अपने कर्मचारी हैंडबुक में एक अस्वीकरण शामिल करने का महत्व

कर्मचारी पुस्तिका में क्या अस्वीकरण है?

कर्मचारी पुस्तिका में एक अस्वीकरण एक औपचारिक बयान है जो दस्तावेज़ की कानूनी स्टैंडिंग को स्पष्ट करता है और नियोक्ता की देयता को सीमित करता है। यह स्पष्ट रूप से बताता है कि हैंडबुक रोजगार का एक बाध्यकारी अनुबंध नहीं है, यह नीतियां कंपनी के विवेक पर बदल सकती हैं, और हैंडबुक में कुछ भी नहीं जारी रोजगार की गारंटी देता है। आम तौर पर पहली पृष्ठ पर या एक स्टैंडअलोन सेक्शन के रूप में, अक्सर कर्मचारी के लिए स्वीकृति फॉर्म के साथ मिलकर काम करती है। उनका प्राथमिक कार्य यह दावा करता है कि हैंडबुक ने एक निहित रोजगार अनुबंध बनाया है, जिसे अन्यथा वकील के खिलाफ गलत तरीके से इस्तेमाल किया जा सकता है।

अस्वीकरण विभिन्न रूपों में आते हैं जो अधिकार क्षेत्र और कंपनी की जरूरतों के आधार पर होते हैं। कुछ में एक ऑन-विल रोजगार विवरण (विशेष रूप से संयुक्त राज्य में) शामिल है, जबकि अन्य गैर-अनुबंधात्मक भाषा पर ध्यान केंद्रित करते हैं और कंपनी की नीतियों को संशोधित करने का अधिकार है। कुछ मामलों में, अस्वीकरण भी गोपनीयता, बौद्धिक संपदा, या गैर प्रकटीकरण समझौते को संबोधित करते हैं जो पुस्तिका के भीतर एम्बेडेड हैं। प्रारूप के बावजूद, एक अच्छी तरह से तैयार किए गए अस्वीकरण एक जोखिम प्रबंधन उपकरण के रूप में कार्य करता है जो नियोक्ता के अधिकारों को मजबूत करता है और सभी कर्मचारियों के लिए स्पष्ट उम्मीदों को निर्धारित करता है। एक हैंडबुक जो विस्तार से प्रक्रियाओं का वर्णन करता है, एक बाध्यकारी वादा के रूप में गलत व्याख्या की जा सकती है, संगठन को कानूनी दायित्व के रूप में उजागर करने के लिए उजागर किया जा सकता है।

अस्वीकरण पहली चीज़ों में से एक होना चाहिए जब वे पुस्तिका खोलते हैं तो एक कर्मचारी को पढ़ा जाता है। यह दस्तावेज़ के बाकी हिस्सों के लिए टोन सेट करता है और स्पष्ट करता है कि वर्णित नीतियां दिशानिर्देश हैं, अनुबंधित शर्तें नहीं हैं। कई संगठन स्वागत पत्र या सामग्री की तालिका के तुरंत बाद अस्वीकरण रखते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि किसी भी नीति भाषा की समीक्षा करने से पहले इसे देखा जाता है। यह प्लेसमेंट जानबूझकर है: अदालतों की अक्सर जांच करती है कि क्या अस्वीकरण नोटिस पर उचित कर्मचारी को रखने के लिए पर्याप्त है।

क्यों आपके संगठन के लिए एक अस्वीकरण मामले

अनुबंध दावों के खिलाफ कानूनी सुरक्षा

एक अस्वीकरण को शामिल करने का सबसे मजबूर कारण कर्मचारियों को यह तर्क देने से रोकना है कि हैंडबुक एक बाध्यकारी रोजगार अनुबंध का गठन करती है। न्यायालयों ने यह निर्णय लिया है कि हाथ की किताबों में अस्पष्ट या वचनबद्ध भाषा - जैसे कि "स्थायी रोजगार" "हम हमेशा प्रगतिशील अनुशासन का पालन करेंगे" या "आप वार्षिक वृद्धि की गारंटी देते हैं" - एक निहित अनुबंध बना सकते हैं। एक मजबूत अस्वीकरण स्पष्ट रूप से किसी भी तरह की व्याख्या को खारिज कर देता है, यह बताता है कि हैंडबुक केवल सूचनात्मक और मार्गदर्शन उद्देश्यों के लिए है। यह गलत समाप्ति सूट जीतने और महंगा निपटान या जूरी फैसले का सामना करने के बीच अंतर हो सकता है।

निहित अनुबंधों की अवधारणा अधिकार क्षेत्र द्वारा भिन्न होती है। कुछ राज्यों में, किसी भी बयान जो उचित रूप से एक वादा के रूप में व्याख्या की जा सकती है, अनुबंधात्मक दायित्व बना सकती है। उदाहरण के लिए, यदि एक पुस्तिका कहती है, तो "कर्मचारियों को औपचारिक समीक्षा प्रक्रिया के बिना समाप्त नहीं किया जाएगा" एक अदालत यह देख सकती है कि एक बाध्यकारी प्रतिबद्धता के रूप में। एक अच्छी तरह से लिखित अस्वीकरण यह बताकर कि हैंडबुक में कोई नीति प्रवर्तनीय अधिकार नहीं बनाती है। नियोक्ता को दस्तावेज़ में कहीं और विरोधाभासी भाषा से भी बचना चाहिए - जैसे कि एक प्रगतिशील अनुशासन नीति जो पूर्ण शर्तों का उपयोग करती है - क्योंकि वह अस्वीकरण की प्रभावशीलता को कम कर सकती है।

रोजगार पर प्रशिक्षण

अधिकांश अमेरिकी राज्यों में (Montana के साथ एक उल्लेखनीय अपवाद है), रोजगार पर तैयार है, जिसका अर्थ है कि किसी भी समय किसी भी वैध कारण से किसी भी समय किसी भी समय संबंध को समाप्त कर सकता है। एक अस्वीकरण इस सिद्धांत को मजबूत करता है कि हैंडबुक में कुछ भी रोजगार की इच्छा प्रकृति को बदल देता है। कई राज्यों या देशों में कार्यरत कंपनियों के लिए, एक अस्वीकरण संदेश को मानकीकृत करने में मदद करता है और रोजगार की स्थिति के बारे में अस्पष्टता को कम करता है।

यह केवल यह बताने के लिए पर्याप्त नहीं है कि रोजगार एक ही वाक्य में होगा। अस्वीकरण को यह भी स्पष्ट करना चाहिए कि कोई प्रबंधक, पर्यवेक्षक या प्रतिनिधि को मौखिक या लिखित समझौते में प्रवेश करने का अधिकार है जो ऑन-विल संबंध बदलता है। इस भाषा के बिना, एक कर्मचारी तर्क दे सकता है कि प्रबंधक के "नौकरी सुरक्षा" या "लंबी अवधि के रोजगार" के मौखिक वादा ने एक अंतर्निहित अनुबंध बनाया, भले ही हैंडबुक के अस्वीकरण अन्यथा राज्यों को हो। कई संगठनों में एक बयान शामिल है कि ऑन-विल स्थिति में कोई संशोधन लिखित रूप में किया जाना चाहिए और एक नामित कंपनी अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किया जाना चाहिए।

यथार्थवादी कर्मचारी उम्मीदों की स्थापना

एक अस्वीकरण के बिना, कर्मचारी बिना किसी परिवर्तन योग्य गारंटी के रूप में पुस्तिका नीतियों की व्याख्या कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, विस्तार से वर्णित एक अवकाश नीति को भुगतान समय की प्रतिज्ञा के रूप में देखा जा सकता है, भले ही कंपनी बाद में इसे संशोधित करती है या रद्द कर देती है। एक अस्वीकरण स्पष्ट करता है कि नीतियां कंपनी के विवेक पर परिवर्तन के अधीन हैं, अक्सर नोटिस के बिना या बिना। इससे कर्मचारियों को यह समझने में मदद मिलती है कि उन्हें अनिश्चितता से विशिष्ट लाभ के हकदार नहीं हैं और उन्हें आधिकारिक अद्यतन के साथ वर्तमान में रहना चाहिए।

यह विशेष रूप से बोनस, कमीशन और प्रदर्शन आधारित प्रोत्साहन के आसपास नीतियों के लिए महत्वपूर्ण है। यदि एक पुस्तिका में विवरण में बोनस सूत्र का वर्णन किया गया है लेकिन इसमें एक अस्वीकरण शामिल नहीं है कि नीति को संशोधित किया जा सकता है, तो एक कर्मचारी जो उस सूत्र पर निर्भर करता है, यदि कंपनी इसे बदलता है तो वैध दावा हो सकता है। एक अस्वीकरण कंपनी की लचीलापन को व्यापार की जरूरतों, आर्थिक स्थितियों या रणनीतिक प्राथमिकताओं के आधार पर क्षतिपूर्ति कार्यक्रमों को समायोजित करने की रक्षा करता है। यह कर्मचारियों को मानव संसाधन या उनके प्रबंधक से स्पष्टीकरण की तलाश करने के लिए भी प्रोत्साहित करता है यदि वे इस बारे में अनिश्चित हैं कि क्या कोई पॉलिसी एक गारंटी या दिशानिर्देश है।

विवादों और गलतफहमी को कम करना

हैंडबुक में कभी-कभी कंपनी संस्कृति, टीमवर्क या पारस्परिक सम्मान के बारे में आकांक्षात्मक भाषा होती है। हालांकि ऐसे बयान सकारात्मक हैं, वे उत्पीड़न या भेदभाव के दावों में सबूत बन सकते हैं यदि कोई कर्मचारी तर्क देता है कि कंपनी अपने स्वयं के मानकों को पूरा करने में विफल रही है। एक अस्वीकरण बताता है कि हैंडबुक एक अनुबंध नहीं है और वह नीतियां कानूनी रूप से आवश्यक होने के अलावा प्रवर्तनीय वादा नहीं बनाती हैं। इससे कानूनी कार्रवाई में वृद्धि करने वाली आंतरिक शिकायतों की संभावना को कम कर देता है।

उदाहरण के लिए, एक पुस्तिका कह सकती है, "हम भेदभाव से मुक्त एक सम्मानजनक कार्य वातावरण प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध हैं। यह एक सकारात्मक बयान है, लेकिन यह कंपनी के खिलाफ इस्तेमाल किया जा सकता है अगर कोई कर्मचारी दावा करता है कि कंपनी ने उस प्रतिबद्धता तक नहीं रह पाई। एक अस्वीकरण स्पष्ट करता है कि ऐसे बयान आकांक्षात्मक हैं और कानून द्वारा लगाए गए लोगों से परे कानूनी दायित्वों को बनाने का इरादा नहीं है। यह मानव संसाधन और प्रबंधन को चिंता किए बिना नीतियों और अपेक्षाओं के बारे में अधिक स्वतंत्र रूप से संवाद करने में भी मदद करता है कि प्रत्येक आंतरिक संचार का उपयोग किसी मुकदमा में सबूत के रूप में किया जा सकता है।

सद्भाव और परिश्रम का प्रदर्शन

एक अस्वीकरण को सादे भाषा में लिखा गया और कानूनी परामर्श से समीक्षा की गई जिसमें पता चलता है कि नियोक्ता ने हैंडबुक की गैर-अनुबंधीय प्रकृति के बारे में कर्मचारियों को सूचित करने के लिए उचित कदम उठाए हैं। न्यायालयों और नियामकों को यह अच्छा विश्वास के सबूत के रूप में देखा जा सकता है, जो मुकदमेबाजी या लेखा परीक्षा में अनुकूल हो सकता है। यह एक स्पष्ट पेपर ट्रेल भी प्रदान करता है अगर कर्मचारी बाद में दावा करता है कि वे हैंडबुक की सीमाओं से अनजान थे।

अच्छा विश्वास सिर्फ एक कानूनी अवधारणा नहीं है- यह एक व्यावहारिक भी है। जब कर्मचारी महसूस करते हैं कि उनके नियोक्ता को हैंडबुक की प्रकृति के बारे में पारदर्शी रहा है, तो उन्हें गलत महसूस होने की संभावना कम है यदि कोई नीति परिवर्तन हो रहा है। एक प्रभावी अस्वीकरण एक पारदर्शी नियोक्ता-रोजगारी संबंध के लिए मंच निर्धारित करता है, जहां उम्मीदें शुरू से स्पष्ट हैं। यह भी दर्शाता है कि संगठन गंभीरता से अनुपालन लेता है और उचित प्रलेखन और कानूनी समीक्षा में निवेश किया है।

एक मजबूत अस्वीकरण के प्रमुख घटक

At-Will रोजगार वक्तव्य

यदि आपका संगठन एक ऑन-विल अधिकार क्षेत्र में काम करता है, तो स्पष्ट रूप से राज्य करता है कि रोजगार पर निर्भर है और यह कि हैंडबुक में कुछ भी नहीं बदलता है। भाषा का उपयोग करें जैसे: "यह पुस्तिका रोजगार का अनुबंध नहीं है और निरंतर रोजगार की गारंटी नहीं देती है। आपका रोजगार ऑन-विल है, जिसका अर्थ है कि आप या कंपनी किसी भी समय संबंध को समाप्त कर सकती है, कारण या नोटिस के बिना। "कुछ विशेषज्ञ इस संदेश को कई स्थानों पर लागू करने की सलाह देते हैं - उदाहरण के लिए, अस्वीकरण में और फिर रोजगार नीतियों अनुभाग में।

एक बयान शामिल होना चाहिए कि कंपनी का कोई प्रतिनिधि नहीं, लेखन में अभिनय करने वाले एक नामित अधिकारी के अलावा, ऑन-विल संबंध को संशोधित करने का अधिकार है। इससे कर्मचारियों को यह दावा करने से रोकता है कि एक प्रबंधक के मौखिक बयान ने नौकरी सुरक्षा का बाध्यकारी वादा बनाया। एक वाक्य को जोड़ने पर विचार करें जो स्पष्ट करता है कि नौकरी की इच्छा प्रकृति किसी भी नीतियों या प्रक्रियाओं के बावजूद लागू होती है, जिसमें प्रदर्शन समीक्षा, अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं या लाभ कार्यक्रम शामिल हैं।

कोई अनुबंध क्लॉज नहीं

स्पष्ट रूप से बताते हैं कि हैंडबुक नियोक्ता और कर्मचारी के बीच अनुबंध, व्यक्त या निहित नहीं बनाती है। "हम वादा करते हैं" या "आप हकदार हैं" जैसे वाक्यांशों से बचें जब तक आप कानूनी रूप से उन शर्तों के लिए प्रतिबद्ध नहीं हैं। इसके बजाय, उपयोग: "इस हैंडबुक का उद्देश्य केवल सूचना उद्देश्यों के लिए है और रोजगार का अनुबंध नहीं है, या तो व्यक्त या निहित है। यह आपके रोजगार की इच्छा प्रकृति को बदल नहीं देता है।

कुछ संगठनों में भाषा भी शामिल है जो स्पष्ट करता है कि हैंडबुक के भीतर सभी नीतियों, प्रक्रियाओं और बयानों को कवर करने के लिए हैंडबुक पर्याप्त व्यापक होना चाहिए, साथ ही प्रबंधकों या HR से किसी भी मौखिक या लिखित संचार को भी शामिल किया गया है। कुछ संगठनों में भाषा भी शामिल है जो स्पष्ट करती है कि हैंडबुक किसी तीसरे पक्ष के लाभार्थी अधिकार नहीं बनाती है- यह पता चला कि यह किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा लागू नहीं किया जा सकता है जो कर्मचारी नहीं है, जैसे कि परिवार के सदस्य या ठेकेदार। सुरक्षा की यह अतिरिक्त परत विशेष रूप से उन कंपनियों के लिए उपयोगी है जो सबकोंट्रेक्टर्स या अस्थायी श्रमिकों से निपटने वाली कंपनियों के लिए उपयोगी है।

नीतियों को संशोधित करने का अधिकार

एक वाक्य को शामिल करें कि कंपनी किसी भी समय नीतियों को अद्यतन करने, संशोधित करने या हटाने का अधिकार सुरक्षित रखती है, जिसमें नोटिस के बिना, इसके एकमात्र विवेक पर। यह आपको तब सुरक्षित रखता है जब व्यवसाय को बदलने की आवश्यकता होती है और आपको लाभ या आचरण नियमों को बदलने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए: "कंपनी इस पुस्तिका में किसी भी समय किसी भी पॉलिसी या लाभ को संशोधित करने, निलंबित करने या रद्द करने का अधिकार रखती है, जैसा कि यह उचित है।

यह खंड अक्सर अनदेखा होता है लेकिन एक अस्वीकरण के सबसे व्यावहारिक घटकों में से एक है। इसके बिना, एक कर्मचारी यह तर्क दे सकता है कि उनकी किराए की तारीख पर एक नीति उनके रोजगार की अवधि के लिए अपरिवर्तित रहना चाहिए। क्लॉज को संशोधित करने का अधिकार कंपनी की परिस्थितियों को बदलने की क्षमता को सुरक्षित रखता है - जैसे कि नए कानून, आर्थिक दबाव, या व्यावसायिक रणनीति में बदलाव - बिना किसी पुरानी नीतियों में बंद किए जाने के। यह किसी भी उम्मीद को भी समाप्त करता है कि नीति में बदलाव के लिए कर्मचारी की सहमति या अग्रिम नोटिस की आवश्यकता होती है।

जारी रोजगार की गारंटी नहीं

यह सुनिश्चित करें कि हैंडबुक नौकरी सुरक्षा की किसी भी गारंटी नहीं बनाती है। प्रदर्शन समीक्षाओं या अनुशासन प्रक्रियाओं के बारे में भी बयानों को उस भाषा के साथ पूर्वनिर्धारित किया जाना चाहिए जिसे कंपनी उनसे अलग कर सकती है। एक नमूना खंड: "इस पुस्तिका में वर्णित नीतियां और प्रक्रियाएं केवल दिशा-निर्देश हैं। कंपनी अपने विवेक पर उनसे प्रस्थान कर सकती है, और इस पुस्तिका में कुछ भी जारी रोजगार के वादा के रूप में व्याख्या नहीं की जानी चाहिए।

यह खंड विशेष रूप से उन नीतियों के लिए महत्वपूर्ण है जो प्रगतिशील अनुशासन, प्रदर्शन सुधार योजनाओं या समाप्ति प्रक्रियाओं का वर्णन करते हैं। यदि पुस्तिका कहती है, तो "कर्मचारियों को समाप्ति से पहले लिखित चेतावनी प्राप्त होगी" जिसे अनिवार्य प्रक्रिया के रूप में व्याख्या किया जा सकता है। अस्वीकरण को स्पष्ट करना चाहिए कि कंपनी चरण को छोड़ने या स्थिति के आधार पर विभिन्न प्रक्रियाओं का उपयोग करने का अधिकार सुरक्षित रखती है। यह कंपनी को ऐसे मामलों में भी सुरक्षा प्रदान करता है जहां तत्काल समाप्ति आवश्यक है- उदाहरण के लिए, गलत तरीके से, सुरक्षा उल्लंघन या धोखाधड़ी के मामलों में।

न्यायशास्त्र-विशिष्ट भाषा

कानून राज्य, प्रांत या देश के अनुसार भिन्न होते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ कनाडाई प्रांतों को विशिष्ट नोटिस अवधि की आवश्यकता होती है या पूरी तरह से ऑन-विल भाषा को मना करने की आवश्यकता होती है। इसी तरह, कई यूरोपीय देशों में मजबूत कर्मचारी सुरक्षा होती है कि अमेरिकी शैली के अस्वीकरण को कम कर सकता है। स्थानीय कानूनी परामर्श के साथ काम करने के लिए अपने अस्वीकरण को अपने अधिकार क्षेत्र में दर्ज करने के लिए। यदि आप एकाधिक स्थानों पर काम करते हैं, तो एक सामान्य अस्वीकरण पर विचार करें जो एक अधिकार क्षेत्र-विशिष्ट परिशिष्ट के साथ है।

दूरस्थ कर्मचारियों के साथ कंपनियों ने जटिलता को जोड़ा है। यदि आप कई राज्यों या देशों में कर्मचारियों को काम पर रखते हैं, तो आपको उन लोगों को अस्वीकार करने की आवश्यकता हो सकती है जो प्रत्येक स्थान के कानूनों का पालन करते हैं। कैलिफोर्निया में कर्मचारियों के साथ एक वर्जीनिया आधारित कंपनी को भाषा की आवश्यकता हो सकती है जो कैलिफोर्निया के सख्त नियमों को ऑन-विल रोजगार और निहित अनुबंधों को संबोधित करती है। सबसे सुरक्षित दृष्टिकोण एक सामान्य अस्वीकरण शामिल करना है जो सभी कर्मचारियों को लागू करता है, जिसमें विशिष्ट अधिकार क्षेत्र के लिए एक अलग परिशिष्ट या परिशिष्ट होता है। आपका कानूनी परामर्श आपको यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि किस अधिकार क्षेत्र को विशेष उपचार की आवश्यकता है।

कैसे बचें

एक रोजगार अटार्नी के साथ काम

कोई लेख पेशेवर कानूनी सलाह की जगह नहीं ले सकता है। एक जानकार रोजगार वकील संभावित देयता के लिए अपनी पुस्तिका की समीक्षा करेगा और अपने अस्वीकरण को नवीनतम अदालत के फैसले और नियमों के साथ संरेखित करेगा। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपकी कंपनी कई राज्यों या देशों में कर्मचारियों को काम देती है, क्योंकि संघर्ष कानूनों को संबोधित किया जाना चाहिए।

जब एक वकील का चयन करते हैं, तो किसी ऐसे व्यक्ति की तलाश करें जो रोजगार कानून में माहिर हैं और अपने उद्योग में पुस्तिका समीक्षाओं के साथ अनुभव करते हैं। उन्हें अपने अधिकार क्षेत्र में हाल के मामले के कानून से परिचित होना चाहिए और यह समझना चाहिए कि अदालतों ने अस्वीकरण भाषा की व्याख्या कैसे की है। एक तुलनात्मक संगठन से एक नमूना अस्वीकरण के लिए पूछो कि कौन सा एक पूर्ण संस्करण कैसा दिखता है। एक अच्छा रोजगार वकील सिर्फ अस्वीकरण की समीक्षा नहीं करेगा - वे उस भाषा के लिए बाकी पुस्तिकाओं की भी जांच करेंगे जो अनपेक्षित अनुबंधात्मक दायित्व बना सकता है।

आंतरिक विरोधाभासों से बचें

एक आम गलती हैंडबुक के सामने एक मजबूत अस्वीकरण रख रही है लेकिन फिर कहीं और अनुबंधित भाषा का उपयोग कर - उदाहरण के लिए, बोनस नीति में कहा गया है कि "आप को वाई मानदंडों को पूरा करने पर एक्स का बोनस मिलेगा"। ऐसा वादा एक सामान्य अस्वीकरण को ओवरराइड कर सकता है और लागू अधिकार पैदा कर सकता है। पूरे दस्तावेज़ में स्थिरता सुनिश्चित करें। यदि आप लचीलापन बनाए रखना चाहते हैं, तो "हम हमेशा" या "आप की गारंटी है" जैसी पूर्ण भाषा से बच सकते हैं।

"employee" या "किसी भी परिस्थिति में कंपनी की गारंटी" सहित वादा के रूप में व्याख्या की जा सकती वाक्यांशों के लिए देखो। "employee हकदार हैं" सहित, "employee" या "e" किसी भी भाषा को नष्ट करते हुए, "employee" या "employee" जैसे "कंपनी प्रदान कर सकती है" के रूप में अधिक लचीला विकल्प के साथ इनका लक्ष्य है कि किसी भी भाषा को खत्म करते समय पुस्तिका की उपयोगिता को एक गाइड के रूप में संरक्षित करना, जिसका उपयोग अनुबंध दावा बनाने के लिए किया जा सकता है।

नियमित रूप से समीक्षा और अद्यतन करें

अस्वीकरण निर्धारित नहीं हैं और भूल जाते हैं। कानून परिवर्तन और आपका व्यवसाय विकसित होने के कारण, आपके अस्वीकरण को अद्यतन करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, दूरस्थ कार्य के उदय ने राज्य रेखाओं में काम करने वाले कर्मचारियों के लिए अधिकार क्षेत्र और इच्छा स्थिति के बारे में सवाल उठाया है। कम से कम वार्षिक और किसी भी प्रमुख कानूनी परिवर्तन के बाद अपनी पुस्तिका की समीक्षा करें।

प्रत्येक 12 महीने में अपने अस्वीकरण की समीक्षा करने के लिए एक कैलेंडर अनुस्मारक सेट करें, या अधिक बार जब आपकी कंपनी विलय, अधिग्रहण, नए राज्यों में विस्तार, या कार्यबल संरचना में बदलाव जैसे महत्वपूर्ण बदलावों से गुजरती है। किसी भी समय अस्वीकरण की समीक्षा करें, किसी भी क्षेत्र में निहित अनुबंधों या इच्छा-पर्यावरण पर एक प्रमुख अदालत है जहां आप काम करते हैं। एक बाहरी अस्वीकरण सभी पर कोई अस्वीकरण नहीं होने से भी बदतर हो सकता है, क्योंकि यह कवरेज में अंतराल छोड़ने के दौरान सुरक्षा की झूठी भावना देता है।

आवश्यकता हस्ताक्षरित Acknowledgment

जब एक हस्ताक्षरित पाबंदी फॉर्म के साथ जोड़ा जाता है तो अस्वीकरण सबसे प्रभावी होता है जो कर्मचारी को पढ़ने, समझने और हस्तबुक की गैर-अनुबंधित प्रकृति पर सहमत होने की पुष्टि करता है। प्रत्येक कर्मचारी की फ़ाइल में इन हस्ताक्षरित रूपों को स्टोर करें। एक पाबंदी के बिना, एक कर्मचारी दावा कर सकता है कि वे कभी भी अस्वीकरण नहीं देखा, संभावित रूप से आपके कानूनी रक्षा को कमजोर कर सकते हैं।

acknowledgment form स्वयं पुस्तिका से एक अलग दस्तावेज होना चाहिए, और इसे स्थान या संस्करण संख्या द्वारा अस्वीकरण का संदर्भ देना चाहिए। भाषा में यह उल्लेख करना शामिल है कि कर्मचारी अपने रोजगार की इच्छा प्रकृति (यदि लागू हो) को स्वीकार करता है और यह समझने के लिए कि पुस्तिका अनुबंध नहीं बनाती है। सुनिश्चित करें कि कर्मचारी की प्रारंभ तिथि के तुरंत बाद फॉर्म पर हस्ताक्षरित और तारीख की गई है। मौजूदा कर्मचारियों के लिए, उन्हें एक नया acknowledgment पर हस्ताक्षर करना होगा जब भी पुस्तिका या अस्वीकरण अद्यतन हो जाता है। सुरक्षित स्थान पर हस्ताक्षर किए गए रूपों को रखें- संभवतः एक भौतिक फ़ाइल और एक डिजिटल बैकअप के लिए- रोजगार की अवधि और अलगाव के बाद कई वर्षों तक।

कैसे प्रभावी ढंग से अपने अस्वीकरण को एकीकृत करने के लिए

सामरिक प्लेसमेंट

एक प्रमुख स्थान पर अस्वीकरण रखो - आमतौर पर स्वागत संदेश या सामग्री की तालिका के तुरंत बाद पुस्तिका का पहला या दूसरा पृष्ठ। कुछ संगठनों में इसे रोजगार नीतियों अनुभाग की शुरुआत में और फिर से acknowledgment अनुभाग में शामिल किया गया है। लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि प्रत्येक कर्मचारी को विस्तृत नीतियों को पढ़ने से पहले इसे देख सकता है।

एक दृश्य क्यू का उपयोग करने पर विचार करें, जैसे कि एक बोल्ड हेडिंग या छायांकित बॉक्स, जो कि अस्वीकरण पर ध्यान आकर्षित करने के लिए है। कुछ कंपनियां एक प्रमुख नोटिस जैसे "इमपोर्टेंट नोटिस: यह हैंडबुक अनुबंध नहीं है" के साथ एक अलग पृष्ठ पर अस्वीकरण रखती हैं। अधिक विशिष्ट अस्वीकरण, कठिन यह एक कर्मचारी के लिए दावा करने के लिए है कि वे अपनी सामग्री से अनजान थे। यदि आपकी हैंडबुक डिजिटल है, तो पूर्ण दस्तावेज़ तक पहुंचने से पहले "I स्वीकार" पर क्लिक करने के लिए कर्मचारियों को पॉप-अप या आवश्यकता बनाने पर विचार करें।

सादा भाषा का प्रयोग करें

कानूनी शब्द कर्मचारियों को भ्रमित कर सकता है और अस्वीकरण की प्रभावशीलता को कम कर सकता है। स्पष्ट, सरल अंग्रेजी में लिखें जो सभी स्तरों पर कर्मचारी समझ सकते हैं। अत्यधिक जटिल वाक्यों या लैटिन शब्दों से बचें। उदाहरण के लिए, "इस उपकरण प्रति से अनुबंध नहीं बनाती" के बजाय, "यह पुस्तिका अनुबंध नहीं है। "छोटे वाक्यों, सक्रिय आवाज और रोज़मर्रा के शब्दावली का उपयोग करें। यदि आपको सटीक के लिए कानूनी शर्तों को शामिल करने की आवश्यकता है, तो उन्हें पैरेंट्स या पैरनोट में एक सादे भाषा के स्पष्टीकरण के साथ जोड़ा जाए।

विभिन्न विभागों और शिक्षा स्तरों से कर्मचारियों के नमूने के साथ अपने अस्वीकरण की पठनीयता का परीक्षण करें। उन्हें पैराफ्रेज़ से पूछें कि क्या अस्वीकरण का मतलब है। यदि वे इसे सही ढंग से समझा नहीं सकते हैं, तो इसे स्पष्टता के लिए संशोधित करें। एक अस्वीकरण कि कोई भी समझ नहीं पाता है कि सुरक्षा प्रदान नहीं करता है-कोर्ट्स को पता चल सकता है कि एक उचित कर्मचारी ने अस्वीकरण के अर्थ को नहीं समझा होगा, और वे इसे पूरी तरह से खारिज कर सकते हैं।

एक प्रभावी Acknowledgment फॉर्म डिजाइन करें

एक अलग acknowledgment फॉर्म बनाएँ जो कर्मचारियों को हस्ताक्षर करना चाहिए और वापस करना चाहिए। फॉर्म को अस्वीकरण और राज्य का संदर्भ देना चाहिए कि कर्मचारी को हैंडबुक को समझने का अनुबंध नहीं है और रोजगार ऑन-विल (यदि लागू हो) है। हस्ताक्षरित फ़ॉर्म को सुरक्षित फ़ाइल में रखें और कर्मचारी के पत्तों के बाद भी उन्हें बनाए रखें, क्योंकि दावा वर्षों तक सतही हो सकता है।

कुछ कंपनियों में एक सवाल भी शामिल होना चाहिए कि कर्मचारी को हैंडबुक की एक प्रति प्राप्त हुई है (या यह पता चलता है कि कैसे इसका उपयोग करना है) और यह कि वे अपनी सामग्री के साथ पढ़ने और पालन करने के लिए जिम्मेदार हैं। कुछ कंपनियों में एक सवाल शामिल है कि कर्मचारी के पास हैंडबुक के बारे में कोई सवाल है, जो जल्दी से चिंताओं को संबोधित करने का अवसर पैदा करता है। यदि आप एक इलेक्ट्रॉनिक acknowledgment प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह हस्ताक्षर की तारीख और समय पर कब्जा करता है और रिकॉर्ड छेड़छाड़-सबूत है। जिन कर्मचारियों ने हस्ताक्षर करने से इनकार कर दिया है, उनमें इनकार करने वाले और उन चरणों को दस्तावेज देने के लिए जिन्हें आप हैंडबुक प्रदान करते हैं और इसके उद्देश्य को समझाने के लिए।

निष्कर्ष

अपने कर्मचारी पुस्तिका में एक अच्छी तरह से तैयार अस्वीकरण शामिल करना ध्वनि मानव संसाधन अभ्यास का एक आधार है। यह महत्वपूर्ण कानूनी सुरक्षा प्रदान करता है, नियोक्ता और कर्मचारी के बीच संबंधों को स्पष्ट करता है, और महंगा गलतफहमी को रोकने में मदद करता है। एक अस्वीकरण को स्पष्ट, प्रमुख और कानूनी रूप से समीक्षा की जानी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वह लागू कानूनों का अनुपालन करे और सही ढंग से आपकी कंपनी के इरादे को दर्शाता है। जब कर्मचारी के साथ संयुक्त हो जाता है तो एक कर्मचारी को एक घोषणा फॉर्म और नियमित अपडेट के साथ जोड़ा जाता है, तो यह जोखिम को प्रबंधित करने और एक उत्पादक कार्यस्थल को बनाए रखने के लिए एक आवश्यक उपकरण बन जाता है।

आज आप एक उचित अस्वीकरण तैयार करने में निवेश करने का प्रयास आपको महत्वपूर्ण कानूनी खर्च, अदालत के समय और सड़क को नुकसान पहुंचा सकता है। यह उन कर्मचारियों को भी संकेत देता है जो आपका संगठन पारदर्शिता को मानती हैं और अखंडता के साथ काम करती है। एक अस्वीकरण एक ऐसा प्रवेश नहीं है जो आपको समस्याओं की उम्मीद है - यह सुनिश्चित करने के लिए एक सक्रिय कदम है कि हर कोई शुरू से जमीन के नियमों को समझता है।

अतिरिक्त मार्गदर्शन के लिए, सोसाइटी फॉर ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट (SHRM नमूना अस्वीकरण नीति ), US बराबर रोजगार अवसर आयोग (]]EEEOC मार्गदर्शन ऑन हैंडबुक), या नेशनल फेडरेशन ऑफ इंडिपेंडेंट बिजनेस (]NFIB हैंडबुक डिस्क्लेमर सलाह ]]]). एक सक्रिय दृष्टिकोण आज आपके संगठन की कल रक्षा कर सकता है।