अपने हैंडबुक में कर्मचारी और ठेकेदार नीतियों के बीच अंतर

कर्मचारियों और ठेकेदारों के बीच मौलिक अस्वीकृति को समझना

प्रत्येक संगठन जो कर्मचारियों और स्वतंत्र ठेकेदारों के मिश्रित कार्यबल पर निर्भर करता है, एक एकल हैंडबुक बनाने की चुनौती का सामना करता है जो इन दो समूहों के विभिन्न कानूनी और परिचालन स्थिति को सही ढंग से दर्शाता है। जो एक कर्मचारी के रूप में योग्यता देता है, उसके बारे में गलतफहमी, एक ठेकेदार को महंगा दंड, वापस कर और मुकदमा का सामना कर सकता है। एक अच्छी तरह से लिखित हैंडबुक सूचना से अधिक है - यह उन व्यवसायों को असहनीय रूप से समझने के द्वारा आपके व्यवसाय की रक्षा करता है। जिन नीतियों को आप लिखते हैं, उन तथ्य को प्रतिबिंबित करना चाहिए कि कर्मचारी आपकी कंपनी के मुख्य संचालन का हिस्सा हैं, जो आपकी देखरेख के अधीन हैं और सांविधिक सुरक्षा के हकदार हैं, जबकि वे अपने कार्य करते हैं।

कानूनी वर्गीकरण और इसके प्रभाव

] कानूनी वर्गीकरण कार्यकर्ता के लगभग हर नीति को निर्धारित करता है जिसे आप लिखते हैं। अमेरिकी श्रम विभाग और आईआरएस बहुफैक्टर परीक्षण का उपयोग करते हैं - व्यवहार नियंत्रण, वित्तीय नियंत्रण और पार्टियों के संबंध - यह तय करने के लिए कि कोई कार्यकर्ता कर्मचारी या एक स्वतंत्र ठेकेदार है या नहीं। आपकी हैंडबुक स्वीकार करना चाहिए कि ठेकेदारों को संघीय वेतन और घंटे के कानूनों जैसे कि फेयर लेबर स्टैंडर्ड्स एक्ट द्वारा कवर नहीं किया गया है, न कि कई राज्य विशिष्ट कार्यकर्ता सुरक्षा के द्वारा। उदाहरण के लिए, ठेकेदारों को ओवरटाइम भुगतान के लिए पात्र नहीं हैं, न्यूनतम वेतन गारंटी, या परिवार और अपने कर्मचारियों के विपरीत के तहत चिकित्सा अवकाश होना चाहिए।

क्योंकि गलत वर्गीकरण के परिणाम गंभीर हैं - दंडात्मकता प्रति गलत वर्गीकृत कार्यकर्ता $ 10,000 से अधिक हो सकती है - आपकी नीतियों को स्पष्ट रूप से बताना चाहिए कि प्रत्येक कार्यकर्ता का वर्गीकरण उनके काम करने वाले संबंधों के तथ्यों से निर्धारित होता है, न कि उनके शीर्षक या एक हस्ताक्षरित समझौते से। प्रबंधकों को वर्कर वर्गीकरण पर आईआरएस दिशानिर्देशों की समीक्षा करने के लिए और एक ठेकेदार को जोड़ने से पहले कानूनी परामर्श के साथ परामर्श करना चाहिए। आपकी पुस्तिका प्रयुक्त मानदंडों के संदर्भ के रूप में काम कर सकती है, लेकिन इसे औपचारिक वर्गीकरण निर्धारण के लिए कभी विकल्प नहीं देना चाहिए।

कर और लाभ दायित्व

सबसे महत्वपूर्ण पॉलिसी डिफरेंटरों में से एक कर उपचार है। कर्मचारियों के लिए, आपकी कंपनी संघीय और राज्य आयकर, सामाजिक सुरक्षा और मेडिकेयर योगदान को रोकती है, और बेरोजगारी बीमा और श्रमिकों के मुआवजा प्रीमियम का भुगतान करती है। आपकी नीतियों को वेतन की रिपोर्ट करने और फॉर्म W-4 को पूरा करने के लिए कर्मचारी की जिम्मेदारियों के लिए प्रक्रिया का वर्णन करना चाहिए। स्वतंत्र ठेकेदारों, हालांकि, अपने स्वयं के स्वरोजगारी करों का भुगतान करने और तिमाही अनुमानित कर भुगतान करने के लिए जिम्मेदार हैं। वे कंपनी के लिए उत्तरदायी नहीं हैं।

आपकी हैंडबुक में एक स्पष्ट बयान होना चाहिए कि ठेकेदार किसी भी कर्मचारी लाभ कार्यक्रमों के लिए पात्र नहीं हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आप जीवन बीमा, विकलांगता कवरेज या कम्यूटर लाभ जैसे स्वैच्छिक लाभ प्रदान करते हैं। भले ही आप एक अलग ठेकेदार समझौते दस्तावेज प्रदान करते हैं, कंपनी की हैंडबुक में लाभ बहिष्कार को दोहराते हुए - एक खंड में ठेकेदारों के लिए स्पष्ट रूप से चिह्नित - भ्रम की स्थिति को रोकता है। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "स्वतंत्र ठेकेदार अपने स्वयं के स्वास्थ्य बीमा, सेवानिवृत्ति बचत और कर दायित्वों के लिए जिम्मेदार हैं। वे कंपनी बीमार छुट्टी, छुट्टी, या अभिभावकीय छुट्टी नीतियों से ढके नहीं हैं।

आपकी हैंडबुक में अलग नीति धाराओं की क्राफ्टिंग

एक एकल पुस्तिका जो कर्मचारियों और ठेकेदारों को संबोधित करती है, यदि आप इसे सावधानीपूर्वक संरचना करते हैं तो प्रभावी हो सकता है। सबसे विश्वसनीय दृष्टिकोण स्पष्ट रूप से लेबल किए गए अनुभागों का उपयोग करना है जो केवल कर्मचारियों को लागू करते हैं, केवल ठेकेदारों या दोनों समूहों के लिए। अस्पष्ट भाषा से बचें जैसे "सभी श्रमिकों को यह स्पष्ट नहीं करना चाहिए कि आपको किसका मतलब है। इसके बजाय, "सभी कर्मचारियों को चाहिए ..." लिखें और "सभी ठेकेदारों को चाहिए ..." गलत व्याख्या के लिए कोई कमरा नहीं छोड़ना चाहिए। नीचे प्रमुख नीति क्षेत्र हैं जहां अलग भाषा आवश्यक है।

क्षतिपूर्ति और व्यय नीतियाँ

कर्मचारियों को आम तौर पर एक वेतन या घण्टा वेतन का भुगतान किया जाता है, जिसमें नियमित अनुसूची ( weekly, द्वि-साप्ताहिक, या मासिक) पर प्रसंस्कृत पेरोल होता है। आपकी पुस्तिका को भुगतान अवधि आवृत्ति की व्याख्या करनी चाहिए, कितनी बार गणना की जाती है (और जिसके लिए ओवरटाइम लागू होता है) और अनुरोधों को जमा करने और सटीक समय-समय पर रखने की प्रक्रिया। ठेकेदारों को उनके स्वतंत्र ठेकेदार समझौते की शर्तों के अनुसार भुगतान किया जाता है - आमतौर पर एक निश्चित शुल्क, घंटे या मील का पत्थर के आधार पर - और आपकी कंपनी के सिस्टम के माध्यम से समय रिकॉर्ड नहीं करते हैं। उनकी मुआवजा नीति को ठेकेदार समझौते में नहीं, हैंडबुक के कर्मचारी अनुभाग में नहीं। हालांकि, आप एक संक्षिप्त नीति नोट करने से पहले जारी किए गए अनुबंध को निर्धारित कर सकते हैं।

व्यय प्रतिपूर्ति एक अन्य क्षेत्र है जिसके लिए अलगाव की आवश्यकता होती है। कर्मचारी जो व्यापार से संबंधित खर्चों को लेते हैं - यात्रा, आपूर्ति, ग्राहक मनोरंजन - आम तौर पर एक व्यय रिपोर्ट जमा करते हैं और आपकी यात्रा और व्यय नीति के अनुसार प्रतिपूर्ति करते हैं। कर्मचारियों को प्रतिपूर्ति आम तौर पर गैर-taxable होती है यदि वे आईआरएस लेखायोग्य योजना नियमों का पालन करते हैं। ठेकेदारों, दूसरी ओर, अनुबंध के खर्च के लिए अपने स्वयं के व्यापार खर्च को कवर करने की उम्मीद की जाती है जब तक कि कंपनी को खर्च के लिए ठेकेदारों की प्रतिपूर्ति नहीं की जाती है, जब तक कि उनके पास एक हस्ताक्षरित लिखित समझौते नहीं है जो प्रतिपूर्ति के लिए प्रदान करता है, और फिर भी, अनुबंधित आय के रूप में किया जा सकता है।

कार्य अनुसूची और स्थान लचीलापन

आपकी कर्मचारी नीतियों में उपस्थिति, समय-समय पर एक अनुभाग शामिल है। कई नियोक्ता अब हाइब्रिड या रिमोट विकल्प प्रदान करते हैं, लेकिन कर्मचारियों को अभी भी कोर व्यवसाय घंटों के दौरान उपलब्ध होने की उम्मीद है और ब्रेक, भोजन अवधि और ओवरटाइम के लिए कंपनी दिशानिर्देशों का पालन करने की उम्मीद है। स्वतंत्र ठेकेदार अपने स्वयं के शेड्यूल को नियंत्रित करते हैं - वे निर्णय लेते हैं कि कब, कहाँ और वे कैसे काम पूरा करते हैं। आपकी हैंडबुक को उस स्वायत्तता का सम्मान करना चाहिए और ठेकेदारों पर उपस्थिति नियमों को लागू करने से बचना चाहिए। इसके बजाय, नीति बस राज्य कर सकती है: "स्वतंत्र ठेकेदार कंपनी के मानक कार्य घंटों, उपस्थिति नीतियों या ब्रेक आवश्यकताओं के अधीन नहीं हैं। उनका शेड्यूल अपने अनुबंधों के लिए अनुबंधों की रक्षा कर सकता है।

स्थान लचीलापन भी अलग है। कर्मचारी जो घर से काम करते हैं, उन्हें आमतौर पर घर-कार्यालय सुरक्षा आवश्यकताओं और डेटा सुरक्षा नीतियों का पालन करना चाहिए जो आपकी कंपनी को अनिवार्य करता है। ठेकेदार किसी भी स्थान से काम कर सकते हैं, बशर्ते वे अनुबंध वितरण योग्यों को पूरा करते हैं और कंपनी डेटा की गोपनीयता बनाए रखते हैं। आपकी पुस्तिका यह दोहरा सकती है कि ठेकेदार अपने कार्यस्थान, उपकरण और इंटरनेट कनेक्टिविटी के लिए जिम्मेदार हैं - आम तौर पर कंपनी को कर्मचारियों के लिए प्रदान करती है।

आचार संहिता और गोपनीयता

एक एकल कोड आचार दोनों समूहों पर लागू हो सकता है, लेकिन आपको उचित रूप से अनुरूप होना चाहिए। कर्मचारी व्यापक व्यवहारिक अपेक्षाओं से बंधे हैं - विरोधी उत्पीड़न, गैर भेदभाव, हितों के टकराव, ड्रेस कोड, सोशल मीडिया दिशानिर्देश और कार्यस्थल सुरक्षा। ठेकेदारों को कानूनी मानकों का पालन करने की भी उम्मीद है और पेशेवर नैतिकता से संबंधित उनके अनुबंध के किसी प्रावधानों के साथ, लेकिन उन्हें अपने अनुबंध अनुबंधों को लागू करने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, उनके दायित्वों को सत्यापित करने के लिए एक अनुबंधकर्ता को सलाह देना चाहिए।

प्रमुख नीति क्षेत्र जो स्पष्ट भेदभाव की आवश्यकता है

क्षतिपूर्ति और अनुसूची से परे, कई अन्य नीतियां कानूनी जोखिम से बचने के लिए अलग-अलग उपचार की मांग करती हैं। यदि आप एक-आकार के फिट-सभी दृष्टिकोण लागू करते हैं तो इन क्षेत्रों में से प्रत्येक अपने अनुपालन जोखिमों का सेट करता है।

बौद्धिक संपदा और गैर प्रकटीकरण

कर्मचारी स्वचालित रूप से बौद्धिक संपदा को आवंटित करते हैं जो कंपनी को रोजगार के दायरे में बनाते हैं - यह अधिकांश अधिकार क्षेत्र में एक कानूनी डिफ़ॉल्ट है। आपकी पुस्तिका को उस नीति को बहाल करना चाहिए और कर्मचारी के कर्तव्य को आविष्कारों, अधिकृत कार्यों और अन्य रचनाओं का खुलासा करने के लिए वर्णित करना चाहिए। ठेकेदारों के लिए, बौद्धिक संपदा अधिकार स्वचालित नहीं हैं। लिखित समझौते के बिना, ठेकेदार काम के उत्पाद का स्वामित्व बनाए रख सकते हैं। आपकी नीतियों को यह सत्यापित करना चाहिए कि सभी ठेकेदारों को एक लिखित समझौते पर हस्ताक्षर करना चाहिए जिसमें एक काम-निर्मित-for-hire खंड या बौद्धिक संपदा के कार्य शामिल हैं।

निष्पादन मूल्यांकन और समाप्ति

कर्मचारी एक प्रदर्शन समीक्षा प्रक्रिया, प्रगतिशील अनुशासन और समाप्ति नीतियों के अधीन हैं जो रोजगार कानूनों और कंपनी के ऑन-विल या अनुबंधित रोजगार संबंधों का पालन करते हैं। आपकी पुस्तिका को मूल्यांकन के मानदंडों, अनुशासनात्मक प्रक्रिया में कदम, और स्वैच्छिक इस्तीफे की प्रक्रिया के लिए प्रक्रिया को समझाना चाहिए। ठेकेदारों के लिए, प्रदर्शन का मूल्यांकन केवल अनुबंध के कार्य, समय सीमा और गुणवत्ता मानकों के दायरे के खिलाफ किया जाता है। यदि एक ठेकेदार लगातार सहमत मील के पत्थरों को पूरा करने में विफल रहता है, तो आप समझौते में समाप्ति खंड के बाद अनुबंध को समाप्त कर सकते हैं। आपकी पुस्तिका को ध्यान देना चाहिए कि कंपनी के प्रदर्शन समीक्षा चक्र अनुबंधों पर लागू नहीं होते हैं और उनके अनुबंधों के अनुसार अनुबंध को नियंत्रित करने में सक्षम होने की अनुमति नहीं होती है।

टर्मिनेशन भाषा विशेष रूप से संवेदनशील है। कर्मचारी हैंडबुक अक्सर समाप्ति, नोटिस अवधि और अंतिम पेचेक आवश्यकताओं के लिए आधार का वर्णन करते हैं। ठेकेदारों के लिए, नीति को राज्य करना चाहिए: "कंपनी अनुबंध के नोटिस प्रावधानों के अधीन या बिना किसी कारण के अनुबंध को समाप्त कर सकती है। ठेकेदारों को गंभीर भुगतान, लाभ की निरंतरता, या कर्मचारियों को लागू होने वाली समाप्ति सुरक्षा के लिए कोई भी अधिकार नहीं है। "U.S. रोजगार संबंधों पर श्रम तथ्य पत्र के विभाग ने इस बात को रेखांकित किया कि कैसे नियंत्रण की डिग्री और संबंध प्रभाव वर्गीकरण की स्थायित्व - अलग-अलग नीतियों के लिए आवश्यकता को प्रभावित करती है।

विवादास्पद संकल्प और शासन कानून

कर्मचारियों को आंतरिक शिकायत प्रक्रियाओं, मध्यस्थता, या मध्यस्थता के माध्यम से विवादों को हल करने की आवश्यकता हो सकती है, जैसा कि पुस्तिका में वर्णित किया गया है। कई कंपनियों में कर्मचारी हैंडबुक में अनिवार्य मध्यस्थता खंड शामिल हैं, हालांकि यह कानून का एक विकसित क्षेत्र है। स्वतंत्र ठेकेदारों में आम तौर पर अपने अनुबंध में परिभाषित अपने विवाद समाधान तंत्र होते हैं, जैसे कि एक निर्दिष्ट क्षेत्राधिकार में बाध्यकारी मध्यस्थता। पुस्तिका यह ध्यान दे सकती है कि कंपनी की आंतरिक शिकायत प्रक्रिया केवल कर्मचारियों के लिए उपलब्ध है। ठेकेदारों के लिए, विवादों को विशेष रूप से लिखित समझौते की शर्तों से नियंत्रित किया जाता है। इसके अतिरिक्त, हैंडबुक निर्दिष्ट कर सकती है कि अनुबंध विवादों को राज्य के कानूनों के अनुसार हल किया जाएगा, जिसमें कंपनी का मुख्यालय है, बल्कि अधिक कर्मचारी नियमों के बजाय।

सामान्य पिटफ से बचने के लिए जब लेखन नीतियों

यहां तक कि अच्छी तरह से ध्यान केंद्रित हैंडबुक कानूनी जोखिम पैदा कर सकते हैं यदि वे अनजाने में कर्मचारियों और ठेकेदारों के बीच की रेखाओं को धुंधला कर देते हैं। सबसे अधिक बार-बार पिटफ में से दो गलतफहमी जोखिम और असंगत भाषा या प्रवर्तन हैं।

विविधीकरण जोखिम

सबसे गंभीर जाल व्यवहार में कर्मचारियों की तरह ठेकेदारों का इलाज कर रहा है जबकि उन्हें कागज पर ठेकेदारों को बुला रहा है। आपकी पुस्तिका में ऐसी नीतियां शामिल नहीं होनी चाहिए जो कंपनी को नियंत्रित करती है कि ठेकेदारों को उनके काम को कैसे करते हैं, जैसे कि कर्मचारियों की बैठकों में भाग लेने के लिए ठेकेदारों की आवश्यकता होती है, कंपनी ईमेल सिस्टम का उपयोग करते हैं, एक ड्रेस कोड का पालन करते हैं, या चालान के अलावा किसी भी उद्देश्य के लिए टाइमशीट जमा करते हैं। ये कार्य नियामकों और अदालतों को नियंत्रित करते हैं। उनके अनुबंधों का उपयोग करने के लिए एक सामान्य गलती है जो कि कंपनी के लिए निर्दिष्ट उपकरण हैं।

एक अन्य पिटफ कर्मचारी में ठेकेदारों को शामिल किया गया है-केवल वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा, कर्मचारी मान्यता कार्यक्रम, या कंपनी-व्यापी सभी हाथ बैठकों कि रणनीति पर चर्चा करते हैं। यदि आपकी हैंडबुक "सभी टीम के सदस्यों" को आमंत्रित करती है तो ऐसी बैठकों को अनजाने में, एक ठेकेदार बाद में बहस कर सकता है कि उन्हें कर्मचारियों के रूप में इलाज किया गया था। सटीक परिभाषाओं का उपयोग करें: आंतरिक घटनाओं के लिए "कर्मचारियों" और "संविदा" यदि आप उन्हें परियोजना द्वारा परियोजना-परियोजना आधार पर आमंत्रित करना चुनते हैं।

असंगत भाषा और प्रवर्तन

आपकी हैंडबुक केवल अपने सुसंगत अनुप्रयोग के रूप में मजबूत है। यदि आपकी नीतियां लेखन में कर्मचारियों और ठेकेदारों के बीच अंतर करती हैं लेकिन असंगत रूप से लागू होती हैं - उदाहरण के लिए, आप कुछ ठेकेदारों को भुगतान की छुट्टियां लेने या अनुबंध के बिना अपने खर्च की प्रतिपूर्ति करने की अनुमति देते हैं - आप सबूत बनाते हैं कि वर्गीकरण गलत है। हैंडबुक की भाषा को वास्तविक प्रथाओं के खिलाफ समीक्षा की जानी चाहिए। यदि आपकी कंपनी नियमित रूप से कर्मचारी पार्किंग, आपूर्ति कोठरी या ब्रेक रूम का उपयोग करने के लिए ठेकेदारों को आमंत्रित करती है, तो वह केवल कर्मचारियों के लिए आरक्षित नहीं है। लेकिन अगर आप ठेकेदार कर्मचारी आईडी बैज देते हैं जो निर्माण के लिए उपयोग प्रदान करता है, तो वह केवल एक ही नहीं करता है।

अपने हैंडबुक को प्रारूपण और अद्यतन करने के लिए प्रैक्टिकल स्टेप्स

एक हैंडबुक बनाना जो कर्मचारियों और ठेकेदारों को सही ढंग से संभालती है, एक व्यवस्थित दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। अपने वर्तमान कार्यबल की जांच करके शुरू करें: प्रत्येक व्यक्ति को सूचीबद्ध करें जो सेवाएं प्रदान करता है, उनके वर्गीकरण को निर्धारित करता है और पुष्टि करता है कि आपके पास प्रत्येक ठेकेदार के लिए एक लिखित अनुबंध है। फिर, प्रत्येक मौजूदा नीति की समीक्षा करें और पूछो: "क्या यह केवल कर्मचारियों को लागू करता है? केवल ठेकेदारों के लिए? दोनों के लिए? उत्तर केवल "रोजगार" है, जहां नीति को स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि अनुबंधों को शामिल किया जाना चाहिए।

उन सामग्रियों की एक तालिका का उपयोग करें जो "कर्मचारी नीतियों" और "संविदा नीतियों" के लिए अलग-अलग अध्यायों को सूचीबद्ध करती हैं। ठेकेदार अनुभाग में, केवल उन नीतियों को शामिल किया गया है जो उनकी सगाई के लिए प्रासंगिक हैं: आचरण संहिता (यदि अनुकूलित), गोपनीयता, व्यय प्रतिपूर्ति (यदि लागू हो), बौद्धिक संपदा और अनुबंध की समाप्ति। भुगतान समय बंद, लाभ, या प्रगतिशील अनुशासन पर नीतियों को शामिल न करें। इसके बजाय, कर्मचारी पुस्तिका को केवल तभी दोहराना जब कोई नीति दोनों समूहों पर लागू होती है, और स्पष्ट भाषा का उपयोग करना जैसे कि "यह नीति उन सभी व्यक्तियों पर लागू होती है जो कंपनी के लिए काम करते हैं, कर्मचारियों और स्वतंत्र ठेकेदारों सहित।

नियमित रूप से रोजगार कानून में परिवर्तन को प्रतिबिंबित करने के लिए अपनी पुस्तिका को अद्यतन करें। उदाहरण के लिए, स्वतंत्र ठेकेदारों पर एकमात्र कानूनी गाइड बनाम कर्मचारी कई राज्यों में इस्तेमाल किए गए "ABC परीक्षण" सहित राज्य मानकों को विकसित करने का एक स्पष्ट सारांश प्रदान करता है। आपकी पुस्तिका को ध्यान देना चाहिए कि ठेकेदार नीतियां संशोधन के अधीन हैं, व्यक्तिगत समझौतों की शर्तों के अनुरूप। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी भाषा अनजाने में निहित नियोक्ता-रोजगारी संबंधों को नहीं बनाती है, आपकी कानूनी टीम या मानव संसाधन सलाहकार के साथ वार्षिक समीक्षा निर्धारित करें।

निष्कर्ष

एक पुस्तिका में कर्मचारी और ठेकेदार नीतियों के बीच मतभेद केवल सुविधा का कोई मामला नहीं है - वे कानूनी अनुपालन और परिचालन स्पष्टता का एक आधारशिला हैं। एक पुस्तिका को डिजाइन करके जो स्पष्ट रूप से और लगातार प्रत्येक समूह के अधिकारों, जिम्मेदारियों और लाभों को अलग करता है, आप अपने संगठन को गलत वर्गीकरण दावों से बचाते हैं, श्रमिकों के बीच भ्रम को कम करते हैं और पारदर्शिता की संस्कृति का निर्माण करते हैं। अलग-अलग वर्गों को शिल्प करने का समय लें, दैनिक अभ्यास में इन नीतियों का पालन करने के महत्व पर सटीक भाषा और ट्रेन प्रबंधकों का उपयोग करें। एक अच्छी तरह से लिखित पुस्तिका रक्षा की पहली पंक्ति है - और आपके कार्यबल संबंधों को स्पष्ट, निष्पक्ष और कानूनी रूप से ध्वनि रखने के लिए आपका सबसे अच्छा उपकरण है।