कैसे अपने कर्मचारी हैंडबुक को संघीय और राज्य कानून के साथ अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए

राज्य कानून जटिलता और जोखिम जोड़ें

राज्य कानून अक्सर संघीय कानून की तुलना में अधिक कर्मचारी सुरक्षा प्रदान करता है। एक हैंडबुक जो केवल संघीय आवश्यकताओं को कवर करती है, वह आपके राज्य में गैर-अनुपालन हो सकता है। अंतर नाटकीय हो सकता है, विशेष रूप से नीचे सूचीबद्ध क्षेत्रों में। यदि आप एकाधिक राज्यों में काम करते हैं, तो आपको प्रत्येक स्थान के लिए अलग-अलग हैंडबुक या एडेंडा की आवश्यकता हो सकती है।

न्यूनतम वेतन और ओवरटाइम विविधता

कई राज्यों ने प्रति घंटे $7.25 की संघीय दर से एक न्यूनतम वेतन निर्धारित किया। उदाहरण के लिए, 2025 तक, कैलिफोर्निया का न्यूनतम $16.50 (और फास्ट फूड या हेल्थकेयर वर्कर्स के लिए उच्च) है, जबकि वाशिंगटन $6.66 था। न्यूयॉर्क जैसे कुछ राज्यों में क्षेत्रीय दरें (न्यू यॉर्क सिटी बनाम अपस्टेट) हैं। आपकी पुस्तिका को प्रत्येक कार्य स्थान के लिए सही न्यूनतम वेतन का दर्जा देना चाहिए। ओवरटाइम नियम भी भिन्न होते हैं: कैलिफोर्निया को एक दिन में 8 घंटे से अधिक समय तक नियमित दर (और 12 से अधिक के लिए डबल टाइम) की आवश्यकता होती है, साथ ही सातवें लगातार दिन पहले 8 घंटे के लिए। अलास्का और नेवादा अपने राज्य के विभाजन के तहत दैनिक ओवरटाइम की जाँच करें।

पेड बीमार छुट्टी और पेड परिवार छुट्टी

एक दर्जन राज्यों और कई शहरों में अब अनिवार्य भुगतान बीमार छुट्टी। Accrual दरों और उपयोग नियमों अलग: कुछ राज्यों को हर 30 घंटे काम करने के लिए छुट्टी का एक घंटे की आवश्यकता होती है (जैसे, ओरेगन), जबकि अन्य प्रति वर्ष कुल संचयी होते हैं। आपकी पुस्तिका को एकतापूर्ण, कैरीओवर और अनुमति का उपयोग करना चाहिए (एक परिवार के सदस्य के लिए सहित)। भुगतान परिवार और चिकित्सा अवकाश कार्यक्रम भी विस्तार किया गया है। वाशिंगटन, मैसाचुसेट्स, कनेक्टिकट, कोलोराडो और ओरेगन जैसे राज्यों में पेरोल करों द्वारा वित्त पोषित राज्य-प्रवर्तन कार्यक्रम हैं। ये अक्सर माता-पिता छुट्टी, देखभाल देने और गंभीर बीमारी के लिए आंशिक मजदूरी प्रतिस्थापन प्रदान करते हैं।

विस्तारित एंटी-डिस्क्रीमिनेशन श्रेणियाँ

राज्य विरोधी भेदभाव कानूनों में अक्सर संरक्षित श्रेणियां शामिल हैं कि संघीय कानून नहीं है, जैसे कि यौन अभिविन्यास, लैंगिक पहचान, वैवाहिक स्थिति, सैन्य निर्वहन स्थिति, राजनीतिक संबद्धता, और चिकित्सा स्थिति (कुछ राज्यों में कैनबिस का उपयोग सहित)। कैलिफोर्निया के फेयर रोजगार और आवास अधिनियम (एफईएएचए) में इन सभी और अधिक शामिल हैं। न्यूयॉर्क के मानवाधिकार कानून भी आप्रवास स्थिति के आधार पर भेदभाव के खिलाफ सुरक्षा करता है। आपकी ईईओ नीति को प्रत्येक राज्य के लिए सभी लागू संरक्षित वर्गों को सूचीबद्ध करना चाहिए जहां आपके पास कर्मचारी हैं। एक संरक्षित वर्ग को शामिल करने में विफलता जो राज्य कानून द्वारा कवर की गई है, आपको प्राइमा फ़ेसी भेदभाव दावा करने के लिए भी हो सकती है।

अन्य राज्य-विशिष्ट नीतियों को देखने के लिए

• Voting left: कई राज्यों को भुगतान या भुगतान समय की आवश्यकता होती है, अक्सर अग्रिम नोटिस आवश्यकताओं के साथ।
• Breastfeeding आवास: जबकि संघीय कानून को नर्सिंग माताओं के लिए ब्रेक टाइम और एक निजी स्थान (एक बाथरूम नहीं) की आवश्यकता होती है, राज्य कानून गोपनीयता, निकटता या उपकरण के लिए विशिष्ट आवश्यकताओं को जोड़ सकते हैं।
• ]बैकग्राउंड चेक और प्रतिबंध-बक्स: कई राज्यों और शहरों ने नियोक्ताओं को आपराधिक इतिहास के बारे में पूछने से रोक दिया जब तक कि एक सशर्त नौकरी की पेशकश की जाती है, या प्रतिबंधित कैसे आपराधिक रिकॉर्ड का इस्तेमाल किया जा सकता है।
• Pay पारदर्शिता: कई राज्यों को अब नौकरी पोस्टिंग (जैसे न्यूयॉर्क, कैलिफोर्निया, कोलोराडो, वाशिंगटन) में वेतन रेंज का खुलासा करने के लिए नियोक्ताओं की आवश्यकता होती है। हैंडबुक का संदर्भ देना चाहिए कि इस तरह के प्रकटीकरण सभी नौकरी विज्ञापनों पर लागू होते हैं।
• ]Noncompete समझौते: कुछ राज्यों ने गंभीर रूप से गैर-कॉम्पेट क्लॉज को प्रतिबंधित या प्रतिबंधित किया है, विशेष रूप से कम मजदूरों के लिए। प्रतिबंधित कोवेनेंट्स पर आपकी हैंडबुक की नीति को राज्य कानून के साथ संरेखित करना चाहिए।

गैर अनुपालन के परिणाम: एक ठीक से अधिक

एक बाहरी या अपूर्ण हैंडबुक गंभीर परिणाम का कारण बन सकती है। सबसे तत्काल एक मुकदमा में प्रतिकूल निर्णय का जोखिम है। यदि आपकी हैंडबुक प्रगतिशील अनुशासन का वादा करती है लेकिन आप उन चरणों का पालन किए बिना कर्मचारी को समाप्त कर देते हैं, तो आप गलत समाप्ति दावा का सामना कर सकते हैं। यदि आपकी विरोधी उत्पीड़न नीति में रिपोर्टिंग प्रक्रिया की कमी है, तो EEOC यह पता लगा सकता है कि आप कर्मचारी को बंद करने के लिए उचित कदम उठाने में विफल रहे हैं।

एक प्रतियोगी हैंडबुक तैयार करने के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

एक अनुपालन पुस्तिका बनाने के लिए एक विधिवत, सक्रिय दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। कानूनी जांच के लिए खड़ा है और अपने कार्यबल का समर्थन करने वाले दस्तावेज़ बनाने के लिए इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें।

1. स्थानीय वकील द्वारा कानूनी समीक्षा के साथ शुरू

इंटरनेट से जेनेरिक टेम्पलेट खतरनाक हैं। रोजगार कानून अत्यधिक स्थानीयकृत है। एक वकील जो आपके राज्य में अभ्यास नहीं करता है, एक प्रमुख बारीकी को याद कर सकता है, जैसे कि कैलिफोर्निया की आवश्यकता में "हिसलब्लोवर रीटालिएशन" नीति को शामिल करने की आवश्यकता होती है। हमेशा आपके लिए एक लाइसेंस प्राप्त रोजगार वकील द्वारा समीक्षा की जाती है जो वितरण से पहले आपके राज्य के विशिष्ट नियमों से परिचित हो।

2. एक स्पष्ट At-Will अस्वीकरण शामिल करें

Atwill रोजगार राज्यों (सभी मोंटाना को छोड़कर) में, आपकी पुस्तिका स्पष्ट रूप से बतानी चाहिए कि रोजगार पर निर्भर है और यह पुस्तिका रोजगार अनुबंध नहीं है। इस अस्वीकरण को प्रमुख रूप से प्रकट होना चाहिए, अक्सर पहले पृष्ठ पर या परिचय में। कई राज्यों को इसे बोल्ड और पूंजी पत्रों में होना चाहिए। एक प्रभावी अस्वीकरण पढ़ने के लिए: "इस पुस्तिका में कोई भी व्यक्ति रोजगार का एक एक्सप्रेस या निहित अनुबंध बनाता है। [कंपनी का नाम] के साथ रोजगार, इच्छा पर है, जिसका अर्थ है कि या तो आप या कंपनी किसी भी समय रिश्ते को समाप्त कर सकती है, या बिना किसी कारण या नोटिस के। "वेश अधिकारों को बनाने के लिए लाभ नीतियों (अवकाया छोड़ें) के बारे में एक समान अस्वीकरण शामिल करें।

3. सटीक, विशिष्ट भाषा का प्रयोग करें

अस्पष्ट बयानों से बचें जैसे कि "रोजगारी को सम्मान के साथ इलाज किया जाएगा" या "अनुशासनिक कार्रवाई उचित होगी। इसके बजाय, tangible प्रक्रियाओं का वर्णन करें: "हर्माद के रिपोर्ट को आपके पर्यवेक्षक, HR, या अनाम हॉटलाइन के लिए घटना के 30 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए। कंपनी 5 व्यावसायिक दिनों के भीतर प्राप्त होने की स्वीकार करेगी और 10 व्यावसायिक दिनों के भीतर जांच शुरू करेगी। विशिष्टता अस्पष्टता को कम करती है और निष्पक्षता के प्रति प्रतिबद्धता दिखाती है। हालांकि, अत्यधिक कठोर भाषा से बचें जो एक विशेष परिणाम की गारंटी के रूप में व्याख्या की जा सकती है (उदाहरण के लिए, "तीन मौखिक चेतावनी के बाद, एक लिखित दायित्व जारी किया जा सकता है)।

4. पता छोड़ें पारस्परिक क्रिया और गोपनीयता

अक्सर कर्मचारियों को एक साथ कई प्रकार की छुट्टी का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, मातृत्व अवकाश पर एक कर्मचारी एफएमएलए (अवैध) के लिए योग्य हो सकता है, राज्य भुगतान परिवार छुट्टी (आंशिक वेतन प्रतिस्थापन) और कंपनी की अल्पकालिक विकलांगता नीति (पूर्ण वेतन प्रतिस्थापन)। आपकी पुस्तिका को यह समझाना चाहिए कि क्या ये समवर्ती रूप से चल सकते हैं। यह स्पष्ट करना चाहिए कि कौन सा प्राथमिक पदनाम है (उदाहरण के लिए, एफएमएलए राज्य अवकाश के साथ समवर्ती रूप से चला जाता है) और कर्मचारी राज्य लाभ के लिए कैसे आवेदन करते हैं। उदाहरण प्रदान करें: "यदि आप एफएमएलए और वाशिंगटन पेड फैमिली ली दोनों के लिए योग्य हैं तो, आंशिक समय अपने एफएमएलए पात्रता प्रतिस्थापन की ओर गिनती बंद हो सकता है।

5. अनुसूची वार्षिक अद्यतन (और एड Hoc की जरूरत के रूप में)

कानून तेजी से बदल जाते हैं। पूरे हैंडबुक की समीक्षा करने के लिए एक आवर्ती कैलेंडर अनुस्मारक सेट करें, जो कि साल में कम से कम एक बार पूरे हैंडबुक की समीक्षा करता है। अमेरिकी श्रम विभाग, आपके राज्य के श्रम विभाग और एसएचआरएम जैसे प्रतिष्ठित संगठनों से अपडेट की सदस्यता लें। जब एक नया कानून प्रभाव लेता है - जैसे कि भुगतान किए गए बीमार अवकाश विस्तार या भुगतान पारदर्शिता की आवश्यकता - तत्काल प्रासंगिक नीति को अद्यतन करें और प्रभावित पृष्ठों या एक नया संस्करण को फिर से वितरित करें। प्रत्येक परिवर्तन की तारीख और प्रकृति को दिखाने वाले बदलाव रखें।

6. Obtain हस्ताक्षर किए गए घोषणा

सभी कर्मचारियों (नए नियुक्तियों और मौजूदा कर्मचारियों) को हैंडबुक वितरित करें और एक हस्ताक्षरित या इलेक्ट्रॉनिक acknowledgment की आवश्यकता होती है। acknowledgment यह बताना चाहिए कि कर्मचारी को हैंडबुक प्राप्त हुई, नीतियों का पालन करने के लिए सहमत हो गया है, और यह समझ जाता है कि हैंडबुक रोजगार अनुबंध नहीं बनाती है। प्रत्येक कर्मचारी की रोजगार की अवधि के लिए फ़ाइल में फॉर्म बनाए रखें और समाप्ति के बाद अवधि के लिए (उदाहरण के लिए, 3-5 साल)। एक मुकदमा की स्थिति में, एक हस्ताक्षरित acknowledgment यह स्थापित करने में मदद कर सकता है कि कर्मचारी आपकी नीतियों के बारे में जागरूक था।

सामान्य पिटफॉल जो देयता बनाते हैं

यहां तक कि सबसे अच्छे इरादे के साथ, हैंडबुक में त्रुटियां हो सकती हैं जो कंपनी को कानूनी जोखिम में लाती हैं। इन अक्सर गलतियों के लिए देखें:

• ]Making unintended वादा – वाक्यांश जैसे “हम नौकरी सुरक्षा प्रदान करने का प्रयास करते हैं” या “आप को सालाना एक प्रदर्शन समीक्षा मिलेगी” को बाध्यकारी प्रतिबद्धताओं के रूप में व्याख्या किया जा सकता है। ऐसे अस्वीकरणों का उपयोग करें जहां आवश्यक हो, और निरपेक्षता से बचे।
• ]एक प्रतियोगी की पुस्तिका को कॉपी करना - उनकी नीतियों को एक अलग राज्य, उद्योग या कंपनी संस्कृति के अनुरूप बनाया जा सकता है। उनके लिए क्या काम करता है आपके अधिकार क्षेत्र के कानून का उल्लंघन कर सकता है।
• Omitting आवश्यक राज्य नीतियों - उदाहरण के लिए, यदि आपके राज्य को आदेश दिया गया है बीमार छुट्टी का भुगतान किया और आपकी पुस्तिका का उल्लेख नहीं है, तो आप दिन से एक के लिए गैर-अनुपालन कर रहे हैं।
• ]एक नया स्थान जोड़ने के बाद अद्यतन करने में विफल - एक नए राज्य में एक कार्यालय खोलने के बिना हैंडबुक को संशोधित किए बिना उस स्थान के लिए तत्काल गैर-अनुपालन का नेतृत्व कर सकते हैं।
• ] का उपयोग करना पुराने शब्दावली - वर्तमान, सम्मानपूर्ण शर्तों (जैसे, "विवादित श्रमिकों" के साथ "हाथ से लागू" जैसे शब्दों को बदलें)। इसके अलावा संरक्षित वर्गों के संदर्भों को अद्यतन करें यदि कानून आपकी ईईओ नीति में "गेंडर पहचान" जोड़ रहा है।
• Contradicting company अभ्यास[ – यदि आपकी पुस्तिका कहती है कि छुट्टी अग्रिम में अनुमोदित होना चाहिए लेकिन आप नियमित रूप से असंभव समय बंद करने की अनुमति देते हैं, तो एक कर्मचारी यह तर्क दे सकता है कि नीति स्पष्ट है।

प्रत्येक हैंडबुक को शामिल करना चाहिए

जबकि सटीक सूची आपके उद्योग, आकार और स्थान पर निर्भर करती है, निम्नलिखित नीतियां एक ठोस आधार बनाती हैं:

1. ]Equal रोजगार अवसर और विरोधी उत्पीड़न] – शिकायत प्रक्रियाओं, जांच प्रक्रिया, और कोई पुनर्विचार आश्वासन के साथ एक व्यापक बयान।
2. Code of the conduct and Ethics – पेशेवर व्यवहार, हितों के टकराव, गोपनीयता और कंपनी संसाधनों के उपयोग के लिए मानक।
3. Attendance and Leaves of Absence – शामिल FMLA, राज्य छुट्टी, भुगतान बीमार छुट्टी, छुट्टी, छुट्टियां, और किसी अन्य लाभ.
4. Workplace सुरक्षा और स्वास्थ्य - OSHA अनुपालन, आपातकालीन निकासी योजना, चोट रिपोर्टिंग प्रक्रियाएं, और कार्यस्थल हिंसा की रोकथाम।
5. Pay and Timekeeping – ओवरटाइम नियम, भोजन और विश्राम, भुगतान आवृत्ति, और समय-अवधि आवश्यकताओं.
6. सूचना प्रौद्योगिकी और सामाजिक मीडिया - कंपनी प्रणालियों, गोपनीयता की उम्मीदों, सामाजिक मीडिया दिशानिर्देशों और साइबर सुरक्षा नियमों का स्वीकार्य उपयोग।
7. ]कर्मचारी वर्गीकरण - एक्सेम्प्ट बनाम गैर-एक्सेप्ट, पूर्णकालिक बनाम अंशकालिक, अस्थायी कर्मचारी और स्वतंत्र ठेकेदार नीतियों की परिभाषा।
8. Discipline and Termination – अगर इस्तेमाल किया गया तो प्रगतिशील अनुशासन, तत्काल समाप्ति के लिए जमीन, और अंतिम भुगतान प्रक्रियाओं.
9. ]कर्मचारी रिकॉर्ड्स और गोपनीयता - कैसे कंपनी कर्मचारी डेटा एकत्र, उपयोग और सुरक्षा करती है, जिसमें स्वास्थ्य सूचना और सामाजिक सुरक्षा संख्या शामिल है।
10. Remote and हाइब्रिड Work – रिमोट वर्क, उपकरण, रिपोर्टिंग घंटे, डेटा सुरक्षा, और यदि लागू हो तो खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति के लिए उम्मीद।