कानूनी बिलिंग साइकिल और भुगतान की शर्तों को समझना

अमेरिकी बार एसोसिएशन मॉडल नियमों के बाद अधिकार क्षेत्र में, चल रहे मुकदमेबाजी या लेनदेन के काम के लिए अधिकांश रिटेनर्स को ग्राहक ट्रस्ट खाते (IOLTA) में जमा किया जाना चाहिए। फर्म अपने आप के रूप में पैसे का इलाज नहीं कर सकती जब तक कि इसने काम किया है और रिटेनर के खिलाफ बिलिंग स्टेटमेंट जारी किया है। यह ढांचा ग्राहक और #8217 की रक्षा करता है; धन और स्वामित्व पर टकराव को रोकता है।

एक अनुचर आधारित संबंध के लिए बिलिंग चक्र आम तौर पर एक पैटर्न का अनुसरण करता है: कानून फर्म काम करता है, रिकॉर्ड समय, उस समय को अनुचर संतुलन के खिलाफ लागू होता है, और ग्राहक को सूचित करता है जब बैलेंस एक सीमा के नीचे गिर जाता है। जब रिटेनर अपने न्यूनतम (अक्सर $ 500 या $ 1,000) तक पहुंच जाता है, तो ग्राहक को आगे काम करने की कार्यवाही से पहले इसे फिर से भरना होगा। यह व्यवस्था यह सुनिश्चित करती है कि कानून फर्म कभी भी एक छोटी अवधि से अधिक समय तक असुरक्षित क्रेडिट को बढ़ा नहीं देती है।

आकस्मिक शुल्क

आकस्मिकता शुल्क व्यवस्था व्यक्तिगत चोट, वर्ग कार्रवाई और कुछ वाणिज्यिक मुकदमेबाजी मामलों में आम हैं। वकील को वसूली और #8212 का प्रतिशत प्राप्त होता है; 25% से 40% और #8212 के बीच में; और अगर मामला असफल है तो कुछ भी नहीं एकत्र करता है। आकस्मिकता व्यवस्था में बिलिंग चक्र ग्राहक के लिए काफी हद तक अप्राप्य है, क्योंकि कोई आवधिक भुगतान देय नहीं है। इसके बजाय, फर्म अपने समय और लागत को पूरे मामले में ट्रैक करती है और निपटान या निर्णय पर अपनी फीस लेता है।

शुद्ध आकस्मिक मामलों में भी, फर्म अक्सर फाइलिंग फीस, विशेषज्ञ गवाह फीस और जमा लागत जैसी लागत को आगे बढ़ाती हैं। सगाई पत्र को यह निर्दिष्ट करना चाहिए कि क्या उन लागतों को आकस्मिक शुल्क की गणना से पहले या बाद में वसूली से प्रतिपूर्ति की जाती है। यह अंतर नाटकीय रूप से वकील और #8217 को बदल सकता है; प्रभावी वसूली और ग्राहक और #8217; शुद्ध कार्यवाही।

बिलिंग चक्र क्लाइंट रिलेशन को कैसे आकार देता है

बिलिंग की लय को प्रभावित करता है कि ग्राहक कानूनी सेवाओं के मूल्य को कैसे देखते हैं। परिपक्व वकील-ग्राहकों के संबंध में, ग्राहक एक पूर्वानुमान समय पर एक चालान की उम्मीद करते हैं और विस्तार के एक सुसंगत स्तर के साथ आते हैं। जब उम्मीद की जाती है, तो ट्रस्ट बिल्ड करता है। जब एक चालान देर से आता है, तो समझना मुश्किल होता है, या इसमें त्रुटियां होती हैं, रिश्ते का सामना करना पड़ता है।

पारदर्शिता केंद्रीय सिद्धांत है। जिन ग्राहकों को समय प्रविष्टियों, व्यय और समायोजन का स्पष्ट ब्रेकडाउन देखने के लिए वकील और #8217 के बीच संबंध को समझते हैं; प्रयास और परिणाम प्राप्त किया। एक अच्छी तरह से तैयार चालान एक संचार उपकरण के रूप में कार्य करता है, न केवल भुगतान मांग।

भुगतान की शर्तें

भुगतान की शर्तें उन स्थितियों को परिभाषित करती हैं, जिनके तहत एक ग्राहक को चालान प्राप्त करने के बाद भुगतान को वापस करना चाहिए। इन शर्तों को आम तौर पर सगाई पत्र में बाहर रखा जाता है और प्रत्येक चालान के ऊपर या नीचे दिखाई देने वाली नोटिस के साथ प्रबलित किया जा सकता है।

कानूनी बिलिंग में आम भुगतान की शर्तें

• Net 30: ग्राहक के पास भुगतान जमा करने की तारीख से 30 दिन है। यह व्यापार-टू-बिजनेस कानूनी सेवाओं में सबसे आम शब्द है।
• Net 15: एक छोटी खिड़की अक्सर व्यक्तिगत ग्राहकों या उच्च मात्रा उपभोक्ता मामलों के लिए इस्तेमाल किया।
• Recept: भुगतान की उम्मीद है जैसे ही ग्राहक को चालान प्राप्त होता है। यह शब्द एक अनुचर के बाद आम है या जब एक फ्लैट शुल्क समझौते में एक एकल घटना शामिल है।
• ]Milestone: पर कारण भुगतान एक विशिष्ट घटना से शुरू होता है, जैसे कि अदालत दाखिल करना, मध्यस्थता सत्र, या निपटान समझौते का निष्पादन।

]Late फीस एक महत्वपूर्ण लेकिन अक्सर भुगतान शर्तों के अधीनस्थ घटक हैं। एक ठेठ देर शुल्क प्रति माह 1.5 प्रतिशत है, जो सालाना 18 प्रतिशत तक बराबर है। कुछ अधिकार क्षेत्र देर से शुल्क को कैप करते हैं या सगाई पत्र में खुलासा होने की दर की आवश्यकता होती है। देर से शुल्क लगाने से पहले वकीलों को अपने अधिकार क्षेत्र में नियमों को सत्यापित करना चाहिए।

किस्त भुगतान योजना

उच्च कानूनी बिल व्यक्तिगत ग्राहकों और छोटे व्यवसायों के लिए वित्तीय कठिनाई पैदा कर सकते हैं। कुछ कानून फर्मों कि ग्राहक को तीन से बारह महीने में एक बड़ा संतुलन भुगतान करने की अनुमति कि कि कि कि किस्त की पेशकश द्वारा जवाब देते हैं। बिलिंग चक्र एक एकल शुद्ध अवधि से एक आवर्ती भुगतान अनुसूची के लिए बदल जाता है। फर्मों क्रेडिट कार्ड भुगतान स्वीकार अक्सर भुगतान योजना को लागू करने के लिए स्वचालित मासिक ड्राफ्ट सेट अप।

किस्त की योजना गैर भुगतान का जोखिम ले जाती है यदि ग्राहक की वित्तीय स्थिति उस अवधि के दौरान बिगड़ती है। एक फर्म जो कि कि कि किस्त की योजना के लिए सहमत है, को प्रतिनिधित्व को निलंबित करने या भुगतान बंद होने पर वापस लेने का अधिकार भी सुरक्षित रखना चाहिए।

विवादों को रोकने में स्पष्ट भुगतान शर्तों की भूमिका

शुल्क विवाद अक्सर बचाव योग्य होते हैं। जब ग्राहक का मानना है कि उसके पास चालान पर दिखाई देने की तुलना में अधिक समय, कम कुल दायित्व, या एक अलग शुल्क संरचना का भुगतान करने का समय होता है, तो सबसे अधिक रोक योग्य असहमति उत्पन्न होती है। जब भुगतान की शर्तें स्पष्ट रूप से सगाई पत्र में बताई जाती हैं और प्रत्येक चालान पर बहाल होती हैं, तो अस्पष्टता को हटा दिया जाता है।

भुगतान की शर्तों को निर्धारित करते समय प्रमुख तत्व शामिल होंगे:

• सटीक देय तिथि या गणना विधि (जैसे, और # 8220; चालान तिथि और #8221 से नेट 30);
• स्वीकार्य भुगतान विधियां (चेक, वायर ट्रांसफर, क्रेडिट कार्ड, ACH)
• क्या एक अनुचर की घोषणा की जाती है और कब की उम्मीद है और कब
• देर से शुल्क प्रतिशत और देर से शुल्क लागू होने से पहले ग्रेस अवधि
• क्या फर्म अदायगी शेष राशि पर ब्याज चार्ज करेगा?
• संभावित निकासी सहित गैर भुगतान के परिणाम

स्पष्ट शर्तों के बावजूद, भुगतान में देरी अभी भी होती है। एक प्रभावी बिलिंग सिस्टम देय तिथि से पहले और बाद में स्वचालित अनुस्मारक उत्पन्न करता है। देय तिथि से तीन दिन पहले ग्राहक भुगतान को प्राथमिकता देने में मदद करता है। देय तिथि के पांच दिन बाद एक अनुस्मारक ने शेष राशि को गंभीरता से ओवरडे होने से पहले कार्रवाई को प्रेरित किया।

बिलिंग साइकिल और भुगतान की शर्तों के प्रबंधन के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

संरचित बिलिंग और भुगतान प्रक्रियाओं को लागू करने से प्रशासनिक ओवरहेड को कम किया जाता है, नकदी प्रवाह में सुधार होता है और ग्राहक संबंधों को मजबूत करता है। निम्नलिखित अभ्यास फर्म आकार और अभ्यास क्षेत्रों में लागू होते हैं।

बिलिंग प्रक्रिया को मानकीकृत करना

एक मानकीकृत बिलिंग प्रक्रिया स्थिरता सुनिश्चित करती है। टाइमकीपर को अपने समय में दैनिक या न्यूनतम साप्ताहिक में प्रवेश करना चाहिए। देर से प्रविष्टियां सटीकता खो देती हैं और ग्राहकों से संदेह को आमंत्रित करती हैं। एक फर्म-व्यापी कटऑफ तारीख (जैसे महीने के अंतिम शुक्रवार) बिलिंग टीम को एक पूर्वानुमान अनुसूची पर चालान की समीक्षा, समायोजन और उत्पन्न करने की अनुमति देती है।

बिलिंग सॉफ्टवेयर में निवेश करें

आधुनिक कानूनी बिलिंग सॉफ्टवेयर मैनुअल ट्रैकिंग और स्प्रेडशीट आधारित चालान की जगह लेता है। Clio, MyCase, अभ्यासPanther, और Zola सूट जैसे उत्पाद समय ट्रैकिंग, चालान पीढ़ी, भुगतान प्रसंस्करण और ट्रस्ट लेखांकन को एकीकृत करते हैं। ये उपकरण त्रुटियों के जोखिम को कम करते हैं और ग्राहकों को रसीद के सेकंड के भीतर ऑनलाइन चालान भुगतान करने की अनुमति देते हैं। फर्म जो ऑनलाइन भुगतान रिपोर्ट को स्वीकार करते हैं, काफी तेजी से संग्रह समय।

ऑनबोर्डिंग के दौरान भुगतान की शर्तें

कई शुल्क विवादों को प्रारंभिक परामर्श के दौरान क्या कहा गया था और सगाई पत्र में क्या लिखा गया था के बीच एक अंतर के लिए पता लगाया जा सकता है। एक गहन ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में हस्ताक्षर से पहले ग्राहक के साथ सगाई पत्र की एक चेहरा या टेलीफोन समीक्षा शामिल है। इस बातचीत को बिलिंग चक्र, मासिक चालान के अपेक्षित आकार, भुगतान की समय सीमा, देर से शुल्क और विवाद शुल्क के लिए प्रक्रिया को कवर करना चाहिए।

विस्तृत चालान प्रदान करें

एक ग्राहक जो एक लाइन चालान पढ़ने और # 8220 प्राप्त करता है; कानूनी सेवा प्रदान की और #8221; यह अनुमान लगाने के लिए छोड़ दिया गया है कि शुल्क उचित है। विस्तृत चालान में शामिल हैं:

• प्रत्येक कार्य का वर्णनात्मक विवरण
• प्रत्येक प्रविष्टि के लिए तारीख, समय-निर्माता और अवधि
• डिस्बर्समेंट टाइप (फ़िलिंग फीस, कॉपी लागत, पोस्टेज, यात्रा) द्वारा आइटम किया गया है
• कई मामलों के साथ ग्राहकों के लिए मामले का नाम और संख्या
• यदि लागू हो तो शेष शेष शेष राशि

एक विस्तृत चालान फर्म को अपनी फीस की रक्षा करने में भी मदद करता है यदि ग्राहक बाद में उन्हें विवाद करता है। कई अधिकार क्षेत्र में, एक अदालत ने एक शुल्क याचिका की समीक्षा करने के लिए चालान पर ध्यान दिया जाएगा ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि क्या शुल्क प्रासंगिक नैतिकता कोड में कारकों के तहत उचित हैं।

व्यावसायिक रूप से ओवरड्यू भुगतान संभालें

सबसे अच्छा नियम और प्रक्रियाओं के बावजूद, कुछ ग्राहक पीछे पड़ेंगे। देर से भुगतान की प्रतिक्रिया स्नातक की उपाधि प्राप्त की गई वृद्धि का पालन करना चाहिए:

1. नियत तारीख के बाद तीन से सात दिनों के भीतर एक विनम्र ईमेल अनुस्मारक
2. चौदह दिनों के भीतर फोन कॉल
3. तीस दिनों के बाद एक औपचारिक लिखित नोटिस, सगाई पत्र में भुगतान शर्तों का उल्लेख
4. एक किस्त योजना में शेष राशि को पुनर्संरचना करने की पेशकश
5. यदि किसी उचित अवधि के बाद शेष राशि का भुगतान नहीं किया जाता है तो वापसी का सूचित विचार

अटॉर्नी जो गैर भुगतान के लिए वापस लेने का फैसला करते हैं, उन्हें अपने अधिकार क्षेत्र में नैतिक नियमों का पालन करना चाहिए। अधिकांश को ग्राहक को लिखित नोटिस की आवश्यकता होती है, नए परामर्श खोजने का उचित अवसर होता है, और वापसी के कारण किसी भी पूर्वाग्रह से राहत मिलती है।

कानूनी बिलिंग का विकास

हर घंटे बिलिंग का पारंपरिक मॉडल लागत निश्चितता की मांग करने वाले कॉर्पोरेट ग्राहकों से दबाव का सामना कर रहा है और प्रौद्योगिकी से जो पहले सहयोगियों द्वारा किए गए कार्यों को स्वचालित करता है। वैकल्पिक शुल्क व्यवस्था जैसे कि निश्चित शुल्क, कैप्ड फीस और सफलता शुल्क अधिक आम हो रहे हैं। इन व्यवस्थाओं में बिलिंग चक्र अक्सर घंटे की व्यवस्था की तुलना में सरल और अधिक पूर्वानुमानित होता है।

ब्लॉकचेन आधारित स्मार्ट अनुबंधों को ट्रस्ट लेखांकन और भुगतान रिलीज को स्वचालित करने के तरीके के रूप में प्रस्तावित किया गया है। ऐसी प्रणाली के तहत, भुगतान स्वचालित रूप से जारी किया जाएगा जब डिजिटल रिकॉर्ड पुष्टि करते हैं कि वकील ने एक निर्दिष्ट कार्य पूरा किया है। जबकि व्यापक गोद लेने के लिए स्पेक्युलेटिव रहता है, कानूनी बिलिंग में स्वचालन की ओर प्रवृत्ति अच्छी तरह से स्थापित है।

ग्राहक भी कानूनी सेवाओं के अधिक परिष्कृत उपभोक्ता बन रहे हैं। एक ग्राहक जिसने ऑनलाइन कॉर्पोरेट गठन सेवाओं या मध्यस्थता प्लेटफार्मों का उपयोग किया है, एक ई-कॉमर्स शैली बिलिंग अनुभव की उम्मीद कर सकता है: तत्काल चालान, एक क्लिक भुगतान और स्वचालित रसीद। कानून फर्म जो एक आधुनिक बिलिंग अनुभव जोखिम प्राप्त करने में विफल हो जाती है जो प्रतियोगियों को ग्राहकों को खोने का जोखिम देती है।

निष्कर्ष

कानूनी बिलिंग चक्र और भुगतान शर्तें किसी भी कानून अभ्यास की परिचालन रीढ़ बनाती हैं। एक चक्र जो क्लाइंट वरीयताओं के साथ संरेखित होता है, भुगतान शर्तों के साथ संयुक्त होता है जो स्पष्ट रूप से संवादित होते हैं और लगातार लागू होते हैं, विवादों को कम करते हैं और संग्रह दरों में सुधार करते हैं। अटॉर्नी जो ऑनबोर्डिंग के दौरान बिलिंग प्रक्रिया को समझाने के लिए समय लेते हैं, एक पारदर्शी और भरोसेमंद संबंध के लिए मंच निर्धारित करते हैं।

आधुनिक बिलिंग सॉफ्टवेयर में निवेश करने वाली फर्में, विस्तृत चालान प्रदान करती हैं, और पेशेवरता के साथ ओवरड्यू भुगतान को संभालती हैं, यह पता चल जाएगा कि बिलिंग प्रक्रिया संघर्ष के बजाय स्थिरता का स्रोत बन जाती है। ग्राहक, बदले में, वास्तव में वे क्या करते हैं, जब यह देय होता है, और कैसे भुगतान किया जाता है। ट्रस्ट और संचार पर निर्मित एक उद्योग में, स्पष्ट बिलिंग प्रथाओं वैकल्पिक और #8212 नहीं हैं; वे आवश्यक हैं।

क्राफ्टिंग शुल्क समझौतों पर आगे मार्गदर्शन के लिए जो नैतिक मानकों का पालन करते हैं, वकीलों को ABA मॉडल नियम 1.5 ऑन फीस और लागू राज्य बार नियम का परामर्श करना चाहिए। लॉ फर्म नेता बिलिंग वर्कफ़्लो में सुधार करने के लिए देख रहे हैं, उन्हें विभिन्न अभ्यास सेटिंग्स में बिलिंग चक्र प्राथमिकताओं और औसत संग्रह समय पर डेटा मिल सकता है। ये संसाधन ग्राहक की उम्मीदों के साथ मौजूदा रहने में मदद कर सकते हैं।