Table of Contents

विलय और अधिग्रहण किसी संगठन के जीवनचक्र में सबसे परिवर्तनकारी घटनाओं में से कुछ का प्रतिनिधित्व करते हैं। वित्तीय, परिचालन और सांस्कृतिक एकीकरण के बीच, एक आवश्यक तत्व अक्सर इसके लायक होने की तुलना में कम ध्यान प्राप्त करता है: कर्मचारी पुस्तिका। यह दस्तावेज़ कार्यस्थल की उम्मीदों, कानूनी अधिकारों और कंपनी मूल्यों के लिए नींव गाइड के रूप में कार्य करता है। जब दो अलग-अलग संस्थाएं मिलती हैं, तो उनकी हैंडबुक अक्सर टोन, नीति और कानूनी अनुपालन में टकराव करती हैं। इन मतभेदों को फिर से समझने में मदद करने से भ्रम, मुकदमेबाजी और कर्मचारी अपघटन के दौरान कर्मचारी पुस्तिका नीतियों को अद्यतन करना केवल एक प्रशासनिक कार्य है- यह एक रणनीतिक सूचक है जो कि वर्तमान में एक स्थायी दृष्टिकोण और अनुपालन की रक्षा करता है।

M&A में नीति संरेखण की महत्वपूर्ण भूमिका

क्यों कभी कभी कभी कभी कभी कभी नहीं हो सकता है

कर्मचारी पुस्तिका एक नियोक्ता के नियमों और संस्कृति की एक सबसे अधिक दृश्य अभिव्यक्ति है। एक एमएंडए के दौरान, दोनों विरासत संगठनों के कर्मचारियों को अपने नए कार्य वातावरण को समझने के लिए पुस्तिका की ओर देखो। Inconsistences - जैसे कि एक कंपनी 15 छुट्टी दिन की पेशकश करती है जबकि दूसरा 20 प्रदान करता है, या एक सख्त दूरस्थ कार्य नीति है जबकि अन्य लचीली व्यवस्था की अनुमति देता है - तत्काल घर्षण पैदा करता है। एक एकीकृत पुस्तिका संकेत है कि संयुक्त इकाई उम्मीदों के एक सुसंगत सेट के साथ आगे बढ़ रही है। इसके अलावा, हैंडबुक रोजगार मुकदमेबाजी में एक रक्षा के रूप में कार्य करती है। आउटडेटेड या विरोधाभासी नीतियां कानूनी जोखिम के लिए अधिग्रहण और अधिग्रहण करने वाली कंपनियों को उजागर कर सकती हैं, खासकर जब श्रम देशों में श्रम कानूनों या श्रम कानूनों में बदलाव करती हैं।

आम नुकसान से बचने के लिए

कई संगठन एक पूरी समीक्षा के बिना हैंडबुक को जोड़ते हैं। आम गलतियों में एक कंपनी के हैंडबुक थोक को अपनाने के बिना अन्य के कानूनी दायित्वों का आकलन किए बिना शामिल हैं, उद्योग-विशिष्ट नियामक आवश्यकताओं को अनदेखा करते हुए, और नीतियों को अद्यतन करने में विफल रहने वाले पूर्व-विवाहक संगठनात्मक संरचनाएं। एक अन्य नुकसान प्रभावी ढंग से परिवर्तन को संवाद करने की उपेक्षा कर रहा है, जिससे कर्मचारियों को अफवाह या अनौपचारिक चैनलों के माध्यम से नए नियमों की खोज करने के लिए छोड़ दिया जाता है। अंत में, कुछ कंपनियां एक संक्रमण अवधि की आवश्यकता को देखते हैं, जो नीतियों के साथ तत्काल अनुपालन की उम्मीद करती हैं जो पिछले अभ्यास से काफी भिन्न होती हैं। इन सभी गलत कदमों में विश्वास और उत्पादकता को कम कर सकते हैं।

अद्यतन नीतियों के लिए कुंजी कदम

व्यापक नीति लेखा परीक्षा

पहला कदम संगठनों की वर्तमान हैंडबुक, साइड-बाय-साइड दोनों का गहन लेखा परीक्षा है। प्रत्येक पॉलिसी क्षेत्र की समीक्षा करें - लाभ और अनुशासन के लिए उपस्थिति और ड्रेस कोड से - और मतभेदों को ध्यान दें। उन नीतियों की पहचान करें जो केवल एक कंपनी की हैंडबुक में मौजूद हैं लेकिन संयुक्त इकाई में आवश्यक हो सकती है, जैसे कि डेटा गोपनीयता नियम या ]]Whistleblower संरक्षण [FLT: 3]। लेखा परीक्षा को भी बाहर की गई भाषा को ध्वजांकित करना चाहिए, विभागों या भूमिकाओं के संदर्भ जो अब मौजूद नहीं हैं, और उन नीतियों को जो कि प्रत्येक राज्य के कानूनी कानून के साथ संघर्ष करते हैं।

कानूनी अनुपालन के पार अधिकार क्षेत्र

M&A अक्सर कई राज्यों या देशों में कार्य करता है। यहां तक कि एक घरेलू विलय संयुक्त कंपनी को नए राज्य के नियमों के अधीन कर सकता है, जैसे कि अनिवार्य भुगतान बीमार छुट्टी, भविष्यवाणियों के शेड्यूलिंग कानून, या मजदूरी-और-घंटे के नियम। सगाई रोजगार वकील जो बहु न्यायिक अनुपालन में विशेषज्ञ हैं। उदाहरण के लिए, अगर अधिग्रहण कंपनी टेक्सास में आधारित है और कैलिफोर्निया में लक्ष्य, तो हैंडबुक को अब कैलिफोर्निया के एक्सपेंसिव अवकाश कानूनों, भोजन-और-अंतिम ब्रेक आवश्यकताओं और संघीय कानून से परे जाने वाले भेदभाव संरक्षणों को संबोधित करना चाहिए। इसी तरह, क्रॉस-बॉर्डर विलय को स्थानीय श्रम कोड, कानूनी सलाहकारों और कानूनी सलाहकारों के अनुपालन के साथ अनुपालन की आवश्यकता होती है।

Stakeholder Consultation

पॉलिसी अद्यतन को वैक्यूम में तैयार नहीं किया जाना चाहिए। एक क्रॉस-फंक्शनल टीम को इकट्ठा करें जिसमें विरासत संगठनों, कानूनी परामर्श, संचालन प्रबंधकों और जहां उचित, संघ प्रतिनिधि या कर्मचारी संसाधन समूह के सदस्यों से मानव नेताओं को शामिल किया गया है। यह समूह व्यावहारिक चिंताओं की पहचान कर सकता है- उदाहरण के लिए, एक नीति जो कानूनी लगती है लेकिन सांस्कृतिक रूप से असाध्य है- और खरीददारी सुनिश्चित करती है। स्टेकहोल्डर परामर्श भी सतही छिपे हुए लाभों या अनुबंधात्मक प्रतिबद्धताओं को मदद करता है जो दादा या चरण-इन की आवश्यकता हो सकती है। एकीकरण टीम को प्रत्येक निर्णय और नीति परिवर्तन के पीछे तर्क को दस्तावेज करना चाहिए, जो भविष्य के लेखा परीक्षा में सहायता करता है और मनमाने निर्णय लेने के दावों के खिलाफ बचाव करता है।

ड्राफ्टिंग और स्वीकृति प्रक्रिया

लेखा परीक्षा और परामर्श के बाद, स्पष्ट, अस्पष्ट भाषा का उपयोग करके एकीकृत पुस्तिका का प्रारूप तैयार करें। कानूनी तौर पर जहां संभव हो, लेकिन कानूनी सटीकता सुनिश्चित करें। एक सुसंगत संरचना का उपयोग करें: विषय द्वारा व्यवस्थित, क्रमांकित नीतियों का उपयोग करें, और एक अस्वीकरण शामिल करें कि पुस्तिका अनुबंध नहीं है। ड्राफ्ट को कई समीक्षा राउंड से गुजरना चाहिए: अनुपालन के लिए कानूनी समीक्षा, परिचालन व्यवहार्यता के लिए मानव समीक्षा, और सामरिक लक्ष्यों के साथ संरेखण के लिए कार्यकारी समीक्षा। एक बार अनुमोदित होने के बाद, हैंडबुक आधिकारिक नीति दस्तावेज बन जाती है। बाद में विवादों के मामले में नीतियों के विकास को प्रदर्शित करने के लिए पहले संस्करण नियंत्रण और संग्रह बनाए रखें।

संचार और प्रशिक्षण रणनीतियाँ

पारदर्शक संचार

आप नीति परिवर्तन की घोषणा कैसे करते हैं, जैसा कि स्वयं परिवर्तन होता है। कर्मचारी संदर्भ के बिना औपचारिक नोटिस के माध्यम से नए नियमों के बारे में सीखने को फिर से शुरू करते हैं। एक संचार योजना विकसित करें जो बताती हैं why] परिवर्तन किए गए थे - उदाहरण के लिए, कानूनी अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए, लाभ को नुकसान पहुंचाने के लिए, या विलय कंपनी की संस्कृति का समर्थन करने के लिए। एकाधिक चैनलों का उपयोग करें: ईमेल, इंट्रानेट पोस्टिंग, टाउन हॉल मीटिंग्स और बिना किसी डिजिटल एक्सेस के कर्मचारियों के लिए मुद्रित सारांश। आधिकारिक नज़दीकी तारीख या उचित संक्रमण अवधि के साथ अद्यतन पुस्तिका की रिहाई। प्रमुख परिवर्तनों का एक सादे भाषा सारांश प्रदान करें, जैसे कि "अब कंपनी की छुट्टी पर 20 दिन"।

प्रशिक्षण कार्यक्रम

एक हैंडबुक केवल प्रभावी है यदि कर्मचारी इसे समझते हैं और इसे लागू कर सकते हैं। अनिवार्य प्रशिक्षण सत्र-लाइव या रिकॉर्ड-सभी कर्मचारियों के लिए, प्रबंधकों के लिए अलग सत्रों के साथ, जिन्हें अनुशासन, छुट्टी प्रशासन और विरोधी उत्पीड़न रिपोर्टिंग पर गहरा निर्देश की आवश्यकता होती है। प्रशिक्षण में बदलाव शामिल होना चाहिए जो दैनिक कार्य को प्रभावित करते हैं, जैसे कि नए खर्चे-रिपोर्टिंग प्रक्रियाएं या दूरस्थ कार्य योग्यता। वास्तविक परिदृश्यों का उपयोग यह स्पष्ट करने के लिए कि कैसे नीतियां लागू होती हैं। उदाहरण के लिए, नए एकीकृत एफएमएलए नीति के तहत चिकित्सा अवकाश के लिए अनुरोध को शामिल करने वाली एक काल्पनिक स्थिति के माध्यम से चलना चाहिए। कर्मचारियों को एक acknowledgment पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है जिसे उन्होंने हैंडबुक प्राप्त किया है।

Acknowledgment and Documentation

उत्कृष्ट प्रशिक्षण के साथ भी, कर्मचारी विवरण भूल सकते हैं। हैंडबुक का एक डिजिटल संस्करण प्रदान करें जो आसानी से खोज योग्य है। कई कंपनियां अब नीतियों को स्टोर करने और पालिसी को स्वीकार करने के लिए HR सूचना प्रणाली (HRIS) का उपयोग करती हैं। हैंडबुक को एक जीवित दस्तावेज़ के रूप में व्यवहार करें: यदि पॉलिसी बाद में बदलती है, तो acknowledgment को फिर से जारी रखें। वितरण और acknowledgment का प्रलेखन दावा के खिलाफ बचाव के लिए महत्वपूर्ण है कि एक कर्मचारी एक नीति से अनजान था।

विशिष्ट नीति क्षेत्र जांच स्क्रिनी

आचार संहिता और नीतिशास्त्र

आचार संहिता संयुक्त संगठन के लिए नैतिक स्वर निर्धारित करता है। एमएंडए के दौरान, आप उपहार, हित के संघर्ष और सीटीब्लोइंग के बारे में विभिन्न मानकों का सामना कर सकते हैं। इनको एक ही कोड में प्रदर्शित करें जो विरासत कंपनियों के उच्चतम मानक को पूरा करता है। विदेशी भ्रष्ट अभ्यास अधिनियम जैसे भ्रष्टाचार विरोधी कानूनों पर विशेष ध्यान दें यदि विलय में अंतर्राष्ट्रीय कार्य शामिल हो। इसके अलावा एक बयान को जोड़ने पर विचार करें कि कोड सभी कर्मचारियों, ठेकेदारों और बोर्ड के सदस्यों पर लागू होता है।

क्षतिपूर्ति और लाभ

यह अक्सर सबसे संवेदनशील पॉलिसी क्षेत्र है। अधिग्रहित कंपनी के कर्मचारी वेतन कटौती या लाभ में कमी का डर उठा सकते हैं। स्पष्ट रूप से बताते हैं कि आधार वेतन बदल जाएगा, बोनस संरचना कैसे एकीकृत होगी, और शेयर विकल्प या रिटायरमेंट प्लान क्या होता है। स्वास्थ्य बीमा, जीवन बीमा और भुगतान समय की तरह लाभों के लिए, एक एकीकृत योजना डिजाइन पर निर्णय लें। कई M&As में, एक संक्रमण तब होता है जब अधिग्रहित कर्मचारी अपनी पुरानी योजना के तहत एक अवधि के लिए जारी रहता है (उदाहरण के लिए, अगले योजना वर्ष तक). हैंडबुक को इस समयरेखा की व्याख्या करनी चाहिए। यदि संयुक्त इकाई वेतन चक्र को बदल देती है (केवल अर्ध-से-से-से-से-से- तक) विस्तृत मार्गदर्शन प्रदान करती है और एक समयरेखाने-सामहिए)।

छुट्टी और समय बंद नीतियां

छुट्टी नीतियों को संघीय, राज्य और स्थानीय कानूनों द्वारा बहुत विनियमित किया जाता है। हैंडबुक को एफएमएलए, अमेरिकी विकलांगता अधिनियम, राज्य परिवार अवकाश कानून (जैसे न्यूयॉर्क भुगतान परिवार छुट्टी) और किसी भी लागू भुगतान बीमार छुट्टी अध्यादेश के साथ पालन करना चाहिए। जब दो कंपनियों के पास अलग-अलग छुट्टी संचयी दरों या ले जाने वाले नियमों का पालन करना चाहिए, तो एक सुसंगत दृष्टिकोण चुनें-चाहे दोनों के उदार, या एक चरणबद्ध-इन दृष्टिकोण का चयन करें। स्पष्ट रूप से इस बात के बारे में बताएं कि मौजूदा छुट्टी शेष कैसे व्यवहार किया जाएगा: क्या वे स्थानांतरण करेंगे, कैप्ड हो जाएंगे, या भुगतान किया जाएगा? इसके अलावा जूरी ड्यूटी, विश्वास, मतदान छुट्टी और सैन्य अवकाश भी संबोधित करेंगे।

विरोधी भेदभाव और उत्पीड़न

एक एकीकृत विरोधी भेदभाव और उत्पीड़न नीति गैर-परक्राम्य है। सुनिश्चित करें कि यह संघीय, राज्य और स्थानीय कानून के तहत सभी संरक्षित विशेषताओं को शामिल करता है, जिसमें रेस, रंग, धर्म, सेक्स (प्रेगनेंसी, यौन अभिविन्यास, लैंगिक पहचान सहित), राष्ट्रीय मूल, आयु, विकलांगता और आनुवंशिक जानकारी शामिल है। नीति को यौन उत्पीड़न, रूपरेखा रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं को परिभाषित करना चाहिए, एक तत्काल जांच का वादा करना चाहिए, और प्रतिशोध को प्रतिबंधित करना चाहिए। निषिद्ध आचरण के उदाहरणों को जोड़ने पर विचार करें। यदि विलय एक विविध कार्यबल बनाता है, तो कंपनी की समावेश के प्रति प्रतिबद्धता पर जोर देना। एकाधिक रिपोर्टिंग चैनल प्रदान करें (जैसे, मानव संसाधन, एक नैतिकता हॉटलाइन, एक तीसरे पक्ष प्रदाता)।

कार्यस्थल सुरक्षा और स्वास्थ्य

सुरक्षा नीतियों को ऑक्यूपेशनल सेफ्टी एंड हेल्थ एक्ट और कैलिफोर्निया के कैल-ओएसएचए जैसे राज्य-विशिष्ट नियमों का पालन करना चाहिए। यदि अधिग्रहित कंपनी एक अलग उद्योग (जैसे, विनिर्माण बनाम कार्यालय) में काम करती है, तो हैंडबुक को विभिन्न कार्य स्थलों के लिए अलग-अलग अनुभागों की आवश्यकता हो सकती है। रिपोर्टिंग चोटों, कार्यस्थल हिंसा की रोकथाम, आपातकालीन निकासी और व्यक्तिगत सुरक्षा उपकरणों के उपयोग पर नीतियां शामिल करें। एम एंड ए के दौरान, नए जोखिम असंतुलित उपकरणों या प्रक्रियाओं से उत्पन्न हो सकते हैं। तदनुसार सुरक्षा प्रशिक्षण अद्यतन करें।

डेटा गोपनीयता और आईटी नीतियां

डेटा गोपनीयता M&A में एक बढ़ती चिंता है। संयुक्त कंपनी अब दोनों संस्थाओं से कर्मचारी डेटा रखती है, जो विभिन्न गोपनीयता नोटिसों के तहत एकत्र किया जा सकता है। हैंडबुक को कंपनी प्रौद्योगिकी, पासवर्ड नीतियों, गोपनीय जानकारी साझा करने पर निषेध और व्यक्तिगत उपकरणों (BYOD) के बारे में नियमों के स्वीकार्य उपयोग को संबोधित करना चाहिए। यदि विलय अंतरराष्ट्रीय सीमाओं को पार करता है, तो GDPR या अन्य डेटा सुरक्षा कानूनों का अनुपालन आवश्यक है। स्पष्ट रूप से बता दें कि इलेक्ट्रॉनिक संचार निजी नहीं हैं और कंपनी सिस्टम की निगरानी के अधिकार को सुरक्षित रखती है।

प्रदर्शन प्रबंधन और अनुशासन

प्रदर्शन की उम्मीदों और अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को सुसंगत होना चाहिए। एक सामान्य प्रदर्शन समीक्षा चक्र, रेटिंग स्केल और प्रदर्शन सुधार योजनाओं के लिए प्रक्रिया पर विचार करें। अनुशासनात्मक नीति को प्रगतिशील चरणों (समान चेतावनी, लिखित चेतावनी, निलंबन, समाप्ति) को रेखांकित करना चाहिए और निर्दिष्ट करना चाहिए कि अपराधों की सूची थकावट नहीं है। सुनिश्चित करें कि नीति जारी रोजगार के लिए एक अनुबंधित अधिकार नहीं बनाती है। एक अस्वीकरण शामिल करें कि रोजगार कहाँ लागू होगा।

नीति प्रबंधन के लिए प्रौद्योगिकी का लाभ उठाने

आधुनिक मानव संसाधन प्रौद्योगिकी M&A के दौरान हैंडबुक को अद्यतन करने और वितरित करने के कार्य को सरल बनाती है। एक क्लाउड-आधारित HRIS मास्टर हैंडबुक, ट्रैक संस्करण को स्टोर कर सकता है, प्रशिक्षण मॉड्यूल को असाइन कर सकता है, और इलेक्ट्रॉनिक acknowledgments को कैप्चर कर सकता है। प्लेटफ़ॉर्म जैसे Directus[ लचीली सामग्री प्रबंधन की पेशकश करता है जो HR टीमों को नीतियों को संरचना देने, समीक्षा और अनुमोदन के लिए वर्कफ़्लोज़ बनाने और एक कर्मचारी पोर्टल के माध्यम से हैंडबुक वितरित करने की अनुमति देता है। प्रौद्योगिकी का उपयोग करके यह सुनिश्चित होता है कि सबसे वर्तमान संस्करण हमेशा सुलभ है और यह परिवर्तन ऑडिट किया जाता है। स्वचालित अधिसूचनाएं कर्मचारियों को अद्यतन की समीक्षा करने के लिए याद दिला सकती हैं, जो अक्सर HR एक्सेसरी को उजागर करती हैं।

पोस्ट-मर्जर मॉनिटरिंग और कंटीन्यूअस इम्प्रूवमेंट

हैंडबुक अद्यतन वितरण के साथ समाप्त नहीं होता है। मॉनिटर कैसे नीतियों को व्यवहार में लागू किया जा रहा है। ट्रैक कर्मचारी प्रश्न, संघर्ष और शिकायतें जो एक नीति अंतराल या गलतफहमी का संकेत दे सकती हैं। किसी भी परिचालन वास्तविकता को समायोजित करने के करीब विलय के छह महीने बाद हैंडबुक की समीक्षा करें। उदाहरण के लिए, यदि संयुक्त कंपनी अब तीन नए राज्यों में काम करती है, तो उन राज्य विशिष्ट आवश्यकताओं को शामिल करें। सर्वेक्षण या फोकस समूहों के माध्यम से प्रबंधकों और कर्मचारियों से प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करें। हैंडबुक को एक जीवित दस्तावेज़ के रूप में व्यवहार करें जो संगठन के साथ विकसित हो जाता है। नियमित रूप से अद्यतन - कम से कम वार्षिक - बदलते कानूनों और व्यावसायिक जरूरतों के साथ वर्तमान में नीतियों को हासिल करें।

इसके अतिरिक्त, सभी नीति परिवर्तनों का रिकॉर्ड बनाए रखें और उनके पीछे तर्क दें। यह प्रलेखन भेदभाव या मनमाने ढंग से प्रवर्तन के दावों के खिलाफ बचाव में मदद करता है। यह भविष्य के अधिग्रहण के लिए एक संदर्भ के रूप में भी कार्य करता है, जिससे एक मानक बना दिया जा सकता है जिसे लगातार लागू किया जा सकता है।

निष्कर्ष

A person who has been a person who has been a person.