Perché il tuo manuale dei dipendenti deve affrontare le leggi di ora e di salario

Un manuale dipendente ben progettato è uno strumento fondamentale per qualsiasi posto di lavoro compiacente. Imposta chiare aspettative, comunica i diritti dei dipendenti, e fornisce una difesa legale quando le politiche sono costantemente e abbastanza applicate. Quando si tratta di salari e leggi dell'ora, le partecipazioni sono particolarmente alte.

Comprendere la Fondazione: la Fair Labor Standards Act (FLSA)

La Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale primaria che governa il salario minimo, il salario straordinario, la contabilità e il lavoro dei bambini. Si applica alla maggior parte dei datori di lavoro privati e pubblici con almeno $500.000 in entrate annuali, e anche le imprese più piccole possono essere coperte se si impegnano nel commercio interstatale.

Oltre alle tariffe salariali, il FLSA manda una registrazione dettagliata. I datori di lavoro devono mantenere registri accurati di ore lavorate, salari pagati e deduzioni fatte per almeno tre anni, anche se alcuni stati richiedono periodi di conservazione più lunghi. Il manuale dovrebbe descrivere il metodo di monitoraggio del tempo, sia attraverso orologi tempo, applicazioni elettroniche, o fogli manuali, e sottolineano che i dipendenti devono registrare tutte le ore di lavoro.

Esenzione vs. Non-Esenzione delle Classificazioni dei Dipendenti

Una delle fonti più comuni di contenzioso salariale e di ore è la disgregazione dei dipendenti. Il FLSA divide i dipendenti in due categorie: esente e non esentato. I dipendenti non esenti hanno diritto a pagare i tempi di lavoro, mentre i dipendenti esenti non sono. Per qualificarsi per l'esenzione, un dipendente deve soddisfare specifiche prove salariali e doveri. Le esenzioni più comuni includono esecutivo, amministrativo, professionale, vendite esterne, e dipendente del computer.

Per le regole di esenzione specifiche dello stato, consultare risorse come il SHRM Small Business Resource Center[].

Considerazioni di Stato e di diritto locale

Mentre la FLSA stabilisce la linea di base, molti stati e comuni hanno emanato leggi salariali e orari più stringenti. Ad esempio, la California richiede un straordinario giornaliero per ore lavorate oltre otto in un giorno, e New York ha salari minimi più elevati che variano per regione e industria. Alcune città, come Seattle e Los Angeles, hanno pagato ordinanze di congedo per malattia che interagiscono con le leggi salariali.

Aree chiave dove la legge statale può diffamare

  • Commessa minima:[ Molti stati stabiliscono un salario minimo più alto e lo regolano annualmente. Includere una tabella o un link ad un elenco pubblicamente accessibile delle attuali tariffe di stato.
  • Overtime:[] Alcuni stati richiedono un straordinario orario dopo 8 ore in un giorno (ad esempio, California) o dopo 12 ore (ad esempio, Alaska). Altri hanno disposizioni a doppia ora per alcune ore.
  • Rimangono interruzioni di memoria e riposo:[ Stati come California, Oregon e Washington mandano specifiche durate di pausa e tempi.
  • Scheda predittiva:[ New York City, Oregon e altre giurisdizioni richiedono preavviso di orari e compensazione per i cambiamenti dell'ultimo minuto.
  • Paga-off:[] Il congedo di malattia pagato, la vincita di vacanza alla fine, e altre leggi di congedo variano ampiamente. Alcuni stati richiedono la vincita di una vacanza non utilizzata, mentre altri non lo fanno.
  • Termine ultimo per la pagamento finale:[ La California richiede il pagamento immediato alla fine; altri stati permettono alcuni giorni o anche la prossima giornata di pagamento regolare.

Il manuale dovrebbe includere una chiara dichiarazione che se qualsiasi stato o legge locale fornisce una maggiore protezione rispetto alla legge federale, l'azienda si conformi allo standard più protettivo.Per i datori di lavoro multi-stato, prendere in considerazione il mantenimento di una politica di master e l'aggiunta di addenda specifica dello stato che sono distribuiti ai dipendenti in tali posizioni.

Condizioni essenziali di orlo e di ormeggio da includere

Oltre alle dichiarazioni generali di conformità, il manuale dovrebbe mettere in dettaglio le seguenti politiche operative. Ogni politica deve essere scritta in lingua semplice e costantemente applicata in tutta l'organizzazione.

1. Politica minima di immissione

Se avete legato i dipendenti (ad esempio, i server, i baristi), spiegano l'indennità di credito della punta, il salario diretto in contanti, e che i consigli devono portare i guadagni totali almeno al salario minimo standard. Fornire un esempio: "Se un server guadagna $2,13 all'ora in salari diretti e consigli portare il totale a $7,25, la società assicura la breve dichiarazione di caduta dei consigli anche.

2. Politica di pagamento straordinario

  • Definire chiaramente la settimana lavorativa (ad esempio, domenica a sabato).
  • Spiegare che il tempo di lavoro è pagato a 1,5 volte il tasso regolare per tutte le ore oltre 40 per settimana lavorativa (o la soglia di stato applicabile).
  • Si precisa che gli straordinari devono essere approvati anticipatamente da un supervisore, ma che il lavoro straordinario non autorizzato sarà comunque pagato, ma può portare a disciplina.
  • Includere le regole per il calcolo del tasso regolare, che include bonus non discrezionali, commissioni, differenziali di spostamento e altri risarcimenti. Un esempio semplice aiuta: "Se si guadagna $ 15 all'ora e ricevere un bonus non discrezionale di $100 che la settimana, il tasso regolare aumenta per scopi di calcolo di straordinario."
  • Se si utilizza un metodo "fluttuating workweek" per i dipendenti non-esenti, spiegare con attenzione e assicurarsi che sia conforme alle normative DOL.

3. Controllo e registrazione

  • Descrivi il metodo di registrazione del tempo (orologio elettronico del punch, app mobile, foglio di carta, ecc.).
  • Richiedete ai dipendenti di registrare tutto il tempo lavorati, inclusi i tempi di inizio/arresto, i periodi di pausa e gli straordinari.
  • Evidenzia che non si deve eseguire alcun lavoro prima di effettuare il clock in o dopo l'orologio fuori, e che questo include la lettura di e-mail, l'assunzione di chiamate, o la preparazione di materiali di lavoro.
  • Spiegare come i record di tempo sono rivisti e approvati dai manager su base settimanale.
  • Ricordare i dipendenti che falsificano i record di tempo è motivo di azione disciplinare, fino a e compresa la risoluzione.
  • Indirizzi le politiche di arrotondamento: se si utilizza arrotondamento (ad esempio, al quarto d'ora più vicino), si dichiara che deve essere neutrale nel tempo e non ridurre mai sistematicamente la retribuzione. Il DOL consente arrotondato se viene utilizzato per entrambi i pugni e non comporta un pagamento in meno per un periodo di tempo.

4. Riduzioni di pasti e riposo

Se la legge statale richiede interruzioni di pasto (ad esempio, 30 minuti per turni oltre 5 o 6 ore), specificare quando e come sono presi. Inoltre affrontare interruzioni di riposo (solitamente 10 minuti per 4 ore). Se le interruzioni sono non pagate, dichiarare che il dipendente deve essere completamente sollevato da tutti i doveri durante la pausa di soggiorno - senza rispondere ai telefoni, controllare le e-mail, o svolgere compiti di lavoro.

5. “On-Call” e “Waiting Time” Politiche

In generale, se un dipendente è tenuto a rimanere nei locali del datore di lavoro o è altrimenti limitato dall'utilizzo del tempo in modo efficace (ad esempio, non può eseguire commissioni personali), quelle ore contano come tempo di lavoro. Se il dipendente può essere lontano dai locali, ma deve essere in grado di rispondere a una chiamata entro un breve periodo, che potrebbe non essere compensabile.

6. Tempo di viaggio e tempo di formazione

Spiegare che il tempo trascorso viaggiando tra i siti di lavoro durante la giornata di lavoro è compensabile. Il tempo di comunicazione da casa al primo luogo di lavoro e di ritorno non è generalmente pagato, ma ci sono eccezioni (ad esempio, il viaggio di casa dopo una chiamata di lavoro, o il viaggio che prende un dipendente al di fuori della normale area di lavoro).

7. Deduzioni e Frequenza di Paga

Elenca i tipi di detrazioni legali (tassi, benefici, guarnizioni, assistenza per bambini ordinata dal tribunale) e quelli che sono vietati (ad esempio, detrazioni uniformi che riducono la retribuzione al di sotto del salario minimo, deduzioni per la carenza di registro in alcuni stati).

8. Risultato finale

Descrivi quando il pagamento finale è dovuto – sia per la cessazione volontaria (dimissioni) che per la cessazione involontaria (dimissioni o discarico). Molti stati hanno scadenze rigorose (ad esempio, immediatamente dopo lo scarico in California, entro 72 ore in altri stati). Fornire una politica chiara per evitare sanzioni, e istruire i manager a inoltrare i record di tempo finale per pagare rapidamente.

Contrattuatore indipendente

L'utilizzo di un'assicurazione indipendente (in inglese) è un'area sempre più calda nell'applicazione salariale e di un'ora (in inglese) che è la disgregazione dei dipendenti (in inglese) e che non è più un'assicurazione.

Per ulteriori informazioni sulla classificazione, vedere il DOL Fact Sheet 13.

Esecuzione, Penali e Rischi di responsabilità

Il Dipartimento di Giustizia e di Ore del Lavoro indaga le denunce e conduce audit mirati. Procuratori privati di querelante anche frequentemente depositano azioni collettive sotto il FLSA o leggi salariali statali. Le penalità possono includere salari posteriori, danni liquidati (doppio i salari non retribuiti), spese di lavoro degli avvocati e sanzioni di denaro civile per le violazioni ripetute o volontarie. In alcuni stati, il mancato pagamento dei salari personali può portare a spese di lavoro per i funzionari aziendali.

Il tuo manuale non deve minacciare i dipendenti con azioni negative per lamentarsi delle questioni salariali. Deve includere una chiara politica anti-retaliazione che protegge i dipendenti che denunciano, partecipano alle indagini, o esercitare i loro diritti sotto la FLSA o legge statale. Il FLSA ha forti protezioni di ritorsione, e qualsiasi suggerimento di ritorsione nel tuo manuale, come "fare false affermazioni risulterà in disciplina"—può essere usato contro

Migliori Pratiche per la stesura e il mantenimento del tuo manuale

  • Invoca il legale consiglio:[] Avere un avvocato di lavoro rivedere il tuo manuale per il rispetto delle leggi federali, statali e locali in ogni luogo in cui si opera.Le leggi cambiano rapidamente, soprattutto a livello statale.
  • Aggiornare ogni anno:[[] Le leggi sulle Wage cambiano frequentemente, e le nuove ordinanze possono passare rapidamente.
  • I gestori dei corsi e le risorse umane:[ Anche il miglior manuale è inutile se i supervisori lo ignorano. Fornire formazione su come applicare politiche, soprattutto per quanto riguarda l'autorizzazione straordinario, la registrazione accurata del tempo e le decisioni di classificazione.
  • Comunicare modifiche:[] Quando si aggiorna le politiche salariali, distribuisce i cambiamenti a tutti i dipendenti e ottenere riconoscimenti firmati.
  • Ottenete i registri del riconoscimento:[ Ogni dipendente firma una pagina di ricevimento che indica che hanno letto e compreso il manuale. Questo è fondamentale per difendere contro le affermazioni che le politiche non sono state comunicate.
  • Consider state addenda:[] Per i datori di lavoro multi-stato, creare inserti specifici dello stato piuttosto che un singolo manuale non pulito. Assicurare che l'inserto copra tutte le politiche richieste localmente (ad esempio, avviso di congedo di malattia della California, avviso di frequenza di pagamento di New York, avviso di congedo protetto di Oregon).
  • Le pratiche di cronometraggio udito:[] Confronto regolare record di tempo reale contro i record di payroll. Cercare modelli di correzioni di auto-punch, tempi mancanti di clock-in / out, o arrotondamento coerente che favorisce il datore di lavoro.
  • Utilizza la lingua normale:[] Evitare il gergo legale. Scrivere come se spiegasse ad un nuovo noleggio che non ha mai visto una politica del libro paga.
  • Includete un disclaimer:[] dichiarare che il manuale non crea un contratto di lavoro e che le politiche possono essere modificate in qualsiasi momento, pur riconoscendo che gli obblighi di adempimento salariale e orario sono regolati dalla legge e non possono essere revocati.

Conclusioni

Un manuale dipendente di lavoro e di lavoro non è un progetto di sola volta, è un documento vivente che riflette la conformità legale e i valori aziendali in corso. Definindo con attenzione ruoli esenti da non esentire, ringraziando le variazioni dello stato e del locale, delineando le politiche di timekeeping e break, e impegnandosi a aggiornamenti regolari, si riduce significativamente il rischio di contenzioso costoso.