हस्ताक्षर करने से पहले विक्रेता समझौतों की समीक्षा करने के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

तत्काल वित्तीय जोखिम से परे, विक्रेता समझौते में अक्सर ऐसे प्रावधान होते हैं जो आपके पूरे व्यवसाय में लहर डालते हैं। काम का एक अस्पष्ट दायरा, जिसके परिणामस्वरूप दायरे में रेंगना और अप्रत्याशित आरोप हो सकते हैं। प्रतिकूल देयता कैप्स आपको महत्वपूर्ण नुकसान के संपर्क में रख सकते हैं। स्वचालित नवीकरण खंड आपको वर्षों तक प्रतिकूल शर्तों में लॉक कर सकते हैं। यहां तक कि प्रतीत होता है कि मामूली खंड - कानून या अनिवार्य मध्यस्थता की पसंद - आपको एक दूर के अधिकार क्षेत्र में महंगे मुकदमेबाजी में मजबूर कर सकते हैं। विस्तृत समीक्षा में समय का निवेश करके, आप इन जोखिमों को कम करते हैं और बातचीत के लिए लाभ उठा सकते हैं। लक्ष्य केवल पिटफॉल से बचने के लिए नहीं बल्कि एक अनुबंध बनाने के लिए है जो आपके रणनीतिक उद्देश्यों, जोखिम सहिष्णुता और परिचालन क्षमताओं के साथ संरेबिलिटी के साथ संरेख्यान को संरेखित करता है।

विक्रेता समझौतों की समीक्षा करने में प्रमुख कदम

अनुबंध समीक्षा के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण यह सुनिश्चित करता है कि कोई महत्वपूर्ण खंड नहीं दिखता है। निम्नलिखित कदम विक्रेता समझौतों का मूल्यांकन करने के लिए एक व्यापक चेकलिस्ट बनाते हैं। प्रत्येक समझौते की जटिलता और मूल्य के लिए इन चरणों को अनुकूलित करें; कम जोखिम वाले अनुबंध को कम जांच की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन एक ही विधि विज्ञान लागू होता है।

संपूर्ण दस्तावेज़ पढ़ें

कार्य की गुंजाइश को समझें (SOW)

SOW वास्तव में परिभाषित करता है कि विक्रेता क्या प्रदान करेगा: विशिष्ट सेवाएं, उत्पाद, मील का पत्थर, प्रसव योग्य और प्रदर्शन मानकों। Vague भाषा जैसे कि "आवश्यक के रूप में समर्थन प्रदान करें" विवादों को आमंत्रित करता है। सुनिश्चित करें कि SOW में मेस्योरेबल मैट्रिक्स (जैसे, अपटाइम प्रतिशत, प्रतिक्रिया समय, गुणवत्ता सीमा) और स्पष्ट स्वीकृति मानदंड शामिल हैं। आईटी सेवाओं के लिए, गैर-अनुपालन के लिए दंड के साथ सेवा-स्तर के समझौतों (SLAs) को निर्दिष्ट करें। यदि समझौता संदर्भ SOW दस्तावेजों को अलग करता है, तो सत्यापित करें कि वे मुख्य अनुबंध के अनुरूप और संगत हैं। इसके अलावा [FLT: 0]

भुगतान की शर्तें चेक करें

भुगतान की शर्तें केवल कुल मूल्य से अधिक शामिल हैं। समीक्षा भुगतान अनुसूची (जैसे, अग्रिम, मील का पत्थर आधारित, नेट-30), चालान आवश्यकताओं, देर से भुगतान दंड, ब्याज दरों और किसी भी छिपे हुए शुल्क (सेटअप लागत, रखरखाव शुल्क, यात्रा प्रतिपूर्ति) की समीक्षा करें। स्वचालित मूल्य वृद्धि खंड या "सबसे पसंदीदा राष्ट्र" खंडों के लिए देखें जो बिना सूचना के लागत को बढ़ा सकते हैं। पुष्टि करें कि भुगतान ट्रिगर्स डिलीवरी के साथ संरेखित हो सकता है - स्वीकृति के बाद भुगतान करें, विक्रेता चालान जारी होने पर नहीं। दीर्घकालिक समझौतों के लिए, वार्षिक मूल्य कैप्स या क्लॉज पर बातचीत करें, जो कि आप विदेशी मुद्रा विनिमय दर की जांच कर सकते हैं।

समीकरण क्लॉज

टर्मिनेशन प्रावधानों को यह निर्धारित करते हैं कि पार्टी अनुबंध से कैसे बाहर निकल सकती है। ऐसे खंडों को देखें जो सुविधा के लिए समाप्ति (बिना कारण) और कारण (ब्रीच, दिवालियापन, आदि) की अनुमति देते हैं। नोटिस अवधि, उल्लंघन के लिए इलाज की अवधि को समझें, और प्रारंभिक समाप्ति के लिए कोई दंड नहीं (उदाहरण के लिए, तरल क्षति)। सुनिश्चित करें कि आपके पास गैर-प्रदर्शन के लिए समाप्त होने का अधिकार है, न कि केवल भौतिक उल्लंघन के लिए। "सामग्री उल्लंघन" की परिभाषा विशिष्ट होनी चाहिए। इसके अलावा स्वचालित नवीकरण खंडों की जांच करें - यदि आप एक परिभाषित विंडो के भीतर गैर-नवीकरण की सूचना नहीं देते हैं, तो अनुबंध एक अन्य अवधि के लिए नवीनीकृत हो सकता है।

दायित्व और क्षतिपूर्ति प्रावधानों की पहचान करें

इन खंडों ने पार्टियों के बीच जोखिम को आवंटित किया। देयता कैप आम तौर पर विक्रेता के अधिकतम वित्तीय जोखिम को सीमित करते हैं (जैसे, "विक्रेता की कुल देयता पिछले 12 महीनों में भुगतान की गई फीस से अधिक नहीं होगी")। मूल्यांकन करें कि क्या इस कैप को उचित रूप से विक्रेता की लापरवाही या उल्लंघन से संभावित नुकसान को दिया जाता है। महत्वपूर्ण सेवाओं के लिए - जैसे कि क्लाउड होस्टिंग या चिकित्सा उपकरण - एक अनुबंध मूल्य विक्रेता के लिए एक कैप को अधिक उचित रूप से सहमति देने के लिए बाध्य करता है।

गोपनीयता और डेटा सुरक्षा की जांच

यदि विक्रेता मालिकाना व्यवसाय की जानकारी या व्यक्तिगत डेटा को संभालेगा, तो एक मजबूत गोपनीयता खंड आवश्यक है। खंड को परिभाषित करना चाहिए कि गोपनीयता की जानकारी क्या है, इसके लिए दायित्व (जैसे, "अनुचित सुरक्षा उपाय"), गोपनीयता की अवधि, और अपवाद (उदाहरण के लिए, कानून द्वारा आवश्यक)। डेटा सुरक्षा के लिए, विशिष्ट सुरक्षा की मांग: ट्रांजिट में एन्क्रिप्शन और बाकी में, विक्रेता के लिए सही समर्थन के लिए अनुरोध के अनुसार एक्सेस कंट्रोल को सत्यापित करें।

अनुपालन और कानूनी आवश्यकताओं का आकलन

सुनिश्चित करें कि विक्रेता सभी प्रासंगिक कानूनों, विनियमों और उद्योग मानकों का पालन करने के लिए सहमत हो। इसमें एंटी-बाइबर कानूनों (एफसीपीए), निर्यात नियंत्रण, श्रम कानून, पर्यावरण विनियम, और क्षेत्र-विशिष्ट नियम (जैसे, चिकित्सा आपूर्ति के लिए एफडीए विनियम, स्वास्थ्य देखभाल के लिए एचआईपीएए) शामिल हो सकते हैं। अनुबंध में बौद्धिक संपदा स्वामित्व को भी संबोधित करना चाहिए: कौन काम उत्पाद, पूर्व मौजूदा आईपी का मालिक है, और किसी भी सुधार को सत्यापित करता है। एक अच्छी तरह से तैयार समझौते से स्पष्ट करता है कि सभी प्रसव योग्य "खुद के लिए किए गए कार्य" हैं या आईपी को आपकी कंपनी को सौंपा गया है। इसके अलावा, एक खंड शामिल है जो विक्रेता को स्थानीय गोपनीयता कानूनों के अनुसार स्थानांतरित करने के लिए प्रासंगिक दायित्वों को लागू करने की आवश्यकता होती है।

प्रभावी समीक्षा के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

एक विक्रेता समझौते की समीक्षा करना एक व्यक्ति का काम नहीं है - इसके लिए क्रॉस-फंक्शनल इनपुट और एक रणनीतिक मानसिकता की आवश्यकता होती है। अपनी समीक्षा को पूरी तरह और कुशल बनाने के लिए इन सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाएं।

कानूनी विशेषज्ञों का परामर्श

जबकि अनुबंधों को स्वयं समझने के लिए बुद्धिमान है, जटिल समझौतों ने पेशेवर कानूनी समीक्षा की मांग की। व्यावसायिक अनुबंधों में विशेषज्ञता प्राप्त वकील जोखिमपूर्ण भाषा की पहचान कर सकते हैं, बेहतर शर्तों पर बातचीत कर सकते हैं और अधिकार क्षेत्र कानूनों के अनुपालन को सुनिश्चित कर सकते हैं। कानूनी परामर्श की लागत एक बुरा अनुबंध की लागत से बहुत कम है। उच्च मूल्य या उच्च जोखिम वाले समझौतों के लिए, विक्रेता जोखिम प्रबंधन में विशेषज्ञता के साथ बाहरी परामर्श शामिल है। छोटे अनुबंधों के लिए भी, एक संक्षिप्त कानूनी जांच उन मुद्दों को झंडा कर सकती है जैसे कि एक बहुत ही अस्वस्थता या पारस्परिक दायित्वों की कमी। एक विश्वसनीय कानूनी साथी के साथ संबंध बनाएं जो आपके व्यवसाय मॉडल और जोखिम भूख को जानता है।

मानक टेम्पलेट्स के साथ तुलना करें

कई कंपनियां टेम्पलेट समझौते या नाटकपुस्तकों को बनाए रखती हैं जो पसंदीदा और अस्वीकार्य शर्तों को परिभाषित करती हैं। अपने टेम्पलेट के खिलाफ विक्रेता के प्रस्तावित अनुबंध की तुलना में आपको जल्दी से विचलन को स्पॉट करने में मदद मिलती है। बातचीत से पहले बदलाव को चिह्नित करने के लिए एक रेडलाइन तुलना टूल का उपयोग करें। यह दृष्टिकोण आंतरिक कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने में भी मदद करता है जिस पर खंडों को विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है। यदि आपके पास टेम्पलेट नहीं है, तो एक प्रतिष्ठित स्रोत से एक को अपनाने पर विचार करें, जैसे कि अनुबंध और वाणिज्यिक प्रबंधन के लिए अंतर्राष्ट्रीय एसोसिएशन (IACCM)। इसे अपने उद्योग में दर्ज करें और इसे समय-समय पर अपने व्यवसाय के रूप में अद्यतन करें।

बातचीत की शर्तें

याद रखें कि हर विक्रेता समझौते को कुछ हद तक परक्राम्य है। अंतिम रूप में पहला ड्राफ्ट स्वीकार न करें। सबसे महत्वपूर्ण शर्तों को प्राथमिकता दें: देयता कैप्स, कार्य का दायरा, समाप्ति अधिकार और भुगतान मील के पत्थर। अपनी स्थिति का समर्थन करने के लिए उद्देश्य डेटा (मार्केट की कीमतें, प्रतियोगी पेशकश, या उद्योग बेंचमार्क) का उपयोग करें। बातचीत एक सहयोगी प्रक्रिया है; एक संतुलित अनुबंध का लक्ष्य जो लंबी अवधि के रिश्ते को बढ़ावा देने के दौरान दोनों पक्षों की रक्षा करता है। पूरी तरह से मूल्य पर ध्यान केंद्रित करने से बचें-अक्सर, SLAs या डेटा अधिकारों की तरह गैर-मौखिक शब्द का अधिक लंबा-अवधि मूल्य है। यदि विक्रेता एक महत्वपूर्ण अवधि पर निर्णय लेने से इनकार करता है, तो यह विचार करें कि क्या आप पूरी तरह से जोखिम उठा सकते हैं या जोखिम उठा सकते हैं।

दस्तावेज़ परिवर्तन

सभी चर्चाओं, ईमेल एक्सचेंजों और हस्ताक्षरित संशोधनों का स्पष्ट रिकॉर्ड रखें। लिखित में समझौते को अंतिम रूप दें - मौखिक वादों पर भरोसा न करें। संशोधनों को ट्रैक करने के लिए एक अनुबंध प्रबंधन मंच या एक सरल संस्करण नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करें। यह दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है यदि विवाद बाद में उठता है। इसके अलावा, यह सुनिश्चित करें कि सभी संदर्भित प्रदर्शन, शेड्यूल और सहायक दस्तावेज निष्पादित किए जाते हैं और हस्ताक्षर करने से पहले अंतिम अनुबंध से जुड़े होते हैं। एक आम निरीक्षण मुख्य समझौते पर हस्ताक्षर कर रहा है लेकिन SOW या मूल्य निर्धारण अनुसूची संलग्न करने की उपेक्षा करता है, जो उन महत्वपूर्ण दस्तावेजों को अप्रवर्तनीय प्रदान करता है।

पर्याप्त समय की अनुमति दें

एक अनुबंध समीक्षा को खत्म करने की ओर रुख करना। योजनाबद्ध हस्ताक्षर तिथि से पहले समीक्षा प्रक्रिया को अच्छी तरह से शेड्यूल करें। जटिल समझौतों के लिए, आंतरिक समीक्षा (कानूनी, वित्त, संचालन, आईटी, सुरक्षा) प्लस वार्ता समय के लिए कम से कम दो सप्ताह की अनुमति दें। विक्रेता से अंतिम-ऑफ-चौथाई धक्का जैसी समय सीमा से दबाव में संकेत करने से बचें। एक व्यवस्थित समयरेखा सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक हितधारक को चिंताओं को बढ़ाने का मौका मिल जाए। यदि विक्रेता एक कृत्रिम समयरेखा का संकेत देता है, तो वापस धक्का-लीजिमी समझौते उचित समीक्षा अवधि को समायोजित करते हैं।

आम नुकसान से बचने के लिए

विक्रेता समझौते की समीक्षा करते समय भी अनुभवी पेशेवरों को जाल में पड़ना। इन नुकसानों के बारे में जागरूकता महंगा गलतियों को रोक सकती है।

छोटे प्रिंट की तलाश

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, महत्वपूर्ण प्रावधान अक्सर बॉयलरप्लेट अनुभागों में रहते हैं। उदाहरणों में "फोर्स मैजेर" (जो महामारी को बाहर कर सकते हैं या चेन अवरोधों की आपूर्ति कर सकते हैं), "साइनमेंट" (जो विक्रेता को अपनी सहमति के बिना किसी प्रतियोगी या किसी अपतटीय इकाई में अनुबंध स्थानांतरित करने की अनुमति दे सकता है), और "गंभीरता" (जो पूरे अनुबंध की प्रभावशीलता को लागू कर सकता है यदि कोई क्लॉज नीचे गिर गया है)। हमेशा प्रत्येक खंड को पढ़े, यहां तक कि वे मानक लगते हैं। यदि कोई अनुभाग "असमाप्त" या "जैसे" जैसे अस्पष्ट शब्दों का उपयोग करता है, तो यह स्पष्ट करता है कि सूची स्पष्ट है कि सूची स्पष्ट है कि सूची स्पष्ट है या थकावट या थकावट है।

कानूनी सलाह की पहचान करना

कुछ व्यावसायिक नेताओं ने समय या धन बचाने के लिए कानूनी समीक्षा को छोड़ दिया। यह झूठी अर्थव्यवस्था विनाशकारी हो सकती है। एक एकल प्रतिकूल क्षतिपूर्ति खंड या असीमित देयता प्रावधान एक छोटी कंपनी को दिवालिया कर सकता है। यदि आपके संगठन में घर के वकील की कमी है, तो एक फ्रीलांस अनुबंध वकील को संलग्न करें या एक प्रतिष्ठित कानूनी सेवा का उपयोग करें जैसे कि अपकोन्सेल या लॉगेक्स। जब यह एक प्रमुख विवाद को रोकता है तो छोटे निवेश ने अपने आप को कई बार भुगतान किया। उच्च मात्रा में अनुबंध के लिए, एक सदस्यता सेवा पर विचार करें जो ऑन-कॉल समीक्षा प्रदान करती है।

Unfavorable शर्तों को स्वीकार करना

"Boilerplate" खंड अपरिवर्तनीय नहीं हैं। कई विक्रेताओं एक रूप है कि भारी उन्हें पक्षधर के साथ शुरू करते हैं। स्वचालित रूप से "Vendor की एकमात्र देयता $100 तक सीमित है" या "आप छह महीने के भीतर किसी भी दावे लाना चाहिए" जैसे शब्दों को स्वीकार नहीं करते हैं। प्रावधानों पर वापस धक्का जो एक तरफा या अनुचित हैं। यदि विक्रेता एक महत्वपूर्ण अवधि के लिए बातचीत करने से इनकार करता है, तो विचार करें कि यह एक सौदा तोड़ने वाला है। कभी-कभी यह एक हानिकारक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की तुलना में दूर चलना बेहतर होता है। याद रखें कि अगर विक्रेता अपनी गलती के लिए उचित दायित्व को स्वीकार करने की इच्छा नहीं है, तो यह खराब सेवा या वित्तीय अस्थिरता को इंगित कर सकता है।

A scent of a slame

अस्पष्टता स्पष्ट उम्मीदों का दुश्मन है। वाक्यांश जैसे "सर्वश्रेष्ठ प्रयास" "अनुभवी प्रयास" "की आवश्यकता के रूप में" या "समय पर तरीके" व्याख्या के लिए बहुत अधिक कमरे छोड़ देते हैं। विशिष्ट, उद्देश्य भाषा में जोर देते हैं। उदाहरण के लिए, "एक उचित समय सीमा में समर्थन प्रदान करें" को "चार घंटे के भीतर महत्वपूर्ण मुद्दों पर विचार करें और 24 घंटे के भीतर हल करें" के साथ बदलें। यदि एक शब्द असंगत रूप से विभिन्न वर्गों में परिभाषित किया गया है, तो इसे सुधार के लिए ध्वज दें। परिभाषाएं मामले: "विश्वसनीय सूचना" की तरह एक शब्द स्पष्ट होना चाहिए कि क्या बाहर रखा गया है (उदाहरण के लिए, सार्वजनिक जानकारी, स्वतंत्र रूप से विकसित डेटा)।

विभिन्न विक्रेताओं के प्रकार के लिए विशेष विचार

सभी विक्रेता समझौतों के बराबर नहीं बनाए जाते हैं। विभिन्न प्रकार के विक्रेता विशिष्ट जोखिम पेश करते हैं जिन्हें ध्यान देने की आवश्यकता होती है। नीचे आम श्रेणियों के लिए विचार हैं।

सॉफ्टवेयर और सास वेंडर