नियोक्ता के लिए ओवरटाइम विनियमों के साथ अनुपालन करने के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

अनुपालन रखने के लिए, सभी राज्यों का चार्ट बनाए रखें जहां आप श्रमिक को रोजगार देते हैं और प्रत्येक क्षेत्राधिकार के वेतन और घंटे के कानूनों की कम से कम वार्षिक समीक्षा करते हैं। DOL की State Labour Laws]]]]]] पेज एक प्रारंभिक बिंदु प्रदान करता है, लेकिन हमेशा आधिकारिक राज्य एजेंसियों के साथ सत्यापित करता है।

नियोक्ता के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास

एक मजबूत ओवरटाइम अनुपालन रणनीति का विकास करने के लिए वर्गीकरण, रिकॉर्डकीपिंग, नीति संचार और सक्रिय निगरानी पर ध्यान देना आवश्यक है। निम्नलिखित प्रथाओं को आपके दैनिक कार्यों में एकीकृत किया जाना चाहिए।

1. सटीक रूप से कर्मचारियों को छूट या गैर-परीक्षा के रूप में वर्गीकृत करें

Misclassification एक सबसे महंगी गलतियों में से एक है जो नियोक्ता बना सकता है। FLSA के कर्तव्यों के परीक्षणों के खिलाफ हर भूमिका का ऑडिट करें - सिर्फ नौकरी के शीर्षक नहीं। एक "प्रबंधक" जो अपने समय के अधिकांश प्रदर्शन वाले नियमित कार्यों को खर्च करता है, जो कार्यकारी छूट को पूरा नहीं करता है, जिसके लिए उस प्रबंधन की आवश्यकता होती है कर्मचारी का प्राथमिक कर्तव्य और वे नियमित रूप से दो या अधिक कर्मचारियों की देखरेख करते हैं।

सटीक वर्गीकरण सुनिश्चित करने के लिए मुख्य कदम:

• प्रत्येक स्थिति की वास्तविक दिन की समीक्षा करने के लिए दिन जिम्मेदारियों, न केवल लिखित नौकरी विवरण।
• वेतन के आधार की आवश्यकता को सत्यापित करें: कर्मचारियों को एक पूर्व निर्धारित वेतन प्राप्त करना चाहिए जो सीमित अपवादों के अधीन, गुणवत्ता या काम की मात्रा के आधार पर कमी के अधीन नहीं है।
• यह पुष्टि करें कि कर्मचारी का वेतन वर्तमान संघीय और राज्य न्यूनतम सीमा से मिलता है।
• जब भी किसी भूमिका के कर्तव्य में काफी परिवर्तन होता है या जब DOL वेतन स्तर को अपडेट करता है, तब वर्गीकरण को फिर से मूल्यांकन करता है।
• एक पेशेवर नियोक्ता संगठन (PEO) का उपयोग करने या जटिल भूमिकाओं के लिए एक श्रम वकील (जैसे, हाइब्रिड रिमोट / बिक्री पदों) का परामर्श करने पर विचार करें।
• प्रत्येक वर्गीकरण निर्णय के लिए अपने तर्क को दस्तावेज करें ताकि यदि चुनौती हो तो अच्छे-फेथ विश्लेषण का प्रदर्शन किया जा सके।

यदि आप गलत वर्गीकृत कर्मचारियों की खोज करते हैं, तो स्वेच्छा से उन्हें फिर से वर्गीकृत करें और किसी भी बैक ओवरटाइम का भुगतान करें। DOL का Exmption मानकों परफैक्ट शीट ] ] कर्तव्य परीक्षणों पर विस्तृत मार्गदर्शन प्रदान करता है।

2. सटीक और विस्तृत रिकॉर्ड बनाए रखें

FLSA को नियोक्ताओं को कम से कम तीन वर्षों तक काम करने, भुगतान दरों और ओवरटाइम गणनाओं के रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है। विवाद में, सबूत का बोझ अक्सर नियोक्ता पर पड़ता है-रिकॉर्ड्स आपकी पहली रक्षा की रेखा हैं।

रिकार्डकीपिंग के लिए सर्वश्रेष्ठ अभ्यास:

• सभी घंटों में काम करने के लिए, शुरू और अंत समय सहित, अवैतनिक भोजन ब्रेक (जब ठीक से लिया गया), और किसी भी समय बंद-th घड़ी (जैसे, शिफ्ट से पहले ईमेल की जाँच करना, एक कार्य खत्म करने के लिए देर से रहना) काम किया।
• विश्वसनीय टाइमकीपिंग सिस्टम का उपयोग करें-अधिमानतः कर्मचारी सत्यापन (बैज स्वाइप, बॉयोमेट्रिक, या मोबाइल ऐप) के साथ डिजिटल। पेपर टाइमशीट स्वीकार्य हैं लेकिन त्रुटि और हेरफेर के लिए अधिक प्रवण हैं।
• वेतनभोगी कर्मचारियों के लिए, वास्तविक घंटों को ट्रैक करें, जैसे ही आप एक घंटे के कर्मचारी के लिए चाहते हैं, हर दिन काम करते हैं।
• सभी रिकॉर्ड बनाए रखें जो भुगतान गणना का समर्थन करते हैं: टाइमकार्ड, शेड्यूल, भुगतान रिकॉर्ड और क्षतिपूर्ति समय (यदि राज्य कानून द्वारा अनुमति दी गई है) के बारे में कोई लिखित समझौतों।
• नियमित रूप से लापता घूंसे, असामान्य पैटर्न (जैसे, हर दिन लगभग 8 घंटे में क्लॉक) या देर से सुधार के लिए ऑडिट टाइम रिकॉर्ड।
• स्टोर सुरक्षित रूप से रिकॉर्ड करता है और एक प्रतिधारण अनुसूची स्थापित करता है जो संघीय और राज्य न्यूनतम दोनों को पूरा करता है - कुछ राज्यों को पांच या अधिक वर्षों तक प्रतिधारण की आवश्यकता होती है।

प्रौद्योगिकी प्रशासनिक बोझ को बहुत कम कर सकती है। कई आधुनिक एचआर और पेरोल प्लेटफॉर्म शेड्यूलिंग और पेरोल के साथ समय ट्रैकिंग को एकीकृत करते हैं, जो वास्तविक समय में ओवरटाइम गणना और फ्लैगिंग संभावित उल्लंघनों को स्वचालित करते हैं।

3. स्पष्ट नीतियों और प्रशिक्षण प्रदान करें

आपके कर्मचारियों और प्रबंधकों को नियमों को समझने की जरूरत है। एक अस्पष्ट या कठोर-से-फ़िन्ड ओवरटाइम पॉलिसी भ्रम को आमंत्रित करती है और कानूनी जोखिम पैदा करती है। कर्मचारी पुस्तिका में लिखित नीतियों को शामिल किया जाना चाहिए और प्रबंधक प्रशिक्षण में प्रबलित होना चाहिए।

एक मजबूत ओवरटाइम नीति के आवश्यक तत्व:

• कार्य सप्ताह की स्पष्ट परिभाषाएं और ओवरटाइम की गणना और भुगतान कैसे की जाती है।
• अनधिकृत ओवरटाइम के खिलाफ एक निषेध, लेकिन यह भी एक चेतावनी है कि अनधिकृत काम का भुगतान किया जाना चाहिए और अनुशासन का कारण बन सकता है।
• ओवरटाइम के पूर्व-अनुमोदन की प्रक्रिया (एक लूपहोल बनाने के बिना जो कंपनी को वास्तव में काम करने के लिए भुगतान को मना करने की अनुमति देता है)।
• सटीक समय-समय पर रखने के निर्देश, जिसमें शामिल हैं कि कब और कैसे अंदर / बाहर घड़ी, कैसे याद किए गए घूंसे को रिकॉर्ड करें, और समय की रिपोर्ट कैसे करें - क्लॉक बंद करें।
• समय रिकॉर्ड को विफल करने या रिकॉर्ड घंटे काम करने में विफल करने के लिए परिणाम।
• एक स्पष्ट बयान कि कर्मचारियों को प्राधिकरण की परवाह किए बिना काम करने के लिए भुगतान किया जाएगा- लेकिन अनधिकृत काम को सुधारने के लिए सही कार्रवाई हो सकती है।

प्रबंधक प्रशिक्षण विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। फ्रंटलाइन पर्यवेक्षक अक्सर कर्मचारियों को "कुछ अतिरिक्त मिनट" या "उनकी रिपोर्ट को बाहर करने से पहले खत्म करने के लिए" काम करने का दबाव देते हैं, जो गंभीर दायित्व पैदा कर सकते हैं। समय-अवधि प्रक्रिया का सम्मान करने के लिए ट्रेन प्रबंधक और कभी भी बंद-द-बदलने वाले काम को प्रोत्साहित करने के लिए। उन्हें यह भी पता होना चाहिए कि संभावित गलतफहमी के मुद्दों को कैसे पहचानना और कैसे करना है।

जब भी विनियम परिवर्तन विषय को शीर्ष-प्रमुख रखा जाएगा और अच्छे-फेथ अनुपालन प्रयासों को प्रदर्शित करेगा, तब वार्षिक रिफ्रेशर प्रशिक्षण और अद्यतन।

4. नियमित रूप से कार्य घंटे की निगरानी और सक्रिय रूप से

भुगतान अवधि समाप्त होने के बाद ओवरटाइम तक प्रतिक्रिया करना बहुत देर हो चुकी है। प्रोएक्टिव मॉनिटरिंग आपको शेड्यूल को समायोजित करने, वर्कलोड को पुनः वितरित करने और आने से पहले महंगा उल्लंघन को रोकने की अनुमति देती है।

निगरानी के लिए व्यावहारिक कदम:

• अपने समय कीपिंग प्रणाली में वास्तविक समय डैशबोर्ड सेट करें जो प्रत्येक कर्मचारी और विभाग के लिए संचयी घंटे दिखाते हैं।
• जब कोई व्यक्ति किसी व्यक्ति को एक सप्ताह में 38 या 39 घंटे तक पहुंचता है तो प्रबंधकों को सूचित करने वाले अलर्ट बनाएं ताकि वे आगे की योजना बना सकें।
• सटीकता के लिए साप्ताहिक समय की रिपोर्ट की समीक्षा करें और तुरंत किसी भी असंतुलन को संबोधित करें- पेरोल समापन के लिए इंतजार नहीं करना चाहिए।
• कर्मचारियों के समय-समय पर परीक्षा का आयोजन भी किया जाता है। यदि कर्मचारियों को नियमित रूप से लंबे समय तक काम करना पड़ता है तो उन्हें अभी भी ओवरटाइम का कारण माना जा सकता है यदि वे गलत वर्गीकृत हो गए हैं, या आप जलते हुए और टर्नओवर का जोखिम उठा सकते हैं।
• श्रम की जरूरतों का पूर्वानुमान करने के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करें और वर्कलोड के साथ स्टाफिंग स्तरों को संरेखित करें, पिछले मिनट के लिए आवश्यकता को कम करें।
• विभाग, शिफ्ट या प्रबंधक द्वारा ओवरटाइम रुझानों का विश्लेषण करने के लिए आवर्ती पैटर्न की पहचान करने के लिए जो कर्मचारियों को इंगित कर सकता है या प्रक्रिया के मुद्दों को इंगित कर सकता है।

यदि ओवरटाइम लगातार एक विशिष्ट विभाग में होता है, तो रूट कारण की जांच करें। क्या यह अंडरस्टफिंग है? अक्षम प्रक्रियाएं? अवास्तविक समय सीमा? इन अंतर्निहित मुद्दों को हल करना हर सप्ताह ओवरटाइम की तुलना में अनुपालन और उत्पादकता दोनों के लिए बेहतर है।

5. पता आम नुकसान से पहले वे देयताएं बन जाते हैं

यहां तक कि अच्छी तरह से ध्यान केंद्रित नियोक्ता भी उन जालों में गिर सकते हैं जो ओवरटाइम उल्लंघन का कारण बनते हैं। इन सामान्य गलतियों से अवगत होने से आपको उन्हें रोकने में मदद मिलती है।

• ]Off-the-clock work: सबसे लगातार FLSA उल्लंघन. सुनिश्चित करें कि नीतियों स्पष्ट रूप से बताते हैं कि सभी घंटे काम किया जाना चाहिए दर्ज किया जाना चाहिए. प्रबंधकों को कभी नहीं पूछना चाहिए या कर्मचारियों को "पुस्तकों को बंद करने" की अनुमति देना चाहिए।
• ] स्वचालित भोजन ब्रेक कटौती: अगर कर्मचारी वास्तव में इसके माध्यम से काम करते हैं तो 30 मिनट के लंच ब्रेक को स्वचालित रूप से अवैध कर देता है। कर्मचारियों को ब्रेक और घड़ी वापस करने के लिए आवश्यक है। यदि वे काम करते हैं, तो उन्हें भुगतान करें।
• Rounding time Punches: DOL निकटतम 5, 10, या 15 मिनट के लिए राउंडिंग की अनुमति देता है, लेकिन केवल तभी अगर यह तटस्थ है (नहीं व्यवस्थित रूप से undercounts और न ही overcounts घंटे). लगातार दौर नीचे कर्मचारी समय का एक पैटर्न अवैध है।
• ]निजी क्षेत्र के कर्मचारियों के लिए कॉम्प टाइम: सार्वजनिक नियोक्ताओं के विपरीत, अधिकांश निजी कंपनियां ओवरटाइम भुगतान के बजाय "कॉम्प टाइम" की पेशकश नहीं कर सकती हैं। कॉम्प टाइम आम तौर पर केवल सार्वजनिक क्षेत्र में और सख्त नियमों के तहत अनुमति दी जाती है।
• ]अभी भी बोनस को गलत तरीके से परिभाषित करना: गैर-अपचर्चित बोनस (पूर्व निर्धारित मानदंडों के आधार पर उपस्थिति, उत्पादन, या प्रदर्शन बोनस) को नियमित रूप से भुगतान की दर में शामिल किया जाना चाहिए जब ओवरटाइम की गणना की जाती है। विवेकाधीन बोनस (पहले से वादा नहीं किया गया है) को बाहर रखा जा सकता है।
• ]Independent contractor misclassification: एक स्वतंत्र ठेकेदार के रूप में कर्मचारी को अनुचित रूप से वर्गीकृत करना एक अलग लेकिन संबंधित मुद्दा है जो अक्सर ओवरटाइम विवादों में उत्पन्न होता है। प्रत्येक कार्यकर्ता का मूल्यांकन करने के लिए DOL की आर्थिक वास्तविकताओं का परीक्षण करें।
• Travel समय और समय पर कॉल: समय के दौरान काम के समय साइटों के बीच आम तौर पर compensable है खर्च किया। पर कॉल समय मुआवजा योग्य हो सकता है अगर कर्मचारी व्यक्तिगत गतिविधियों के लिए समय का उपयोग करने से प्रतिबंधित है। DOL के ] ]Fact Sheet #22] ] विस्तृत मार्गदर्शन के लिए।