अपने कर्मचारी हैंडबुक में अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को कैसे संभालना है

क्यों अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं मैटर

अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं दुःचार की तुलना में अधिक होती हैं - वे जवाबदेही और सम्मान की संस्कृति स्थापित करते हैं। जब कर्मचारी वास्तव में जानते हैं कि व्यवहार मानकों की उम्मीद क्या है और क्या परिणाम हैं, तो वे स्वयं विनियमित होने की संभावना अधिक होती है। कानूनी दृष्टिकोण से, लिखित नीति गलत समाप्ति के खिलाफ रक्षा की पहली पंक्ति है। समान रोजगार अवसर आयोग (EEOC) और राज्य अदालतों को लगातार दस्तावेज नीतियों और भेदभाव या प्रतिशोध दावों का मूल्यांकन करते समय लगातार प्रवर्तन की तलाश होती है। एक स्पष्ट प्रक्रिया भी अलग उपचार के जोखिम को कम करती है, जहां एक कर्मचारी को अलग-अलग स्थितियों से अलग तरीके से समझा जाता है।

इसके विपरीत, अस्पष्ट या मनमाने अनुशासन के लिए एक प्रतिष्ठा शीर्ष प्रतिभा को दूर कर सकती है। हैंडबुक को अनुशासनात्मक कार्यों को प्रस्तुत करना चाहिए, लेकिन सुधार के लिए उपकरण के रूप में, कर्मचारियों को संतोषजनक प्रदर्शन के लिए एक स्पष्ट पथ प्रदान करना चाहिए। इस तरह, यह जब भी संभव हो रोजगार संबंधों को संरक्षित करता है और प्रतिकूल तनाव को कम करता है जो अक्सर सही बातचीत के साथ होता है।

कानूनी अंडरपिनिंग पर आगे पढ़ने के लिए, कर्मचारी अनुशासन पर SHRM गाइड की समीक्षा और ]EEOC उचित कार्यस्थल प्रथाओं पर मार्गदर्शन ]]]].

औपचारिक प्रक्रियाओं के लिए बिजनेस केस

औपचारिक अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के बिना संगठन अक्सर अनौपचारिक, प्रबंधक-by-प्रबंधक दृष्टिकोण पर प्रदर्शन मुद्दों पर निर्भर करते हैं। इससे अप्रत्याशित परिणाम होते हैं: एक प्रबंधक पुरानी विलंबता के लिए एक मौखिक चेतावनी जारी कर सकता है जबकि दूसरा कर्मचारी को उसी व्यवहार के लिए समाप्त कर देता है। ऐसी असंगति न केवल कानूनी जोखिम पैदा करती है बल्कि सिस्टम में कर्मचारी विश्वास को भी नुकसान पहुंचाती है। जब कर्मचारी मध्यस्थ के रूप में अनुशासन को महसूस करते हैं, तो वे जानबूझकर विवेकपूर्ण प्रयास को कम करते हैं, और कानूनी परामर्श भी प्राप्त कर सकते हैं। एक औपचारिक, लिखित नीति संकेत है कि संगठन निष्पक्षता को मानती है और वह सभी को भूमिका या संबंध की परवाह किए बिना रखने की इच्छा रखता है।

मनोवैज्ञानिक सुरक्षा और प्रतिधारण

मनोवैज्ञानिक सुरक्षा - यह विश्वास कि कोई सजा के डर के बिना गलतियां बोल सकता है या गलतियां कर सकता है - पैराडॉक्सिक रूप से स्पष्ट सीमाओं पर निर्भर करता है। जब कर्मचारी जानते हैं कि एक फायरेबल अपराध का गठन एक कोचिंग योग्य क्षण बनाम होता है, तो वे उचित जोखिम लेने के लिए पर्याप्त सुरक्षित महसूस करते हैं। यदि अनुशासनात्मक नीति बहुत खराब है, तो कर्मचारी जोखिम-विलोम हो जाते हैं, नवाचार और सहयोग को धीमा कर देते हैं। एक अच्छी तरह से सूखा नीति अस्पष्टता को हटाकर एक सुरक्षित वातावरण बनाता है: कर्मचारी समझते हैं कि एक एकल त्रुटि अपने करियर को समाप्त नहीं करेगी, लेकिन मानकों के लिए जारी रखा असंबंधित परिणाम पूर्वानुमानित होंगे। यह संतुलन चिंता को कम करता है और प्रतिधारण का समर्थन करता है, विशेष रूप से उच्च प्रदर्शन कर्मचारियों के लिए पारदर्शिता का समर्थन करता है।

अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के प्रमुख घटक

एक पूर्ण अनुशासनात्मक नीति को पांच मुख्य क्षेत्रों को संबोधित करना चाहिए। प्रत्येक घटक को सादे भाषा में लिखा जाना चाहिए कि सभी कर्मचारी - शिक्षा स्तर की परवाह किए बिना - समझ सकते हैं। कानूनी जार्गन से बचें, और जहां संभव हो उन ठोस उदाहरणों को शामिल करें। लक्ष्य एक दस्तावेज बनाना है जो प्रबंधकों के लिए एक व्यावहारिक गाइड के रूप में कार्य करता है और कर्मचारियों के लिए स्पष्ट संदर्भ, एक कानूनी संक्षिप्त नहीं है जिसके लिए व्याख्या की आवश्यकता होती है।

स्पष्ट उम्मीद

स्वीकार्य और अस्वीकार्य व्यवहार को परिभाषित करके शुरू करें। यह आम तौर पर आचरण या नियमों के अनुभाग के एक अलग कोड में किया जाता है, लेकिन अनुशासनात्मक नीति को उन मानकों का संदर्भ देना चाहिए। विशिष्ट उदाहरणों जैसे कि "चोरी, उत्पीड़न, असबद्धि, अत्यधिक अनुपस्थितता, या सुरक्षा नियमों का उल्लंघन" शामिल करें। Ambiguity भ्रम और असंगत प्रवर्तन की ओर जाता है। यदि आपकी कंपनी के पास विभिन्न भूमिकाओं (जैसे, दूरस्थ कार्यकर्ता साइट पर कर्मचारियों को बनाम), उन भेदों को तोड़ते हैं। लक्ष्य को समाप्त करना है "मैंने की नीति के खिलाफ सुरक्षा नहीं की थी"।

निषेध के अलावा, सकारात्मक उम्मीदों को शामिल किया गया है। उदाहरण के लिए, यह कहना है कि कर्मचारियों को सम्मान के साथ सहकर्मी का इलाज करने की उम्मीद है, सुरक्षा प्रोटोकॉल का पालन करें, नैतिक चिंताओं की रिपोर्ट करें और उपस्थिति विश्वसनीयता बनाए रखें। यह दोहरी दृष्टिकोण - दोनों पूर्व निर्धारित और आकांक्षात्मक - कर्मचारियों को यह समझने में मदद करता है कि क्या बचना है लेकिन क्या करना है। इन उम्मीदों को लिखते समय, विशिष्ट भूमिकाओं के लिए सटीकता सुनिश्चित करने के लिए विभाग प्रमुखों को शामिल किया गया है। एक बिक्री प्रतिनिधि एक गोदाम ऑपरेटर की तुलना में अलग-अलग व्यवहार जोखिमों का सामना करता है, और नीति उन बारीकियों को प्रतिबिंबित करना चाहिए जहां उपयुक्त है।

चरण-दर-चरण प्रगतिशील अनुशासन

प्रगतिशील अनुशासन सबसे आम ढांचा है और आम तौर पर इन चरणों में शामिल है:

• Verbal चेतावनी: कर्मचारी को इस मुद्दे के बारे में जागरूक करने और सुधारात्मक कार्रवाई पर चर्चा करने के लिए एक अनौपचारिक बातचीत। प्रबंधक लिखित में बातचीत का दस्तावेज देता है, भले ही इसे मौखिक चेतावनी कहा जाता है। यह प्रलेखन प्रगतिशील अनुशासन श्रृंखला में आधार रिकॉर्ड के रूप में कार्य करता है।
• Written चेतावनी: समस्या को रेखांकित करने वाला एक औपचारिक दस्तावेज, पिछले मौखिक चेतावनी और व्यवहार में बदलाव नहीं होने पर परिणाम। कर्मचारी को एक acknowledgment पर हस्ताक्षर करना चाहिए। यदि कर्मचारी साइन करने से इनकार करता है, तो प्रबंधक इस इनकार को एक गवाह की उपस्थिति में नोट करता है और अनुशासन के साथ आगे बढ़ता है।
• ]Finalलिखित चेतावनी: एक अंतिम-जान नोटिस जिसमें कहा गया है कि समाप्ति अगली घटना का पालन करेगा। यह कदम दांव के बारे में कोई अस्पष्टता नहीं छोड़ता।
• ]Suspension (with or without pay): कभी कभी गंभीर मुद्दों के लिए इस्तेमाल किया जाता है या जांच के लिए समय की अनुमति देने के लिए। भुगतान निलंबन आम तौर पर जांच के लिए प्राथमिकता दी जाती है कि स्थिति को पूर्वाग्रह से बचने के लिए। एक उचित जांच के बाद कुछ संचालन उल्लंघन के लिए अवैतनिक निलंबन उचित हो सकता है।
• रोजगार की अवधि: बार-बार या गंभीर उल्लंघन के लिए अंतिम रिसोर्ट। समाप्ति की हमेशा मानव संसाधन और कानूनी परामर्श द्वारा समीक्षा की जानी चाहिए ताकि पिछले अभ्यास और लागू कानूनों के अनुपालन में स्थिरता सुनिश्चित की जा सके।

आपको उन अपराधों की भी सूची करनी चाहिए जो प्रगतिशील चरणों (जैसे, चोरी, हमला, दवा का उपयोग, सकल अंतर्राष् ट्रीयकरण) को छोड़ सकते हैं। इसे कभी-कभी "सामान्य समाप्ति" खंड कहा जाता है। प्रदर्शन के मुद्दों और आचरण के मुद्दों के बीच स्पष्ट रूप से अलग हो जाना चाहिए, क्योंकि पूर्व अनुशासन के बजाय एक प्रदर्शन सुधार योजना (पीआईपी) की गारंटी दे सकता है। प्रदर्शन सुधार योजना कौशल अंतराल पर ध्यान केंद्रित करती है और संरचित समर्थन प्रदान करती है, जबकि अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं का पता जानबूझकर गलत आचरण या नियमों का उल्लंघन होता है। दोनों को अनुचित उपचार और कानूनी जोखिम का कारण बन सकता है।

दस्तावेज़ीकरण

"यदि यह दस्तावेज नहीं किया गया था, तो यह नहीं हुआ" एक वाक्यांश HR पेशेवरों द्वारा शपथ लेता है। नीति की आवश्यकता है कि प्रत्येक कदम को लिखित रूप में दर्ज किया गया है - जिसमें तिथियां शामिल थीं, क्या चर्चा की गई थी, कर्मचारी की प्रतिक्रिया, और सहमत-अपोन अगले कदम। स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए मानकीकृत रूपों या डिजिटल टेम्पलेट्स का उपयोग करें। Documentation आपके सबसे अच्छे सबूत हैं यदि कर्मचारी की समीक्षा के लिए एक खराब स्थिति को बनाए रखने वाले कर्मचारी की आवश्यकता है।

अपील प्रक्रिया

कर्मचारियों को अनुशासनात्मक निर्णय को चुनौती देने का एक तरीका होना चाहिए। अपील तंत्र दर्शाता है कि कंपनी देय प्रक्रिया का अनुसरण करती है।

1. कर्मचारी एक निर्धारित समय सीमा के भीतर एक लिखित अपील प्रस्तुत करता है (उदाहरण के लिए, 5 व्यावसायिक दिन)।
2. एक तटस्थ तीसरे पक्ष (मानव संसाधन प्रबंधक या वरिष्ठ नेता मूल निर्णय में शामिल नहीं) मामले की समीक्षा करता है।
3. समीक्षक कर्मचारी और प्रबंधक के साथ अलग-अलग मिलते हैं, प्रलेखन की समीक्षा करते हैं और अंतिम निर्णय लेते हैं।

स्पष्ट रूप से बताते हैं कि अपील निर्णय को उलट नहीं दे सकती है यदि मूल कार्रवाई निष्पक्ष थी और सबूतों द्वारा समर्थित थी। उद्देश्य प्रक्रियात्मक त्रुटियों को पकड़ने के लिए है, न कि दूसरे-गेज निर्णय के लिए, अनावश्यक रूप से। एक प्रभावी अपील प्रक्रिया प्रबंधकीय पूर्वाग्रह पर एक जांच के रूप में भी कार्य करती है। यदि अपील अक्सर निर्णयों को पलट देती है, तो बेहतर प्रबंधक प्रशिक्षण या नीति स्पष्टीकरण की आवश्यकता को इंगित करती है। इसके विपरीत, यदि अपील का शायद ही कभी उपयोग किया जाता है, तो कर्मचारी प्रक्रिया पर भरोसा नहीं कर सकते हैं या इसका उपयोग करने के लिए प्रतिशोध का डर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि अपील प्रक्रिया वास्तव में सुलभ है और कर्मचारियों को पॉलिसी के तहत अपने अधिकारों को उत्पन्न करने के लिए प्रतिशोधन से सुरक्षित रखा जाता है।

संगठन के पार निर्वाचन क्षेत्र

एक नीति केवल इसके प्रवर्तन के रूप में अच्छा है। Consistency का मतलब है कि नए इंटर्न के रूप में सीईओ के समान नियमों को लागू करना। हालांकि विवेक को कभी-कभी संदर्भ के लिए आवश्यक होता है (जैसे, सेवा की लंबाई, पिछले रिकॉर्ड), कोर अनुशासनात्मक ढांचा समान होना चाहिए। इसे प्राप्त करने के लिए, एक HR व्यवसाय भागीदार या अनुपालन अधिकारी को नामित करने से पहले कि वे अंतिम रूप से निर्धारित किए गए हैं। यदि प्रशिक्षण के दौरान स्पष्ट निर्णय पेड़ों और उदाहरण परिदृश्यों के साथ प्रबंधकों को प्रदान करना। एक निर्णय पेड़ प्रश्नों को प्रस्तुत कर सकता है: "यह पहली अपराध है? यदि हाँ, तो आगे की स्थिति को दूर करने के लिए आगे बढ़ने पर निर्भर करता है।

विविध और विभेदक हैंडलिंग के प्रकार

सभी गलतदाचार बराबर नहीं है और आपकी अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए। निम्नलिखित श्रेणियां प्रबंधकों को उन मुद्दों के बीच अंतर करने में मदद करती हैं जो प्रगतिशील अनुशासन की गारंटी देते हैं और उन लोगों को जिन्हें तत्काल वृद्धि की आवश्यकता होती है। इस ढांचे को अपनी पुस्तिका में शामिल करने से भ्रम कम हो जाता है और निष्पक्ष, सुसंगत निर्णय लेने का समर्थन करता है।

प्रदर्शन मुद्दे बनाम आचरण मुद्दे

प्रदर्शन मुद्दों कौशल, ज्ञान, या क्षमता की कमी से स्टेम। वे प्रदर्शन सुधार योजनाओं (पीआईपी), अतिरिक्त प्रशिक्षण, कोचिंग, या अधिक उपयुक्त भूमिका के लिए इस्तीफे के माध्यम से सबसे अच्छा संबोधित कर रहे हैं। अनुशासन उन मामलों के लिए आरक्षित होना चाहिए जहां कर्मचारी सुधार प्रयासों में भाग लेने से इनकार कर देता है या मानकों के लिए इच्छापूर्ण उपेक्षा प्रदर्शित करता है। इसके विपरीत, कर्मचारी के नियमों के विलक्षण उल्लंघन को शामिल करता है - उत्पीड़न, बेदाग, अपर्याप्तता, अपर्याप्तता, सुरक्षा उल्लंघन के लिए। ये व्यवहार प्रगतिशील अनुशासन के माध्यम से कार्रवाई करने योग्य हैं, जिसमें अपराध की गंभीरता से जुड़े प्रतिक्रिया की गंभीरता शामिल है।

व्यवहारिक मिस्कंड

आचरण के मुद्दों के भीतर, आगे वर्गीकरण सहायक है। मामूली अपराध जैसे कि कभी-कभी विलंबता, अप्रूव्ड व्यक्तिगत फोन का उपयोग, या मामूली ड्रेस कोड उल्लंघन आम तौर पर मौखिक चेतावनी चरण में शुरू होते हैं। मध्यम अपराध जैसे बार-बार अनुपस्थितता, अप्रस्थिष्टता, या सुरक्षा प्रक्रियाओं का उल्लंघन लिखित चेतावनी चरण में शुरू हो सकता है। प्रमुख अपराध - चोरी, हिंसा, उत्पीड़न, काम पर पदार्थ का दुरुपयोग, रिकॉर्ड का झूठाकरण - वारंट तत्काल निलंबन लंबित जांच और सारांश समाप्ति की ओर ले सकता है। इन श्रेणियों को अपनी पुस्तिका में उदाहरणों के साथ शामिल करना प्रबंधकों को स्पष्ट मार्गदर्शन प्रदान करता है और संगठन को उन दावों से बचाता है जो उनके कर्मचारियों को दूर करता है।

Mitigating and Aggravatingफैक्टर्स

संगतता का मतलब नहीं है संदर्भ की अनदेखी करना एक नीति को स्वीकार करना चाहिए कि प्रबंधकों को कारकों को कम करने पर विचार कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, किसी पूर्व के मुद्दों के साथ लंबे समय तक कार्यकाल, व्यक्तिगत संकट, उल्लंघन के तत्काल आत्म-रिपोर्टिंग) और बढ़ते कारकों (जैसे, लघु अवधि, बार-बार उल्लंघन, जानबूझकर छुपाना, सहकर्मी पर प्रभाव)। कुंजी की आवश्यकता है कि मानक प्रगतिशील चरणों से किसी भी विचलन को स्पष्ट तर्क के साथ लिखित रूप में दस्तावेज किया गया है। यह दस्तावेज सबूत के रूप में कार्य करता है कि निर्णय सोची और मनमाने नहीं था। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक दस्तावेज कर सकता है: " कर्मचारी को तुरंत लिखित निर्णय की बजाय त्रुटि को चेतावनी देने पर रोक देता है।

अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को कार्यान्वित करना

एक नीति लिखना केवल आधा काम है - कार्यान्वयन वह है जहां अधिकांश संगठन ठोकर खाते हैं। ऑनबोर्डिंग के दौरान नीति को संवाद करके शुरू करें। नए कामों को एक स्वीकृति फॉर्म पर हस्ताक्षर करना चाहिए, यह पुष्टि करना चाहिए कि उन्होंने अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को पढ़ा और समझ लिया है। अपने कर्मचारी पुस्तिका को सालाना अपडेट करें और प्रत्येक संशोधन के बाद हस्ताक्षर करने के लिए सभी मौजूदा कर्मचारियों की आवश्यकता होगी। एक संक्षिप्त प्रश्नोत्तरी या इंटरैक्टिव मॉड्यूल को समझें, विशेष रूप से प्रबंधकों के लिए जो प्रवर्तन के लिए जिम्मेदार हैं। अकेले एक हस्ताक्षर समझ की गारंटी नहीं देता है।

प्रबंधक प्रशिक्षण

प्रबंधक अनुशासन के फ्रंटलाइन प्रवर्तक हैं। उन्हें यह पहचानने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए कि अनुशासन की आवश्यकता कब है, निष्पक्ष बैठक कैसे आयोजित की जाए और कैसे ठीक से दस्तावेज किया जाए। रोल-प्ले सत्र अत्यधिक प्रभावी हैं। Emphasize सहानुभूति और de-escalation कौशल। एक प्रबंधक जो पूरे प्रक्रिया को खतरे में डालता है या उसे मारने के लिए एक कर्मचारी को मारता है। प्रशिक्षण को भी कवर करना चाहिए:

• पेशेवर निर्णय से व्यक्तिगत भावनाओं को कैसे अलग करें प्रबंधक अक्सर दोस्तों या उच्च प्रदर्शन वाले कर्मचारियों के साथ संघर्ष करते हैं जिन्हें सुधार की आवश्यकता होती है।
• जब मानव संसाधन या कानूनी के गंभीर मुद्दों को escalate करने के लिए। प्रारंभिक वृद्धि महंगा गलतियों को रोकता है।
• हालांकि वे "सब्बर" हैं, हालांकि लेखन में मौखिक चेतावनी रिकॉर्डिंग। शब्द वितरण विधि को संदर्भित करता है, प्रलेखन की आवश्यकता नहीं है।
• क्या कह रहा है (उदाहरण के लिए, "आप को निकाल दिया जा रहा है" - समयपूर्व बयान दायित्व बना सकते हैं; "मुझे लगता है कि आप इस उद्देश्य पर कर रहे हैं" - इरादे के बारे में धारणा वापस आग कर सकती है।

वार्षिक रिफ्रेशर प्रशिक्षण कौशल को तेज रखने और प्रबंधकों को किसी भी नीति परिवर्तन या कानूनी विकास पर अद्यतन करने की सिफारिश की जाती है। एक त्वरित-पुनर्भाव गाइड प्रदान करें कि प्रबंधक किसी भी अनुशासनात्मक बातचीत से पहले परामर्श कर सकते हैं। इस संसाधन में एक चेकलिस्ट, नमूना प्रलेखन टेम्पलेट और एस्केलेटर संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए।

कानूनी अनुपालन

रोजगार कानून राज्य और देश के अनुसार भिन्न होते हैं। न्यूनतम रूप से, आपकी प्रक्रियाओं को संयुक्त राज्य अमेरिका में ] राष्ट्रीय श्रम संबंध अधिनियम (NLRA) का पालन करना चाहिए, जो कर्मचारियों को "अनुचित गतिविधि" में संलग्न होने के अधिकार की रक्षा करता है। इसका मतलब है कि आप मजदूरी या सहकर्मी के साथ काम करने की स्थिति पर चर्चा करने के लिए कर्मचारियों को अनुशासन नहीं दे सकते। इसके अलावा, यह सुनिश्चित करने के लिए कि अपील प्रक्रिया उस समय के लिए रोजगार सिद्धांत का उल्लंघन नहीं करती है यदि आपकी कंपनी एक ऑन-विल अधिकार क्षेत्र में काम करती है। कानूनी विचारों की एक व्यापक सूची के लिए, कर्मचारी अनुशासन और ऑन-विल रोजगार पर नोलो लेख ]] को संदर्भित करता है।

संघीय कानून से परे, भुगतान किए गए बीमार छुट्टी, परिवार छोड़ने और संरक्षित श्रेणियों के आसपास राज्य-विशिष्ट आवश्यकताओं (जैसे, यौन अभिविन्यास, लैंगिक पहचान, मारिजुआना उन राज्यों में उपयोग करते हैं जहां यह कानूनी है) पर विचार किया जाना चाहिए। अनुशासन दें कि इन क्षेत्रों पर छूने के लिए अतिरिक्त सावधानी की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, पहले यह निर्धारित किए बिना अनुपस्थिति को अनुपस्थिति में संरक्षित अवकाश को देयता का कारण बना दिया गया था। अपनी नीति का मसौदा तैयार करने या अद्यतन करने के दौरान रोजगार परामर्श के साथ परामर्श करें, और कम से कम वार्षिक कानूनी लेखा परीक्षा आयोजित करें। श्रम के परिवार और चिकित्सा छुट्टी अधिनियम पृष्ठ के विभाग [FLT] सहायक अनुशासन प्रदान करता है।

संगत संचार

यह नहीं मानो कि कर्मचारियों को ऑनबोर्डिंग के बाद पॉलिसी याद आती है। कंपनी के इंट्रानेट पर एक सारांश पोस्ट करें, इसे तिमाही सभी हाथों की बैठकों में समीक्षा करें और इसे विरोधी उत्पीड़न प्रशिक्षण में शामिल करें। अधिक स्पष्ट नीति, कम संभावना विवादों को "मैं नहीं जानता था" से उत्पन्न होता है। पूर्ण नीति के लिए एक लिंक और समीक्षा की पुष्टि के अनुरोध के साथ एक संक्षिप्त वार्षिक अनुस्मारक ईमेल भेजने पर विचार करें। यह न केवल नीति को ध्यान में रखता है बल्कि एक रिकॉर्ड भी बनाता है जो कर्मचारियों को सूचित किया गया है। महत्वपूर्ण अद्यतनों के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। लगातार संचार यह लागू करता है कि अनुशासन एक छिपे हुए हथियार नहीं है बल्कि एक पारदर्शी प्रणाली भी है जो समान रूप से लागू होती है।

प्रौद्योगिकी और उपकरण अनुशासन प्रबंधन के लिए

कई संगठन अब मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) या समर्पित केस प्रबंधन उपकरण का उपयोग अनुशासनात्मक कार्यों को ट्रैक करने के लिए करते हैं। ये सिस्टम प्रगतिशील अनुशासन कार्यप्रवाह को स्वचालित कर सकते हैं, प्रबंधकों को याद दिला सकते हैं जब अनुवर्ती कदम देय होते हैं, और सुरक्षित, लेखा परीक्षा-पढ़ने वाले प्रारूप में दस्तावेज़ीकरण को स्टोर करते हैं। जब एक उपकरण का चयन करते हैं, तो भूमिका-आधारित एक्सेस कंट्रोल, अनुकूलन टेम्पलेट्स और रिपोर्टिंग क्षमताओं जैसे सुविधाओं की तलाश करें जो आपको संगठन के पार अनुशासनात्मक पैटर्न का विश्लेषण करने की अनुमति देती हैं। उदाहरण के लिए, एक रिपोर्ट यह बता सकती है कि एक विभाग में लिखित चेतावनी की एक बेहद उच्च संख्या है, जिससे प्रबंधक की प्रथाओं या विभाग की कार्यप्रणाली की एक समीक्षा को प्रभावित करने की गई है।

प्रभावी अनुशासनात्मक कार्रवाई के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

एक मजबूत नीति, निष्पादन मामलों के साथ भी, निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाओं में यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि कर्मचारी ट्रस्ट को नष्ट किए बिना अनुशासन सुधार का लक्ष्य प्राप्त करता है।

Investigate Fairly

कभी भी आरोप पर गिरते नहीं। शामिल सभी पक्षों से तथ्यों को इकट्ठा करने का समय लें, प्रासंगिक दस्तावेजों (ईमेल, सुरक्षा फुटेज, टाइमशीट) और साक्षात्कार गवाहों की समीक्षा करें। यदि स्थिति में संभावित आपराधिक गतिविधि या उत्पीड़न शामिल है, तो कर्मचारी को भुगतान की छुट्टी पर रखने पर विचार करें। जांच के हर कदम को दोहराना, जिसमें अंतिम निर्णय के लिए तर्क शामिल है। ] उचित जांच न केवल कानूनी झटका को रोकने के लिए बल्कि अन्य कर्मचारियों को एक संकेत भी भेजती है कि कंपनी निष्पक्ष है। एक संरचित साक्षात्कार प्रोटोकॉल का उपयोग करें जो प्रत्येक व्यक्ति के समान प्रश्नों को एक महत्वपूर्ण जांच के साथ प्रस्तुत करने से पहले पूछती है।

संगत

संगतता निष्पक्षता की जुड़वां है। यह सुनिश्चित करने के लिए एक निर्णय लेने वाली चेकलिस्ट का उपयोग करें कि समान अपवर्तन कर्मचारी के कार्यकाल, प्रदर्शन इतिहास, या प्रबंधक के बावजूद समान परिणामों में परिणाम है। यदि आप एक शीर्ष कलाकार के लिए विलंबता दिखाते हैं, तो अन्य कर्मचारी पूर्वाग्रह का अनुभव करेंगे। हालांकि, स्थिरता का मतलब यांत्रिक अनुप्रयोग नहीं है - आप डिपार्टमेंट, मैनेजर या संरक्षित विशेषता के पैटर्न के लिए पिछले वर्ष में सभी अनुशासनात्मक कार्यों की समीक्षा कर सकते हैं - वे छिपे हुए समस्याओं को प्रकट कर सकते हैं।

व्यावसायिक

अनुशासनात्मक बैठकें हर किसी के लिए तनावपूर्ण हैं। प्रबंधक को शांत रहना चाहिए, तटस्थ भाषा का उपयोग करना चाहिए, और व्यक्तित्व के बजाय व्यवहार पर ध्यान देना चाहिए। कहते हैं: "आपके रिपोर्ट में कई त्रुटियां शामिल हैं जो प्रस्तुत करने से पहले नहीं पकड़े गए थे" नहीं "आप लापरवाह हैं"। Maintain गोपनीयता - कर्मचारी के अनुशासन पर चर्चा नहीं करते हैं, जिन्हें उचित क्षेत्रों में कर्मचारियों को देखने या बेचने की आवश्यकता नहीं है। यहां तक कि छोटे लीक भी गोस्लिप, पुनर्संवेदन या अवक्षेप दावों का कारण बन सकते हैं। बैठक को एक निजी स्थान में पकड़ो और कर्मचारी, उनके प्रबंधक और एक मानवाधिकार प्रतिनिधि को उचित स्थान पर सीमित रखने की आवश्यकता नहीं है।

समर्थन का पालन करें और प्रदान करें

अनुशासन सुधार के लिए एक प्रारंभिक बिंदु होना चाहिए, एक अंतिम बिंदु नहीं। एक चेतावनी के बाद, कर्मचारी की प्रगति की समीक्षा के लिए अनुवर्ती चेक-इन निर्धारित करें। व्यक्तिगत मुद्दों के लिए अतिरिक्त प्रशिक्षण, कोचिंग, या कर्मचारी सहायता कार्यक्रम (ईएपी) जैसे संसाधनों की पेशकश करें। यदि कर्मचारी वास्तविक सुधार दिखाता है, तो यह स्वीकार करता है। सकारात्मक सुदृढीकरण संदेश को मजबूत करता है कि लक्ष्य सुधार है, सजा नहीं। अनुवर्ती बैठक और किसी भी प्रगति को मनाएं। यदि कर्मचारी सुधार नहीं करता है, तो यह दस्तावेज अगले प्रगतिशील कदम का समर्थन करता है। यदि कर्मचारी सुधार करता है, तो प्रलेखन दिखाता है कि अनुशासन प्रभावी और निष्पक्ष था, जो भविष्य के संदर्भ के लिए उपयोगी हो सकता है या यदि कर्मचारी बाद में मूल कार्रवाई का विवाद करता है।

दस्तावेज़ सब कुछ (Again)

यह overstated नहीं किया जा सकता है प्रारंभिक घटना, जांच नोट्स, अनुशासनात्मक बैठक मिनट, कर्मचारी की प्रतिक्रिया, और किसी भी अनुवर्ती कार्रवाई का दस्तावेज बनाना। लगातार स्वरूपण (तिथि, समय, उपस्थिति, सारांश) का उपयोग करें। दस्तावेज़ीकरण को सुरक्षित फ़ाइल में रखें। यदि कर्मचारी बाद में शिकायत दायर करता है, तो आपके पास एक पेपर ट्रेल होगा जो आपको उचित रूप से कार्य करता है और अपने नियमों के अनुसार दिखाता है। इसके विपरीत, दस्तावेज़ीकरण की कमी अक्सर मजबूर निपटान की ओर जाता है। स्मृति के दिनों या सप्ताह के बाद पर भरोसा करने के बजाय, दस्तावेज़ के प्रबंधकों को प्रोत्साहित करें। अंगूठे का एक सरल नियम: यदि यह नीचे नहीं लिखा गया है, तो यह प्रत्येक लिखित बातचीत के बारे में निर्णय नहीं है।

रिमोट और हाइब्रिड वर्क के लिए विशेष विचार

दूरस्थ और हाइब्रिड कार्य के उदय से अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के लिए अद्वितीय चुनौतियों का परिचय मिलता है। प्रबंधक सीधे व्यवहार का निरीक्षण नहीं कर सकते हैं, और डिजिटल निशान (लॉगिन टाइम्स, प्रतिक्रिया दर, परियोजना पूरा होने) पर निर्भरता महत्वपूर्ण संदर्भ याद कर सकते हैं। आपकी नीति को यह पता होना चाहिए कि कैसे अनुशासन दूरस्थ संदर्भ में लागू होता है, जिसमें उपलब्धता, संचार प्रतिक्रियाशीलता और कंपनी के उपकरणों का उपयोग शामिल है। रिमोट कर्मचारियों को एक ही स्तर पर कर्मचारियों के रूप में जाना चाहिए, लेकिन निगरानी और प्रलेखन की विधि अलग हो सकती है। उदाहरण के लिए, अनुपस्थितता को भौतिक उपस्थिति के बजाय सिस्टम लॉगिन डेटा के माध्यम से ट्रैक करने की आवश्यकता हो सकती है।

आपकी अनुशासनात्मक नीति की प्रभावशीलता को मापने

एक अनुशासनात्मक नीति एक जीवित दस्तावेज है जो परिणामों के आधार पर विकसित होना चाहिए। ट्रैक कुंजी मीट्रिक जैसे: प्रति वर्ष अनुशासनात्मक कार्यों की संख्या, भिन्नता के प्रकार, आमतौर पर उद्धृत, कर्मचारियों का प्रतिशत जो एक चेतावनी के बाद सुधार करते हैं, जो समाप्ति के लिए आगे बढ़ते हैं, और अपील की आवृत्ति। यदि कुछ प्रबंधकों को सहकर्मी की तुलना में अधिक या कम अनुशासनात्मक कार्रवाई होती है, तो जांच करें कि वे मतभेद प्रदर्शन मुद्दों या असंगति को दर्शाते हैं। यदि किसी विशेष प्रकार के अपवर्तन (जैसे, अनुपस्थितवाद) अनुशासनात्मक मामलों पर हावी है, तो विचार करें कि इन नीति परिवर्तन या प्रशिक्षण कार्यक्रम को जोखिमपूर्ण तरीके से संबोधित करने से पहले।

आम नुकसान से बचने के लिए

यहां तक कि अच्छी तरह से ध्यान केंद्रित प्रबंधक अनुशासन को कम कर सकते हैं। इन गलतियों के लिए देखें:

• Favoritism: एक नीति जो कम स्तर की भूमिकाओं के लिए कड़ाई से लागू होती है लेकिन अधिकारियों के लिए आराम से सिनिकेवाद का प्रजनन करेगा और कानूनी जांच को आमंत्रित करेगी। सुनिश्चित करें कि नीति सभी कर्मचारियों के समान रूप से लागू होती है, भले ही स्थिति की परवाह किए बिना।
• Retaliation: उत्पीड़न या सुरक्षा उल्लंघन की रिपोर्टिंग के लिए एक कर्मचारी को अनुशासन देना अवैध है और दंडात्मक क्षति का कारण बन सकता है। ट्रेन प्रबंधक वैध प्रदर्शन प्रबंधन और प्रतिशोधात्मक कार्रवाई के बीच की रेखा को पहचानने के लिए।
• पब्लिक शेमिंग: कभी भी सहकर्मी के सामने एक कर्मचारी को फिर से नहीं छोड़ा; यह नैतिक को नष्ट कर देता है और दायित्व को आमंत्रित करता है। हमेशा निजी तौर पर अनुशासनात्मक बातचीत करता है।
• Empty खतरों: यदि आप समाप्ति की चेतावनी देते हैं लेकिन कभी पालन नहीं करते हैं, तो कर्मचारी नीति को अनदेखा करना सीखते हैं। विश्वसनीयता प्रभावी अनुशासन की नींव है।
• ] मानसिक स्वास्थ्य की पहचान: तनाव, जल निकासी, या अंतर्निहित स्वास्थ्य स्थितियों से कुछ प्रदर्शन मुद्दे उत्पन्न होते हैं। अनुशासन में कूदने से पहले EAP को देखें, और ADA के तहत उचित आवास पर विचार करें।
• ]प्रत्यक्ष अनुशासन पर निर्भर करता है: हालांकि प्रगतिशील अनुशासन आम तौर पर सबसे अच्छा है, कुछ स्थितियों में तत्काल समाप्ति की मांग होती है। एक नीति जो गंभीर दुर्व्यवहार के लिए प्रगतिशील कदम को मजबूर करती है, कार्रवाई में देरी कर सकती है और संगठन को जोखिम में डाल सकती है।
• ]] कानून परिवर्तन, अदालत निर्णय भूमि, और कार्यस्थल मानदंड विकसित करने के लिए विफल: : एक स्थिर नीति जल्दी से पुरानी हो जाती है और संगठन की रक्षा करने में विफल हो सकती है।

निष्कर्ष

स्पष्ट अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं केवल एक कानूनी ढाल नहीं हैं - वे एक सम्मानजनक, उत्पादक कार्य वातावरण के निर्माण के लिए एक रणनीतिक उपकरण हैं। जब कर्मचारी उस अनुशासन पर भरोसा करते हैं, तो वे अधिक व्यस्त होते हैं और परीक्षण की सीमाओं की संभावना कम होती है। नियमित रूप से अपने कर्मचारी पुस्तिका की समीक्षा करें ताकि मौजूदा कानूनों, अदालत के फैसले और आपकी कंपनी संस्कृति के साथ नीतियों को संरेखित किया जा सके। ] [FLT] अनुशासन: [FLT] [FLT] [FLT]] [FLT]] [FLT]]] [FLT [FLT]]]] [FLT]]] [FLT]] [[FLT]]] [[FLT]]]] [[FLT]] [[FLT] [[FLT]]]]]]] [[FLT]]]]]] [[FLT] [[FLT]] [[FLT]]]] [[FLT]]]]]]]]]]]] [[FLT]] [[FLT]]] [[FLT]]]] [[F

याद रखें: एक पुस्तिका एक जीवित दस्तावेज है। जैसा कि आपका संगठन बढ़ता है, अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को विकसित करना चाहिए। सक्रिय रहें, निष्पक्ष रहें, और आपका कार्यबल दोनों को प्रेरित और जवाबदेह रहेगा। कार्यान्वयन प्रशिक्षण, प्रतिक्रिया और शोधन की एक चल रही प्रक्रिया है। इसमें निवेश करें, और आप एक कार्यस्थल का निर्माण करेंगे जहां जवाबदेही और सम्मान सिर्फ कागज पर नहीं लिखा जाता बल्कि हर दिन रहता है।