. Le spese datate nei fine settimana o nelle vacanze quando si sa che non è stato eseguito alcun lavoro, o le voci per eventi che non si sono verificati.
5. Verificare il tasso.[ Assicurare il tasso di carico corrisponde al ruolo person’s. Se un partner fa il lavoro, il tasso dovrebbe essere il tasso di partner, non un tasso associato senior (a meno che non concordato).
6. Verificare le questioni duplicate. Se hai più di un caso con lo stesso studio, assicurarsi che le voci siano assegnate alla materia corretta.

Se si vedono i modelli di errori, si noti loro. Un singolo piccolo errore potrebbe essere involontario, ma problemi ricorrenti suggeriscono un problema sistemico.

Comunicare le preoccupazioni di fatturazione in modo efficace

Quando si trova un errore o si ha una domanda, si rivolge prontamente e professionalmente. La maggior parte degli avvocati preferiscono correggere errori genuini rapidamente piuttosto che affrontare una controversia escalata.

• Invia un'indagine scritta. L'email è ideale perché crea un percorso di carta. Descrivi l'ingresso specifico e perché lo interroghi.
• Riferisci il tuo contratto di tassa.[] Indica a qualsiasi disposizione che supporti la tua posizione, come ad esempio un limite sulle spese amministrative.
• Chiedi una fattura riveduta. Se l'errore è chiaro, richiedi una fattura corretta prima di effettuare qualsiasi pagamento.
• Negoziare gli importi contestati. Se non siete d'accordo sulla ragionevolezza del tempo trascorso, proponi un compromesso. Molti avvocati registreranno un disegno di legge per evitare un conflitto distratto.
• Set a deadline.] Dare al vostro avvocato un ragionevole periodo di tempo, come 14 giorni, per rispondere.

La comunicazione efficace può risolvere la maggior parte degli errori di fatturazione senza danneggiare il rapporto avvocato-cliente. Tuttavia, se il problema persiste, potrebbe essere necessario cercare aiuto esterno.

Utilizzo della tecnologia per monitorare le tasse legali

Non devi fare affidamento solo sul tuo avvocato’s records. Diversi strumenti possono aiutarti a monitorare la fatturazione in tempo reale e individuare le discrepanze in anticipo.

• Spreadsheets:[] Mantenere un semplice registro di ogni interazione con il vostro avvocato o con il loro personale, compresa la data, la durata e l'oggetto. Aggiornarlo settimanale. Quando la fattura arriva, confrontarlo l'ingresso per voce.
• App di monitoraggio delle commissioni legali:[ Alcune applicazioni focalizzate sui consumatori consentono di caricare fatture, voci sospette da bandiera e calcolare i totali.
• Portali di gestione dei casi:[ Molte aziende di legge moderne offrono portali dei clienti dove è possibile visualizzare le voci del tempo come sono fatte. Se la vostra azienda fornisce questo, usarlo per rimanere informato durante tutto il mese.

L'utilizzo della tecnologia non sostituisce un'attenta revisione, ma vi dà una linea di base dei vostri dischi, che può essere particolarmente preziosa se la fattura viene mesi dopo il lavoro è stato fatto e la memoria è svanita.

Recorso legale e risoluzione delle controversie

Se avete seguito i passi sopra e ancora non può risolvere una controversia di fatturazione, esistono diverse opzioni. Il processo dipende dall'importo in controversia e il vostro stato’s regolamenti.

Azioni arbitrali