Comprendere le controversie di scoperta civile

La scoperta è lo scambio pre-triale di informazioni e di prove che hanno lo scopo di dare a entrambe le parti un'opportunità equa per preparare il loro caso. Le controversie si presentano quando le parti non sono d'accordo sul campo di applicazione, il tempo o il metodo di divulgazione. Il regolamento federale di procedura civile e la maggior parte degli equivalenti statali richiedono alle parti di collaborare e limitare la scoperta a ciò che è proporzionale alle esigenze del caso.

Cause comuni di controversie

  • Ovviamente richieste ampie o gravose. Richieste che cercano decenni di record o dati da decine di custodi spesso innescano opposizione. Le corti si aspettano che le parti possano personalizzare le richieste a specifiche questioni, non impegnano nelle spedizioni di pesca.
  • Creativi di privilegio o riservatezza.[] Disagregazioni sul privilegio di cliente, sulla dottrina del prodotto di lavoro, o sulla protezione segreta commerciale sono punti di infiammabilità frequenti. L'aumento delle comunicazioni elettroniche ha reso i registri di privilegi più complessi e confidenziali.
  • Divergenze sulla rilevanza. Un lato può richiedere informazioni che l'altro considera irrilevante, o viceversa. L'esigenza di proporzionalità ai sensi dell'articolo 26, paragrafo 1, pone ora un maggior onere sulla parte richiedente per dimostrare perché la scoperta è necessaria.
  • Tattiche di ritardo o mancanza di cooperazione. Un partito può usare l'obfuscation, le risposte lente, o le rivelazioni incomplete per ottenere un vantaggio strategico. Le corti sono sempre più intolleranti di tale comportamento, soprattutto dopo gli emendamenti del 2015 alle Regole federali.
  • Forma di produzione impressionante.] Argomenti su formato nativo, PDF ricercabili, o i requisiti di metadati possono rallentare il progresso. Le parti dovrebbero concordare sui formati di produzione in anticipo, idealmente nella conferenza di Regola 26(f).
  • Problemi di politica o di conservazione.] Il mancato rilascio di una detenzione di contenzioso o la perdita di prove può accendere controversie immediate.

Il ruolo della proporzionalità nella scoperta

In base alla regola federale di procedura civile 26, lettera b), la scoperta deve essere proporzionale alle esigenze del caso. La proporzionalità considera l'importanza delle questioni in gioco, l'importo in polemica, le risorse delle parti, e l'onere rispetto al beneficio.

Previlege e Richiusura del prodotto di lavoro

La legge protegge le comunicazioni riservate tra avvocato e cliente, così come i materiali preparati in previsione di contenzioso (prodotto del lavoro). Le controversie spesso si verificano quando un partito produce inavvertitamente documenti privilegiati o quando un registro di privilegi è insufficiente. Per evitare l'escalation, gli avvocati dovrebbero preparare i registri dettagliati dei privilegi che identificano ogni documento, la sua data, il suo autore e i destinatari, la base per la richiesta di reclamo.

Consigli per avvocati

Gli avvocati sono i direttori di prima linea della scoperta, le seguenti strategie possono aiutare a risolvere le controversie senza intervento giudiziario e mantenere i casi in programma.

Comunicazione precoce ed efficace

La maggior parte delle controversie di scoperta può essere risolta attraverso un processo professionale di incontro e di confronto. Prima di redigere una mozione, il consiglio dovrebbe prendere il telefono o organizzare una videoconferenza. Sii specifico su ogni obiezione e la risoluzione proposta. Quando entrambi capiscono le preoccupazioni sottostanti - come il costo, la riservatezza, o la pertinenza - le soluzioni creative spesso emergere (ad esempio, la scoperta dettagliata fase, i protocolli di ricerca-term, o l'uso di un master speciale).

Uso strategico delle mozioni

Quando la negoziazione fallisce, un movimento per costringere o un movimento per un ordine protettivo diventa necessario. Ma il deposito di una mozione dovrebbe essere un ultimo ricorso, non un primo istinto. Prima di muoversi, prendere in considerazione il costo-beneficio: vincerà questo movimento aiutare il vostro caso o semplicemente creare animosity? Focus su controversie che realmente interessano le prove, come richieste per documenti chiave o depositi.

Gestione delle controversie E-Discovery

I tribunali di controllo e le procedure di controllo sono spesso in grado di fornire una valutazione più efficace delle loro opinioni e dei loro diritti.

Conservare le controversie di Privilegio e Documentazione

In ogni caso, la tutela dei privilegi rimane fondamentale. Gli avvocati devono assicurarsi che i clienti non sappiano discutere la strategia di caso con chiunque al di fuori del rapporto avvocato-cliente. Quando il materiale privilegiato è inavvertitamente divulgato, immediatamente richiedono il suo ritorno ai sensi dell'articolo 26, paragrafo b)(5)(B) o del contratto di clumergeback applicabile.

Ricerca di sanzioni quando appropriato

I pregiudizi possono essere sanzionati, come il mancato mantenimento, le false risposte o l'ostruzione ripetuta, le sanzioni ai sensi dell'articolo 37. Gli avvocati non devono esitare a chiedere sollievo quando la condotta del partito avversario è egregio. Le sanzioni possono variare da sanzioni monetarie a istruzioni di inferenza avverse o addirittura licenziate. Tuttavia, le sanzioni sono pesanti artiglieria; usarle con parsimonia e solo quando chiaro male fede o pregiudizio.

Consigli per i clienti

I clienti sono la fonte primaria di informazioni e coloro che sopportano il costo della scoperta, la loro cooperazione è essenziale per risolvere rapidamente le controversie.

Il tuo ruolo nel processo di scoperta

Non appena il contenzioso è ragionevolmente previsto, è necessario conservare tutti i documenti e i dati pertinenti - tra cui e-mail, messaggi di testo, messaggi vocali, messaggi di social media, e file digitali. Il mancato funzionamento può causare la confusione di spoliazione. Lavorare con il vostro avvocato per rilasciare un avviso di attesa scritto a tutti i dipendenti e lo staff IT. Non eliminare nulla fino a quando il vostro avvocato dice che è sicuro.

Conservazione e raccolta dei documenti

I clienti dovrebbero raccogliere documenti reattivi il più rapidamente possibile. Ma non auto-selezionare cosa produrre. Lasciare il vostro avvocato decidere cosa è rilevante e privilegiato. Quando la raccolta, preservare metadati (date, autori, revisioni) e catena di custodia. Se si utilizza servizi cloud o applicazioni di terze parti, informare il vostro avvocato in modo che possano emettere richieste di conservazione a quei fornitori.

Risponde alle richieste di Discovery

Se una richiesta è eccessivamente ampia o onerosa, il vostro avvocato obietterà, ma si dovrebbe ancora identificare quali porzioni si può produrre senza indebito disagi. Fornire informazioni complete e accurate; metà verità o o omissioni sarà solo escalare le controversie e rischi sanzioni. Non distruggere, alterare o nascondere qualsiasi documento.

Comunicare con il vostro Procuratore

Se ricevi un mandato o richiedi direttamente, inoltralo immediatamente al tuo avvocato, non rispondere da solo. Inoltre, avvisa il tuo avvocato se si impara a spoliare potenziale da un dipendente o se si scopre che i documenti privilegiati sono stati accidentalmente prodotti. Un cliente prowattivo è il singolo più efficace antidoto domande a tumed domande.

Soggiornare paziente e cooperativa

La scoperta è spesso la fase più lunga e noiosa di un caso. Le controversie si presenteranno anche con i piani più richiesti. I clienti dovrebbero fidarsi del giudizio del loro avvocato su quando combattere e quando compromettere. Rimanere paziente e cooperativa - non avversario con la parte opposta - renderà più facile la risoluzione. Le corti guardano favorevolmente su parti che mostrano una volontà di soddisfare richieste ragionevoli, e questo buon volontà può pagare i dividendi di prova in seguito.

Risoluzione alternativa delle controversie per le controversie di scoperta

Molti giudici federali ora rinviano le controversie di scoperta a un giudice magistrato, che terrà una conferenza informale e emetterà una sentenza sul record. Questo processo è più veloce e più economico di piena pratica di movimento. Alcuni tribunali offrono anche la valutazione neutrale precoce o l'uso di un master particolare dettagliato per questioni complesse di e-discovery.

Tecnologia e strumenti per gestire la scoperta

Le piattaforme di ricerca come Relativity, Everlaw o Logikcull consentono una revisione più rapida, un'inquadratura dei privilegi automatizzata e dei registri di produzione trasparenti.

Il ruolo della Corte nelle controversie di Discovery

I giudici svolgono un ruolo sempre più attivo nella gestione della scoperta, soprattutto nei casi complessi. Molti tribunali distrettuali hanno ordini permanenti o piani di gestione dei casi che richiedono le parti di presentare un piano di scoperta presto e di segnalare eventuali controversie prontamente. Alcuni giudici tengono conferenze regolari di stato per monitorare i progressi della scoperta.

Migliori Pratiche per evitare le controversie di scoperta

Mentre nessuna strategia può eliminare tutte le controversie, le seguenti pratiche minimizzano la loro probabilità:

  • Inserire in un piano di scoperta presto. Le parti dovrebbero incontrarsi all'inizio del caso per concordare su scopo, formato, scadenze e procedure per i log privilegi e gli accordi di clawback.Un dettagliato rapporto articolo 26(f) può impedire mesi di wrangling.
  • Utilizzare obiezioni di forma standard con parsimonia. Le obiezioni di piatti di caldaia sovrausati invitano a esaminare la corte e a rinunciare a argomenti validi. Molti tribunali ora richiedono alle parti di dichiarare ogni obiezione specificamente e spiegare perché si applica.
  • Di essere proporzionale.] Non servire richieste per ogni documento possibile; concentrati su ciò che è effettivamente necessario per dimostrare le vostre rivendicazioni o difese.
  • Rispondete prontamente. Anche se avete bisogno di estensioni, comunicate in anticipo. Le risposte tardive sono una bandiera rossa per cattiva fede e possono causare obiezioni.
  • Cooperare sulla e-scoprimento.[] Concordo sui termini di ricerca, i custodi e il formato di produzione in anticipo.
  • Risolvere problemi minori in modo informale. Se manca un documento o un'entrata di registro privilegio non è chiara, prendere il telefono prima di archiviare un movimento.
  • Istruire il vostro cliente.[] Assicurarsi che il cliente comprenda le regole, le scadenze e le conseguenze della non conformità. Un cliente ben informato è meno probabile che causa spoliazione involontaria. Fornire un riassunto scritto degli obblighi di scoperta e verificare regolarmente.
  • Utilizzare un budget di scoperta.[] Tracciare i costi e allocare le risorse in base all'importanza di ogni problema. Un budget può aiutare sia l'avvocato che il cliente decidono quali dispute vale la pena di combattere.
  • Anticipate comune insidie. Ad esempio, se il caso riguarda segreti commerciali, negoziare un ordine protettivo presto. Se un partito ha una storia di non conformità, documentare tutte le interazioni fin dall'inizio.

Adottando queste pratiche, gli avvocati e i clienti possono tenere l'attenzione sui meriti del caso piuttosto che sulle battaglie procedurali.

Conclusioni

Le dispute sulla scoperta civile sono inevitabili, ma non devono sminuire il vostro caso. La comunicazione efficace, una profonda comprensione della proporzionalità e del privilegio, e l'uso strategico delle mozioni possono risolvere la maggior parte dei conflitti senza sprecare tempo o denaro. Per i clienti, la cooperazione, l'onestà e la pazienza sono essenziali. Lavorando insieme e sfruttando gli strumenti giusti, gli avvocati e i clienti possono navigare le controversie di scoperta efficiente e mantenere i loro casi in movimento verso una risoluzione proattiva.

Per una guida più dettagliata, consultare il ] Regolamento federale della procedura civile, rivedere le guide pratiche dalla American Bar Association[, e considerare i consigli pratici offerti da principali società di contenzioso come ]Proskauer.