Le dichiarazioni legali di fatturazione possono spesso apparire dense e intimidatorio, riempite di articoli di linea non familiari, abbreviazioni e strutture a pagamento complesse. Tuttavia, prendendo il tempo di rivedere e capire a fondo il vostro disegno di legge non è solo una buona pratica - è una parte critica di gestire i vostri costi legali e mantenere un rapporto trasparente con il vostro avvocato.

Comprendere la struttura di base di una dichiarazione legale di fatturazione

Prima di immergersi nei dettagli, aiuta a riconoscere il layout standard di una fattura legale. Mentre ogni azienda può utilizzare un formato leggermente diverso, la maggior parte delle dichiarazioni condividono sezioni core che servono scopi specifici.

Informazioni sul cliente

Direttamente sotto o accanto a questo, troverete le informazioni del vostro cliente: il vostro nome completo, indirizzo di fatturazione, numero di conto o di materia, e a volte i nomi dei avvocati o dei paralegals assegnati al vostro caso. Verificare che i vostri dati personali sono corretti – un errore qui potrebbe significare che il vostro pagamento o la corrispondenza va all'indirizzo errato o al conto.

Dettagli della materia e periodo di fatturazione

La maggior parte delle aziende assegna un numero di materia unico per ogni questione legale separata che li conserva. Questo numero è fondamentale quando si dispone di più casi o transazioni con la stessa azienda. Il periodo di fatturazione indica le date di inizio e fine per i servizi e le spese elencate. Assicurarsi che il periodo corrisponde al periodo di tempo che si prevede di essere fatturati per - a volte le fatture sono generate mensile, trimestrale, o dopo una specifica pietra milia (come un'udienza o chiusura).

Disposizione delle tariffe e Orari dei prezzi

Una dichiarazione ben preparata noterà la disposizione della tassa che hai accettato di – orario, tassa piatta, contingenza o base di fermo – e può anche mostrare il tasso orario concordato per ogni timekeeper (partner, associato, paralegale) che ha lavorato sulla tua materia.

Caricamenti in corso: Il cuore della tua fattura

La sezione spese di fatturazione è dove troverete le informazioni più dettagliate e dove la maggior parte delle controversie di fatturazione sorge. Ogni voce di linea dovrebbe includere la data di servizio, una descrizione del lavoro svolto, il nome del timekeeper o le iniziali, le ore (o frazioni di un'ora) fatturate, e l'importo addebitato. Molte aziende includono anche un codice di fatturazione o il codice di attività (ad esempio, "ricerca", "correspond"

Lettura del tempo

Cercare voci che descrivono chiaramente ciò che è stato fatto. Le descrizioni vaghe come “file di revisione” o “lavoro sul caso” sono bandiere rosse – non hanno abbastanza dettagli per valutare se il tempo è stato ragionevole. Una buona voce potrebbe leggere: “Reviewed 30 pagine di risposte di scoperta da consulente avversario; risposte di opposizione abbordate.” Se un’entrata sembra generica, richiedere una narrazione più piena.

Comprendere gli Incrementi del Tempo

Le aziende di legge spesso fatturano in incrementi di 0,1 ora (sei minuti) o 0.25 ore (cinque minuti). Alcuni usano incrementi più granulari come 0,05 ore (tre minuti). Se si vede un ingresso di 0.1 ore per una telefonata di due minuti, chiedere circa la politica di arrotondamento dell'azienda. Molte aziende caricano un incremento minimo (ad esempio, 0.1 ora) per qualsiasi compito, indipendentemente dalla durata reale.

Spese erogazioni

Oltre alle spese legali, la dichiarazione includerà “sborse” o “costi”: il denaro dell’azienda speso per conto vostro. Esempi comuni sono spese di deposito del tribunale, commissioni del server di processo, spese di copia, spese di viaggio e spese di testimonianza per esperti. Questi dovrebbero essere indicati come le entrate del tempo, con ricevute o fatture disponibili su richiesta.

Blocco di fatturazione Attenzione

Bloccare la fatturazione avviene quando un avvocato lumps più compiti insieme sotto un'unica voce di tempo — per esempio, “3.0 ore: e-mail di revisione, movimento redatto, parlato con il cliente.” Questa pratica rende quasi impossibile per voi per determinare quanto tempo ogni compito effettivamente ha preso. Molte linee guida etica scoraggiare la fatturazione del blocco perché ostacola la trasparenza e può mascherare il lavoro inefficiente o gli sforzi duplicati.

Reservatori, conti fiduciari e pagamenti

Il mantenimento è un pagamento anticipato che garantisce la disponibilità di un avvocato e li compensa una volta guadagnati. Capire come il vostro servìtore è gestito è essenziale per la lettura corretta della dichiarazione. La maggior parte dei pagamenti del fermo vanno in un conto di fiducia (IOLTA) da cui i fondi vengono ritirati solo dopo l'esecuzione del lavoro.

  • L'importo originale del fermo.
  • Ogni deduzione (con voce corrispondente).
  • L'attuale equilibrio di fiducia.
  • Qualsiasi richiesta di rifornimento.

Se si paga con carta di credito o rate, l'affermazione elenca i pagamenti ricevuti e qualsiasi saldo eccezionale. Confronta sempre il saldo di fiducia con il totale delle spese fatturate ma non pagate per assicurarsi che non si sta facendo doppio-billed o chiesto soldi che dovrebbero essere ancora nel vostro conto di fiducia.

Riassunto delle spese: La linea di fondo

Vicino alla fine della dichiarazione, troverete una sezione di sintesi che consolida tutte le spese e i crediti in un unico importo dovuto.

  • Inoltro di bilanciamento:[ Qualsiasi saldo non pagato dai precedenti periodi di fatturazione.
  • Current Charges:[ Totale spese e spese per il periodo di fatturazione corrente.
  • Pagamenti e crediti:[] Eventuali pagamenti effettuati dall'ultima dichiarazione, più eventuali modifiche o riscrizioni dell'azienda.
  • Total Due:] L'importo netto che dovete ora, sia come fattura unica che come parte di un rifornimento del fermo in corso.

Se il saldo in avanti dal mese scorso era $500, hai pagato $200, e le spese correnti sono $1,000, il dovuto totale dovrebbe essere $1,300.

Errori di fatturazione comuni e bandiere rosse

Anche le aziende di diritto rispettabili fanno errori. Essere consapevoli degli errori più frequenti può salvare da pagare in eccesso e risparmiare il fastidio di correggere una fattura dopo che è stata elaborata.

  • Inserzioni duplicate:[ Lo stesso servizio appare due volte, spesso con date o descrizioni leggermente diverse.
  • Tariffa oraria non corretta:[ Hai accettato di $300 / ora, ma la voce di fatturazione mostra $350.
  • Causa per non lavoro:[ Tempo di viaggio che era stato accettato di essere non-billable essere fatturato; o compiti amministrativi (come il deposito) eseguiti da un partner ad un tasso elevato piuttosto che un paralegal.
  • I timekeepers di Overlapping:[] Due avvocati che partecipano alla stessa riunione o che controllano lo stesso documento senza giustificazione.
  • Causa dopo la fine della questione:[] Lavoro presumibilmente eseguito dopo aver terminato la rappresentazione.
  • Tempo irragionevole:] Un ingresso per 8 ore di ricerca su una semplice domanda legale ben sistemata.

Come Emettere Spese Professionali

Se si trova un errore o non si discosta con una carica, non ignorarlo. La maggior parte delle aziende di legge sono disposti a regolare le fatture quando le questioni sono evidenziate con cortesia e con prove di supporto.

  1. Review your engagement letter[[]]] per confermare la struttura delle tasse concordate, la portata del lavoro e le politiche di fatturazione.
  2. Fossa un elenco[] delle voci specifiche che si pongono, compresa la data, la descrizione e l'importo.
  3. Contatta l'amministratore di fatturazione[[]] o il tuo avvocato direttamente—solitamente via e-mail in modo da avere un record.
  4. Richiesta di documentazione di supporto[[] come registri di tempo, ricevute, o corrispondenza che supporta l'accusa.
  5. Negoziare se necessario. Se un'entrata temporale sembra eccessiva ma non fraudolenta, è possibile proporre un importo ridotto.
  6. Escalate a un partner[[[]] se il dipartimento di fatturazione non è responsabile. Se il problema rimane irrisolto, si può avere ricorso attraverso il processo di contesa della vostra associazione di Stato bar.

Il ruolo della vostra lettera di incoraggiamento in fatturazione

La vostra lettera di fidanzamento è il documento fondamentale che governa il vostro rapporto avvocato-cliente, compresi i termini di pagamento. Prima di ricevere il vostro primo disegno di legge, si dovrebbe avere un chiaro accordo scritto che copre:

  • La struttura delle tasse (ora, tassa piatta, contingenza, ecc.).
  • Il ciclo di fatturazione (mese, trimestrale, al termine).
  • Se i pagamenti sono fatturati a costo o con un markup.
  • Come si tengono e si riempiono i manutentori.
  • La politica dell’impresa in materia di cancellazione della rappresentanza per il mancato pagamento.

Se un addebito contraddice l'accordo, ad esempio, la vostra lettera di fidanzamento non dice alcun addebito per i compiti amministrativi, ma vedete una "costituta di copia" a $10 per pagina, avete motivo di contestarlo.

Elettronica e Tecnologia Legale

Molti studi legali utilizzano sistemi di fatturazione elettronica (e-billing) che consentono di visualizzare fatture online, tracciare bilanci e scaricare report dettagliati. Alcuni portali client forniscono anche l'accesso in tempo reale all'attività del conto fiduciario. Questi sistemi possono utilizzare formati come LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) che standardizza i dati di fatturazione attraverso le aziende.

Per i clienti che gestiscono più questioni o pagano entro l'ora, la tecnologia legale come le applicazioni di time-tracking (ad esempio, Clio, MyCase) può aiutare a mantenere i propri record paralleli.

Comprendere accordi diversi di tasse

La dichiarazione di fatturazione può sembrare molto diverso a seconda della disposizione della tassa che hai accettato. Ecco cosa guardare per con ogni tipo:

Billing oraria

Controllare che le tariffe corrispondano al vostro accordo e verificare che l'azienda non sia doppia paga (che paga due clienti per la stessa ora di lavoro). Il tempo di viaggio deve essere fatturato alla politica indicata nella vostra lettera di fidanzamento - a volte è a metà tariffa, a volte pieno, a volte non fatturato.

Fee piatte

Una tassa piana copre un servizio specifico (ad esempio, divorzio non contestato, semplice volontà, evizione inquilina). La vostra dichiarazione dovrebbe mostrare un elemento di linea singola per il servizio, non più voci di tempo. Se si vede voci in stile orario su una materia di tassa piana, oggetto immediatamente.

Tassi di conversione

In casi di infortunio personale o di azione di classe, la tassa dell'azienda è una percentuale (solitamente 33-40%) del recupero. La vostra dichiarazione detrarrà tali tasse e costi associati prima di distribuire la vostra quota.

Conclusioni

Leggere e interpretare la dichiarazione di fatturazione legale correttamente consente di mantenere il controllo sulle vostre spese legali e favorisce una partnership onesta con il vostro avvocato. Capire la struttura, controllare le spese di fatturazione, conoscere errori comuni, e seguendo un processo chiaro per disputare discrepanze, è possibile evitare il pagamento eccessivo e garantire che ogni dollaro che spendete vada verso la rappresentanza legale competente, efficace.