Come evitare spese non previste in fatturazione legale oraria

Come evitare oneri non previsti in fatturazione legale oraria

La fatturazione legale oraria è uno dei più comuni arrangiamenti legali uso avvocati, ma può anche essere uno dei più confusi per i clienti. Senza una chiara comprensione di come funziona la fatturazione, si può trovare di fronte fatture che sono molto più alti di quanto previsto. La buona notizia è che con la corretta preparazione e la supervisione in corso, è possibile ridurre significativamente il rischio di oneri inaspettati.

Comprendere fatturazione legale oraria

Prima di poter evitare sorprese, devi capire esattamente come gli avvocati calcolano il loro tempo. La maggior parte degli avvocati caricano per ogni ora o frazione di un'ora che spendono sul tuo caso. Tuttavia, il modo in cui registrano e il tempo rotondo può variare ampiamente. Questa sezione rompe i meccanici di monitoraggio del tempo e espone le tasse che spesso volano sotto il radar.

Come gli avvocati Tracciano il tempo

I procuratori usano in genere il software di fatturazione per registrare il loro tempo.

Aggiungimenti di annullamento:[ Molti avvocati fatturano in sei minuti (0.1 ore) o incrementi di quarto orario (0,25 ore). Una telefonata di due minuti potrebbe essere fatturata come 0,1 ore se l'incremento minimo è di sei minuti.
Rounding:[] Alcuni avvocati si aggirano fino al prossimo incremento. Ad esempio, un compito che richiede otto minuti potrebbe essere fatturato come 0.2 ore (12 minuti) se si aggirano al più vicino 0,1 incremento. Altri intorno al più vicino incremento, che può funzionare a vostro favore se il compito è leggermente sotto una soglia.
Oneri minimi:[] Alcuni compiti possono avere una carica di fatturazione minima indipendentemente dal tempo reale trascorso. Ad esempio, l'invio di una breve email potrebbe essere fatturata come 0.1 o 0.25 ore.
Bazzola fatturazione:[] Alcuni avvocati registrano il tempo alla fine del giorno o della settimana, stimando i compiti piuttosto che rintracciarli in tempo reale.

Capire queste convenzioni ti aiuta a anticipare come piccoli compiti possono aggiungere nel tempo. Chiedi al tuo avvocato direttamente: “Quali incrementi usi? Fai il giro o il più vicino? Ci sono costi minimi per compiti specifici?

Fee nascoste comuni

Oltre i tassi orari, le spese aggiuntive possono inserirsi nella bolletta.

Commissioni amministrative[[] – Fotocopiazione, scansione, archiviazione o recupero di documenti. Alcune aziende addebitano una tariffa per pagina che può tally rapidamente se il vostro caso comporta una produzione di documenti pesanti.
Tempo di viaggio[ – Alcuni avvocati fatturano per viaggiare in tribunale, riunioni o depositi, spesso a pieno ritmo orario. Altri caricano la metà tariffa o viaggio ondulato in un certo raggio.
tempo di ricerca[] – La ricerca legale è quasi sempre fatturata, anche se è estesa. La ricerca specializzata da parte dei soci junior può ancora portare un tasso elevato.
Ai costi generali[[] – I servizi di spedizione, i servizi di corriere o le spese di deposito online possono essere trasmessi al cliente. In alcune aziende, anche le chiamate a lunga distanza appaiono come elementi di linea.
Costi di terzi[[[] – Le spese di testimonianza per esperti, i giornalisti di corte, gli investigatori privati e i costi di trascrizione sono tipicamente fatturati a costo più una possibile tassa amministrativa.
I supplementi di tecnologia[[] – Alcune aziende ora aggiungono le tasse per piattaforme di scoperta elettronica, hosting di documenti, o portali client sicuri.

Un accordo di tassa trasparente dovrebbe elencare quale di questi sono inclusi e che sono fatturati separatamente. Se non sei sicuro, chiedere una completa ripartizione dei potenziali costi aggiuntivi prima dell'inizio del lavoro. Per una lista di controllo utile, vedere la Guida del Clio sulle pratiche di fatturazione legale[].

Il patto di tasse – la vostra prima linea di difesa

L'accordo di tassa è il documento più critico in qualsiasi rapporto avvocato-cliente. Imposta le regole di base per la fatturazione e può prevenire incomprensioni se redatto chiaramente. Troppi clienti firmano senza leggere la stampa fine, solo per scoprire più tardi che l'accordo permette oneri che non si aspettavano mai.

Cosa cercare in un accordo di tasse

Un accordo a pagamento solido dovrebbe includere i seguenti elementi:

Hourly rate(s)[] – Specificare il tasso per ogni avvocato, paralegale, o assistente legale che può lavorare sul vostro caso.
Aggiungimenti di annullamento[] – Dichiara se il tempo viene fatturato in sei minuti, dieci minuti, o incrementi di quarto ore.
Termini di servizio[[ – Quanto è richiesto in anticipo? Il fermo è rimborsabile? Quando sarà rifornito? Il fermo è tenuto in un conto di fiducia come richiesto dalle regole etiche?
Scopo di servizi[[[] – Una chiara descrizione di ciò che copre la tassa e ciò che è escluso. Ad esempio, la tassa include appelli? Mozioni? negoziati di regolamento?
Aggiornamento aggiuntivo – Un elenco di spese che saranno fatturate separatamente (copia, viaggio, ecc.).
Frequenza di ordinazione[ – Quante volte riceverete fatture (mese, biweekly)?
Termini di pagamento[[] – Date, tariffe tardive e metodi di pagamento accettabili.
Diritti di di disdetta[[] – Potete porre fine alla relazione in qualsiasi momento? Che cosa succede al fermo alla risoluzione?

Se manca uno di questi elementi, chiedete loro di essere aggiunti. Una lettera di fidanzamento di una pagina può essere troppo vaga per un caso complesso o lungo. Per maggiori dettagli su ciò che le regole etiche richiedono, rivedere il ABA Modello Regola 1.5 sulle tasse.

Domande da fare prima di firmare

Non esitate a chiarire qualcosa che non capite. Ecco le domande essenziali per porre il vostro potenziale avvocato:

“Puoi fornire una stima scritta dei costi totali per il mio tipo di caso?”
“Hai un costo minimo per telefonate o e-mail?”
“Come si gestisce il tempo di viaggio – è fatturato a pieno ritmo? Quale raggio si considera locale?”
“Riceverò fatture con descrizioni di ogni compito?”
“Cosa succede se il fermo viene fuori? Quanto preavviso otterrò prima di smettere di lavorare?”
“Ci sono commissioni per la risoluzione precoce della rappresentazione?”
“Hai una politica per il budget o aggiornamenti periodici dei costi?”

Prendere il tempo per ottenere queste risposte per iscritto può risparmiare da costose sorprese più tardi. La guida American Bar Association sugli accordi di mantenimento[[]] è una risorsa eccellente per quello che ci si aspetta.

Richiesta e revisione delle fatture dettagliate

Uno dei modi più efficaci per evitare oneri imprevisti è quello di richiedere fatture dettagliate e dettagliate. Una vaga fattura che semplicemente afferma “servizi legali resi” non ti dà le informazioni necessarie per verificare le accuse. Molti stati hanno regole etiche che richiedono avvocati per fornire una chiara spiegazione delle tasse, ma è ancora necessario chiedere per esso nel formato che funziona per voi.

Che cosa una fattura dettagliata dovrebbe includere

Ogni fattura appropriata dovrebbe contenere:

Data di ogni servizio
Descrizione del lavoro svolto (non solo una categoria generale come “ricerca legale” ma una descrizione specifica come “ricerca su statuto di limitazioni per violazione del contratto ai sensi della legge californiana”)
Tempo trascorso (in ore o minuti)
Chi ha eseguito l'opera (nome o ruolo di matrice)
Tasso orario applicato
Spese individuali per spese (copia, spedizione, ecc.) con ricevute quando disponibili

Se il vostro avvocato non fornisce automaticamente questo livello di dettaglio, chiederlo nel contratto di tassa. La maggior parte del software di fatturazione può generare tali fatture. Se si riceve un PDF con le voci di blocco, chiedere i dati di entrata di tempo grezzo in un formato di foglio di calcolo per una recensione più facile.

Bandiere rosse in Billing

Quando si esamina la fattura, guardare per questi segnali di avviso:

Block fatturazione[[] – diverse attività si sono unite con una sola voce di tempo (ad esempio, “conferenza con il cliente, documenti di revisione, bozza di movimento – 3.0 ore”).
Unusually high time per semplici compiti[[] – una chiamata di 15 minuti fatturata come 0,5 ore, o la revisione dei documenti che prende triplo il tempo previsto.
Iscrizioni duplicate[] – la stessa attività che appare su fatture multiple, a volte con descrizioni diverse.
Centrale per compiti amministrativi che dovrebbero essere in testa[[] – fare copie, il deposito con il tribunale, l'organizzazione di file.
Mancanza di descrizioni[[] – voci come “ricerca,” “chiamata telefonica”, o “email” senza contesto.
L'arrotondamento fondamentale che aggiunge – più voci arrotondate ogni pochi minuti possono gonfiare significativamente le ore totali.

Se si individuano bandiere rosse, portarle immediatamente all'attenzione del vostro avvocato. Un avvocato rispettabile sarà disposto a spiegare o regolare le accuse discutibili. Mantenere un registro di esecuzione delle proprie interazioni a cross-reference. Per una immersione più profonda in fatture irregolarità, il ] Centro nazionale per le corti di stato offre insights sul controllo dei costi legali.

Impostazione delle aspettative e dei bilanci

La comunicazione proattiva sui budget e sui limiti è uno dei modi migliori per controllare i costi. Senza un budget, la fatturazione oraria può sembrare una spesa aperta. Non assumerete un appaltatore per rinnovare la vostra cucina senza un preventivo—i servizi legali non dovrebbero essere diversi.

Caps e Limiti di bilancio

Molti avvocati sono disposti a lavorare all'interno di un tappo di bilancio. È possibile richiedere un tappo di caso mensile o totale che l'avvocato non supererà senza la vostra approvazione preliminare. Questo può essere formalizzato nel contratto di tassa o come una comprensione separata.

“Si prega di avvisarmi se le spese e i costi per un determinato mese (o per l'intero caso) supereranno $X. Non eseguire ulteriori lavori senza il mio consenso scritto.”

Alcuni avvocati resistono ai cappelli duri, ma la maggior parte si impegna a fornire una stima e avvisare quando si sta avvicinando. Se il vostro avvocato rifiuta qualsiasi discussione di bilancio, considerare se si tratta di una relazione che si desidera continuare. Anche un budget morbido - una stima non vincolante con aggiornamenti regolari - può dare la pace della mente.

Aggiornamenti di stato regolari

Anche senza un tappo rigoroso, richiedere rapporti di stato periodici che includono quanto tempo è stato speso e quali compiti sono stati eseguiti. Può essere una breve e-mail o telefonare ogni due settimane. Tali aggiornamenti consentono di rimanere informato e affrontare eventuali problemi di costo presto. Essi anche aiutare a decidere se rallentare determinate attività o reindirizzare gli sforzi del vostro avvocato. Per esempio, se si vede i costi di scoperta di montaggio, si potrebbe chiedere se la risoluzione alternativa di controversie è più conveniente.

Il lavoro di Phasing

Un’altra strategia è quella di far passare il lavoro legale, anziché autorizzare un bilancio completo di contenzioso, approvare fasi specifiche, come la prima consultazione e la lettera di richiesta, quindi rivalutare, evitando i costi di fuga prima di avere un quadro chiaro del valore e delle probabilità di successo del caso.

Monitoraggio delle spese legali

Non è necessario essere un contabile – un semplice sistema può tenervi informati e prendere discorsi in anticipo.

Strumenti e metodi per monitorare i costi

log personale:[[] Mantenere un foglio di calcolo o un quaderno delle date e degli orari che comunicate con il vostro avvocato, e qualsiasi attività che conoscete sta accadendo (ad esempio, apparizioni di corte, deposizioni, riunioni).
Strumenti digitali:[] App come Clio, MyCase e PracticePanther offrono portali client dove è possibile visualizzare le voci e le spese di tempo in tempo reale. Chiedi se l'azienda del tuo avvocato fornisce tale accesso. Alcune aziende si integrano anche con QuickBooks o FreshBooks per inviare avvisi automatizzati.
Notifiche di marcia:[] Impostare avvisi per quando il saldo del tuo trattenere scende sotto una certa soglia in modo da poter richiedere un top-up prima che i servizi vengano interrotti.
Terza parte servizi di audit:[ Per controversie di alto livello, prendere in considerazione l'assunzione di un legale arbitro di legge che si specializza in sovraccarico di flagging.Questi servizi spesso lavorano su una base di contingenza - si pagano solo se trovano risparmi.

Se si nota un aumento improvviso di fatturazione – dire un mese con il doppio delle ore abituali – raggiungere il vostro avvocato per capire perché. Potrebbe essere una progressione naturale del caso (ad esempio, fase di scoperta) ma potrebbe anche indicare inefficienza o sovrabilling.

La comunicazione è la chiave

Molti clienti si sentono a disagio a mettere in discussione le tasse del loro avvocato, ma farlo è sia il vostro diritto che la vostra responsabilità. Un buon avvocato si aspetta - e anche apprezza - clienti che sono impegnati e finanziariamente consapevoli.

Come affrontare le discrepanze

Se trovi un addebito non corretto, segui questi passaggi:

Review the fattura[]] accuratamente per confermare la discrepanza.
Contatta il dipartimento di fatturazione o il tuo avvocato direttamente.
Sii specifico: “Su fattura datata 15 marzo, l'ingresso per il 10 marzo mostra 0,5 ore per una telefonata. Ricordo che la chiamata è durata circa 10 minuti. Puoi chiarire l'incremento di fatturazione?”
chiedere una modifica[[] se l'accusa non corrisponde all'accordo di tassa o sembra irragionevole. Ad esempio, se siete stati fatturati 0.3 ore per un'email di due minuti, che può violare la politica di carica minima della società.
Seguire[[]] nel caso in cui non si riceve una risposta tempestiva. Se il problema rimane irrisolto, si può presentare un reclamo con il programma di arbitrato tassa della vostra associazione barra di stato.

La maggior parte degli errori di fatturazione sono errori onesti — un incremento miscalculato, un'entrata duplicata, o un compito assegnato al tasso sbagliato. Un avvocato professionista apprezzerà la tua diligenza e correggerà eventuali errori. Se incontri resistenza o ostilità, questo può essere un segno per cercare una nuova rappresentazione.

Costruire una relazione trasparente

Dal primo incontro, stabilire un tono di rispetto e chiarezza reciproca. Lasciate che il vostro avvocato sappia che il valore della trasparenza dei costi e che si desidera essere tenuti informati. Quando entrambe le parti capiscono che cosa è previsto, il processo di fatturazione diventa molto meno stressante. La comunicazione regolare sui costi aiuta anche il vostro avvocato a priori compiti efficacemente – se si è interessati a bilancio, possono suggerire approcci più economici, come ad esempio la gestione di alcune questioni via e-mail invece di una telefonata, o di routine.

Tecnologia di Levaggio per rimanere in cima alla fatturazione

Chiedi al tuo avvocato se offrono un portale client in cui è possibile accedere e vedere le voci in tempo reale, i bilanci di fiducia e le fatture. Alcune piattaforme anche inviare notifiche push quando viene aggiunta una nuova entrata di tempo o quando il tuo fermo colpisce un segno di irrigazione basso.

Conclusioni

Con la comprensione di come funziona la fatturazione, attentamente rivedere il vostro accordo di tassa, richiedendo fatture dettagliate, stabilendo bilanci chiari, e le spese di monitoraggio, è possibile prendere il controllo dei vostri costi legali. Ricordate, siete il cliente, e avete ogni diritto di fare domande sulle spese e politiche. Un buon avvocato accoglierà il vostro caso di impegno. Con queste strategie più forte, si può evitare di sorpresa costruire solo