कैसे श्रम विभाग द्वारा एक ओवरटाइम ऑडिट के लिए तैयार करने के लिए

भूतपूर्व बनाम गैर-अभीर कर्मचारी

विविधीकरण लेखा परीक्षा में पाए जाने वाले सबसे आम और महंगे उल्लंघनों में से एक है। FLSA कार्यकारी, प्रशासनिक, पेशेवर, बाहरी बिक्री और कंप्यूटर कर्मचारियों के लिए छूट प्रदान करता है, बशर्ते वे वेतन सीमा और कर्तव्य परीक्षण दोनों को पूरा करते हैं। अकेले नौकरी का शीर्षक कभी भी छूट का निर्धारण नहीं करता है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी ने "प्रबंधक" कहा जो अपने समय के प्रदर्शन की दिनचर्या का 60% खर्च करता है, गैर-प्रबंधक कार्यों की संभावना कार्यकारी छूट के लिए योग्यता नहीं है। प्रत्येक छूट की स्थिति की वास्तविक कर्तव्यों की नियमित समीक्षा आवश्यक है।

क्यों डीओएल ओवरटाइम ऑडिट का संचालन करता है

यह जानने के लिए कि क्या एक लेखा परीक्षा को ट्रिगर करता है, आपको नोटिस आने से पहले कमजोरियों को संबोधित करने में मदद कर सकता है। WHD कई कारणों से जांच करता है, और कुछ नियोक्ताओं को दूसरों की तुलना में अधिक चुना जाना चाहिए।

एक डीओएल लेखा परीक्षा के लिए आम ट्रिगर

• ]कर्मचारी शिकायत:सबसे आम ट्रिगर. एक वर्तमान या पूर्व कर्मचारी बिना भुगतान किए गए ओवरटाइम, गलतफहमी, या मजदूरी चोरी को आरोपित शिकायत दर्ज करता है। DOL भी जांच कर सकता है कि शिकायत अज्ञात है या किसी तीसरे पक्ष द्वारा जमा की गई है।
• उद्योग लक्ष्यीकरण: कुछ उद्योगों में ऐतिहासिक रूप से FLSA उल्लंघन की उच्च दर है, जिसमें निर्माण, आतिथ्य, स्वास्थ्य देखभाल, खुदरा और कृषि शामिल है। यदि आपका व्यवसाय इन क्षेत्रों में से एक में है, तो आपको एक यादृच्छिक या लक्षित लेखा परीक्षा का उच्च मौका मिलता है।
• ]Prior Violations: FLSA उल्लंघन के इतिहास वाले नियोक्ता को अनुवर्ती ऑडिट के लिए ध्वजांकित किया जाता है, कभी-कभी प्रारंभिक निपटान के बाद वर्षों।
• Random अनुपालन जांच: WHD किसी विशिष्ट शिकायत के बिना भौगोलिक क्षेत्र या उद्योग में समग्र अनुपालन को मापने के लिए यादृच्छिक जांच भी करता है।

इकट्ठा करना आवश्यक दस्तावेज़ीकरण

प्रलेखन आपकी सबसे मजबूत ढाल है। FLSA नियोक्ताओं को कम से कम तीन वर्षों तक पेरोल और टाइम रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है, और कम से कम दो वर्षों तक वेतन गणना और सामूहिक सौदेबाजी समझौते जैसे दस्तावेजों का समर्थन करता है। यदि आप अनुरोधित रिकॉर्ड का उत्पादन नहीं कर सकते हैं, तो DOL कर्मचारियों से अनुमानों का उपयोग करेगा- जो शायद ही कभी नियोक्ता के पक्ष में काम करता है। ऑडिट शुरू होने से पहले निम्नलिखित सामग्रियों को अच्छी तरह व्यवस्थित करें।

कोर रिकॉर्ड्स को हैडी

1. Time and Attendance Records: डेली लॉग्स शुरू और अंत समय दिखा, भोजन तोड़ने की अवधि, और कुल घंटे काम किया। इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम को प्राथमिकता दी जाती है क्योंकि वे मैनुअल त्रुटियों को कम करते हैं और ऑडिट ट्रेल्स प्रदान करते हैं।
2. Payroll Records:] वेतन स्टब, टाइमकार्ड सारांश, और नियमित दरों, ओवरटाइम प्रीमियम और किसी विशेष भुगतान (बोनस, अंतर को शिफ्ट) दिखाने की गणना। भुगतान अवधि तारीख और भुगतान की तारीख शामिल हैं।
3. ]कर्मचारी वर्गीकरण सूची: सभी कर्मचारियों का एक रोस्टर, उनकी छूट की स्थिति, और विशिष्ट छूट श्रेणी (जैसे, कार्यकारी, प्रशासनिक, पेशेवर) प्रत्येक छूट के लिए आधार दस्तावेज।
4. Job विवरण: सभी भूमिकाओं के लिए विस्तृत स्थिति विवरण, विशेष रूप से छूट वाले लोगों को। उन्हें प्राथमिक कर्तव्यों और प्रत्येक पर खर्च किए गए समय के अनुमानित प्रतिशत की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए। विवरण वास्तविक जिम्मेदारियों से मेल खाते हैं।
5. ]कर्मचारी हैंडबुक और नीतियां: ओवरटाइम प्राधिकरण, टाइमकीपिंग प्रक्रियाओं, भोजन तोड़ने और एंटी-रिटेलिएशन नियमों को कवर करने वाली लिखित नीतियां।
6. Exemption Determination Records: प्रत्येक exempt कार्यकर्ता के लिए, दस्तावेज़ीकरण को रखने के लिए आपको वेतन सीमा और कर्तव्य परीक्षण की पुष्टि की है। इसमें वेतन कटौती रिकॉर्ड शामिल हैं यदि लागू हो तो।
7. ]Prior Audit Report: यदि आपके पास पिछले DOL ऑडिट या स्वयं-लेखा हैं, तो उन रिपोर्टों को सही कार्रवाई के प्रलेखन के साथ बनाए रखें।